Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения ЭИС является система документации, используемой в процессе управления экономическим объектом. Под документом понимается определенная совокупность сведений, используемая при решении экономических задач, расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной формой. Документ рассматривается как специальный знак экономического языка, имеющий единство формы, содержания и материального носителя и обладающий следующими свойствами:
- полифункциональности, поскольку документ может предназначаться для выполнения функций регистрации информации о состоянии элементов и процессов, происходящих в экономической системе, для обработки, хранения этой информации и для передачи ее на расстояние;
- наличие юридической силы, обеспечиваемой присутствием подписи должностных лица, благодаря которым подтверждается достоверность содержащейся в документе информации.
Система документации - это совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно используемых в процессе управления экономическим объектом. Отличительной особенностью системы экономической документации является большое разнообразие видов документов, которые можно классифицировать по следующим признакам:
- по степени официальности (документы утвержденной и неутвержденной формы);
- по отражаемой стадии воспроизводства (производство, торговля и т.д.);
- по уровню управления (государственный уровень, уровень министерства, уровень объединений, предприятий и организаций);
- по принадлежности к определенной функции управления (прогнозирования, планирования, учета, контроля, анализа, нормирования, оперативного управления и др.);
- по отношению к экономической системе (внешние и внутренние);
- по отношению к ЭИС (не обрабатываемые в системе документы и обрабатываемые в системе);
- по отношению к задаче (первичые документы, промежуточные и результатные документы);
- по способу заполнения (документы ручного заполнения; полуавтоматического, при котором часть информации заносится в документ автоматически из справочников, а оставшаяся часть с помощью ручного набора на клавиатуре; автоматического получения, осуществляемого с помощью ЭВМ);
- по способу чтения и обработки (документы визуального чтения и ручной обработки, машино-ориентированные документы, машино-читаемые документы);
- по периодичности (годовые, квартальные, месячные и т.д.);
- по срочности (срочные, не срочные).
Существующие системы документации, характерные для неавтоматизированных ЭИС, отличаются большим количеством разных типов форм документов, большим объемом потоков документов и их запутанностью; дублированием информации в документах и работ по их обработке и, как следствие, низкой достоверностью получаемых результатов. Обработка документов в таких системах занимает более 40 % времени работников управления. Для того чтобы упростить систему документации, используют следующие два подхода:
- проведение унификации и стандартизации документов;.
- введение безбумажной технологии, основанной на использовании электронных документов и новых информационных технологий их обработки.
Рассмотрим содержание каждого из подходов. Унификация документов выполняется путем введения единых форм документов в результате осуществления синтаксической и семантической унификации. Таким образом, вводится единообразие в наименования показателей, единиц измерения и терминов, в результате чего получается унифицированная система документации.
Унифицированная система документации (УСД) ─ это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для оптимального управления некоторым экономическим объектом. По уровням управления, для которых разрабатываются УСД, они делятся на межотраслевые системы документации, используемые на всех предприятиях страны, отраслевые, применяемые только на предприятиях конкретной отрасли, и системы документации локального уровня, т.е. обязательные для использования в рамках предприятий или организаций.
В настоящее время разработаны следующие виды УСД на межотраслевом уровне:
- стандартов и технических условий,
- проектно-конструкторской и технологической документации,
- проектной документации по капитальному строительству, -
- плановой документации,
- статистической отчетности,
- первичной учетной документации,
- финансовой первичной и отчетной документации,
- бухгалтерской документации бюджетных организаций и объединений,
- организационно -распорядительной документации,
- документации по материально-техническому снабжению,
- документации по ценообразованию и торговле.
Любой тип УСД должен удовлетворять следующим требованиям:
- документы входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС;
- УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система;
- УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации;
- УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней;
- все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД и все реквизиты - признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов.
На государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях создаются унифицированные системы документации. Главная цель - это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования: к унифицированным системам документации; к унифицированным формам документов различных уровней управления; к составу и структуре реквизитов и показателей; к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.
Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков:
1) чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;
2) одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;
3) работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач;
4) имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др.
Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Таким образом, изучая данную тему можно прийти к выводам, что во все времена при решении любых задач и принятии решений человек стремился иметь как можно более полную и достоверную информацию. Постепенно человечество получало все больше информации об окружающем мире и создавало большие объемы информации во всех областях своей деятельности. По мере накопления этой информации требовались соответствующие методы и средства ее обработки для целенаправленного использования.
Человечество прошло несколько информационных революций, связанных с изобретением письменности, книгопечатания, появлением электрических и электромеханических, а также электронных устройств. Каждая из этих революций была связана с появлением принципиально новых, более совершенных технических средств для сбора, хранения, обработки, использования и передачи информации.
Вторая половина XX в. ознаменовалась крупным технологическим рывком научно-технического прогресса (НТП). Появление в середине XX в. электронно-вычислительных машин/компьютеров открыло новые возможности обработки информации и управления.
Исторически создание вычислительной техники, ЭВМ/компьютеров явилось выдающимся результатом развития электротехники и технических знаний в целом. Постепенно наращивалась память, повышался уровень программного обеспечения, и компьютеры стали приобретать не только вычислительные, но и другие функции.
Характерной чертой нашего времени являются интенсивно развивающиеся процессы информатизации практически во всех сферах человеческой деятельности. Они привели к формированию новой информационной инфраструктуры, которая связана с новым типом общественных отношений (информационные отношения), с реальностью (виртуальной реальностью), с новыми информационными технологиями различных видов деятельности. Сердцевиной современных информационных технологий являются автоматизированные информационные системы (АИС), создание, функционирование и использование которых привело к возникновению специфических понятий, категорий, приемов и навыков.
Информационное обеспечение (ИО) должно предоставить всем функциональным подсистемам необходимую информацию в требуемом объеме, в требуемые сроки и в удобной для использования форме. В настоящее время изучение дисциплин, связанных с автоматизированными информационными системами (АИС), является обязательным элементом подготовки специалистов в самых разнообразных областях деятельности.