Контроль исполнения документов: цели, виды, сроки и технология.
1) Исполнение документа – это вид управленческой деятельности, содержание, характер, сроки исполнения и исполнители которой обусловлены документной информацией.
Контроль исполнения документа – это совокупность процессов, которые обеспечивают своевременное исполнение документов.
Контроль исполнения документов – важнейшая составная часть работы с документами. Он необходим для того, чтобы документы исполнялись в установленные сроки, а это, в свою очередь, позволяет улучшить работу предприятия. На контроль берутся только самые важные и первоочередные документы. Контролю подлежит исполнение зарегистрированных документов, содержащих задание.
Контроль исполнения включает:
а) постановку документа на контроль;
б) проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
в) проверку и регулирование хода исполнения;
г) учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;
д) информирование руководителя.
Основная цель организации контроля исполнения – обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители службы ДОУ и ответственные исполнители.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения задания и сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям (подготовка ответа, проведение деловой встречи и т.д.).
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – с даты поступления.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Документы без указания срока должны быть исполнены не позднее 30 календарных дней.
Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.
Контроль исполнения документов можно вести с помощью регистрационного журнала, в котором рядом с документами, взятыми на контроль, проставляется знак контроля «К» или штамп «Контроль» и отмечается дата, к которой должен быть исполнен документ или с помощью регистрационно-контрольной карточки. Такой же знак контроля проставляется и на контролируемых документах. Работник канцелярии должен ежедневно просматривать журнал или картотеку и напоминать исполнителям о сроках. Для осуществления контроля можно получать информацию об исполнении документа у исполнителя с помощью телефонного запроса. Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
Службой контроля осуществляются следующие операции:
формирование картотеки контролируемых документов;
направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;
выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;
напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
получение информации о ходе и результатах исполнения;
запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;
регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;
снятие документов с контроля по указанию руководителей;
формирование картотеки исполненных документов.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.
Номенклатура дел: цели, порядок составления и правила использования.
Назначение номенклатуры, характеристика типовой и примерной номенклатуры дел. Документы, являющиеся основой для разработки номенклатуры дел организации. Порядок организации работы по подготовке номенклатуры дел. Механизм согласования номенклатуры дел. Порядок внесения изменений и дополнений в номенклатуру дел. Структура номенклатуры дел. Индексирование дел, включённых в номенклатуру. Требования к заголовкам дел. Последовательность расположения элементов заголовка. Принципы расположения заголовков дел в номенклатуре. Данные о количестве дел (томов, частей). Определение сроков хранения документов в процессе составления номенклатуры дел.
Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформленный в установленном порядке.
Цель создания номенклатуры дел-закрепить структуру документального фондаорганизации и схему группировки документов, возникающих по всем вопросам деятельности, в первичные комплексы (т.е. в дела) с конкретными, точными и понятными исполнителям названиями (заголовками дел). Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел называется формированием дел и осуществляется с целью их систематизации, учета, быстроты поиска и обеспечения сохранности.
Номенклатура дел являетсяодним из основныхклассификационных справочниковорганизации. Она закрепляет систематизацию дел и документов в делах в соответствии с определенной классификационной схемой, которая разрабатывается в форме главной таблицы номенклатуры дел в начале процесса ее разработки.Схема классификации и индексы, присвоенные делам по номенклатуре дел,могут бытьнепосредственноиспользованыкак основав процессе регистрации поступающих и отправляемых документовпри формировании их конкретных регистрационных номеров
Номенклатура дел является плановым документом, т.к. содержит заголовки дел, которыебудутсформированыи учтены по направлениям деятельности или функциям организациив следующем году(и на перспективу, если эти направления деятельности не будут существенно меняться в течение примерно 5 лет).
На практике номенклатура дел рассматривается прежде всего как учетный документ, поскольку в ней каждому заголовку дела присваивается свой индекс (номер), а в конце года в итоговой записи номенклатуры дел о категориях и количестве дел, заведенных в конкретном делопроизводственном году, фиксируется, сколько дел и сколько томов каждого дела заведено, т.е. фиксируются итоговые количественные характеристики документального фонда организации или структурного подразделения.
По номенклатуре дел (как учетному документу) могут быть сданы в архив организации дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. На основании номенклатуры дел составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, опись дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Номенклатура дел является обязательным для составления документомв государственных органах, их подведомственных территориальных организациях и муниципальных учреждениях,документы которых подлежат передаче в государственные или муниципальные архивы.
Выделяют 3 вида номенклатуры дел:
1) типовые – являются нормативным документом, содержит унифицированные заголовки дел, образующихся в процессе работы, однородных по характеру деятельности и структуре организаций;
2) примерные– устанавливают типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли. Применяются без внесения изменения в заголовки дел, конкретизируется только наименованием организации и её структурных подразделений. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав, носит рекомендательный характер: допускается исключение дел, которые не образуются в деятельности конкретной организации, и добавление новых дел с указанием их индекса.
3) индивидуальные– составляются на основе типовой и примерной номенклатуры дел, которые, по сути, являются методическими пособиями, т.е. организация разрабатывает совою номенклатуру дел.
Номенклатура дел разрабатывается в IVквартале года: утверждают в декабре, начинает действовать в январе.
Если в нет типовой или примерной номенклатуры дел, то составлению индивидуальной номенклатуры дел предшествует этап изучения состава, содержания и количества документов в организации в соответствии с правилами составления и оформления номенклатуры дел.
Требования к составлению номенклатурыдел излажены вГСДОУ, унифицированная форма номенклатуры дел определена в основных правилах работы архивов, оформляется она в табличной форме.
Основными нормативно-методическими документами, которыми следует непосредственно руководствоваться при разработке номенклатуры дел, в настоящее время являются:
Основные правила работы архивов организаций. Данный нормативно-методический документ одобрен решением коллегии Росархива 06.02.2002.
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.07.2007 № 1182);
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558; далее - Перечень типовых управленческих архивных документов);
Номенклатура дел как основа формирования документального фонда рассматривается и в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).
Составление номенклатурыдел складывается из 3-х этапов:
изучение документов организации для определения круга вопросов, возникающих в делопроизводстве;
составление заголовков дел – эту работу выполняют на карточках, в которые заносят заголовок дела, срок хранения и статью по перечную.
составление из карточек номенклатуры дел.
Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных ими с архивом организации и подписанных руководителями этих подразделений.
Затем номенклатура дел направляется на согласование с экспертно проверочной комиссией архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
В конце каждого раздела номенклатуры оставляются резервные номера (не более трех) для отражения дел, которые могут быть заведены вновь в делопроизводственном году.
Сводная номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации или по образцу общего бланка, причем содержательная часть документа должна быть представлена в форме таблицы с установленным названием граф (см. Методические рекомендации).
Структура номенклатуры дел:
Как классификаторноменклатура дел может быть структурного типа, производственно-отраслевого типа, функционального типа.
Названия разделов, которые представляют собой названия структурных подразделений в номенклатуре дел структурного типа, должны быть расположены по степени значимости подразделений в деятельности организации, в последовательности, соответствующей (но не всегда идентичной) утвержденной схеме организационной структуры и штатному расписанию.
В номенклатуре дел производственно-отраслевого типаоснованиями для классификации и названиями разделов в главной таблице являются направления деятельности организации.Функции, выполняемые организацией, закрепляются в качестве названий разделов (классов в главной таблице) номенклатуры дел функционального типа.
Номенклатуру дел структурного типа разрабатывать легче, но она подлежит более частому пересмотру в связи с каждым изменением структуры организации.
Номенклатуры дел производственно-отраслевого и функционального типов разрабатывать сложнее (для этого необходимо знать основы организационного развития, процессного управления), но они более стабильны и могут пересматриваться действительно только 1 раз в 5 лет, как и другие документы, относящиеся к организационным.
В графе 1проставляются в валовом порядкеиндексы (номера) дел, включенных в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения(кода) разделаипорядкового номерадела в пределах данного раздела. Индексы обозначаются парамиарабских цифр, оформленныхчерез дефис. Например,01-03, где01- код структурного подразделения (например, секретариат) и03- номер заголовка дела в данном разделе (в секретариате). В конце каждого раздела номенклатуры оставляются резервные номера (не более трех) для отражения дел, которые могут быть заведены вновь в делопроизводственном году. Рекомендуется по возможности сохранять одинаковые индексы для однородных дел внутри разных разделов номенклатуры, а для переходящих дел (когда делопроизводство по документам, содержащимся в них, не закончено) индекс сохраняется.
В графу 2номенклатуры дел из систематизированных карточек или базы данных переносятся заголовки дел (томов, частей). В течение года заголовки могут уточняться в процессе формирования документов дела.
Графа 3в момент оформления номенклатуры дел как планового документа не заполняется. Она заполняется по итогам календарного/делопроизводственного года. В ней арабскими цифрами рядом с заголовками дел проставляется фактическое количество томов, частей с документами данного дела, заведенных в делопроизводстве.
Из систематизированных карточек с заголовками дел в графу 4 переносятся сроки хранения документов, номера статей по конкретному перечню или ссылки на статьи, пункты и подпункты законодательных актов и других нормативных правовых документов, на основании которых установлен срок хранения документов данного дела.
В графе 5«Примечание» указываются название перечня документов, по которому устанавливаются сроки хранения документов дела, проставляются отметки «В электронном виде», «Переходящее», отметки о лицах, ответственных за формирование дела, и другие.
Формулирование заголовков дел означает описание состава и содержания документов, которые будут группироваться (подшиваться, формироваться) в этом деле.
Описание осуществляется на основе так называемых признаков заведения дел, методологической основой выделения которых являются реквизиты документов.
Известны шесть признаков заведения дел:
номинальный- название вида дела (переписка, журнал, книга) или вида/разновидности документов (приказы, распоряжения, протоколы заседаний и т.п., т.к. все документы, за исключением писем, имеют название вида и «сами себя называют»);
авторский- название организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа (любой документ имеет автора, это один из идентификационных реквизитов документа);
предметно-вопросный- краткое содержание документов дела (текст есть в любом документе);
корреспондентский- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат - основной реквизит в письме);
географический- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела (используется в сочетании с корреспондентским признаком, т.к. в реквизите адресат, как правило, оформляются две части: кому и куда направляется письмо);
хронологический- даты (период), к которым относятся документы дела (дата - реквизит, который присутствует в любом документе).
При описании состава и содержания документов в заголовке дела необходимо использовать максимальное количество признаков заведения дел. Традиционно сложились следующие примерные схемы формулирования заголовков дел:
Вид документа - его содержание: «Журнал регистрации поступающих документов».
Вид - автор - содержание: «Приказы генерального директора по основной деятельности»; «Приказы генерального директора по административно-хозяйственной деятельности».
План/отчет - содержание - период: «Годовой финансовый план на 2011 год».
План/отчет - автор - содержание: «Квартальные отчеты территориальных органов о повышении квалификации и обучении сотрудников».
Переписка - корреспондент - содержание: «Переписка с подведомственными территориальными органами о повышении квалификации и обучении сотрудников».
Переписка - корреспондент - территория - содержание: «Переписка с подведомственными территориальными органами Центрального Федерального округа о повышении квалификации и обучении сотрудников».
«Документы» (обобщенное название документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства) - содержание - перечисление основных разновидностей: «Документы о проведении аттестации сотрудников (план, программы, протоколы заседаний аттестационной комиссии)».
Итак, в схеме расположения заголовков деллучшей рекомендацией является такаяпоследовательность:
организационные документы самой организации;
распорядительные документы вышестоящих организаций. Копии;
распорядительные документы самой организации;
планы по степени значимости (годовые, квартальные, месячные);
за планами возможно расположение дел с перепиской о составлении этих планов;
отчеты по степени значимости (годовые, квартальные, месячные);
за отчетами возможно расположение дел с перепиской о составлении этих отчетов;
договоры по степени значимости (возможна их дополнительная систематизация по алфавиту названий контрагентов);
за договорами возможно расположение дел с перепиской о заключении или выполнении этих договоров, а также учетных документов и баз данных, в которых регистрируются эти договоры;
переписка по степени значимости вопросов или по степени значимости корреспондентов и алфавиту их названий / фамилий;
учетные документы (все виды отдельно существующих книг, журналов, картотек, баз данных);
регламентирующие документы об организации делопроизводства и архива предприятия (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, описи дел, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению).
По окончании года заполняется графа 3номенклатуры дел и оформляетсяитоговая запись о количестве заведенных дел(томов, частей). Итоговые записи к номенклатуре дел каждого структурного подразделения передаются ответственными за делопроизводство в подразделениях в службу делопроизводства. Итоговая запись к сводной номенклатуре дел организации, т.е. количественные характеристики документального фонда, направляются в обязательном порядке службой делопроизводства в государственный или муниципальный архив (если документы организации передаются на соответствующее хранение) или в архив организации (если документы не передаются в государственный или муниципальный архив). Итоговая запись к номенклатуре дел подписывается руководителем службы делопроизводства, а отметка о передаче итоговых сведений в архив подписывается сотрудником, их передавшим, с указанием должности, расшифровки подписи и даты передачи.
Вместе с формулированием конкретного заголовка намечается и срок хранениядокументов данного дела. Любой перечень документов со сроками хранения имеет указатель, в котором в алфавитном порядке перечисляются категории документов, виды и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей перечня, в которых установлены сроки хранения. Как правило, срок хранения в перечне указывается с учетом экспертного признака и места составления или разработки документа, а также снабжается примечаниями, обычно содержащими условия, при которых должен соблюдаться установленный срок хранения. Срок хранения дела оформляется со ссылкой на соответствующую статью перечня вместе с заголовком дела на той же бумажной карточке (в таблице Excel или в базе данных), с помощью которой ведется разработка номенклатуры дел.
Список источников
Организация номенклатуры в органах местного самоуправления: Учебное пособие / А.С. Кабашев.
Контроль документов: Учебник / Е.Ш.Лядина, К.И. Романенко.
Филиал государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования Московской области
«Университет «Дубна» -