Типы служебных документов: внутренние и внешние; распорядительные, отчетные, плановые; научные, и.др.
Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
Служебными называют документы, которые составляются от имени предприятия или учреждения, подписанные полномочными представителями. В служебных документах должен использоваться исключительно официально-деловой стиль. Эти документы должны быть краткими, последовательными, в них должна присутствовать точность изложения фактов и принятых решений.
Форма служебного документа - это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности расположения и взаимной связи. К элементам оформления документа относятся: наименования, различные адреса, даты, регистрационные номера и т.д. Элементы содержания - это структурные части основного текста - обращения, мотивировки, выводы, цифровые перечни, схемы и т.д.
Язык служебных документов должен удовлетворять следующим требованиям:
1. Соблюдение норм официально-делового стиля и современного литературного языка, прежде всего тех из них, которые помогают выразить мысль более четко и полно.
2. Наличие слов, употребляющихся преимущественно в официальных документах, закрепившихся в административно-канцелярской речи (типа «надлежащий», «должный», «вышеуказанный», «нижеподписавшийся» и т.п.).
3. Использование терминов и профессионализмов (обусловленное тематикой, содержанием служебных документов), в первую очередь юридических и бухгалтерских;
4. Широкое употребление сложных отыменных предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания, например: «в целях оказания помощи», «в порядке оказания помощи» ',
5. Ограниченное употребление усложненных синтаксических построений – предложений с причастными и деепричастными оборотами, с различного рода перечислениями.
Служебные документы обладают следующими обязательными качествами:
- достоверность и объективность;
- точность, исключающая двоякое понимание текста;
- максимальная краткость, лаконизм формулировок;
- безупречность в юридическом отношении;
- стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения;
- нейтральный тон изложения;
- соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста.
33. Юридические и финансовые документы. Докуме́нт (от лат. documentum — «образец, свидетельство, доказательство») — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.
В узком смысле докуме́нт — облечённый в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определённого значения. В широком смысле и книга, и скульптура — документы.
Юридический документ — материальный носитель, оформленный и составленный в соответствии с требованиями действующего законодательства, создающий у лиц права и обязанности.
(contract) Имеющее юридическую силу соглашение между двумя и более сторонами, в котором определяются действия и взаимные платежи сторон. В контракте может также предусматриваться порядок разрешения споров по поводу интерпретации договора, например арбитражный или судебный. Контракт о работе по найму (трудовой договор) заключается между работодателем и рабочим и конкретизирует, с одной стороны, работу, которую должен выполнить работник, а, с другой – заработную плату и условия работы, которые обязан обеспечить работодатель. Контракты могут быть условными, т. е., содержать положение о том, что те или иные действия предпринимаются лишь при определенном стечении обстоятельств; примерами таких контрактов являются страховые полисы. Условия, которые разрешается включать в имеющий юридическую силу договор, определяются законодательством. Во многих случаях, возможные стечения обстоятельств настолько многообразны или с таким трудом поддаются объективной проверке, что включение в контракт всех деталей невозможно или делает его слишком сложным. В таких случаях действует подразумеваемый, или скрытый, договор (implicit contract), под которым понимается устное или лишь частично письменное соглашение сторон о том, как должна вести себя каждая из них при изменении обстоятельств.
Юридические документы делятся на четыре вида:
Нормативные документы. Их особенность состоит в том, что они содержат нормы права. На современном этапе нормативные акты являются ведущей формой права. Понятно, что среди юридических документов они занимают главенствующее положение: содержат своего рода программу поведения субъектов права (см. схему 1);
Интерпретационные акты (или акты толкования). Не всегда опосредуют принятие юридических действий. Их необходимость становится очевидной в сложных правовых ситуациях, хотя мысленно толкование (уяснение норм права) производится практически всегда;
Документы, фиксирующие юридические факты. Их особенность состоит в том, что они регистрируют различные фактические обстоятельства независимо от их использования в конкретных правонарушениях (фиксация стажа, возраста и т. п.). Они очень многочисленны и, в свою очередь, могут быть разделены на группы:
§ фиксирующие правовой статус субъектов (паспорт, свидетельство о браке, усыновлении, военный билет, документы об образовании, различного рода удостоверения и др.);
§ фиксирующие правовой режим объектов (технический паспорт автомашины, счет в сберегательном банке, сберегательная книжка, свидетельство о праве собственности на недвижимость, ценные бумаги и проч.);
§ фиксирующие акты-события (свидетельство о рождении) или акты-действия (акт о нахождении на работе в нетрезвом состоянии);
Заявление - форма обращения от имени физического лица или организации, в котором это лицо просит соответствующее лицо совершить определенное юридически значимое действие. Таким образом, заявление может быть адресовано как в государственные учреждения так и в коммерческие структуры. Обычно заявление подается в письменной форме. В некоторых случаях закон допускает подачу заявления в устной форме.
Пишется заявление на отпуск на листе бумаги формата А4 либо набирается на компьютере. Данный документ имеет такую же форму и структуру, как обычное заявление:
1. Шапка документа.
Размещается в верхнем правом углу листа. В ней указывается должность, наименование организации, фамилия и инициалы руководителя, которому адресовано заявление – в дательном падеже, а также должность и ФИО составителя – в родительном падеже.
2. Заголовок документа.
Посередине листа, под шапкой, пишется наименование документа – Заявление.
3. Текст заявления.
Затем следует непосредственно текст заявления, который составляется в произвольной форме. Он должен содержать просьбу о предоставлении отпуска, период и причину (в случае необходимости).
4. Дата и подпись.
В нижнем левом углу листа ставится дата составления документа и рядом подпись составителя.
5. Доверенность – это письменный документ, который выдается одним лицом другому и позволяет совершать определенные действия от имени первого.
Доверенность всегда имеет письменную форму.
В некоторых случаях, прямо предусмотренных законом, доверенность должна быть удостоверена нотариусом.Доверенность на право совершения определенных действий от имени организации (юридического лица) выдается этим юридическим лицом и заверяется его печатью. Финансовые документы предприятия – документы, из которых можно узнавать финансовое состояние организации за конкретную дату или итоги его работы за конкретный период. Из этих документов можно узнать о возможностях организации в плане финансов, прибыли или убытках, возможностях для дальнейшего ведения деятельности. Главные финансовые документы: балансовый отчёт, отчёт о прибыли или убытках, отчёт о направлениях расхода денег.