Кассир в бухгалтерии: оформляем трудовые отношения
Кассир должен быть внимательным и ответственным. Согласно требованиям законодательства он должен, в частности, нести полную материальную ответственность (договор о которой с ним заключает наниматель). В связи с этим у нанимателей порой возникает вопрос: кому доверить выполнение такой работы? В статье речь идет о том, кто в организации может быть кассиром, как правильно оформить трудовые отношения с кассиром или работником, выполняющим его обязанности.
Об особенностях приема на работу кассира
Согласно Единому квалификационному справочнику должностей служащих, утвержденному Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 №159 (далее - ЕКСД), кассир относится к категории "другие служащие". Поскольку он не является руководителем или специалистом, по общему правилу на него не заводится личное дело (ч. 2 п. 2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 №2 (далее - Инструкция №2)). При этом нанимателю не запрещается оформлять личные дела в отношении работников, не перечисленных в ч. 2 п. 2 Инструкции №2.
В отдельных отраслях экономики могут быть установлены некоторые особенности. Так, для организаций торговли и общепита должность "главный кассир предприятий торговли и общественного питания" относится к категории руководителей. На такого работника необходимо обязательно завести личное дело.
При поступлении на работу кассир, как и бухгалтер, допускается к ней только после проведения предварительного профилактического наркологического осмотра (п. 11 Перечня категорий (профессий и должностей) работников, допуск к работе которых осуществляется после проведения предварительного профилактического наркологического осмотра при поступлении на работу, утвержденного Постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь, Министерства внутренних дел Республики Беларусь, Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 08.08.2005 №23/243/104).
Для исполнения своих обязанностей кассир должен знать нормативные акты по ведению кассовых операций, правила приема, выдачи, учета и хранения денежных средств и ценных бумаг, порядок оформления приходных и расходных документов и т.п. (разд. III ЕКСД).
Руководитель организации (подразделения) при приеме кассира на работу обязан под расписку ознакомить его с Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 №4 (далее - Инструкция №4). После этого с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности (п. 65 Инструкции №4).
В Трудовом кодексе Республики Беларусь (далее - ТК) предусмотрены ограничения в отношении совместной работы кассира с его близкими родственниками / свояками. Совместная работа таких лиц в одной организации (обособленном подразделении) на должности руководителя, главного бухгалтера (его заместителей) и кассира запрещена, если она связана с непосредственной подчиненностью или подконтрольностью одного из них другому (например, главный бухгалтер и кассир являются супругами) (ст. 27 ТК). Данный запрет распространяется лишь на государственные организации, в иных субъектах хозяйствования он может быть установлен по решению собственника.
Если нецелесообразно вводить штатную единицу кассира
В малых и средних организациях из-за небольшого объема соответствующей работы может отсутствовать необходимость в кассире, работающем на условиях полной занятости. В связи с этим возникает вопрос: кому можно поручить выполнять обязанности кассира?
Предусмотрено, что юридическое лицо самостоятельно определяет возможность возложения обязанностей кассира на отдельных работников (ч. 3 ст. 67 Инструкции №4).
Руководителям, бухгалтерам, работникам организации, подразделения, пользующимся правом подписи кассовых документов, запрещено исполнять обязанности кассира, за исключением случаев, когда в штате нет другого лица, на которое можно возложить эти обязанности.
Кассовые документы (т.е. документы, которыми оформляются хозяйственные операции, связанные с поступлением или выплатой денежных средств) подписывают руководитель и главный бухгалтер или уполномоченные ими на то лица (ч. 5 ст. 9 Закона Республики Беларусь от 18.10.1994 №3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности")
Для принятия решения о том, кому поручить обязанности кассира, руководителю необходимо проанализировать штатное расписание. Исходя из вышеизложенного, их может выполнять работник, которому не предоставлено право подписи кассовых документов, однако, на наш взгляд, следует учитывать наличие у него соответствующих знаний. Так, полагаем, нельзя возложить функции кассира на лиц, которые в силу образования и трудовых обязанностей не могут их осуществлять (например, водитель, рабочие и др.).
Чаще всего работу кассира выполняет один из бухгалтеров организации. Рассмотрим несколько вариантов оформления отношений с ним.
Вариант 1. Совмещение
Совмещать обязанности кассира может бухгалтер, т.е. он наряду с основной работой, обусловленной трудовым договором, выполняет работу кассира.
При этом поручение работнику дополнительных обязанностей по другой должности по сравнению с предусмотренной трудовым договором изменяет его существенные условия труда. В таких случаях наниматель письменно за один месяц должен предупредить работника, указав в уведомлении обоснованные производственные, организационные или экономические причины (ч. 2, 3 ст. 32 ТК). При согласии работника по истечении этого срока заключается дополнительное соглашение к трудовому договору и издается приказ. При отказе от продолжения работы с изменившимися существенными условиями труда трудовой договор с работником может быть прекращен по п. 5 ст. 35 ТК. Если бухгалтер сам инициирует совмещение (т.е. подает заявление с соответствующей просьбой), нет необходимости предупреждать его об изменении существенных условий труда.
За совмещение должностей устанавливается доплата, размер которой наниматель определяет по соглашению с работником (ст. 67 ТК). В штатное расписание должна быть включена часть штатной единицы по должности кассира.
Формулировка приказа может быть следующей:
ПРИКАЗЫВАЮ:
. Установить бухгалтеру Поповой Елене Олеговне совмещение обязанностей кассира с 03.01.2011 без освобождения от выполнения основной работы.
2. Установить Поповой Е.О. с 03.01.2011 доплату за совмещение должностей в размере 25% от должностного оклада кассира в соответствии со ст. 67 Трудового кодекса Республики Беларусь.
. Заключить с Поповой Е.О. договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
Основание: уведомление Поповой Е.О. об изменении существенных условий труда от 02.12.2010; письменное согласие Поповой Е.О. на изменение существенных условий труда; дополнительное соглашение к трудовому договору с Поповой Е.О. от 03.01.2011 №3
В этом случае наниматель заключает с бухгалтером отдельный трудовой договор о работе кассиром по совместительству и оформляет приказ. Напомним, что работа по совместительству выполняется в свободное от основной работы время (однако в отношении кассира обеспечить это сложно, поэтому данный вариант практически не используется).
Труд лиц, работающих по совместительству, оплачивается пропорционально отработанному времени (ст. 346 ТК). В штатное расписание должна быть включена часть штатной единицы по должности кассира.
Формулировка приказа может быть следующей:
ПРИНЯТЬ:
Попову Елену Олеговну, бухгалтера, на должность кассира с 03.01.2011 по совместительству с окладом согласно штатному расписанию, установив ей для выполнения обязанностей кассира 1/2 от полной нормы продолжительности рабочего времени (ст. 112 Трудового кодекса Республики Беларусь): 20 часов в неделю.
Основание: заявление Поповой Е.О.; трудовой договор о работе по совместительству от 03.01.2011
Вариант 3. Расширение трудовой функции
Если в штатном расписании отсутствует штатная единица кассира, в трудовом договоре и должностной инструкции бухгалтера не предусмотрено ведение кассовой работы, а необходимость в ней есть, нужно помнить о следующих правилах.
Во-первых, наниматель не вправе требовать от сотрудника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором (ст. 20 ТК).
Во-вторых, чтобы включить в должностные обязанности сотрудника ведение кассовой работы, необходимо получить его письменное согласие, уведомив за месяц о расширении трудовой функции, поскольку это является изменением существенных условий труда, которое допускается только по обоснованным производственным, организационным или экономическим причинам (ст. 32 ТК).
В-третьих, наниматель вносит в должностные обязанности работника изменения и дополнения, предусматривающие выполнение обязанностей по другим должностям, близким по содержанию работ, равных по сложности, не требующих другой специальности, квалификации и изменения наименования должности (ч. 7 п. 10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.03.2004 №32 (далее - Общие положения ЕКСД)).
Формулировка приказа может быть следующей:
В связи с отсутствием в штатном расписании частного торгового унитарного предприятия "Товары" должности кассира и невозможностью возложить такие обязанности на другого работника кроме бухгалтера
ПРИКАЗЫВАЮ:
. Возложить на бухгалтера Попову Елену Олеговну следующие обязанности без освобождения от выполнения основной работы:
ведение кассовых операций;
прием, выдача, учет и хранение денежных средств;
оформление приходных и расходных документов
. Внести изменения в штатное расписание, должностную инструкцию бухгалтера и трудовой договор с Поповой Е.О.
Основание: уведомление Поповой Е.О. об изменении существенных условий труда от 02.12.2010; письменное согласие Поповой Е.О. на изменение существенных условий труда
Если работник не согласен с изменением существенных условий труда или отказывается работать с изменившимися существенными условиями, трудовой договор с ним прекращается по п. 5 ст. 35 ТК.
Вариант 4. Перевод бухгалтерия совмещение функция кассир
Включение в должностную инструкцию бухгалтера обязанностей кассира может привести к необходимости заменить наименование должности "бухгалтер" на двойное наименование "бухгалтер-кассир" (например, когда выполнение трудовых функций, соответствующих характеристике каждой из этих должностей в ЕКСД, занимает равное количество рабочего времени).
Отметим, что по общему правилу при осуществлении работником двух или нескольких трудовых функций наименование его должности устанавливается с учетом наибольшего удельного веса работ, выполняемых в пределах той или иной функции. Вместе с тем в исключительных случаях допускаются двойные наименования должностей.
Так, условиями установления двойных наименований являются:
наличие составляющих этих наименований в Общегосударственном классификаторе Республики Беларусь "Профессии рабочих и должности служащих" ОКРБ 006-96;
наличие квалификационных характеристик должностей в ЕКСД;
выполнение служащими в пределах этих трудовых функций работ (обязанностей), родственных по содержанию и равных по сложности, в рамках одной специальности и квалификации (ч. 9 п. 4 Общих положений ЕКСД).
Указанное изменение должности оформляется как перевод, поэтому необходимо письменное согласие работника (ч. 1, 2 ст. 30 ТК). Это может быть заявление с просьбой о переводе или соответствующая запись в приказе о переводе: "С переводом на должность бухгалтера-кассира согласен". С работником, переведенным на новую должность, заключается новый трудовой договор. При этом должность бухгалтера-кассира должна быть включена в штатное расписание.
Во всех вышеперечисленных вариантах при возложении на работника обязанностей кассира наниматель обязан ознакомить его с Инструкцией №4.
В приказе может быть сделана отметка:
С Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 №4, ознакомлена.
Бухгалтер подпись Е.О. Попова