Организация государственных учреждений и делопроизводства
По Общему учреждению министерств 1811 г.
Изучить Общее учреждение министерств 1811 г. и при этом выяснить:
Организационную структуру министерств (ст.16-34, 42-46)
Данные статьи определяют организационную структуру министерств, расписано все достаточно подробно, что, несомненно, является важным составляющим для анализа данного законодательного акта:
«§ 16. Управление каждого министерства вверяется лицу, по
непосредственному его императорского величества избранию
определяемому со званием министра, главного директора или
главноуправляющего.
§ 17. В отсутствие министра, или во время болезни, его
управление вверяется товарищу его в тех министерствах, где звания
сии ныне состоят или впредь установлены будут.
§ 18. Министерство управляется по точному разуму и силе сего
общего и частных учреждений и других существующих и впредь
издаваемых узаконений.
§ 19. Главные части, министерство составляющие, суть:
1. Департаменты, 2. Совет министра, 3. Общее присутствие
отделений, 4. Канцелярия министра, 5. Особенные установления, при
некоторых министерствах состоящие.
§ 20. Каждый департамент делится на столько отделений,
сколько есть главных частей, и по тому же порядку отделения
делятся на столы.
§ 21. Каждый департамент состоит в управлении одного
директора, который и ответствует за точное исполнение всего, что
постановлено уставом и учреждением той части.
§ 22. При директоре полагается секретарь для исправления
разных дел и поручений, общих всем отделениям.
§ 23. Каждое отделение департамента имеет начальника
отделения, и каждый стол управляется столоначальником.
§ 24. В числе отделений при каждом департаменте состоит
архив.
§ 25. В министерствах, коих предметы по пространству их
разнообразию разделены на многие департаменты, для рассмотрения
дел, требующих по важности их общего соображения, учреждается
Совет министра.
Предметы его означены подробно в 5-й главе сего учреждения.
§ 26. В Министерствах военных, так как и в Министерстве 95
иностранных дел, соединение всех департаментов сохраняет имя
коллегий.
§ 27. Совет министра составляется из всех директоров
департаментов.
§ 28. Совет составляется под председательством министра, или
его товарища, или же одного из директоров, по усмотрению
министра.
§ 29. В Министерствах военных могут присутствовать в Совете
особые члены, по временам к тому определяемые.
§ 30. Во всех министерствах в Совет могут быть прилагаемы,
по усмотрению министра и по свойству дел, члены посторонние,
как-то: владельцы заводов по мануфактурам, знаменитое купечество
по делам коммерческим и тому подобные.
§ 31. В департаментах, коих предметы по пространству их и
разнообразию разделены на многие отделения, для рассмотрения дел,
требующих общего соображения, составляется Общее присутствие.
Предметы его означены подробно в 5-й главе сего учреждения.
§ 32. Общее присутствие департамента составляется под
председательством директора из начальников отделений.
§ 33. В Общее присутствие могут быть приглашаемы члены
посторонние, как-то: фабриканты, заводчики и тому подобные, по
усмотрению директора.
§ 34. По части ученой, художественной и искусственной в
Общем присутствии могут быть особые члены, определяемые министром
по представлению директора.»
«§ 42. Счетные отделения состоят под ведением начальников
отделений. Для управления столов по счетной части полагаются
контролеры и бухгалтеры, а по прочим столоначальники с нужным
числом помощников.
§ 43. В министерствах, кои по роду вверенных им дел имеют
некоторое отношение к судной или тяжебной части, назначаются для
сего особенные установления, как, например: в Министерстве
военном, в управлении горном и других.
§ 44. Некоторые из департаментов, по свойству вверенных им
дел, имеют особенные установления, к наукам и художествам
принадлежащие, как-то: ученые комитеты, чертежные, лаборатории и
тому подобные временные или всегдашние заведения.
§ 45. При некоторых департаментах определяются переводчики,
и где нужно, их помощники.
§ 46. В некоторых департаментах под ведением министра и
директоров полагаются особенные чиновники для исполнения разных
поручений, для обозрений и поверки следствий и тому подобных
занятий.»
структуру делопроизводственной службы (ст.22, 35, 40, 47)
В данных статьях рассматривается вопрос структуры делопроизводственной службы:
«§ 22. При директоре полагается секретарь для исправления
разных дел и поручений, общих всем отделениям.
§ 35. Для производства общих дел, до всех департаментов
относящихся, и для предметов, непосредственно разрешению министра
подлежащих, учреждается Канцелярия.
§ 40. Для управления сей канцелярии полагается правитель 96
канцелярии; под его ведением состоят журналист, экзекутор,
казначей и нужное число их помощников.
§ 47. Министерские канцелярии и департаменты могут иметь
некоторое число молодых людей сверх штата для приобучения их к
делам по разным частям ведения министерств и департаментов.»
Организацию документооборота: поступление документов (ст.71-78, 83), движение документов (ст. 91-97, 98-114, 115-134, 135, 136-147), исполнение документов (ст. 148-156), регистрация документов (79-80, 84-85, 87-89, 157-161, 165), контроль - ревизия (169, 173, 175), формирование дел (162), хранение документов (163-164, 174), отчеты (177).
В данных статьях рассматривается первый элемент организации документооброта,а именно поступление документов в различные органы госвласти того периода:
«§ 71. К министру вступают:
1. Высочайшие указы, повеления, постановления и учреждения.
2. Взаимные сношения министров, генерал-губернаторов и других
лиц, равные звания носящих. 3. Представления от лиц подчиненных
по делам особенной важности, требующим скорого разрешения или
нового постановления, так как и повторительные представления,
чинимые в тех случаях, когда места подчиненные на первые их
представления в департамент не получают в свое время разрешения.
4. Отзывы, на предписания министра последовавшие. 5. Жалобы на
департаменты, ему подчиненные. 6. Дела секретные.
§ 72. Дела секретные надписываются: «В собственные руки».
§ 73. По делам, времени не терпящим, полагается особенная
надпись: «Нужное».
§ 74. Все дела сии вступают в канцелярию министра, где для
приема их содержится непрерывно дежурство.
§ 75. Дела секретные и нужные немедленно представляются
министру.
§ 76. Прочие раскрываются в присутствии его ежедневно в
назначенные часы.
§ 77. Бумаги секретные оставляются в канцелярии министра,
где и чинится по оным исполнение.
§ 78. Из всех прочих бумаг министр, по усмотрению своему,
может оставить в канцелярии те только, коих исполнение не терпит
времени, или кои по важности своей требуют особенного его
распоряжения.
§ 83. В департаменты вступают следующие дела:
1. Предписания министра. 2. Сношения других департаментов и
отделений, как внутренних того же министерства, так и внешних.
3. Представления мест и лиц, подчиненных министерству, по делам, 100
требующим пояснения или разрешения, и по делам текущим и
обыкновенным. 4. Отзывы их на предписания министра, за подписью
директора последовавшие. 5. Доставление от них требуемых сведений
и срочных ведомостей по установленному порядку. 6. Бумаги на имя
министра, присылаемые в департамент из канцелярии министра.»
В данных статьях рассматривается вопрос движения дел в органах госвласти того времени:
«§ 91. Директор канцелярии, разобрав бумаги по департаментам
и отметив на них день вступления, докладывает о содержании их
министру, и потом распределяет их по тем частям, к коим
принадлежит их производство.
§ 92. При распределении бумаг по департаментам на тех из
них, по коим министр признает нужным иметь вскорости объяснение
или поспешить их отправлением, директор отмечает: «нужное».
§ 93. Надпись сия обязывает директора департамента не позже,
как на другой день, представить министру нужные сведения и
получить его разрешение. Бумагам сего рода содержится в
канцелярии особенный краткий реестр.
§ 94. Никаких других резолюций на бумагах при первом их
обозрении не полагается.
§ 95. Дела, в канцелярии министра для дальнейшего их
производства оставшиеся, по записке в журнал, разделяются 101
директором канцелярии по отделениям, а где нет оных, по столам
для исполнения резолюции, данной министром и означенной на самой
бумаге директором канцелярии.
§ 96. Если по делам, производящимся в канцелярии министра,
требуются справки, выписки и объяснения: то представляются оные в
записках за подписанием начальника отделению и скрепою секретаря
или столоначальника, по части коего дело производится.
§ 97. Директор канцелярии министра и начальники отделений
могут требовать из подчиненных министерству мест всех нужных им
справок и сведений.
§ 98. Предписания министра и бумаги с надписью «нужное» и «в
собственные руки» представляются немедленно директору и в то же
время получают свое исполнение. Прочие бумаги, по получении их,
пополняются всеми нужными сведениями и в назначенный час
докладываются директору начальниками отделений.
§ 99. В прекращении излишней переписки бумаги докладываются
в подлиннике без особенных выписей.
§ 100. Если дело по существу его требует пояснения или
соображения с прежним производством, то в отделении, к коему оно
принадлежит, составляется по оному записка за подписанием
начальника отделения и скрепою столоначальника и представляется
директору.
§ 101. Вообще все справки, сведения, записки, переводы и
тому подобное, не иначе могут быть представляемы, как за
подписанием тех, коими они были составляемы.
§ 102. Дела в отношении к их приготовлению и исполнению
разделяются на текущие, чрезвычайные и не терпящие времени.
§ 103. Под именем дел текущих разумеются: 1. Все дела,
входящие в департамент по срокам и правилам единообразным,
как-то: срочные ведомости, донесения о получении предписаний и
тому подобные. 2. Представления об определениях, увольнениях,
паспортах, наградах и поощрениях, на кои существуют единообразные
правила. 3. Дела обыкновенные, коих разрешение требует единого
соображения с уставом, учреждениями или предшествовавшими
предписаниями. 4. Все сведения, служащие к объяснению дела и к
приуготовлению его нужными справками. 5. Дела, следующие к
обнародованию для повсеместного сведения и извещения.
§ 104. Все дела текущие разрешаются в департаменте.
Исполнение по оным изготовляется в своем отделении: они
подписываются директором, скрепляются начальником отделения, и
отправляются немедленно. Бумаги, в коих сообщаются только нужные
сведения, подписываются одним начальником отделения.
§ 105. Из дел текущих, по изготовлении их, представляются 102
министру следующие: 1. Дела, предполагающие переписку с местами и
лицами, министру равными. 2. Те дела, кои особенно предназначит
он к своему усмотрению или разрешению, как-то: определение,
увольнение, награды, назначение сумм, сведения о их движении и
тому подобное.
§ 106. Под именем дел чрезвычайных разумеются:
1. Все те дела, кои не могут быть разрешены существующими
положениями, и требуют новых правил и дополнений. 2. Дела и
происшествия, требующие, по важности их, принятия особенных мер,
взыскания ответов, подтверждений, или преданий суду за упущения
или злоупотребления.
§ 107. К делам, не терпящим времени, относятся следующие:
1. Исправление каких-либо хозяйственных заведений, коих
расстройство могло бы навлечь важные убытки или остановить их
действие. 2. Наполнение праздных мест, в отвращение эапущения дел
или беспорядка в управлении. 3. Разрешение дел, имеющих срочное
время, законом, обстоятельствами, или существом их определяемое.
4. Остановление каких-либо мер, операций или заведений, коих
дальнейшее действие могло бы причинить неизбежный убыток и вред.
5. Разрешение дел, заключающих в себе участь подсудимых.
6. Разрешение дел относительно собственности частных людей, в
коих умедление может произвести важные потери.
§ 108. По всем делам вышеозначенным начальник отделения
докладывает директору без малейшего умедления, наблюдая, чтоб
представления были сделаны и разрешения были посланы, куда
следует, благовременно, смотря по расстоянию мест, времени и
обстоятельствам.
§ 109. Все дела чрезвычайные и вообще дела, коих существо
требует разрешение министра, по приведении их в Департаменте в
надлежащую ясность, представляются министру записками, с мнением
директора и за его подписанием и скрепою начальника отделения.
§ 110. Для сего каждый директор имеет определенные часы
доклада.
§ 111. Разрешения министра кратко излагаются на тех же
записках директором и по оным изготовляются в отделениях
надлежащие исполнения.
§ 112. Разрешения сии суть или окончательные или содержат в
себе только мнение министра и представляются на высшее их
утверждение.
§ 113. По первым изготовляются в отделениях, под надзором
самого директора, нужные отношения, кои и представляются к
подписанию министру; а в удостоверение того, что исполнение точно
учинено по разрешению его, бумаги сии наперед скрепляются
директором.
§ 114. Бумаги второго рода излагаются в докладе или записке
министра, и за подписанием его и скрепою директора вносятся, по
существу их, на дальнейшее усмотрение.
§ 115. В Совет министра поступают:
1. Все дела и предположения, требующие нового учреждения или
важных перемен в разных частях управления. 2. Случаи, требующие
дополнения законов и учреждений, пояснения оных, или отмены и
исправления. 3. Предположения о новых заведениях. 4. Новые
изобретения, когда представлены будут к рассмотрению директором
департамента или уважены министром. 5. Привилегии на изобретения.
6. Приобретения в казну или отдача из казны казенного имущества.
7. Требование сумм вообще на действие всех частей, подчиненных
министерству, и в особенности употребление их на новые заведения.
8. Рассмотрение годовой сметы расходов и годовых отчетов.
9. Составление условий на подряды, поставки и другие предприятия.
10. Производство подрядов по разным частям, состоящим в ведении
министерства. 11. Рассмотрение случаев несостоятельности
и затруднений в подрядах, поставках и предприятиях.
12. Рассмотрение убытков и вреда, случившегося по казенному
имуществу в ведении какого-либо лица или места. 13. Дела по
притязаниям частных людей на казну, и по иску казны на частных
людях. 14. Рассмотрение донесений чиновников, посылаемых для
обозрения и освидетельствования разных частей, управляемых
департаментом. 15. Рассмотрение основательных доносов по делам
важным. 16. Рассмотрение дел по упущениям разных чиновников и
решение о предании суду. 17. Производство в чины и определение
наград вообще по департаментам. 18. Разные неудовольствия и
жалобы служащих и частных людей на департаменты, если министр
найдет их заслуживающими внимания.
§ 116. Сверх вышеозначенных дел предоставляется министру
вносить и другие дела на усмотрение Совета, когда он признает их
требующими общего уважения.
§ 117. Дела на рассмотрение Совета поступают или прямо из
департаментов или из канцелярии министра.
§ 118. Никакое дело не может вступить на рассмотрение
Совета, не быв предварительно рассмотрено в том департаменте, к
которому оно по существу своему принадлежит.
§ 119. В тех министерствах, где при Совете не положено
особенной канцелярии, дела, следующие к его рассмотрению, в виде
записок препровождаются к директору канцелярии министра.
§ 120. Дела, требующие новых постановлений, законов,
положений и учреждений, предлагаются Совету в виде записок,
содержащих в себе изложение существа дела, причины и
необходимость нового постановления или изменения прежних
законоположений и проект нового постановления.
§ 121. По проектам новых заведений и изобретений
предлагается Совету: сравнение с прежними заведениями и
производствами того же рода, если они существуют; необходимость
или польза, способы и время к приведению сих предположений в 104
исполнение.
§ 122. По привилегиям на изобретения предлагается Совету
существо изобретения, его польза, условия изобретателя, способы и
время, на которое требуется привилегия.
§ 123. По приобретению в казну или по отдаче из казны
казенного имущества, излагается существо, качество и род
имущества, предмет употребления, польза и необходимость продажи
или приобретения, цена имущества, средства, время и образ уплаты.
§ 124. По составлению условий на подряды, и по другим разным
случаям, и по производству самих подрядов должно быть показано
существо дела, необходимость и польза подряда и все содержание
условий от слова до слова.
§ 125. По рассмотрению убытков и вреда, случившегося по
казенному имуществу, по делам в притязаниях частных людей на
казну и по иску казны на частных людях должно быть изъяснено,
какого рода, свойства и качества казенное имущество, в чем оно
состоит и какую сумму на деньги составляет.
§ 126. Подобно сему и по прочим делам, вступающим в Совет,
излагаются в записке кратко и ясно все существенные его
обстоятельства.
§ 127. В каждой записке излагается мнение директора того
департамента, к коему принадлежит дело.
§ 128. Решения Совета означаются в журнале, который
составляется под особенным руководством директора канцелярии.
Члены, не согласные с общим решением, представить могут особенные
голоса.
§ 129. Журнал представляется министру директором канцелярии.
§ 130. От министра зависит принять мнение его Совета; но во
всех случаях, когда дело представляется от него на высшее
усмотрение, мнение Совета излагается кратко в докладе или
записке, а потом уже постановляется заключение министра.
§ 131. Согласие министра изъявляется в журнале собственным
его подписанием: «Исполнить».
§ 132. Совет сам собою никакой исполнительной власти не
имеет. По утверждении министром исполнение предоставляется тому
департаменту, до коего принадлежит самое дело. Изъятия из сего
правила в тех министерствах, где на Совет могут быть возложены
некоторые части исполнения, определяются особенными их
учреждениями.
§ 133. Положения Совета, по утверждении их министром,
получают окончательное в департаменте исполнение в следующих
случаях:
1. Когда положения сии составляют одну меру, способ или
образ исполнения высочайших указов и повелений, или содержат
подробные распоряжения, на точной силе сих указов основанные, и
не предполагают никакой в них отмены. 2. Когда полагается
устроить какое-либо заведение из сумм, на сей именно предмет уже 105
определенных без нового отпуска или назначения. 3. Когда дело
состоит только в том, чтоб признать какое-либо заведение или
изобретение полезным, или же произвесть оному опыт из сумм, на
сие уже определенных. 4. Введение новых изобретений в действо,
когда не предполагают они отмены прежних того же рода заведений
высочайше утвержденных, или же по обычаю и принятым правилам
существующих и когда может быть сие исполнено из сумм, отпущенных
на действие того же рода заведений. 5. Награды за изобретения,
признанные полезными, когда они могут быть произведены из сумм,
на то положенных, или по крайней мере из сумм остаточных по той
части, по которой изобретение сделано, и когда они не превышают
однако же 5000 рублей. 6. Приобретение в казну какого-либо
имущества из сумм, отпущенных для сего предмета, или же для
разных заведений, строений и помещений, для коих приобретенное
имущество необходимо потребно, и когда сумма его не простирается
выше 10.000 рублей.
Примечание. 1. Покупка разных припасов и потребностей для
заведений и построений, производимых по указам и учреждениям,
предоставляется разрешению департаментов и местных начальств на
общем порядке или на особенных правилах, для каждого места
предписанных. 2. Продажа разных произведений с фабрик и заводов
производится департаментами и местным начальством, с обыкновенным
отчетом и на основании существующих о том правил.
7. Составление условий на подряды и заключение самых
подрядов до 10.000 рублей, когда учреждениями или повелениями, к
заключению их на высшие суммы, министерство не будет особенно
уполномочено. 8. Несостоятельность подрядчиков, вообще убытки по
казенному имуществу, дела по притязаниям частных людей на казну и
по иску казны на частных людях, дела по взысканию разных
недоимок, дела по упущениям чиновников, предполагающим убыток и
потерю, когда сумма их, во всем деле заключающаяся, не превышает
10.000 рублей.
§ 134. По всем прочим делам, власть министра превышающим и
принадлежащим к Государственному совету или к Правительствующему
сенату, положения Совета изъясняются в представлении министра, и
дело предается уважению высших мест, по его принадлежности.
§ 135. Предмет и образ производства дел в общем присутствии
департамента учреждается подробным приложением правил,
постановленных для Совета министра.
§ 136. Сведения о получении или отпуске сумм, о разных
припасах и вообще казенных имуществах, также ведомости, счеты и
отчеты, разные требования сумм и вообще казенных капиталов,
распределяются по счетным отделениям или столам.
§ 137. По части контрольной бумаги сии рассматриваются и
поверяются по принятому порядку, согласно с существом дел и
предметов.
§ 138. По бухгалтерской части счеты и разные сведения о
приходах и расходах сумм и вообще капиталов, разносятся в
бухгалтерских книгах по статьям, к коим они принадлежат.
§ 139. По поверке и рассмотрении вступивших бумаг по части
контрольной, также по решении и исполнении оных по бухгалтерским
книгам в части бухгалтерской, начальник отделения и контролер или
бухгалтер с их помощниками по той части, к коей дела принадлежат,
подписывают оные.
§ 140. Если найдутся неверности, отступления от порядка или
закона и упущения, предполагающие потерю казенного капитала, то
составляется подробная о сем записка и подписывается начальником
счетного отделения, по части контрольной контролером, а по части
бухгалтерской бухгалтером, с их помощниками, производившими дело.
§ 141. Начальник счетного отделения по сей записке
докладывает директору.
В случаях, наводящих сомнение, начальник отделения прилагает
к делу записку, содержащую оное, за своим подписанием, и требует
объяснения, откуда следует.
§ 142. Где не положены счетные отделения, там управляющие
счетными делами исполняют выше изъясненные обязанности и требуют
объяснений. Для истребования оных из мест, не подчиненных
департаменту, представляют они директору или начальнику
отделения, смотря по существу и важности дела, изготовленные
исходящие бумаги для подписания.
§ 143. Если бухгалтер после рассмотрения дел, поступивших к
нему от контролера, найдет при разносе в книге по статьям
неверности, упущения и отступления от закона и порядка, то во
всяком случае докладывает директору.
§ 144. Если контролер или бухгалтер по департаментам, где не
положены счетные отделения, найдут нужду в разрешении по
какому-либо случаю или обстоятельству, то делают доклады
директору при начальнике того отделения, к ведению коего дело
принадлежит. На самом деле или на записке из оного полагается
резолюция директора начальником отделения, и сия резолюция
приводится в исполнение. Бухгалтеру же или контролеру дается
разрешение запискою за подписанием начальника отделения и
столоначальника.
§ 145. Все карты, планы, чертежи и рисунки поступают в
ведение начальника чертежной, который и чинит по ним надлежащее 107
исполнение и производство по назначению директора.
§ 146. Начальник чертежной содержит описание всех карт,
планов, чертежей и рисунков. Описание сие разделяется не только
по каждому отделению департамента, но и по каждой части оного
особенно.
§ 147. Начальник чертежной, в случае недоставления
положенных карт, планов, чертежей и рисунков от подчиненных
департаменту мест, может сам собою оных требовать, так как и
разных объяснений, дополнений в описаниях и справок. В случае же
подобных требований от мест, не подчиненных департаменту,
представляет директору изготовленные исходящие бумаги для
подписания.»
В данных статьях рассматривается вопрос об исполнении дел:
«§ 148. Все бумаги, исходящие из министерства, делятся на два
главные рода: одни из них содержат переписку министра, другие
переписку департамента.
§ 149. Переписки сии различаются не по роду дел, но по
различной степени власти, присвоенной министру и департаменту и
подробно означенной во второй части сего учреждения.
§ 150. К переписке министра особенно принадлежат:
1. Объявление высочайших указов, на имя министра состоявшихся или
на представления его последовавших. 2. Представления в
Государственный совет, в Правительствующий сенат или на
непосредственное высочайшее усмотрение. 3. Сношения с министрами,
с генерал-губернаторами и другими лицами, ему равными.
4. Предписания департаментам, министерство составляющим. 5. Дела,
тайне подлежащие.
§ 151. Все прочие бумаги, переписку министерства
составляющие, принадлежат к его департаментам, исключая те
случаи, где министр признает нужным сделать от своего имени
подтверждение или понуждение.
§ 152. Все исходящие бумаги, переписку министра
составляющие, изготовляются в департаментах по их принадлежности,
скрепляются предварительно директором департамента и
представляются министру к подписанию.
§ 153. Если министр признает изготовленное исполнение
недостаточным, он поручает исправить и дополнить его под
непосредственным своим руководством. В сем случае директор
департамента не обязан уже скреплять исполнения, но для связи и
порядка дел бумаги сии, по подписании их, вместе с прочими
отсылаются в департамент, записываются в журнал исходящих и
отправляются по их принадлежности.
§ 154. Бумаги секретные и по особенным поручениям министра,
к предметам департамента не принадлежащие, изготовляются в
канцелярии министра, представляются директором оной или
начальником отделения и отправляются по принадлежности.
§ 155. Бумаги, составляющие переписку департамента, исходят 108
из оного по определенной форме, за подписанием директора и за
скрепою начальника отделения. Они изготовляются в своих
отделениях и представляются директору на том же основании, как
бумаги, изготовленные в департаменте, представляются министру.
§ 156. Бумаги, коих предмет есть требование или сообщение
каких-либо сведений, запросы, справки и тому подобные,
подписываются начальником отделения и отправляются за скрепою
столоначальника.»
В данных статьях рассматривается вопрос о регистрации документов:
«§ 79. Канцелярия министра ведет общий журнал всех вступающих
в оную дел, и сверх того каждое отделение канцелярии имеет свои
журналы входящих дел. В сии последнии вносятся одни только те
бумаги, кои для производства оставляются в канцелярии по его
усмотрению, и кои не принадлежат ни к одному из департаментов.
§ 80. Журнал для входящих дел общий и частный разделяется на
три части:
В первую часть вносятся высочайшие именные указы и
повеления.
Во вторую обыкновенные бумаги, получаемые на имя министра.
В третью бумаги секретные.
§ 84. Все бумаги, поступающие в департамент, вносятся в
общий журнал.
§ 85. Журналы департамента разделяются на три части:
В первую вносятся высочайшие указы и повеления, к исполнению
департамента принадлежащие.
Во вторую все вообще бумаги, от министра и других мест и
лиц, в департамент поступающие.
В третью дела, тайне подлежащие, где таковые находятся.
§ 87. Тем делам, кои отмечены нужными, содержится при
директоре особенный реестр, и под смотрением его они немедленно
изготовляются к докладу или исполнению.
§ 88. Каждое отделение департамента имеет свой частный
журнал входящих дел.
§ 89. Журналы по отделениям содержатся под надзором
начальников отделений положенными при оных канцелярскими чинами.
§ 157. Никакая бумага не исходит ни из департамента ни из
канцелярии прежде, нежели она будет внесена в журнал исходящих.
§ 158. Два журнала исходящих полагается как в департаментах,
так и в канцелярии, – общий и частный.
§ 159. В общий журнал вносятся все бумаги, исходящие по
департаменту и канцелярии, самым кратким означением их
содержания. В частный вносятся все бумаги, исходящие по каждому
отделению департамента и канцелярии, во всем пространстве (от
слова до слова).
§ 160. В общий журнал вносятся все бумаги без различия, по
мере их отправления. Бумаги, тайне подлежащие, не вносятся в
общий журнал, но отправляются прямо по внесении их в журнал
частный, особенно для сего назначенный.
§ 161. Частный журнал разделяется на три части: в одну
вносятся высочайшие указы, по министерству исходящие, в другую
переписка министра или департамента, в третью бумаги, тайне
подлежащие, где они находятся.
§ 165. Для успешнейшего хода дел все бумаги отправляются
прямо из каждого отделения, по записке содержания их в общий
журнал. В частный журнал они вносятся с отпусков, при делах
оставляемых. Отпуска сии должны быть сверены и скреплены подписью
столоначальника.»
В данных статьях говорится о контроле за делопроизводством:
«§ 169. Каждый месяц директор производит ревизию решенных и
нерешенных дел по журналам входящих и нисходящих и представляет о
них ведомости министру. Из сих ведомостей в конце года
составляется в канцелярии общая ведомость по всем департаментам,
где означаются и дела, особенно произведенные в канцелярии.
§ 173. Ведомости по ревизии дел должны быть представлены
министру не позже 5 числа каждого месяца.
§ 175. Начальники отделений обязаны производить ревизию дел
по столам, прежде представления оных на ревизию директору.»
В данной статье рассматривается вопрос формирования дел:
«§ 162. Отпуски всех бумаг прилагаются к делам и отдаются в
свое время при надлежащих описях в архив.»
В данных статьях рассматривается вопрос о хранении документов:
«§ 163. Архив имеет два рода описей: одну общую по алфавиту,
другую частную, разделенную на столько частей, сколько есть
отделений.
§ 164. Никакое дело и никакая выписка не исходят из архива
вне департамента без точного приказания директора; в департаменте
же дела и выписки обращаются по запросам начальников отделений.
§ 174. Директор рассматривает подаваемый от начальников
отделений список дел, совершенно оконченный производством, и
назначает из оных следующие к отдаче в архив.»
В данной статье говорится об отчетах, отчетной документации:
«§ 177. Три отчетов рода полагаются во всех министерствах:
отчет в суммах, отчет в делах и отчет в видах и предположениях к
усовершению каждой части.»