РЕФЕРАТ
Выполнила:Паткаускайте Кристина проверила
Студентка группы: Т-О-20 преподаватель
Дата сдачи: 28.10.21
Дата защиты
Оценка:
Пос.Электроизолятор
Содержание
Введение……………………………………………………………...........ст.3
Понятие о деловом документе....................................ст.4
Реквизиты и оформление делового документа..................... ст.5
Текст делового документа..................................... ст.7
Заключение................................................ ст.10
Список литературы и источников............................... ст.11
Введение
Для официально-деловой сферы характерны специфические отношения между партнерами по общению: в контакт вступают не только физические лица («живые люди»), а так называемые юридические лица, т. е. учреждения, предприятия, фирмы, и другие коллективы, обладающие самостоятельным юридическим статусом, в том числе коллектив самого высокого ранга — государство. Должностное лицо, подписывающее деловую бумагу, выступает лишь как посредник. Например, декан, ставящий визу на заявлении студента, является посредником, выполняющим волю коллективного субъекта — университета или государства в целом, поскольку его действия диктуются не его симпатией или антипатией к студенту, а правилами (конституцией страны, трудовым законодательством, уставом университета и т. д.), которым и подчиняется его воля. Для обслуживания сферы деловых отношений используется особый стиль — официально-деловой.
Нередки ситуации, когда личное мнение должностного лица находится в противоречии с необходимостью следовать «букве закона». Для того чтобы свести к минимуму субъективность при принятии особо важных решений, мнение коллектива представляет не одно лицо, а несколько, о чем свидетельствуют подписи на документе.
Реальный, живой человек здесь тоже выступает в особой роли — он рассматривается партнером по коммуникации в отвлечении от его индивидуальных особенностей, склонностей, черт, т. е. абстрактно. Учитываются только данные, которые являются значимыми для понимания ситуации. Такой подход необходим для того, чтобы при рассмотрении бесчисленного множества конкретных ситуаций не утонуть в мелочах и подробностях, не имеющих отношения к существу дела и в конечном счете все равно не оказывающих влияния на принятие решения. Деловое общение стремится свести отношения к однотипным.
Понятие о деловом документе
Деловой документ является разновидностью непубликуемого, т.е. предназначенного для однократного использования. Его цель - принятие или исполнение непосредственных управленческих решений. Он содержит первоначальные исходные фактические сведения, показатели, параметры и т.п. и является средством и результатом управленческой деятельности, поскольку управление обществом, отраслью народного хозяйства или предприятием (организацией, учреждением) представляет собой с точки зрения технологии процесс получения, обработки и передачи информации.
Деловые документы часто называют управленческими, а их совокупность - управленческой документацией (совокупность документов по определенному предмету). В учреждениях, организациях и предприятиях образуются функциональные комплексы документов (потоки и массивы) или функциональные системы документации: организационно-распорядительной, финансово-расчетной, снабженческо-сбытовой и т.п.
Деловой документ отличается совокупностью внешних признаков, включающих способ фиксирования информации, носитель, физико-химическое состояние, форму и размер документа, элементы его правового, делопроизводственного оформления и начертания знаков письма.
Деятельность по созданию документов называется документированием. Условия, обеспечивающие движение, поиск и хранение документов, объединяются под общим названием - организация работы с документами. Деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами в процессе управленческой деятельности, называется делопроизводством.
Большинство деловых документов оформляются согласно формуляру-образцу, на базе которого разрабатываются унифицированные документы с учетом возможности их машинной обработки и изготовления бланков. Существуют стандарты на унифицированные системы документации.
Реквизиты и оформление делового документа
Деловой документ имеет юридическую силу, когда его правовая функция дополняется соответствующим составом и расположением реквизитов, соответствующими внешними признаками, временными и территориальными границами и объектами его действия.
Реквизит (лат. requisitum - требуемое, необходимое) - совокупность обязательных данных, без которых документ не может быть основанием для учета и не имеет юридической силы. Это обязательные данные, установленные законом или положениями для деловых документов. Отсутствие хотя бы о Open Sans дного из реквизитов лишает его держателя возможности использовать документ по назначению.
Оформление документа - это проставление необходимых реквизитов, их написание и расположение на бланке. Для унифицированных форм документов применяют бумагу форматов A3 (297x420 мм), А4 (210x297 мм), А5 (148x210 мм), А6 (105x148 мм).
Формуляр-образец - единая модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Деловые документы, как правило, имеют постоянно действующий бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной. Постоянная информация сообщает название организации (учреждения, предприятия), ее адрес, номер телефона или факса; под переменной имеются в виду документная информация, а также элементы правового и делопроизводственного оформления (исходящий номер, подпись должностного лица, печать).
При составлении и оформлении документов обязательно указываются учреждение-автор (как правило, указывается на бланке), вид документа (кроме писем), заголовок, адрес и дата, отметка о согласовании текста, удостоверение документа (подпись, учреждение, печать), отметка о его прохождении и исполнении.Наименование вида документа. Во всех документах, кроме писем, приводится название вида документа, способствующее быстрому восприятию его содержания. Исходя из наименования, устанавливается перечень необходимых для его оформления реквизитов, структура текста и особенности изложения, уровень обязательности выполнения его требований (акт, распоряжение, режим, постановление и т.п.).
Дата. Документ датируется днем его подписания или утверждения (за исключением материалов коллегиальных органов, датируемых днем проведения коллегии). Элементы даты приводятся в одном ряду тремя парами арабских цифр в такой последовательности: день, месяц, год.
Индекс. Этот реквизит обеспечивает оперативный справочно-информационный поиск документа, его сохранность и контроль исполнения. Он включает в себя три пары арабских цифр, где первая пара - индекс структурного подразделения, вторая - номер дела в номенклатуре подразделения, третья - порядковый номер по журналу учета. Например, входной номер №03-12/97: первая цифра 03 - шифр структурного подразделения автора документа, 12 - номер дела, где хранится копия исходящего документа; 97 - регистрационный номер документа по журналу учета входящих документов и канцелярии.
Печать прикладывается к документам, требующим особого освидетельствования их аутентичности. Она может быть гербовой или простой. Гербовая печать прикладывается к документам, подтверждающим юридические и физические права лиц или устанавливающим затраты денежных средств и материальных ценностей, а также к уставам, положениям, где, согласно нормативным актам, необходимо наличие оттиска печати. Простые печати могут иметь различную форму: круглую, квадратную и треугольную. Герб на ней не изображается. Ее прикладывают к документам, выходящим за пределы организации, к размноженным экземплярам распорядительных документов при их рассылке, к справкам с места работы.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Этот реквизит содержит такие данные: краткую справку о выполнении, слова «в дело» и номер дела, к которому будет подшит документ, дату направления документа в дело, подпись руководителя структурного подразделения или исполнителя.В отдельных документах может отсутствовать часть реквизитов. К числу обязательных относятся реквизиты, дающие документу юридическую силу и повышающие оперативность его подготовки, обработки, использования.
Текст делового документа
Текст - главный элемент документа. В любом деловом документе он состоит из логически выстроенных частей: вступления, доказательства, заключения. Во вступлении адресат готовится к восприятию темы (указывается повод, приведший к составлению документа, излагается история вопроса и т.п.). В доказательстве освещается суть проблемы (доказательства, пояснения, размышления, сопровождающиеся цифровыми расчетами, ссылками на законодательные акты и другие материалы). В заключении, которое может быть активным или пассивным, формулируется цель составления документа: активное заключение точно определяет действие адресата, цель пассивного - проинформировать о каком-либо факте, обстоятельстве и т.п. Текст документа, состоящий только из заключения, называется простым, а содержащий другие элементы - сложным.
По способу изложения материала документы делятся на две категории: с высоким и с низким уровнем стандартизации. Первые составляются в соответствии с утвержденной формой. Унификация как одно из направлений рационализации документов воплощается в разработке и применении на практике типизированных и трафаретных текстов.
Типизация текстов - процесс создания текста-образца, стереотипа, на основе которого могут строиться документы аналогичного содержания, отвечающие подобным управленческим ситуациям. При этом наиболее точно сохраняются основные конструкции и формулировки. Типовые тексты, как правило, оформляются в виде специальных сборников. Т.е. трафаретные тексты - дословное воспроизведение постоянной информации группы документов с пропусками для дальнейшего конкретного заполнения. По способу изложения документы с низким уровнем стандартизации принято делить на рассказы, описания, размышления.
Размышлением называется вид текста, в котором логические определения, мысли и умозаключения раскрывают внутреннюю связь явлений, доказывают определенный тезис. Различают два основных вида доказательств - дедуктивный, когда мысль развивается от общего к частному, и индуктивный, в котором мысль направлена от отдельных фактов к общему.
Текст делового документа отвечает следующим основным требованиям: достоверность и объективность содержания, нейтральность тона, полнота информации, максимальная краткость, убедительность. Убедительным является тот документ, который приводит к принятию адресатом предложения или выполнения просьбы, изложенной в документе. Убедительно составленное письмо может ускорить принятие управленческого решения, помочь избежать назревшего конфликта. Текст раскрывает основное содержание документа.
Заключение
В процессе выполнения работы мы рассмотрели понятия о деловом документе; научились выполнять классификацию деловых документов, составление текста делового документа, расположение и правильное написание его реквизитов и оформления; привели краткие характеристики отдельных видов деловых документов. Документационное обеспечение документов предполагает не только создание документов, но и организацию работы с ними. Организация работы с документами - это организация документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности. Документооборот организации - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки.В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и нерегистрируемые документы; поступающие, отправляемые и внутренние документы. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.
Список литературы и источников
1.Данилкин И.Т., Документ: информационный анализ. - Секретариат, 2007.-178ст.
2. Зиновьева Н.Б., Саятина НА., Пашнина И.И. Документ в коммуникации и восприятии: Лекции по курсу "Документоведение". - Краснодар, 2005. - 58 с.
3. Ильюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации. - М.: МГИАИ, 2007. - 132 с.
4. Столяров Ю.Н. Классификация документа: решения и проблемы // Книга: Исслед. и материалы. - М., 2005. - Сб. 70. - С. 24-40.
5.https://www.sekretariat.ru
6.Максимова А.А., Лекции по курсу "Документирование"-Ростов-на-Дону,2006.-60с