Prоtocol: TCP or UDP (Протокол: TCP или UDP). 18 глава

5. Заполните форму Запись дневника, указав тему Договор с фирмой Три ключа. В поле Тип выберите строку Microsoft Word. Время поставьте по указанию пре­подавателя.

6. Запустите текстовый процессор Microsoft Word, создайте пустой документ и сохраните его под именем ДоговорТриКлюча.dос. Закройте процессор и верни­тесь в программу Outlook.

7. Перейдите к папке Календарь щелчком на ярлыке Календарь.

8. Перейдите к дате, назначенной для собрания по обсуждению договора с фир­мой «Три ключа». Выделите эту запись и методом перетаскивания поместите на ярлык Дневник.

9. Перейдите к папке Задачи, выделите строку Разработка условий договора с фирмой Три Ключа и также методом перетаскивания поместите ее на ярлык Дневник.

10. Вернитесь к папке Дневник и проверьте, соответствуют ли записи заданию пре­подавателя. В дневнике должно содержаться три типа записей: Microsoft Word, Задача, Собрание. В каждом из разделов должны содержаться, соответственно: ссылка на документ Договор с фирмой «Три Ключа», на задачу Разработка усло­вий договора с фирмой «Три ключа» и на собрание Обсуждение условий договора.

11. Пользуясь навыками, полученными ранее, поместите в дневник запись о праз­дновании дня рождения вашего клиента Иванова, присвоив ей тип Разговор.

12. Пользуясь навыками, полученными ранее, поместите в дневник записи о сооб­щениях, находящихся в папке Исходящие.

13. Заполните таблицу, что нашло отражение в вашем Дневнике (представление По типу).

 

Тип записи	Название записи
Microsoft Word
Задача
Запрос о собрании
Разговор
Собрание
Сообщение электронной почты

 

14. Перейдите в папку C:\Windows\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook и выберите файл с расширением.pst с именем, соответствующим своей фами­лии, — это файл созданных вами личных папок.

15. По указанию преподавателя скопируйте свой файл личных папок Outlook в назначенную папку для проверки.

 

► Мы научились работать с папкой Дневник и организовывать ее взаимодействие с другими элементами Outlook. Мы научились записывать в дневник разовые и повто­ряющиеся события. Мы научились автоматически фиксировать в дневнике работу над документами в приложениях Microsoft Office.

 

Глава 17. Средства автоматизации делопроизводства

17.1. Основные понятия традиционного отечественного делопроизводства

Документирование

 

Деятельность любого предприятия регулируется действующим законодательством, приказами и распоряжениями руководства, условиями заключаемых договоров, установленными правилами ведения операций, например торговых. Все эти «регу­ляторы» оформляются в виде документов — фиксированных на бумаге текстов законов, постановлений, приказов, договоров. Исходя из этого можно сказать, что вся деятельность любого предприятия заключается в последовательном исполнении документов, а успех их исполнения определяет благополучие предприятия.

В свою очередь успех исполнения документа во многом зависит от того, насколько ясно в нем изложена информация, включая ее содержание, оформление и разме­щение. Например, если текст приказа набран мелким шрифтом, пункты приказа не отделены друг от друга, фамилии исполнителей не выделены в отдельную группу, то некоторые его позиции могут быть просто не восприняты. Поэтому существует целый ряд стандартных правил подготовки, составления, оформления и изготов­ления документации — или, говоря иначе, правил документирования.

Документооборот

 

Документ не только должен быть исполнен, но исполнен своевременно. То есть, должна быть достигнута такая организация работ, при которой документ неза­медлительно передается между исполнителями, а для них существуют стимулы к исполнению документа в заданный срок. В России на протяжении нескольких веков и по сей день одним из таких стимулов считается контроль исполнения. Причем контроль возлагается на сотрудника, который собственно в исполнении документа участия не принимает и, более того, может абсолютно не разбираться в той области знаний или производства, которую затрагивает исполнение документа.

Такой контроль формален. Он может преследовать только одну цель: отследить момент нарушения сроков исполнения документов. Это достигается путем заведе­ния на каждый документ регистрационной карточки — своеобразного паспорта документа, в котором фиксируются его основные данные (реквизиты), включая фамилии исполнителей и сроки исполнения. Регистрационные карточки группи­руются в картотеки, и работа контролера сводится к периодическому просмотру карточек в картотеке, напоминанию исполнителям о близости сроков исполнения, докладу руководству о срывах сроков и т. д. Помимо этого система регистрации документов позволяет фиксировать последовательность передач документа одним исполнителем другому в течение всего жизненного цикла документа — от издания и регистрации до сдачи в архив, что позволяет снизить вероятность утери доку­мента. По-видимому, последнее свойство дало название всей системе правил орга­низации исполнения документа — документообороту.

Делопроизводство

 

В свою очередь документооборот и документирование и составляют понятие дело­производства. Система делопроизводства предполагает, как уже отмечалось, нали­чие определенных норм.

В России — еще с прошлого века — сложилась определенная методика организации работы с документами, закрепленная ныне в ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации» и других нормативных документах, в традициях и прак­тике отечественных учреждений. В соответствии с отечественными нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или списания в дело. Основными этапами обработки документов в организации явля­ются: прием, регистрация, рассмотрение, передача, отправка, информационно-спра­вочная работа, оперативное хранение, контроль исполнения, систематизация, фор­мирование дел, составление описей, передача в архив и т. д. Для обеспечения единого порядка обработки документов в организациях предусматривается созда­ние (наряду с делопроизводственным персоналом подразделений) централизован­ных делопроизводственных служб (управление делами, секретариат, канцелярия, общий отдел и т. п.).

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) содержит совокупность требований к документированию управленческой деятель­ности и организации работы с документами в органах государственного управле­ния, а также на предприятиях, в учреждениях, в общественных организациях. Эти требования конкретизируются в инструкциях по делопроизводству ведомств и предприятий.

При этом необходимо отметить, что подходы к организации делопроизводства в России и на Западе в корне различаются.

Российское делопроизводство

 

В России предполагается централизация обработки документов с целью осущест­вления единого контроля их прохождения и исполнения. То есть, документы сначала докладываются в зависимости от степени важности вплоть до руководства организации, и при этом формируется соответствующее управленческое решение. Затем решение постепенно спускается по инстанциям — до конкретных исполни­телей, все более легализируясь.

При традиционном бумажном документообороте исполнение документа, включая вынесение по нему резолюции, связано с передачей оригинала документа или его копии одним должностным лицом другому. При этом любое перемещение доку­мента или действие над документом фиксируется соответствующими службами (например, канцелярией) и сотрудниками (делопроизводителями) путем внесе­ния соответствующих записей в регистрационную карточку документа или регис­трационный журнал. С момента регистрации регистрационная карточка документа попадает в картотеку и остается там до передачи документа в архив.

Когда возникает необходимость в получении справки о состоянии дел, следует обращение к картотеке, «поднимаются» соответствующие карточки документов и на основе внесенной в них информации делаются выводы о степени исполнения документов (осуществляется контроль исполнения документов) или о месте его нахождения.

 

Рис. 17.1. Схема документооборота в процессе исполнения входящего документа

 

Из приведенного примера (рис. 17.1) видно, что при исполнении документа воз­никает два информационных потока. Первый поток связан с движением самого документа:

• документ поступает в канцелярию, где его регистрируют;

• из канцелярии документ передается руководителю для вынесения по нему резо­люции;

• после вынесения резолюции и назначения исполнителей документ и его копии рассылаются исполнителям;

• исполненный документ списывается в дело. Второй информационный поток замкнут на регистрационную карточку документа;

• в момент регистрации документа в его карточку вносятся реквизиты: регист­рационный номер, присвоенный документу, информация о корреспондентах поступившего документа, краткое содержание документа, другие данные общего характера (например, состав документа, примечания и т. п.);

• факт вынесения резолюции фиксируется путем добавления в регистрацион­ную карточку информации об авторе резолюции, текста резолюции, фамилий исполнителей документа, срока исполнения документа, назначенного автором резолюции;

• по исполнении документа в регистрационную карточку добавляются тексты отчетов исполнителей, фактический срок исполнения документа;

• списание документа в дело сопровождается добавлением в регистрационную карточку номеров (наименований) дел, в которых будут храниться оригинал и копии исполненного документа.

Наличие двух информационных потоков является уникальной особенностью рос­сийского делопроизводства и иллюстрирует сложившийся порядок, когда одни сотрудники работают с документами, а другие — контролируют ход исполнения документов по формальным признакам.

Зарубежное делопроизводство

 

Западный подход к управлению характеризуется принципиально большей степе­нью децентрализации прав и ответственности. Это выражается в том, что должно­стные лица, отвечающие за решение тех или иных вопросов в организации, имеют все необходимые полномочия для работы с соответствующими документами. Напри­мер, в отличие от приведенной выше схемы, документ после его получения без регистрации и занесения в картотеку будет отправлен исполнителю напрямую, и дальнейшая его судьба будет зависеть только от добросовестности сотрудника. Естественно, подобная децентрализация работы с документами существенно упро­щает организацию документооборота.

Приходится признать, что российская модель делопроизводства порождает ряд проблем, главная из которых — противоречие между централизованным контро­лем работы с документами и, по сути, децентрализованным процессом собственно исполнения документов. В результате практически невозможно централизованно отследить движение документов в реальном масштабе времени без применения средств автоматизации: ведь это требует огромных трудозатрат не только на веде­ние регистрационных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на опе­ративное централизованное сведение соответствующей информации в единые реес­тры предприятия.

Отсутствие автоматизированной технологии управления документооборотом при­водит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты испол­нители.

17.2. Современные подходы к автоматизации делопроизводства

Автоматизация документооборота

 

Первоначально внедрение компьютеров в делопроизводство касалось, прежде всего, документирования — создания с помощью специальных прикладных программ (текстовых редакторов и процессоров) электронных версий документов, которые в любой момент времени могли быть распечатаны на принтере (см. гл. 11, 12). Раз­работчики таких программ быстро уловили конъюнктуру и стали снабжать их спе­циальными средствами, облегчающими создание документа. Так появилась возмож­ность ведения своих библиотек шаблонов — заготовок документа, в определенные места которых надо было вносить соответствующие данные. Поскольку многие документы оформляются в виде таблиц, были разработаны специальные таблич­ные процессоры (см. гл. 13), позволяющие не только отобразить табличную форму, но и осуществить подсчет цифровых данных таблицы (например автоматически сформировать значение последней строки таблицы Итого). Создание подобного рода специальных программ привело к возникновению отдельного класса инфор­мационных технологий работы с документами — технологий обработки электрон­ных версий документов (document processing). При этом обмен документами может осуществляться не только путем распечатки и передачи бумажного документа, но и путем передачи электронной версии на гибком магнитном носителе.

Как только развитие вычислительной техники привело к появлению локальных и глобальных вычислительных сетей, появилась возможность сетевого обмена дан­ными. На их базе были созданы специальные службы, например такие, как элект­ронная почта. Создание компьютерных сетей и служб обмена данными совершили революционный переворот в автоматизации делопроизводства. Появилась возмож­ность использовать сеть для перемещения документов и централизованного сле­жения за ходом делопроизводственного процесса.

Правда, вместе с решениями появились и проблемы. Первой и, к сожалению, до сих пор окончательно не решенной в России и многих зарубежных странах стала проблема правового режима электронной копии документа. Техническое решение этой проблемы существует — любые данные, представленные в электронной форме, могут быть зашифрованы и снабжены электронной цифровой подписью — специ­альным кодом, который не дает усомниться в авторстве и правильности передачи документа (см. гл. 8). Данный подход позволил говорить о возможности безбу­мажной технологии ведения делопроизводства.

Второй существенной проблемой стала проблема разграничения прав доступа ктем или иным документам при работе в сетевой среде. Она решается с помощью системы специальных регистрационных имен пользователей и паролей: именам пользователей сети ставится в соответствие ряд правил доступа к данным, а пра­вильный ввод пароля служит признаком того, что к работе приступил пользова­тель, владеющий соответствующими правами.

Создание технологической базы для развития систем автоматизации делопроиз­водства не могло не привести к разработке ряда оригинальных информационных технологий работы с документами. При этом природа данных технологий опреде­ляется необходимостью обеспечения пользователя привычными атрибутами тра­диционного делопроизводства.

Так, привычный порядок вещей, когда документы распределяются по папкам, папки — по шкафам, шкафы — по кабинетам, нашел свое отображение в системах управ­ления документами (document management). Такие системы обладают чрезвычайно простым и удобным интерфейсом, который наглядно отображает структуру хране­ния документов. При этом поиск какого-либо документа может полностью повто­рить порядок традиционного поиска: в своем электронном «кабинете» исполни­тель открывает свой электронный «шкаф», «папку» и путем просмотра документов, сложенных в определенном порядке (например, по возрастанию регистрационных номеров), быстро находит нужный материал. Естественно, такие системы реализуют и другие способы поиска, но зачастую визуальное отображение созданного пользо­вателем «хранилища» позволяет найти нужный документ быстрее.

Другая особенность правил документооборота, заключающаяся в том, что какой-либо тип документа (например накладная) по правилам данного предприятия дол­жен быть обязательно направлен конкретному сотруднику, породила системы управ­ления ходом работ (workflow management). Данные системы позволяют строго регламентировать направления документопотока в зависимости от типа документа и значений его реквизитов, автоматически направляя документ определенному исполнителю при возникновении заранее сформулированных условий. Например, если в платежном документе обозначена сумма до тысячи долларов, то он направ­ляется на подпись финансовому директору, а свыше — только президенту компа­нии. Примером среды разработки таких систем является, например, пакет Staffware (Staffware PLS).

С другой стороны, правила документооборота могут, наоборот, требовать полной свободы в определении маршрута движения документа. При этом каждый преды­дущий исполнитель документа сам определяет, кому должен быть передан доку­мент на очередном этапе. Такой порядок характерен для предприятий, в которых руководитель, вынося резолюцию, исходит из субъективных соображений при назначении исполнителей. Технология, поддерживающая организацию групповой работы с документами, получила название workgroup management.

Постоянные организационные трудности несет с собой параллельная работа с доку­ментом нескольких исполнителей. Такая работа требует неоднократных передач друг другу проектов документов, особенно если содержание одной части документа влияет на содержание другой. С появлением компьютерных сетей у пользователей возникло естественное желание автоматизировать параллельную работу с доку­ментом таким образом, чтобы, во-первых, несколько исполнителей могли одно­временно обратиться к одному и тому же документу, а, во-вторых, изменения, вне­сенные кем-либо из исполнителей, немедленно становились известными другим участникам процесса. При кажущейся простоте постановки вопроса обеспечение группового доступа к документу породило множество проблем (например, как реа­гировать на одновременную правку одного и того же фрагмента текста), которые найти свое разрешение в системах, реализующих технологию группового доступа (groupware), например в пакетах Group Wize и Lotus Notes (Lotus-IBM).

Какие же технологии необходимы для комплексной автоматизации делопроизвод­ства? Во многих западных компаниях автоматизация базируется на двух простых технологиях: электронной почте, позволяющей обмениваться данными, и системе управления документооборотом, позволяющей осуществлять единый контроль над всеми документами организации.

Особенности российского документооборота

 

В России общегосударственная система документооборота сложилась задолго до появления современных информационных технологий. Как показывает опыт, для ее реализации необходимо использование различных информационных техноло­гий работы с документами. С одной стороны, необходимость централизованной концентрации данных о документах всей организации в сочетании с достаточно сложным набором реквизитов регистрационно-контрольных форм принципиально требует достаточно мощных средств управления документооборотом. Детальный анализ показывает, что для описания обобщенной структуры данных документа требуется до нескольких десятков реляционных таблиц (см. гл. 15). Для эффек­тивной реализации такой системы необходима СУБД масштаба предприятия и соответствующие средства проектирования. С другой стороны, документооборот предполагает сложные многошаговые алгоритмы прохождения документов по орга­низации, то есть, по сути, предполагает технологии управления рабочими группами (см. гл.16).

В связи с этим на российском рынке наряду с системами, разработанными на базе готовых западных продуктов одного из вышеперечисленных классов, предлагаются оригинальные системы, разработанные специально для автоматизации отечествен­ного документооборота с использованием элементов вышеперечисленных техно­логий.

17.3. Функциональные требования к системам автоматизации делопроизводства

 

С точки зрения традиционной технологии отечественного делопроизводства, авто­матизированными системами должны поддерживаться следующие обязательные функции.

1. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.

2. Возможность ввода неограниченного числа резолюций к документу.

3. Возможность контроля исполнения резолюций, включая упредительный конт­роль.

4. Списание документа в дело.

5. Атрибутивный поиск документа в базе данных (поиск по произвольному соче­танию значений реквизитов регистрационной карточки документа).

6. Возможность проектирования стандартных (простых) отчетных форм без при­влечения разработчика.

Потребительские свойства систем автоматизации могут быть расширены за счет ряда дополнительных функций, многие из которых являются обязательными при организации тендеров (конкурсов) на приобретение системы.

1. Возможность работы с электронной копией документа.

2. Интеграция со средствами пакета MS Office.

3. Автоматизированная регистрация документа, поступившего по электронной почте.

4. Поддержка средств электронной цифровой подписи.

5. Возможность задания логических связей между документами.

6. Полнотекстовый поиск по электронным копиям документов.

7. Разделение прав доступа пользователей к различным категориям документов.

8. Web-доступ к документационной базе данных (доступ через Интернет).

9. Ведение реестров рассылки внешним адресатам, включая возможность фор­мирования конвертов, печати адресов на конвертах или наклейках, печати опи­сей вложений.

10. Ведение внутренних реестров рассылки (реестров передачи бумажных доку­ментов между сотрудниками учреждения).

11. Возможность проектирования произвольных (связанных со сложной логичес­кой обработкой) отчетных форм без привлечения фирмы-разработчика.

12. Распознавание текстов отсканированных документов.

13. Ведение электронных архивов документов.

14. Поддержка средств криптографической защиты информации.

В ряде зарубежных систем автоматизации обеспечивается поддержка специаль­ных функций, прежде всего связанных с лингвистическим анализом текстов доку­ментов:

1. Автоаннотирование — автоматическое составление аннотации документа по его полному тексту.

2. Авторубрицирование — автоматическое отнесение документа к той или иной тематической рубрике.

3. Автосвязывание — автоматическая установка гиперссылок между документами.

4. Семантический анализ, результатом которого может быть указание пользова­телю о недостаточности информации для успешного поиска документа в даль­нейшем (например, в качестве аннотаций документов вводятся схожие тексты).

5. Формирование связных текстов (отчетов) по заданной тематике на базе архива хранимых документов (так называемое «копание данных»).

17.4. Обзор систем автоматизации делопроизводства, присутствующих на российском рынке

Две модели делопроизводства — две группы систем автоматизации

 

На отечественном рынке программного обеспечения присутствуют две группы систем автоматизации делопроизводства. Они соответствуют двум моделям дело­производства. Их можно условно назвать российской и западной.

Программные системы, реализующие российскую технологию, ориентированы, в первую очередь, на использование в государственных учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации. Задача таких систем — обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов. Однако такие системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства и документооборота за счет обработки документов в сети с использованием современных технологий, например workflow. Системы этого направления являются своеобразными «мостиками» для постепенного перехода от бумажной к безбумажной технологии делопроизводства.

К системам автоматизации данной технологии относятся:

1. Дело (компания «Электронные офисные системы»);

2. Система Золушка-WIN. Служебная корреспонденция, НТЦ ИРМ, г. Москва.

Программные системы западного направления ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев, что, в свою очередь, предопре­деляет изменение существующих делопроизводственных процессов в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.

Эти системы характеризуются активным вовлечением в процесс документооборота руководящего звена предприятия и выраженным стремлением к отказу от бумаж­ных носителей информации. Основной особенностью западной технологии явля­ется моделирование конкретных реальных процессов документооборота и наст­ройка на эти модели программных систем.

Как правило, система поставляется заказчику не в виде коробочного продукта, а как набор программных средств, из которых собирается готовое решение. При адап­тации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры работников (ролевое рабочее место) устанавливаются необходимые функциональ­ные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в документообороте организации. Администратором системы формируются бизнес-функции, определяющие документопотоки в орга­низации.

К системам данного направления относятся:

1. Русифицированные версии популярных западных сред разработки:

• DocsOpen (PC DOCS);

• LinkWorks (DEC);

• Staffware (Staffware PLS);

• Lotus Notes (Lotus-IBM).

2. Программные решения, созданные российскими компаниями на основе запад­ных систем:

• система Босс-Референт компании «Ай-Ти» (Lotus Notes);

• системы OfficeMedia и CompanyMedia компании ИнтерТраст, г. Москва (Lotus Notes);

• система Золушка-Кабинет НТЦ ИРМ, г. Москва, (Lotus Notes);

• решения компании «Весть — МетаТехнология», г. Москва (Staffware и Workroute 2000).

3. Собственные разработки российских компаний:

• система LanDocs компании «Ланит»;

• система Эффект Офис компании «Гарант International»;

• система Optima WorkFlow компании «Оптима».

17.5. Принципы работы с системой Дело

Основные принципы построения системы

 

Система Дело предназначена для автоматизации традиционной модели отечествен­ного делопроизводства. Система обеспечивает пошаговое управление движением и исполнением всей совокупности документов на предприятии, в его структурных подразделениях и филиалах на всех этапах жизненного цикла документов: от при­ема или создания до передачи в архив или уничтожения.

Система поддерживает технологию, полностью преемственную технологиям дело­производства, традиционно сложившимся на российских предприятиях, и соот­ветствует нормативным требованиям в части регистрации документов, их рассылки, контроля исполнения и т. д. Система позволяет создавать и вести произвольное количество регистрационно-контрольных картотек в структурных подразделениях предприятия, что облегчает ее настройку на любую произвольную организацион­ную структуру предприятия.

Система Дело, построенная на основе технологии «клиент—сервер», поддержива­ет распределенную организацию корпоративного документооборота. Наряду со структурированной информацией о документе (регистрационная карточка) в сис­теме обеспечивается работа с электронными версиями документа. В системе реа­лизован механизм управления ходом работ (workflow management) для управления прохождением документов по организации и определения ролевых функций пользователей при работе над документами. Функции управления документами (хранение, поиск и т. д.) реализованы с использованием современных систем управ­ления базами данных масштаба предприятия (Oracle, MS SQL Server). Для инфор­мационно-аналитической работы в системе реализован Web-сервер делопроизвод­ства, обеспечивающий простой и эффективный доступ к данным о документах и самим документам для специалистов и руководителей с любого локального или удаленного компьютера через сеть Интернет (корпоративную сеть интранет).

Ввод системы в действие не требует программирования. Достаточно установить ее в компьютерной сети, ввести параметры, описывающие структуру организации и принятые правила делопроизводства. Таким образом, систему можно рассмат­ривать как готовую и документированную технологию делопроизводства.

Система является открытой в полном соответствии с принятыми стандартами. В частности, интерфейс прикладного программирования (API), поддерживающий промышленные стандарты ActiveX и MAPI, позволяет пользователям создавать соб­ственные прикладные программы для расширения/модификации возможностей системы и интеграции с другими системами. Например, пользователи могут инте­грировать систему с клиентом электронной почты для автоматической регистра­ции поступающей корреспонденции и автоматической рассылки исходящей почты или самостоятельно формировать любые отчетные формы в текстовых и таблич­ных процессорах.

Пользователи системы ДЕЛО

 

Сотрудник предприятия, которому предоставлено право работы с системой Дело, является ее пользователем. При этом разным пользователям могут предоставляться разные возможности. Например, одному пользователю может быть разрешена реги­страция документов, другому доступ к данному режиму работы будет закрыт.