Понятие двойной записи операций на счетах.
Для отражения хозяйственных операций на счетах используется особый элемент метода бухгалтерского учета – двойная запись. Так как хозяйственные средства, находящиеся в собственности предприятия, имеют двойственный характер (по размещению и источникам формирования), то и бухгалтерские счета, на которых учитываются активы и пассивы, автоматически приобретают двойственный характер.
Экономическая сущность двойной записи состоит в отражении двойственного характера имущества предприятия. Этот взгляд на имущество предприятия выражен в его балансе. В балансе с двух позиций рассматривается его имущество: по составу и размещению (актив баланса) и по источникам формирования (пассив баланса). Технически общее количество записей по дебету всегда равно общему количеству записей по кредиту (за определенный период), что позволяет легко проверить точность бухгалтерских записей. Поэтому итоги статей актива и пассива баланса всегда равны. Правило двойной записи на бухгалтерских счетах хозяйственных операций может быть проиллюстрировано из балансового уравнения: АКТИВЫ= КАПИТАЛ + ОБЯЗАТЕЛЬСТВА. Можно сделать вывод, что при увеличении активов (запись по дебету) увеличиваются и пассивы (запись по кредиту), а при уменьшении активов (запись по кредиту) уменьшаются и пассивы (запись по дебету) на одну и ту же сумму, так как объективно проявляется двойственный характер хозяйственных средств. Следовательно, принцип двойственного отражения хозяйственных операций означает, что все экономические явления имеют два аспекта: увеличение и уменьшение, возникновение и исчезновение, которые компенсируют друг друга. Вызываемые хозяйственными фактами (операциями) изменения, происходящие в двух экономически взаимосвязанных объектах бухгалтерского учета, неизбежно приобретают двойственный характер.
Сферой двойной записи являются хозяйственные средства, находящиеся в соответствии с национальным законодательством в собственности хозяйствующего субъекта. Счета, участвующие в хозяйственной операции, называются корреспондирующими. Запись операций на счетах называется бухгалтерской проводкой.
Необходимость двойной записи объясняется тем, что все явления в учёте взаимообусловлены и взаимосвязаны.
Назначение двойной записи – отразить на счетах взаимосвязанные изменения, происходящие с объектами бухгалтерского учёта в результате хозяйственных операций.
Перед записью хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учёта необходимо определить:
• что происходит в результате хозяйственной операции – характер изменений, вызванных хозяйственной операцией;
• счета, характеризующие изменения в составе имущества источников, вызванных хозяйственной операцией;
• какие это счета – активные или пассивные;
• как отражаются эти изменения на счетах – что по дебету, что по кредиту;
• составить корреспонденцию счетов по хозяйственным операциям: Д…К…
Отражение хозяйственных операций на двух счетах в дебете одного и кредите другого в одной и той же сумме называется двойной записью или корреспонденцией счетов.
Счета, участвующие в хозяйственной операции, называются корреспондирующими. Указанные наименования и номер дебетуемого и кредитуемого счета называются бухгалтерской проводкой.
Бухгалтерская запись (проводка) может быть:
- простой, в которой участвуют два счёта – один по дебету и один по кредиту;
- сложной – это бухгалтерская запись, в которой один счёт по дебету корреспондирует с несколькими счетами по кредиту и наоборот.
Пример простой проводки: На расчётный счёт из кассы поступила выручка: Д51 К50.
Пример сложной проводки: Получены материалы от поставщиков по договорной цене 300000 р., в т.ч. 18% НДС (выделение из суммы НДС=300000х18/118):
Д10 «Материалы» – 254237
Д19 «НДС по приобретенным ценностям»– 45763
К60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – 300000 или в другой форме записи:
Д10 К60 254237
Д19 К60 45763
Любую сложную проводку можно выразить несколькими простыми.
Всё многообразие хозяйственных операций при отражении на счетах бухгалтерского учёта сводится к следующему:
- если в хозяйственной операции участвует два одинаковых счёта – активный или пассивный, то один из них уменьшается, а другой увеличивается;
- если участвуют разные счета – активный и пассивный, то они или оба уменьшаются, или оба увеличиваются.
Метод двойной записи обусловливает существование таких понятий, как корреспонденция счетов и бухгалтерская проводка. Корреспонденция счетов - это взаимосвязь между счетами, возникающая при методе двойной записи, например, между счетами 50 «Касса» и 51 «Расчетные счета», или 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и 50 «Касса», или 10 «Материалы» и 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и т.д.
Бухгалтерская проводка есть не что иное, как оформление корреспонденции счетов, когда одновременно делается запись по дебету и кредиту счетов на сумму хозяйственной операции, подлежащей регистрации.
Пример. С расчетного счета в кассу поступило 500 тыс. руб. на текущие расходы. Для отражения этой операции на счетах бухгалтерского учета последовательно уточняются счета, участвующие в операции.
По содержанию видно, что здесь принимают участие два счета - 50 «Касса» - активный - отражает наличие денежных средств в кассе и 51 «Расчетные счета» - активный - отражает наличие свободных денежных средств на расчетном счете в банке.
Следовательно, операцию записывают на дебет счета 50 «Касса» и на кредит счета 51 «Расчетные счета» на одинаковую сумму 500 тыс. руб.
Схематически это выглядит так:
Д сч. 51 «Расчетные счета» К Д сч.50 «Касса» К
С1-1500 1) 500 1) 500
Пример. Начислена заработная плата работникам организации в сумме 9000 тыс. руб., которая включается в себестоимость продукции наряду с другими затратами через счет 20 «Основное производство». В данном случае указанный вид затрат рассматривается как размещение в затраты на производство под будущую готовую продукцию. Поэтому счет 20 активный. Задолженность по начисленной заработной плате отражается по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Он отражает заемный источник, а следовательно, является пассивным счетом.
В связи с этой операцией на 9000 тыс. руб. увеличиваются затраты производства по заработной плате, и на эту же сумму возрастает задолженность организации своим работникам по заработной плате. В результате делается запись:
Д-т сч. 20 - 9000 тыс. руб.
К-т сч. 70 - 9000 тыс. руб.
Схематически это выглядит так:
70 «Расчеты по оплате труда» 20 «Основное производство»
Д______ К___ Д______ К___
1)9000 1)9000
Следует знать, что в зависимости от формы бухгалтерского учета двойная запись отражается по-разному. При мемориальной форме каждая операция записывается дважды в разных регистрах: по дебету и по кредиту счета. Такую запись еще называют разобщенной. При журнально-ордерной форме учета используется совмещенная запись. В этом случае регистры построены таким образом, что, записывая операцию один раз, отражают ее как по дебету, так и по кредиту соответствующих счетов. Тем самым достигается экономия учетного труда (вместо двух записей суммы одна) и наглядно видна корреспонденция счетов.
В практике бухгалтерского учета, кроме простых, применяются сложные проводки, которые бывают двоякого рода.
В первом случае, когда один счет дебетуется и одновременно кредитуется несколько счетов. При этом сумма кредитуемых счетов равна сумме дебетуемого счета.
Пример. На расчетный счет поступила выручка от продажи продукции в сумме 2500 тыс. руб. и 4000 тыс. руб. от продажи основных средств.
Бухгалтерская проводка по этой операции будет иметь вид:
Д-т сч.51 «Расчетные счета» 6500
К-т сч.90 «Продажи» 2500
К-т сч. 91-3 «Выбытие основных средств» 4000
Эту сложную проводку можно представить двумя простыми, а именно:
1) Д-т сч.51 «Расчетные счета» 2500
К-т сч.90 «Продажи» 2500
2) Д-т сч.51 «Расчетные счета» 4000
К-т сч. 91-3 «Выбытие основных средств» 4000
Во втором случае кредитуется один счет и одновременно несколько счетов дебетуется: при этом сумма дебетуемых счетов равна сумме кредитуемого счета.
Пример. От поставщика поступили основные средства на сумму 2000 тыс. руб. и оборудование к установке на сумму 500 тыс. руб.
Бухгалтерская проводка этой операции будет осуществлена следующим образом:
Д-т сч.08 «Вложения во внеоборотные активы» 2000
Д-т сч.07 «Оборудование к установке» 500
К-т сч. 60 «Расчеты с поставщикамии подрядчиками»2500
Применение сложных проводок сокращает количество учетных записей, что в свою очередь экономит время, необходимое для осуществления учетных и аналитических функций.