Идеальное положение о согласовании договоров. Основные ингредиенты
Малоэффективный процесс согласования договоров может стать причиной потери контрагента или негативно отразиться на репутации компании. Стандартный локально-нормативный акт хоть и имеет свои особенности, но во многом зависит от эффективности взаимодействия между структурными подразделениями.
Текст: Николина Каджарова, руководитель юридического отдела АО "Оутотек-Санкт-Петербург"
Вразработке положения о согласовании договоров должны участвовать все структурные подразделения компании, которые связаны с договорным процессом. От этого документа зависит многое — оперативность работы с контрагентами, разделение компетенций, структурированная ответственность. А если компания решит внедрить электронное согласование договоров, положение станет основой алгоритма.
Идеальное положение о согласовании договоров:
— охватывает все сферы деятельности компании, регулирует порядок заключения, изменения и исполнения любого договора юрлица;
— основывается на уже сложившихся бизнес-процессах. Не стоит изобретать велосипед, который никуда не поедет;
— снижает и исключает основные риски компании;
— понятно любому сотруднику — от помощника начальника отдела до генерального директора;
— органично коррелируется с иными локальными актами компании.
Что включить в положение
Кто участвует. Выявите основных участников процесса согласования договора. Когда вы составите их список, разумным будет определить сроки нахождения договора в том или ином подразделении с учетом возможных доработок, включая повторные. Таким образом у Вас появится примерное понимание общего процесса и срока согласования договора.
Есть компании, в которых согласованием договоров занимается сотрудник департамента, заинтересованного в его заключении, а не юрист. В иных компаниях существуют целые договорные отделы. При любом подходе в положении необходимо описать, кто является собственником процесса и его исполнителем, отвечающим за наличие всех согласований, заключение и успешную реализацию.
Существенные условия. Отдельной статьей стоит указать существенные условия договоров по праву РФ и нормам локальных актов компании. К примеру, во многих организациях существенное условие для договора поставки — условие о цене и порядке оплаты предмета договора, которые, например, не являются таковыми для договора поставки согласно нормам ГК.
В этой же статье разумно описать основные принципы митигации наиболее вероятных договорных рисков, например, таких как условия гарантии и ограничение ответственности. Желательно описать подход компании к максимальному числу тонких условий.
Оформление договоров. Важный блок — изложение основных требований к оформлению договоров, которые необходимо прописать в деталях. Требования могут касаться формы договора, реквизитов и сторон, предмета, существенных условий, сроков исполнения обязательств и сроков действия договора. Дифференцируйте требования к форме договора реализации товаров/услуг и форме договора закупки. К таким особенностям можно отнести условия о гарантии, неустойке, об ответственности, о расторжении и иные.
Заключение договора. В блоке «Способы заключения договора» укажите, как выдавать и получать оферты и акцепты с учетом практики вашей компании. Уделите особое внимание датам и срокам этих документов, распишите, когда именно договор считается заключенным при обмене сторонами оригиналами документов. Предлагается сделать оговорку, что вступление в силу договора возможно с более позднего момента после подписания сторонами его текста, например после совершения аванса или передачи документов одной из сторон. Приведите требования к проверке контрагентов или укажите реквизиты ресурсов, в которых эти требования уже содержатся.
Разногласия и комментарии. Опишите, как структурные подразделения должны рассматривать договоры с комментариями и/или разногласиями контрагента, типовые формы контрагента. Продумайте, насколько приемлемо использовать протоколы разногласий. В этом же блоке допустимо описать процесс претензионной работы.
Жизненный цикл договора. Опишите весь процесс — от возникновения договора, разработки его проекта до его заключения и архивации. Предусмотрите все стадии рассмотрения должностными лицами, отработки возражений сторон, сроки согласования каждым подразделением и общие сроки на весь цикл договора. Укажите возможные исключения из общих правил согласования договоров. Например, можно упростить или вовсе отменить процедуру для договоров с ценой ниже установленного в компании стандарта или для договоров определенного вида.
Регистрация и хранение. Опишите процесс регистрации договоров и организации хранения оригиналов и электронных версий договоров. Укажите ответственное подразделение или лицо. Можно указать, как запрашивать оригиналы или копии документов, кто и на какой срок вправе их запрашивать.
Типовые формы. Наверняка у вас в компании разработаны типовые образцы договоров разного вида. Их описание лучше сгруппировать в единый блок и дать оговорку о возможности их последующего уточнения и дополнения новыми формами.
Финальный блок. Опишите процесс введения положения в действие, обозначьте области применения и установите ответственность за несоблюдение. Часто после введения ответственности за нарушение сроков согласования договоров договоры согласуются очень оперативно.
| Алия Ермакова, директор по правовым вопросам НИУ ВШЭ, к. ю. н. | |
| Осмысленный бизнес-процесс Регламентировать процесс важно, если: это массовый бизнес-процесс; в согласовании договоров участвуют представители различных служб; процесс «не зашит» в какую-нибудь автоматизированную систему. Наличие положения позволяет решить еще некоторые задачи. Историко-образовательная: передача знаний новым кадрам, прочитал и понял, что и как надо делать. Успокоительно-разъяснительная: возможность мягко унять любителей задавать вопросы типа «А где это написано?», уверена, такие есть в каждой организации. Ответ: «А вот здесь» в сочетании со ссылкой на соответствующий пункт положения работает очень хорошо. Важно, чтобы документ был понятный, ведь он рассчитан в большей степени не на юристов. От правил юридической техники, конечно, не уйти. Но если есть возможность, лучше снабдить документ блок-схемами, таблицами. Ну и конечно, нужно поддерживать его актуальность. |