Формирование официально-деловой письменной речи обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять административно-правовые отношения юридических и частных лиц. Это язык документов, официальных бумаг и деловых совещаний, выступлений на них. В основном это стиль письменной речи.
Реже такая речь производится и в устной форме (отчет перед собранием, деловые переговоры, устное дипломатическое заявление). Обстановка речи официальная. Цель такой речи – юридическая или дипломатическая информация, административное предписание, деловое уведомление кого-либо о чем-либо.
В зависимости от формы обмена информацией выделяют две разновидности официально-делового стиля:
- устную;
- письменную.
Устная деловая коммуникация реализуется в таких жанрах, как телефонный разговор, деловая беседа, деловое совещание, переговоры, презентации, ярмарки-выставки.
В письменной форме официально-деловой стиль находит своё выражение в жанрах законодательного и канцелярского подстилей. Таковы законы, государственные акты, международные договоры, уставы, инструкции, официальные сообщения, протоколы, отчёты, а также разнообразные деловые бумаги личного характера (заявление, доверенность, расписка, докладная записка, объяснительная записка, рапорт, автобиография, резюме и др.).
Язык официально-делового стиля в силу своих особенностей сразу бросается в глаза, запечатлевается, а потом всплывает в спонтанной разговорной речи. Официально-деловой стиль подкармливает другие функциональные стили фразеологизмами, устойчивыми оборотами, синтаксическими конструкциями, которые употребляются в художественной литературе, в юмористических произведениях, публичных выступлениях некоторых должностных лиц.
Любая разновидность этого стиля определяется наличием в ней специфических лексических единиц, которые обобщенно называются канцеляризмами: кадровый состав, акцизный налог, накладная, предъявление, изъятие, взимать штраф, утратить силу и т.п.
Произведениям официально-делового стиля речи всегда свойственна высокая степень стандартизации (стереотипности), т.е. стиль официальных бумаг отличается полной традиционностью языкового оформления, строгим выбором формы, многими речевыми штампами, подбором специальных терминов и выражений.
Во многих случаях строгость структуры текста доходит до предела и принимает вид бланка с печатной основой. Это связано со спецификой вышеназванных сфер деятельности, требующих точных формулировок, их полноты и привычной последовательности, что создает удобства для их понимания, исключает неопределенность толкования закона, договора, заказа, обязательства и т.д.
Различным подстилям деловой речи соответствует своя терминология, которая сочетается со стилистически нейтральными единицами языка. Любые эмоциональные отрицательно окрашенные единицы, также как и разговорные, жаргонные, просторечные, исключаются.
К морфологическим средствам выражения базовых стилевых черт языка служебных документов, особенно императивности, относится широкое использование инфинитива, описательных глагольно-именных оборотов вместо глаголов: сделал (внёс) предложение (ср. предложил), оказать помощь (ср. помочь), получил ранение (ср. был ранен), произвести, совершить посадку (ср. сел – о самолете). В официальных документах формы настоящего времени глагола несут значение долженствования (наниматель отвечает за причинённый имуществу вред), формы будущего времени приобретают различные модальные оттенки (сумма выплачивается… – долженствование).
Для официально-делового стиля характерны краткие прилагательные со значением долженствования (обязан, подотчётен, ответствен, должен) в сочетании с неопределённой формой глагола, ряд уточнений (в т.ч., т.е.), собирательные существительные (выборы, граждане, служащие), так называемые «строевые слова» (с целью, в вопросе, в деле, за неимением), отыменные предлоги и союзы (в связи с, в соответствии с, согласно, ввиду того что, вследствие того что), сложносокращённые слова (Госплан, Мосгорпроект) и общепринятые графические сокращения (гор., ул., экз., инж., ф-ка, о-во, ин-т и др.).
В синтаксисе также есть ряд бросающихся в глаза отличительных черт. Самая главная из них – нередко растянутые, затяжные целостные синтаксические образования, даже подчас на несколько страниц, с выделением отдельных частей в абзацы или позиции, помечаемые или не помечаемые нумерацией пунктов (и подпунктов). Вместо активной залоговой конструкции нередко используется пассивная (нами были приняты меры). Как и в научном стиле, в официально-деловой речи частотны отглагольные существительные, что отражается на синтаксическом строении предложений. Особенностью стиля является и обязательное указание даты составления документа, а также другие реквизиты: исходящий номер, название учреждения-отправителя, подпись с ее расшифровкой и др.
Фигуры речи в письменной официально-деловой речи совершенно отсутствуют. Они допустимы в небольшой мере в некоторых видах дипломатических речей, на дипломатических переговорах.
В большинстве документов, текстов официальных бумаг проявление авторской речевой индивидуальности не предусматривается и не допускается. Лишь в некоторых видах деловых писем, в дипломатической переписке, в устных переговорах могут содержаться минимальные и немногочисленные элементы индивидуального стиля автора, да и то они полностью подчинены цели соответствующего документа или устной речи.
Особенность языка и стиля официальных бумаг – использование устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов, позволяющих с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения.
Используются так называемые языковые формулы для ясного и лаконичного изложения мотивов, причин и целей официального послания-просьбы, предупреждения, распоряжения, отказа, заверения и др. Соединение в определённой последовательности языковых формул позволяет моделировать текст документа, упрощает процедуру создания официальной бумаги.
Начало документа представляет собой изложение мотивов, объяснение причин принятия тех или иных решений. Оно вводит адресата в проблему и не должно повторять того, о чём говорится в основной части текста. Для выражения мотивов создания документа используются такие языковые формулы, как в соответствии с…; ввиду …; по причине…; в связи с… Цель создания документа выражается формулами в целях…; во исполнение…
Главная информация документа излагается с помощью глагольных конструкций, ключевое слово которых позволяет автору реализовать свои цели и намерения. Сообщение выражается глаголами сообщаем, извещаем, уведомляем, ставим Вас в известность. Просьба, требование, распоряжение выражаются глаголами прошу, просим, настаиваем, приказываю, постановляем. Для выражения подтверждения, заявления, напоминания, предупреждения используются глаголы подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем, напоминаем,, предупреждаем. Отказ выражается языковыми формулами: вынуждены отказать, не можем выполнить Вашу просьбу.
Функцию ключевых слов выполняют глаголы, которые употребляются в форме третьего лица единственного или множественного числа. Если же автор документа – лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного или множественного числа: прошу сообщить, приглашаем.
В деловом общении нередко возникают ситуации, когда автору документа необходимо заявлять свою позицию, интерпретируя действия другой стороны. В таком случае используются так называемые модели интерпретации собственной позиции и модели интерпретации действий другой стороны: наши обращения по данному вопросу не привели к желаемым результатам…; данные вами обещания не выполняются…
Помимо языковых формул, в деловом общении используются устойчивые обороты речи: наиболее сложный…; наилучший результат…; произвести проверку…; обеспечить выполнение…; создать необходимые условия…и т.д. Стандартизация официально-деловой письменной речи влечёт за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.
Особенностью официально-делового стиля является унификация документов, т.е. установление единообразия состава и форм управленческих документов.
Унификация необходима для сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоёмкости их обработки, достижения информационной совместимости. В понятие унификации входит соблюдение следующих положений:
— объективное отражение управленческой ситуации;
— соответствие состава информации функциональному назначению документа;
— использование унифицированных речевых средств, устойчивых словосочетаний и речевых формул;
— использование терминологии, общепринятых сокращений, стандартных обозначений величин и единиц измерения;
— в общем плане унификация текста представляет собой деление информации на постоянную и переменную и разработку на этой основе трафаретных и типовых текстов.
В трафаретном тексте постоянная информация уже напечатана, а для переменной оставлены пробелы. При составлении подобного текста следует постоянную информацию располагать перед переменной.
Типовой текст – это образец, на основе которого составляется текст нового документа. Такой текст может быть представлен в виде отдельных фраз или абзацев. Для облегчения подбора рекомендуется составить каталог типовых текстов.
Характерной особенностью текста является самостоятельность. Разумеется, она не абсолютна, поскольку текст реально функционирует только во взаимодействии с адресатом (который при восприятии текста может что-то упустить, утратить из вложенного в текст автором содержания, а что-то добавить от себя, домыслить). Самостоятельность текста подразумевает ограниченность во времени и (или) пространстве, принадлежность одному (в том числе и коллективному) автору.
Часть текста (особенно пространного) может при определенных условиях приобрести самостоятельность и стать отдельным текстом – например, глава или параграф монографии, опубликованные в виде статьи. В этих случаях структура основного текста либо претерпевает некоторые изменения, либо дается соответствующая оговорка, придающая публикации статус самостоятельного текста.
Другая особенность текста, органически связанная с первой, – целенаправленность: в тексте реализуется определенная и единая в своей комплексности цель, и каждая его часть целенаправленна.
В целевом комплексе официально-делового текста различают два подкомплекса:
- коммуникативную цель, которая ограничивается пределами данной коммуникативной ситуации;
- экстракоммуникативную цель, выходящую за рамки данной речевой коммуникации. Иными словами, текст может определяться более узкой или более широкой коммуникативной целью, причем эти цели могут почти совпадать, а могут и весьма существенно различаться.
Еще одна особенность текста – его целостность, т.е. единство содержания и речевой формы. Различают целостность внутренней формы (внутренняя организованность, структурность и оформленность содержания текста) и целостность внешней языково-речевой формы (оформление начала и окончания произведения, соразмерность членения на части, обозначение связей и переходов между частями, стилистическая целостность, принципы отбора номинативных единиц и т.д.). Между этими формами существуют отношения преобладающего единства и относительной самостоятельности: создавая текст, человек занят поисками языково-речевых форм для выражения мысли, а читая текст, созданный другим, – расшифровкой, семантизацией, синтезом значений языково-речевых форм, запоминанием содержания.
Существуют три основных типа внутренних текстовых структур: предметно-логический, «плетеный» и свободный образно-ассоциативный. Предметно-логическую структуру имеют тексты научно-учебные, официально-деловые, общественно-деловые, информационно-аналитические; плетеную – в основном публицистические; свободные образно-ассоциативные структуры характерны для художественных текстов и требуют, как правило, творческой одаренности и мастерства автора.
Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации. Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учёту и хранению деловой документации. Результатом работ по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов, так и формы на унифицированные системы документации. Полный перечень унифицированных систем документации и соответствующих форм документов приводится в Общероссийском классификаторе
Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи складывались исторически и обусловлены особенностями делового общения, участники которого (автор и адресат документа) выступают как субъекты правоотношений. Содержание официальной бумаги основывается на праве и может служить предметом прямой правовой оценки.
Правовая сущность официальной переписки предопределяет характер содержания писем, их язык и стиль. Способ изложения в деловых письмах называется формально-логическим. Это означает, что предмет рассматривается с позиции экономико-правовых, социальных отношений, а не межличностных.
Официальным автором и адресатом документа почти всегда являются организации в целом. То же можно сказать и об адресате документа. В языковом оформлении это выражается в том, что субъект действия часто представлен собирательными существительными (руководство, акционерное общество), описательными конструкциями (Фирма… предлагает…). Это в большей мере характерно для отечественной официально-деловой письменной речи. В практике западной деловой переписки передаваемая информация, как правило, имеет индивидуально-личностную направленность.
Мировой опыт официальной переписки показывает, что при всех особенностях и специфике национальных школ делового письма к деловой корреспонденции неизменно предъявляются определённые требования:
1. Точность выражения мысли, исключающая возможность каких бы то ни было инотолкований и неясностей.
2. Логичность и структурированность изложения.
3. Стандартизация и унификация языковых и текстовых средств.
Деловая письменная речь – одна из форм делового общения, языковое средство документирования информации. Итогом документирования является создание документа. Юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Однако формуляр регламентирован стандартами, принятыми в той или иной стране.
Знакомство с зарубежной школой делового письма является необходимостью, поскольку эффективность письменного диалога зависит и от знания особенностей стиля, принятых в практике деловой переписки страны получателя корреспонденции. Основной принцип составления деловых писем за рубежом выражается формулой «внимание – интерес – просьба – действие», в то время как формулой построения рекламных текстов является «внимание – интерес – желание – действие».
В западной и американской школах делового письма представлены как «Мы-подход» (Мы были огорчены, узнав…), так и «Я-подход» (Я благодарен Вам за…). Западные специалисты по составлению деловых писем рекомендуют чаще использовать местоимение я. Кроме того, для делового послания западной официально-деловой переписки характерны элементы разговорного стиля, большая свобода в выборе слов и синтаксическом построении предложений, обращение к личности адресата.
Правила оформления деловых писем, состав и месторасположение реквизитов, принятые в отечественном деловом письме, отличаются от стандартов оформления деловых писем международного образца. Однако следует помнить, что механический перенос языковых стандартов, правил оформления деловых бумаг, принятых за рубежом, в практику отечественной деловой переписки нельзя считать продуктивным, поскольку это противоречит общему требованию унификации языка и стиля документов.