В ходе реализации проекта правовая составляющая играет важную роль. Однако часто правовое обеспечение проекта носит характер отдельных действий, осуществляемых при возникновении нестандартных ситуаций. Следствием этого является низкая эффективность применения юридических процедур при реализации проекта. Данное обстоятельство объясняется, прежде всего, тем, что линейные специалисты (юристы), привлеченные в команду проекта, неполноценно используют возможности методов и средств юридической техники вследствие неполного понимания процессов управления и приоритетов задач проекта. Система правового обеспечения проекта рассматривается в качестве одного из базовых инструментов управления, применяемых на всех стадиях жизненного цикла проекта и предполагает использование юридических знаний, методов и средств с целью обеспечения эффективности и результативности проекта. Основной целью системы правового обеспечения проекта является придание юридической силы документам, действиям, процедурам, создаваемым и осуществляемым в ходе жизненного цикла проекта.
К особенностям системного подхода применяемого для правового обеспечения жизненного цикла проекта относятся:
1. Целостность - всесторонний анализ юридических аспектов проекта, осуществление процедур правового обеспечения на всех фазах жизненного цикла проекта.
2. Синтез юридических знаний и методов управления.
3. Плановость - процедуры правового обеспечения носят плановый характер и направлены в первую очередь на предупреждение негативных событий.
Здесь следует выделить три основных группы процедур:
1. Определение порядка выбора поставщиков и подрядчиков. В зависимости от требований заказчика (или инвестора) проекта, видов выполняемых работ и поставляемых материалов выбор поставщиков и подрядчиков может осуществляться на основании подрядных торгов (тендера) или мониторинга рынка. Помимо установления способа выбора поставщиков и подрядчиков необходимо определить ключевые критерии, на основании которых будет осуществляться такой выбор. Как правило, приоритетность тех или иных критериев зависит от типа решаемых задач. Так, например, при определении поставщика широко распространенных материалов решающим критерием является стоимость контракта, в то же время основным условием выбора поставщика уникального материала может являться срок поставки.
Одним из основных методов размещения заказов на исполнение проекта являются подрядные торги, при которых выбор исполнителя (подрядчика, поставщика, управляющего проектом) производится на конкурсной основе. При этом в качестве предмета торгов могут выступать подряды на поставку и услуги, в том числе:
- реализацию проектов различного масштаба и сложности;
- выполнение отдельных этапов проектов (проектных, инженерно-изыскательских и исследовательских, конструкторских, строительных, монтажных, пусконаладочных и других работ, включая ТЭО);
- управление проектом;
- поставку комплектного технологического оборудования, в том числе на условиях сдачи «под ключ»;
- прочие поставки и услуги, в том числе услуги консультантов.
По способу проведения и отбора претендентов различают торги: подрядные с предварительной квалификацией участников и без таковой, с участием иностранных оферентов и без участия таковых, открытые и закрытые.
В случае проведения открытых торгов объявление о них публикуется в официальных периодических изданиях за 2-6 месяцев до срока представления оферт — формальных предложений заключить сделку с указанием всех необходимых условий. Объявление обычно содержит следующую информацию:
- наименование заказчика и организатора торгов;
- краткую характеристику проекта;
- ориентировочные объемы и сроки выполнения работ;
- условия исполнения контракта и получения тендерной документации;
- срок представления оферт пакета документов.
При проведении закрытых торгов сообщение о предварительной квалификации содержится в приглашениях, направляемых по решению организатора торгов или тендерного комитета в адрес потенциальных претендентов. Чаще всего такие предложения передаются одному-двум подрядчикам.
Основными участниками торгов являются:
- заказчик — лицо, для которого выполняется проект (объект торгов);
- организатор торгов —лицо, которому заказчик поручил проведение торгов;
- тендерный комитет — организация, фирма, консорциум (отечественный или международный), от чьего имени подана заявка;
- оферент — претендент, который прислал тендерное предложение (оферту), подкрепленное банковской гарантией и содержащее согласие участвовать в торгах на условиях, изложенных в тендерной документации.
При проведении торгов в функции заказчика входит следующее:
- принятие решения о проведении подрядных торгов;
- определение лица, которое будет организатора торгов;
- контроль за работой организатора торгов и участие в работе тендерного комитета через своего представителя;
- установление окончательных условий договора и заключение его с победителем торгов.
Заказчик должен обладать потребными инвестиционными ресурсами или правом распоряжения ими в необходимый период времени, подтвержденным соответствующим финансовым документом.
Функции организатора торгов включают:
- подготовку документов для объявления торгов, публикацию объявления и рассылку приглашений;
- формирование тендерного комитета;
- руководство деятельностью тендерного комитета и привлекаемых инженерно-консультационных организаций в части подготовки тендерной или другой необходимой документации и контроль за этой деятельностью;
- утверждение результатов торгов;
- рассмотрение апелляций о пересмотре решений тендерного комитета;
- ликвидацию тендерного комитета;
- несение всех расходов по подготовке и проведению торгов.
Организатор торгов обязан иметь статус юридического лица и лицензию на право проведения торгов. Пределы его прав и обязанностей устанавливаются в договоре на организацию и проведение торгов.
В условиях недостаточного развития рыночных отношений торги проводят, как правило, государственные и муниципальные органы управления.
Тендерный комитет исполняет следующие функции:
- собирает заявки на участие в торгах и на предварительную квалификацию;
- проводит предварительную квалификацию претендентов;
- организует разработку и распространение тендерной документации и решает вопросы изменения этой документации;
- знакомит претендентов с тендерной документацией и дает необходимые разъяснения;
- обеспечивает сбор, регистрацию, хранение и оценку представленных оферт;
- осуществляет процедуру торгов и ее оформление;
- рассматривает возможные споры, претензии участников торгов;
- определяет победителя или принимает иное решение по результатам торгов и представляет их на утверждение;
- публикует в средствах массовой информации отчет о результатах торгов.
Тендерный комитет самостоятельно разрабатывает и утверждает регламент своей работы.
Претендент имеет право:
- получать от тендерного комитета исчерпывающую информацию об условиях и порядке проведения подрядных торгов;
- обращаться в тендерный комитет с просьбой об отсрочке представления оферты в письменном виде.
2. Определение порядка согласования контрактов. Имеется распространенное мнение, что разработка условий контракта является исключительно обязанностью юридической службы. Такой подход заранее определяет появление проблем и разногласий в ходе исполнения контракта. Условия контракта должны разрабатываться и согласовываться членами команды проекта, линейными службами организации в пределах их компетенции и ответственности. В то же время, юридическая служба должна четко понимать, какие цели должны быть достигнуты по исполнении контракта, и предложить варианты обеспечения достижения этих целей. Так, в целях соблюдения исполнения сроков, предусмотренных длящимися контрактами, необходимо определить промежуточные результаты работ (услуг, поставок), а также санкции в случае нарушения установленных сроков. Кроме того, возможно установление поощрений и бонусов, выплачиваемых по выполнению всех условий контракта.
3. Заключение контрактов. Процедура заключения контрактов должна проходить при непосредственном участии юридической службы, задачами которой является обеспечение законности процедуры подписания (проверка полномочий лиц, подписывающих контракт, способов подписания контракта и др.).