ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 5
АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕДУР ОБРАБОТКИ ТЕКСТА С ПОМОЩЬЮ
АВТОТЕКСТА, АВТОЗАМЕНЫ, ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ШАБЛОНОВ
АВТОТЕКСТ (Экспресс-блоки)
При подготовке различных документов иногда приходится вводить одинаковые участки текста. В этих случаях MS Word позволяет не набирать каждый раз заново такие фрагменты, а использовать функции автотекста. Для этого следует ввести повторяющийся фрагмент только один раз, потом сделать его элементом автотекста с определенным кратким именем, а затем вставлять в требуемые места документа любое число раз, используя имя элемента автотекста.
Создание элемента автотекста производится следующим образом:
Вводится, редактируется, форматируется и выделяется фрагмент текста, который затем будет часто повторяться. Выбирается меню: Вставка/Текст/Экспресс блоки/Сохранить выделенный элемент, в результате чего появляется окно диалога Создание нового стандартного блока, в котором показан выделенный фрагмент. В открывшемся окне в поле Имя вводится уникальное название создаваемого элемента автотекста, в поле Коллекция можно выбрать опцию Автотекст. Для сохранения автотекста нажимается кнопка ОК. Затем в списке элементов автотекста появляется новый элемент.
Вставка элементов автотекста в документ может быть выполнена различными способами. Рассмотрим ввод автотекста с помощью ленты, а также с помощью клавиши [F3].
При использовании ленты:
Текстовый курсор устанавливается в месте вставки элемента автотекста. Выбирается цепочка команд: Вставка/Текст/Экспресс блоки/Организатор стандартных блоков. В поле Стандартные блоки из предложенного списка выбирается имя вставляемого элемента автотекста. Нажимается кнопка Вставить.
При использовании клавиши [F3]:
Текстовый курсор устанавливается в месте вставки элемента автотекста. Здесь же вводится имя элемента автотекста. Нажимается клавиша [F3]. Очевидно, что этот способ ввода элементов автотекста является более быстрым, но он требует запоминания имен элементов.
Удаление элементов автотекста производится из имеющегося списка в том случае, если данный элемент больше не требуется. Это выполняется следующим образом:
Выбирается цепочка команд меню: Вставка/Текст/Экспресс блоки/Организатор стандартных блоков.
В поле Стандартные блоки из предложенного списка выбирается имя удаляемого элемента автотекста. Нажимается кнопка Удалить. Для окончания диалога нажимается кнопка Закрыть.
АВТОЗАМЕНА
При вводе текста некоторые ошибки являются типичными для многих пользователей, другие ошибки характерны для отдельного пользователя. Для исправления таких ошибок в процессе набора текста в MS Word имеется функция автоматической коррекции текста, с помощью которой зарегистрированные ошибки проверяются и исправляются после ввода слова, набранного с ошибкой.
Регистрация типичных ошибок, подлежащих автоматической коррекции при вводе текста, производится с помощью цепочки команд: «Office»/Параметры Word/Правописание/Параметры автозамены. При этом появляется окно Автозамена, где следует выбрать вкладку Автозамена. В верхней части открывшегося окна можно установить переключатели для автоматического исправления ошибок, типичных для многих пользователей, например, таких: исправлять две прописные буквы в начале слова; делать первые буквы предложения прописными; устранять последствия случайного нажатия CapsLock; заменять при вводе. Последняя опция предполагает использование списка ошибок, типичных для конкретного пользователя, например:
лудше лучше
очепятка опечатка
тк т.к.
Для того чтобы замена была зарегистрирована в словаре, после ввода ошибочного и правильно написанного слова следует нажать кнопку Добавить. Автозамена может использоваться как для обычного, так и для форматированного текста с помощью установки соответствующего переключателя в окне диалога Автозамена.
Если в зарегистрированном перечне типичных ошибок, подлежащих автоматическому исправлению, требуется сделать некоторые исключения, то в окне диалога Автозамена нажимается кнопка Исключения, после чего в новом диалоговом окне регистрируются случаи, в которых не следует исправлять две приписные буквы в начале слова или делать первые буквы предложения прописными.
Функция автозамены может быть использована с той же целью, что и функция автотекста - для вставки в документ элементов автотекста. При этом следует ввести имя элемента автотекста в поле Заменить:, а сам вставляемый элемент автотекста записать в поле На: и зарегистрировать данную замену. Преимущество последующей вставки заключается в том, что она будет выполняться автоматически сразу после ввода имени автотекста без нажатия клавиши [F3].
Если какая-либо зарегистрированная автозамена больше не используется, то ее можно удалить в окне диалога Автозамена. При этом из списка автозамен выделяется строка, подлежащая удалению, а затем нажимается кнопка Удалить.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ШАБЛОНОВ
Когда в процессе работы необходимо создавать типовые документы, а на их форматирование нет времени, MS Word позволяет пользоваться услугами шаблонов, так называемых Мастеров, открываемых командой Создать при нажатии кнопки «Office».
Шаблоны — это обычные документы, но содержащие рекомендуемые разделы или обязательный текст, а также элементы управления содержимым, такие как стандартный раскрывающийся список или специальная эмблема. К разделу шаблона можно добавить защиту или применить к шаблону пароль, защищающий содержимое шаблона от изменений. Обычно шаблон запрашивает определенную информацию, а затем с ее помощью автоматически размечает и форматирует документ. При разработке стандартного документа с помощью шаблонов используется меню: «Office»/Создать/Шаблоны/Установленные шаблоны, после чего на можно выбрать подходящий вариант для создания типовых документов: бланки, записки, календари, письма, отчеты, факсы, резюме и др.
Шаблоны MS Word для большинства видов документов можно найти на веб-узле Microsoft Office Online. При наличии подключения компьютера к Интернету для этого используется цепочка меню: «Office»/Создать/Шаблоны/Microsoft Office Online. Можно также разрабатывать и создавать свои пользовательские шаблоны: «Office»/Создать/Шаблоны/Мои шаблоны.
В состав установленных шаблонов MS Word, позволяющих быстро готовить типовые документы входят: Обычное письмо, Обычное составное письмо, Городское письмо, Современное письмо, Стандартное письмо, Изысканное письмо, различные виды факсов, отчетов, резюме и т.п.
ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ РАБОТЫ
1. Набрать небольшой документ и создать для него несколько элементов автотекста по заданию преподавателя.
2. Организовать вставку элементов автотекста в документ при наборе текста с использованием различных способов.
3. Удалить ненужные элементы автотекста из списка элементов.
4. Зарегистрировать и удалить несколько пар слов для автозамены.
5. Освоить основные приемы автоматического исправления ошибок при наборе текста.
6. С помощью кнопки «Office» составить обзор установленных шаблонов в среде MS Word.
7. Освоить работу с шаблонами и по заданию преподавателя создать несколько стандартных документов с помощью различных шаблонов.
8. Представить отчет о работе в виде ответов на контрольные вопросы.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1. Для чего используется понятие автотекста в среде MS Word?
2. Как можно создать, вставить и удалить элемент автотекста?
3. Что такое автозамена в MS Word, как ее организовать?
4. Какие исключения возможны при регистрации автозамен?
5. Что называется шаблоном? Для чего используются шаблоны?
6. В чем заключаются основной принцип работы с шаблонами?