Э.А.Савенок
Переговорный процесс
Курс лекций
Минск
УДК 339.9(076.6)
ББК 65.5
С77
Серия основана в 2001 году
Рекомендовано к изданию Комиссией по приемке и аттестации электронных версий учебных и учебно-методических материалов Академии управления при
Президенте Республики Беларусь.
Печатается по решению редакционно-издательского совета Академии управления при Президенте Республики Беларусь.
Савенок Э.А.
С77 Переговорный процесс: Курс лекций / Савенок Э.А. – Мн.: Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2005. – 67 с.
ISBN 985-457-344-7
Курс лекций предназначен для студентов системы открытого образования Академии управления при Президенте Республики Беларусь, обучающихся по специальности «Государственное управление и экономика».
УДК 339.9(076.6)
ББК 65.5
| ISBN 985-457-344-7 | ã | Савенок Э.А., 2005 |
| ã | Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2005 |
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 5
ТЕМА 1. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ДИПЛОМАТИЯ И РОЛЬ ПЕРЕГОВОРНОГО ПРОЦЕССА В МЕЖДУНАРОДНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 7
Лекция 1. Экономическая дипломатия и роль переговорного процесса в международной деятельности 7
Изучение фирм-партнеров 7
Организация работы по сбору информации о возможных партнерах 12
Сущность переговорного процесса и его функции 13
Классификация переговоров 14
Контрольные вопросы по теме №1 15
ТЕМА 2. ПЕРЕГОВОРНый ПРОЦЕСС и его структура 17
Лекция 2. Подготовка к переговорам и ее основные составляющие 17
Роль планирования при подготовке к переговорам 17
Организационные моменты при подготовке к переговорам 19
Содержательная подготовка переговоров 21
Способы и приемы подготовки к переговорам 22
Лекция 3. Этапы проведения переговоров. Стратегия и тактика ведения переговоров 24
Этапы проведения переговоров 24
Подведение итогов переговоров 29
Стратегия и тактика ведения переговоров 30
Контрольные вопросы по теме №2 34
ТЕМА 3. ПСИХОЛОГИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫПЕРЕГОВОРНОГО ПРОЦЕССА 35
Лекция 4. Психология завязывания деловых партнерских отношений и виды общения 35
Психология завязывания деловых отношений 35
Проблемы и ошибки общения 36
Виды общения 37
Лекция 5. Кросс-культурные особенности делового общения 41
Особенности ведения переговоров с европейцами 41
Особенности ведения переговоров с партнерами из америки 45
Особенности ведения переговоров с представителями азиатских стран 47
Контрольные вопросы по теме №3 50
ТЕМА 4. ДЕЛОВОЙ ПРОТОКОЛ И ЭТИКЕТ В ПЕРЕГОВОРНОМ ПРОЦЕССЕ 51
Лекция 6. Деловой протокол в переговорном процессе 51
Деловой протокол 51
Протокольные приемы в деловых отношениях 55
Визитные карточки и их использование 58
Лекция 7. Этикет официальной переписки. Переговоры с использованием средств связи 61
Этикет официальной переписки 61
Переговоры с использованием средств связи 64
Контрольные вопросы по теме №4 68
ВОПРОСЫК ЗАЧЕТУ 69
ЛИТЕРАТУРА 70
Основная литература 70
Дополнительная литература 70
ВВЕДЕНИЕ
Учебный курс «Переговорный процесс» имеет своей целью повышение профессиональной компетентности, приобретение знаний философии, теории и методологии ведения переговоров, умение применять эффективную переговорную технику для достижения значимых результатов в экономике, бизнесе, финансах, управлении, политике.
В результате освоения курса «Переговорный процесс» необходимо
знать:
· ключевые понятия и основные характеристики переговорного процесса;
· сущность оперативно-коммерческой работы по изучению партнеров;
· функции и классификацию переговоров:
· основные стадии переговорного процесса;
· стратегию и тактику переговоров;
· особенности переговоров с использованием средств связи;
· этикет официальной переписки;
· психологические и кросс-культурные особенности переговоров;
· деловой протокол переговорного процесса;
уметь характеризовать:
· роль переговорного процесса в международной деятельности;
· организацию работы по сбору информации о возможных партнерах;
· сущность и цели науки и искусства переговоров;
· основополагающие принципы ведения переговоров;
· функциональное содержание переговорного процесса;
· способы и приемы подготовки к переговорам;
· тактические приемы ведения переговоров;
· основные этапы непосредственно переговоров;
уметь анализировать:
· воздействие национальных факторов на достижение результата при проведении переговоров;
· способы подготовки к переговорам;
· ошибки и барьеры в общении;
· целесообразность применения того или иного вида общения;
· невербальное общение в ходе переговоров;
· преимущества и недостатки стратегий и тактик переговоров;
приобрести навыки:
· применения основных принципов и методов ведения переговоров в ежедневной практической деятельности;
· анализа внутренних и внешних факторов организации переговорного процесса;
· обоснования приемлемых способов ведения переговоров для достижения значимого результата деятельности;
· использования основных положений переговорного процесса для дальнейшего изучения взаимосвязанных дисциплин.
В тексте лекций для удобства освоения материала выделяются:
· жирным подчеркиванием – вопросы внутри темы лекции;
· жирным шрифтом – смысловые подразделения внутри вопроса лекции;
· жирным курсивом – основные понятия темы.
ТЕМА 1. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ДИПЛОМАТИЯ И РОЛЬ ПЕРЕГОВОРНОГО ПРОЦЕССА В МЕЖДУНАРОДНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Лекция 1. Экономическая дипломатия и роль переговорного процесса в международной деятельности
Основные понятия:
способы обретения покупателей; справочники по фирмам; подборки крупнейших фирм; годовые отчеты; специализированные базы данных; оперативно-коммерческая работа; досье фирмы; переговоры; функции переговоров; представительские переговоры; переговоры по техническим условиям; переговоры по коммерческим вопросам.
Изучение фирм-партнеров
Внешняя политика любого государства всегда имела и имеет свою экономическую составляющую. Роль этой экономической составляющей лишь возрастает по мере увеличения открытости народного хозяйства отдельных стран вовне, углубления международного разделения труда и других проявлений процесса глобализации, а также по мере отхода от силовых, в т.ч. военных способов разрешения противоречий между государствами и защиты их интересов.
Не является исключением и Республика Беларусь. С переходом к рынку Беларусь мало чем отличается по задачам своей внешнеэкономической политики от остальных держав, которая направлена на установление межгосударственных основ сотрудничества, создание правовых и торгово-политических механизмов, стимулирующих развитие и повышение эффективности экономических связей, рост благосостояния страны (государственный уровень), а также на заключение и исполнение договоров в пределах гражданского права с целью получения прибыли (уровень хозяйственных субъектов).
Компания, производящая конкурентоспособный продукт, должна позаботиться о его реализации – найти покупателей и постараться сохранить их в качестве постоянных клиентов. Только это может обеспечить фирме устойчивую прибыль, возможности для инвестирования с целью освоения новых продуктов и рынков.
Обрести зарубежных покупателей можно двумя способами .
Первый – когда потенциальные покупатели сами выходят на ваш рынок и выясняют, насколько ваши возможности соответствуют их потребностям.
Возможен и второй способ, который предполагает, что инициатива будет исходить с вашей стороны. Ваши представители на базе обоснованной выборки выходят на потенциальных клиентов.
Основным условием реализации такой схемы взаимоотношений является наличие надежной информации, на основании которой вы сможете принять обоснованные и перспективные решения о выборе рынков сбыта и вступления в деловые отношения с конкретными партнерами.
В процессе подготовки и осуществления внешнеторговых операций участники прибегают к детальному изучению, как потенциального круга возможных контрагентов, так и конкретных фирм и организаций, с которыми возможно заключение контрактов. Изучение деятельности контрагента является общепринятым элементом проведения внешнеторговой операции, ему уделяют внимание все участники международной торговли. В условиях неустойчивой мировой конъюнктуры и наличия резких, неожиданных ее изменений к выбору иностранной фирмы-партнера, в особенности при операциях, рассчитанных на длительный срок, подходят очень осторожно.
Для нашей страны самая большая проблема заключается в том, что белорусские предприятия еще не понимают целесообразности предоставления информационным компаниям финансовых сведений о себе самих. На Западе же отказ от предоставления подобной информации является важным показателем, характеризующим данную компанию с отрицательной стороны. Это соображение необходимо уже сегодня учитывать белорусским компаниям, рассчитывающим на установление серьезных международных контактов.
На зарубежных рынках имеется целый ряд источников, содержащих информацию о фирмах. Среди них наибольший интерес и практическую ценность представляют справочники по фирмам, публикации фирм (годовые отчеты, каталоги, проспекты, рекламные издания), материалы специализированных информационных компаний и организаций, периодической прессы, справки банков. Комплексное использование различных источников информации дает возможность составить достаточно полное представление о фирмах.
Особое место среди источников информации занимают справочники по фирмам. Они издаются информационно-справочными агентствами, различными ассоциациями, торговыми палатами. Имеются справочники, охватывающие фирмы одной страны, т.е. национальные справочники, и содержащие сведения о фирмах разных стран – международные справочники. Из одних справочников можно узнать только координаты фирмы (почтовый адрес, факс, телефон), из других – сведения о характере деятельности фирмы, об экономических и финансовых показателях ее деятельности, о производственной базе, руководящем составе и т.д.
В зависимости от содержащейся информации фирменные справочники обычно подразделяются на адресные, товарно-фирменные, общефирменные, отраслевые, по акционерным обществам, по финансовым связям, директорские, биографические, тематические.
Среди наиболее часто используемых справочников можно отметить: «АВС Europe Production» (общеевропейский справочник экспортеров, издается в ФРГ); «Kompass» (общеевропейский справочник, издается в ФРГ); «Kelly’s Business Directory» (Великобритания); «Austria Export Data» (Австрия); «Melbourne Big» (Австралия); «Wer Liefert Was», «Wer Baut Maschinen und Anlagen «(ФРГ); «Trade Directory for Denmark» (Дания); «Italia Federexport» (Италия).
Важным источником информации о фирмах являются подборки (перечни) крупнейших фирм, публикуемые во многих странах. Такие подборки позволяют определить место той или иной фирмы среди компаний страны или отрасли по тому или иному показателю.
Из изданий самих фирм наибольший интерес представляют их годовые отчеты. Они ежегодно публикуются компаниями, действующими в правовых формах акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью.
Еще один источник информации о зарубежных фирмах – общеэкономические и отраслевые газеты и журналы. Помимо общей информации о фирмах там публикуются сведения самого разнообразного характера.
Современные компьютерные технологии позволяют получать информацию о зарубежных рынках и партнерах с помощью специализированных баз данных, которые обычно создаются информационными компаниями, предоставляющими своим клиентам возможность быстрого доступа к необходимой им информации. В частности, маркетинговая служба крупнейшей американской информационной компании «Dun @ Breadstreet» имеет следующие базы данных:
1. «Dun @ Breadstreet» – Dun’s Electronic Yellow Pages – справочная информация о публичных и частных компаниях с указанием адреса, кода отрасли и т.д.;
2. «Dun @ Breadstreet» – Dun’s Financial Records plus – финансовая и справочная информация по компаниям США с расшифровкой статей пассива и актива баланса, а также финансовые показатели в сравнении со средними для данной отрасли;
3. «Dun @ Breadstreet» – Dun’s Market Identifiers – самая полная справочная информация по частным и публичным компаниям США, включая данные о руководителях и об объемах продаж. Более 6 млн. справок;
4. «Dun @ Breadstreet» – International Dun’s Market Identifiers – международный электронный справочник по ведущим компаниям каждой отрасли. Более 200 тыс. справок по 90 странам;
5. «Dun @ Breadstreet» – Million Dollars Directory – информация о фирмах США с годовым объемом продаж более 1 млн долл. Более 160 тыс. справок;
6. «Dun @ Breadstreet» – Dun’s Electronic Business Directory – более 8,4 млн. справок о товарах и услугах, оказываемых примерно 60% американских компаний.
Крупной системой деловой информации, объединяющей несколько банков данных, является «Dow Jones News, Retrieval (DJN/R), которая принадлежит компании «Dow Jones @ Со».
Своя база данных имеется и у другой американской информационной компании – «Moody’s».
Крупные и хорошо известные специалистам базы данных имеются также у компаний «Kompass» и «Standard @ Poor’s Corporate». Доступ к ним осуществляется через систему «Knowledge Index».
Для работы по изучению иностранных контрагентов используются не только собственные каналы информации, но и услуги специализированных организаций и ведомств. Так, в нашей стране большой объем информации сосредоточен в Белорусской торгово-промышленной палате.
Определенное содействие в получении информации о потенциальных партнерах могут оказать работники загранаппарата Республики Беларуси. Торговые представительства и аппараты торговых советников постоянно следят за изменениями в деятельности и финансовом положении крупнейших фирм-партнеров белорусских организаций в стране пребывания и могут предоставить имеющуюся у них информацию.
Организация работы по сбору информации о возможных партнерах
Правильный выбор торговых партнеров очень важен, поэтому предприятия и организации, стремящиеся к внешнеэкономической деятельности, должны хорошо организовать и методически отладить эту работу. Было бы ошибкой прибегать к сбору информации по фирмам-партнерам только эпизодически или в период подготовки переговоров с ними. Эта деятельность должна вестись постоянно и тщательно.
Оперативно-коммерческая работа по изучению фирм во внешнеторговых организациях должна включать:
а) предварительный сбор данных о фирме, с которой предполагается проведение переговоров или заключение сделки;
б) текущее наблюдение за деятельностью фирм и организаций, с которыми заключены контракты;
в) выявление и изучение новых фирм и организаций – возможных контрагентов по экспорту и импорту;
г) систематическое изучение фирменной структуры товарных рынков по основным статьям экспорта и импорта;
д) наблюдение за деятельностью фирм-конкурентов, играющих ведущую роль на отдельных товарных рынках.
Изучение фирм, работающих на данном рынке, складывается из сбора информации о фирме и систематизации сведений в определенном порядке. Для получения интересующих сведений контрагенты используют все возможные источники информации, которые можно получить через сложившуюся на мировом рынке систему и которые являются обычными в практике любой фирмы, участвующей в международной торговле.
Информация о фирме, полученная из разных источников, собирается и систематизируется в досье на фирму.
Наиболее ценной информацией для досье считаются сведения, полученные при личном знакомстве с фирмой, ее руководителями или владельцами, а также в процессе коммерческих переговоров. В качестве дополнительных источников информации используются данные фирменных справочников, годовые отчеты фирм, справки банков и специализированных информационных фирм.
Досье фирмы включает ряд документов, подготавливаемых специально сотрудниками внешнеторговой организации. К таким документам, обязательным для заполнения, относятся:
а) карта фирмы – базовый документ, в котором собирается всесторонняя информация об интересующей фирме;
б) сведения о переговорах с фирмой;
в) сведения о деловых отношениях.
Сущность переговорного процесса и его функции
Вступая во внешнеэкономические отношения, партнеры имеют, как правило, различные цели, позиции по основным вопросам будущих сделок, разный опыт и различные законодательства в области предпринимательства. Поэтому процесс заключения договора фактически состоит из двух стадий:
· во-первых, изложение собственной позиции и пожеланий партнеру, а также изучение его предложений и условий и,
· во-вторых, поиск взаимоприемлемого компромисса и оформление его в текст соглашения.
Каждый из этих этапов фактически представляет собой переговоры особого рода: переговоры по переписке, переговоры по телефону, личные переговоры.
Когда одна из сторон выступает с предложением обсудить детали и условия соглашения или контракта, а другая сторона принимает предложение, наступает один из важнейших моментов – подготовка к переговорам. От того, насколько тщательно будут подготовлены переговоры, зависит не только их конечный результат, но и сам процесс: будут ли переговоры затяжными, конфликтными, или они пройдут быстро и без срывов. Точного «рецепта» по каждому случаю дать нельзя.
Таким образом, переговоры – это искусство, которым надо владеть, – это процесс поиска взаимоприемлемых решений.
Начиная переговоры, партнеры должны четко себе уяснить, для чего они им нужны. Поэтому важное значение имеют функции переговоров, основными из которых являются: информационная, коммуникативная, регулирующая, контролирующая, координирующая, деструктивная, пропагандистско-рекламная.
Классификация переговоров
В практике существует несколько классификаций переговоров.
По целям участников переговоры бывают:
· переговоры-знакомство, или представительские переговоры,
· переговоры по техническим условиям будущей сделки или сотрудничества,
· переговоры по коммерческим вопросам.
Представительские переговоры. Как правило, их целью является знакомство с потенциальным контрагентом, изучение его производственных и финансовых возможностей, обсуждение возможных направлений сотрудничества.
Переговоры по техническим вопросам. Входе этих переговоров осуществляется согласование технических условий будущего контракта или условий производственного сотрудничества (номенклатура и комплектность оборудования, его характеристики, последовательность поставки, вопросы монтажа и наладки поставленного оборудования и т.п.). В некоторых случаях при проведении технических переговоров его участники могут разбиваться на группы экспертов по отдельным вопросам.
Переговоры по коммерческим вопросам. Целью таких переговоров является обсуждение основных условий сделки и подписание контракта. При этом по характеру обсуждаемых вопросов можно выделить две ситуации:
· переговоры для получения информации по предложению или запросу без подписания контракта;
· переговоры для согласования и подписания контракта.
Переговоры различают также по уровню, на котором они ведутся (официальные и неофициальные; глав государств, глав правительств, министров), по количеству сторон, вовлеченных в процесс обсуждения (двусторонние и многосторонние), по механизму принятия решения, по продолжительности и т.д.
Основными характеристиками любого переговорного процесса являются следующие:
1) наличие не менее двух сторон, каждая из которых обладает своими интересами, целями, намерениями;
2) совместный характер деятельности, несмотря на возможные расхождения между сторонами;
3) частичное совпадение и частичное расхождение интересов сторон;
4) единый и вместе с тем неоднородный по задачам характер переговорного процесса, состоящего из нескольких стадий: подготовка к переговорам; ведение переговоров; анализ результатов переговоров и выполнение достигнутых договоренностей.
Контрольные вопросы по теме №1
1. Какими способами можно обрести покупателей?
2. Дайте характеристику источников, из которых можно получить информацию о фирмах.
3. Что включает оперативно-коммерческая работа по изучению фирм?
4. Какие документы содержит досье фирмы?
5. В чем состоит сущность переговоров?
6. Назовите основные функции переговоров.
7. Какие классификации переговоров вы знаете?
8. Какова цель представительских переговоров?
9. Назовите основные характеристики любого переговорного процесса.
10. Назовите переговоры по коммерческим вопросам в зависимости от характера обсуждаемых вопросов.
11. Какие переговоры бывают по целям участников?
ТЕМА 2. ПЕРЕГОВОРНый ПРОЦЕСС и его структура
Лекция 2. Подготовка к переговорам и ее основные составляющие
Основные понятия:
стратегический план; тактический план; оперативный план; план сбора материалов и информации; план систематизации; план изложения по времени; рабочий план; план использования вспомогательных средств; план приспособления к собеседникам и обстановке; план тренировки; организационные вопросы; содержательная часть переговоров.
Роль планирования при подготовке к переговорам
Переговоры – один из основных видов поддержания делового диалога с партнерами. На практике он включает следующие основные стадии:
· подготовка к переговорам;
· ведение переговоров;
· подведение итогов переговоров, их анализ и выработка мер по реализации достигнутых договоренностей.
Подготовка к переговорам является одним из важнейших этапов, на котором закладывается успех предстоящих решений.
К переговорам следует готовиться всегда, а не только в случае объективной слабости позиции. Сильная позиция при плохой подготовке на переговорах может оказаться довольно уязвимой.
Хорошо подготовиться к важным деловым переговорам помогает планирование.
Югославский предприниматель и автор книги «Как проводить деловые беседы» П.Мицич предлагает при подготовке к деловой беседе составлять следующие планы:
· Стратегический план – программа действий и пути достижения намеченных задач;
· Тактический план – перечень способов поэтапного достижения целей, ведущих к решению стратегических задач;
· Оперативный план – программа действий по каждому отдельному пункту беседы;
· План сбора материалов и информации (указываются источники информации, собираемые сведения, исполнители, сроки);
· План систематизации и отбора рабочих материалов (определяет структуру организации собранного материала, критерии его отбора);
· План изложения по времени (определяет рамки следующего, рабочего плана беседы. Время беседы в общих чертах распределяется на отдельные фазы и элементы беседы);
· Рабочий план (устанавливает структуру изложения беседы в целом с учетом имеющегося времени);
· План использования вспомогательных средств (предусматривает включение наглядных и технических средств в ход беседы: графики, проекторы, аудио- и видеосистемы, компьютеры и т.п.);
· План приспособления к собеседникам и обстановке (учитывает потенциальные требования и намерения партнеров, а также особенности обстановки, в которой будет проходить беседа);
· План тренировки – программа репетиций деловой беседы.
Важность беседы является фактором, который определяет, от какого из предложенных планов можно отказаться. Но следует иметь в виду, что планирование беседы всегда приносит только пользу и никогда – вреда. Профессиональный подход и корректное отношение к партнеру требуют тщательной подготовки, подгонки деталей и шлифовки беседы в целом, что может иметь исключительное, зачастую решающее значение.
Подготовка включает два основных направления работы: решение организационных вопросов и проработку содержательной части переговоров.
Организационные моменты при подготовке к переговорам
К организационным вопросам относятся: составление программы приема партнеров, формирование делегации, определение места и времени встречи, оборудование помещения, решение процедурных вопросов (язык переговоров, стенографирование, рассадка участников), согласование повестки дня каждого заседания.
Составление программы приема партнеров. Основными ее элементами являются: порядок встречи партнеров; определение персонального состава встречающих; участие представителей прессы, телевидения, радио; преподнесение цветов; размещение в гостинице; деловая часть (встречи, беседы, переговоры); приемы, завтраки, обеды и др.; посещение промышленных и других объектов; культурные мероприятия; проводы. Составление программы приема партнеров и организационное решение этих вопросов следует поручить наиболее ответственным и серьезным сотрудникам.
Определение места и времени переговоров. Договариваться о переговорах принято не менее, чем за 2-3 дня с отечественными партнерами и за 2-4 недели с иностранными.
У специалистов нет единого мнения о том, где с психологической точки зрения удобнее вести переговоры – дома или в гостях.
В числе преимуществ проведения переговоров на своей территории называются:
· возможность контролировать ситуацию через решение организационных вопросов (размещение гостей, питание, культурная программа и т.д.);
· «эффект спортсмена» – команда играющая на своей территории чаще выходит победителем. Замечено, что хозяева на переговорах говорят больше и убедительнее;
· необходимость следовать правилам протокола хозяев облегчает принимающей стороне процесс общения;
· всегда можно посоветоваться с компетентными людьми, заручиться их поддержкой и одобрением;
· партнер имеет меньше возможностей свернуть переговоры и уйти, что было бы нетрудно, находись он на своей территории.
Положение принимающей стороны, однако, дает не только преимущества. Роль хозяев имеет свои издержки:
· отсутствует возможность в сложной ситуации отложить принятие решения, сославшись на отсутствие информации;
· действует «эффект гостеприимных хозяев», желание уступить партнеру, приехавшему издалека, из чувства гостеприимства;
· необходимо отвлекаться на решение многочисленных организационных вопросов в ущерб непосредственно переговорному процессу.
Формирование делегации. Согласно международной практике, на переговорах принято придерживаться принципа паритета (равенства) количественного состава и уровня представительства делегаций. Равное представительство предпочтительнее с точки зрения этикета и полномочности в принятии решений руководителями делегаций. Отклонение от принципа паритета возможно ввиду обстоятельств, в которых необходимо убедить партнеров.
Оборудование помещения. Переговоры желательно проводить в специально оборудованном для этих целей помещении или в кабинете руководителя делегации принимающей стороны за общим столом при отключенном телефоне. Желательно, чтобы переговорная комната была достаточно удалена от основных производственных помещений (если таковые есть), была комфортабельна и эстетично оформлена. На столе не должно быть никаких лишних документов, раскладывается бумага (блокноты), карандаши.
Рассадка за столом переговоров производится с учетом рангов и служебных положений участников. Практикуется несколько вариантов рассадки. Главы делегаций могут сидеть во главе стола напротив друг друга (переводчики располагаются сбоку), а далее за столом садятся остальные члены делегаций согласно старшинства по нисходящей.
Более распространен, однако, другой вариант: главы делегаций садятся в центре стола, друг напротив друга, рядом с ними (слева) переводчики и далее по обе стороны члены делегаций.
Организаторы переговоров проявят учтивость, заблаговременно подготовив личные карточки участников переговоров и отметив ими места их рассадки.
Согласование повестки дня, и консультации с третьими лицами и организациями по касающимся их вопросам. Особенно важно принципиально проработать проблемы доставки грузов, взаимодействия с таможней, налоговыми органами, использования льгот, скидок, возможности реализации товара через торговые сети и т.п. Эти вопросы особенно актуальны при подготовке к переговорам с иностранными партнерами. Поэтому необходимо предусмотреть время для внутренних переговоров с третьими лицами и организациями и не спешить с назначением даты встречи с партнером за столом переговоров.
Содержательная подготовка переговоров
Анализ проблемы и диагностика ситуации. Это ключевой момент подготовительного процесса. Все известные на сегодняшний день исследования и практика показывают: в основе любых переговоров лежат потребности и интересы сторон. Стороны, вступая в переговоры, всегда имеют как общие, так и различные интересы. Следует различать интересы и позиции, которые не всегда адекватно отражают эти интересы. Такое различение позволит более гибко и творчески отнестись к конструированию вариантов решений, выйти за пределы занятых позиций, что сделает возможным достижение самых удивительных комбинаций.
Выработка концепции переговоров (общего подхода).В отличие от позиции общий подход – менее изменчивый элемент переговорного процесса. Для определения концепции следует выявить функции предстоящих переговоров; решить, для чего они проводятся; попытаться установить, с какими целями предположительно идет на переговоры партнер.
Определение возможных вариантов решения. Хорошая подготовка предполагает предварительный анализ максимально возможного числа вариантов решений, ибо любые переговоры практически всегда допускают несколько альтернатив. Задача состоит в том, чтобы найти наиболее приемлемую, определить степень ее вариативности и минусы.
Подготовка предложений и их аргументация. К тому или иному варианту решения подводят конкретные предложения, отражающие Вашу позицию. Формулировка предложений должна быть ясной и отточенной. Это достигается на стадии подготовки. Невразумительные предложения могут исказить Вашу позицию и ход переговоров в целом.
Подготовка необходимых документов и материалов, Письменная форма изложения заставляет участников подготовки думать о точности формулировок, логичности и стройности предложений, обоснованности решений. Тщательно отработанные документы и материалы будут служить на переговорах ориентирами, с которыми сверяется их ход и вносимые изменения. Кроме того, подготовленные аналитические материалы и справки могут быть путеводителем по законодательству, ценам и, следовательно, дополнительным аргументом в ходе переговоров.
Способы и приемы подготовки к переговорам
Совещания. В ходе совещаний происходит информирование рабочей группы о предстоящих переговорах; постановка целей; обмен мнениями; распределение обязанностей; составление плана подготовки к переговорам; получение информации от рабочей группы; анализ проблемы и поступающей информации; разработка переговорного прогноза-сценария; подготовка необходимых документов: плана и сценария переговоров, протоколов о намерениях, проектов договоров, контрактов и т.д.
Деловые или имитационные игры. Деловые игры используются с целью приобретения навыков переговорного процесса, более глубокой проработки проблемы. В ходе игры различными средствами воспроизводятся предполагаемая логика, ход и атмосфера переговоров. Разумеется, это воспроизведение носит вероятностный характер.
«Мозговой штурм». Суть этого метода состоит в следующем. Собирается группа экспертов и начинает продуцировать новые идеи по данной проблеме, в том числе самые сумасбродные и фантастические. В течение 1–1,5 часов группа из 7–8 человек в состоянии «родить» около 150–200 новых идей. Их анализ и отслеживание бесперспективных начинается только на следующей стадии.
Составление балансных листов. Суть состоит в том, чтобы отчетливо представить себе собственные интересы и интересы партнера, точно определить позиции сторон и возможные варианты решений. Для этого в две колонки на лист бумаги или монитор компьютера выносят сведения об этих интересах, а затем возможные позитивные и негативные последствия различных решений.
«Сдвиг в выборе». Суть заключается в том, что члены групп склонны, как правило, принимать более рискованные решения, чем, если бы каждый делал это индивидуально. Поэтому в ходе подготовки к переговорам следует учитывать факт возможного «сдвига в выборе» и его наиболее вероятное направление – в сторону увеличения риска.
В подобной ситуации полезно отложить обсуждение вопроса, чтобы продумать, какими могут быть камни преткновения; назначить кого-либо на роль оппонента, стремящегося выставить контраргументы.
Лекция 3. Этапы проведения переговоров. Стратегия и тактика ведения переговоров
Основные понятия:
вступление в переговоры; метод принятия первого предложения; позиционный метод; альтернативный метод; метод принятия предложений покупателя; принцип альтерната; парафирование; «мягкие» переговоры; «жесткие» переговоры; «принципиальные» переговоры; тактика переговоров; стратегия переговоров.
Этапы проведения переговоров
Непосредственно переговорный процесс включает несколько этапов, каждый из которых отличается особой техникой проведения. Обычная схема переговоров включает: этап вступления в переговоры, этап уточнения и согласования позиций сторон и этап завершения переговоров.
Вступление в переговоры. Партнер может по-разному относиться к предложению заключить сделку: негативно, нейтрально или позитивно.
Ведя переговоры, необходимо учитывать, что негативно настроенный собеседник воспринимает слова и аргументы отличным от собеседника, настроенного позитивно, образом. Обычно негативное отношение складывается в результате прошлого опыта партнера и связанных с ним проблем. Ведя переговоры с неизвестным контрагентом, следует, прежде всего, выявить его требования к товару или услуге. Для этого экспортеры стремятся задавать как можно больше вопросов своим контрагентам об использовании товара, условиях производства, рынка и т. д.
Определив требования покупателя, продавец обычно старается выявить среди них приоритеты, т.е. те условия, которые другая сторона считает обязательными и при отсутствии которых не даст согласия на сделку.
Обсуждение деталей. На втором этапе стороны приступают к обсуждению деталей будущей сделки и к согласованию тех условий, которые расходятся в позициях продавца и покупателя.
Последовательность обсуждения вопросов на п