Вопрос Документация аудита.

В1 вопрос Принципы проведения аудита

При проведении аудита необходимо руководствоваться рядом принципов:

• этичное поведение – основа профессионализма;
• доверие, честность, конфиденциальность и вежливость очень важны при проведении аудита;
• беспристрастность: обязательство по предъявлению правдивых и точных ответов;
• наблюдения аудиторов, заключения по результатам аудита и записи отражают правдиво и точно деятельность по аудиту.

Программа аудита может включать один или более аудитов, в зависимости от размера, природы и сложности организации, которую будут проверять. Программа аудита включает также все виды деятельности, необходимые для планирования и организации видов и количества аудитов и для обеспечения ресурсами для эффективного их проведения в рамках установленного времени.

Внедрение программы аудита должно предусматривать: доведение программы аудита до соответствующих сторон, координирование и календарное планирование аудитов и другой деятельности, определение и поддержание процесса начального оценивания аудиторов и постоянной оценки потребностей в обучении и профессиональном росте аудиторов, формирование групп по аудиту, предоставление ресурсов группам по аудиту, проведение аудита в соответствии с программой, обеспечение управления записями по аудиту, анализ и утверждение отчетов, их рассылку клиентам и другим конкретным сторонам, обеспечение проверочных аудитов при необходимости.

Записи программ аудита должны включать в себя:

• планы аудита;
• отчеты по аудиту;
• отчеты о несоответствиях;
• отчеты по корректирующим и предупреждающим действиям;
• результаты анализа программы аудита;
• записи о персонале, проводящем аудит, такие как оценивание аудитора, выбор группы аудиторов, обучение.

План аудита должен содержать следующее:

• цели аудита;
• критерии аудита и ссылочные документы;
• область аудита, включая определение организационных и функциональных единиц и процессов, которые будут проверяться;
• дату и место проведения аудита;
• запланированное время и продолжительность проведения аудита «на месте», включая совещания с руководством проверяемой организации и совещания групп по аудиту;
• распределение ресурсов для проведения аудита.

Отчет по аудиту должен содержать: цели аудита, область аудита, идентификацию членов группы по аудиту, даты и места проведения аудита «на месте», критерии аудита, наблюдения по аудиту, заключения по аудиту.

Отчет по аудиту должен также включать в себя или делать ссылку на план аудита, неразрешенные проблемы между группой по аудиту и проверяемой организацией, список рассылки отчетов по аудиту.

Цель заключительного совещания – представить наблюдения и заключение по аудиту таким образом, чтобы они были понятны и признаны проверяемой стороной и было дано согласие на проведение корректирующих действий в определенные сроки. Участники заключительного совещания должны представлять проверяемую организацию, клиента и другие стороны.

Любые разногласия по наблюдениям и заключению между группой по аудиту и проверяемой организацией должны быть обсуждены и при возможности разрешены. Если нет единого мнения, они должны быть зарегистрированы.

вопрос Документация аудита.

Исходя из определения аудита системы качества, установленного в стандарте ИСО 9000:2005 - аудит это документированный процесс. Аудит, как любой процесс, имеет набор действий и результат процесса. Поэтому документация аудита предназначена для фиксации всех действий и результатов этого процесса. Действия процесса регламентируются в документированной процедуре (или процедурах), а результаты процесса (либо его отдельных операций) в сопроводительной документации. Исходя из этого документация аудита может подразделяться на методическую документацию и рабочую документацию.

Для организаций, которые внедряют у себя систему качества по стандартам ИСО серии 9000, методической документацией аудита может являться документированная процедура проведения аудита. Наличие этой процедуры обязательно в соответствии с требованиями стандарта ИСО 9001:2008.

Для организаций, занимающихся аудитом второй и третьей стороны к методической документации аудита также относятся различные методические указания по проведению аудита отдельных областей деятельности или специфических вопросов системы качества. Кроме того, к методической документации аудита могут относиться и стандарты проведения аудита, например стандарт ИСО 19011.

Методическая документация аудита разрабатывается до проведения аудита и необходима для того, чтобы обеспечить выполнение этого процесса в соответствии с запланированным порядком.

Рабочая документация аудита создается в ходе аудита на различных его этапах. Эта документация необходима для представления результатов каждого конкретного аудита, анализа результатов и принятия решений по результатам аудита. Состав рабочей документации аудита несколько отличается для различных видов аудита. Для аудита второй и третьей стороны в состав этой документации включаются различные отчеты и формы, необходимые для предоставления заказчику аудита или в сертифицирующую организацию. В остальном, состав рабочей документации аудита системы качества остается одинаковым.