Численный состав и номенклатура должностей работников службы делопроизводства прежде всего зависит от возложенных функций, объема выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами).
В период разработки в стране Единой государственной системы делопроизводства в конце 1960 - х годов НИИ труда предложил методику расчета численности делопроизводственного персонала исходя из объема документооборота и общей численности работников учреждений. Формула выглядела достаточно простой:
Численность = 0,00016 x D0.98 х Р 0.1
Простота расчета по данной формуле привела к ее многократному повторению в учебных и справочных пособиях по делопроизводству. Однако она была рассчитана на министерства и государственные комитеты и основывалась на существовавшей в те годы технологии машинописного оформления документов с многократными перепечатками текстов при подготовке документа и малой степени механизации управленческого труда. Расчет по этой формуле даст значительно завышенный количественный состав службы делопроизводства, не соответствующий новым технологиям и выросшей производительности труда в сфере управления. Сегодня эта формула интересна лишь для истории делопроизводства.
Более реален расчет численности делопроизводственного персонала, проводимы исходя из трудоемкости выполняемых видов работ по формуле, разработанной Центральным бюро нормативов по труду и приложенной во всех сборниках нормативов времени на делопроизводственные виды работ, в том числе и в последнем - "Нормативы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур в федеральных органах исполнительной власти", утвержденном Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 г. № 23.
Методика расчета в них одинакова. Чтобы вычислить необходимую численность персонала отдельно определяется трудоемкость каждого вида нормируемых и ненормируемых работ. Для нормируемых видов работ нормативы времени уже рассчитаны и указаны в перечисленных сборниках. По каждому виду работ норматив времени определяется по формуле
Н вр = Н × К,
Где Н вр - затраты времени на выполнение конкретного нормативного вида работы, ч;
К- коэффициент, учитывающий затраты на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых, физкультурные паузы и личные потребности, % оперативного времени.
По результатам анализа карт, фотографий, и само фотографий рабочего времени К принимается равным 1.1
Затем определяется годовая трудоемкость нормируемых работ (Т) в часах с учетом каждого вида выполняемых работ по формуле:
Т н = Н вр × V i,
Где Н вр - затраты времени на выполнение конкретного нормативного вида работы, ч;
Vi - объем конкретного вида работы выполняемые за год.
Годовая трудоемкость ненормируемых работ в часах определяется методом экспертных оценок с учетом объема выполняемых работ по формуле:
Т нн = Н ннj × V j,
Где Н ннj - трудоемкость ненормируемой работы конкретного вида,
V j - годовой объем ненормируемых видов работ.
Общую годовую трудоемкость как нормируемых, так и не нормируемых операций рассчитывают по формуле:
Т о = Т н + Т нн
Зная общую годовую трудоемкость работ, выполняемых службой делопроизводства, рассчитывают сколько надо работников для выполнения этой работы по формуле:
Где Ф n - полезный фонд рабочего времени работника за год.
Примеры, как провести расчет численности работников службы делопроизводства можно взять в тех же сборниках нормативов времени Центрального бюро нормативов по труду.
Примеры расчета численности работников делопроизводственной службы (традиционные технологии)
Расчет численности работников произведен исходя из плановой трудоемкости работ, выполняемой в течение года.
| № п/п | Вид выполняемой работы | Номер норматива | Единица объема работы | Объем работы за год | Норматив времени на единицу объема работ, чел. -ч. | Сумма затрат времени чел. - ч. |
| Составление и ведение номенклатуры дел организации | 3.1.1.2 | 200 позиций | ||||
| Обработка полученных документов | 3.1.2.1 | 10 документов | 0,78 | 1123,2 | ||
| Обработка отправленных документов | 3.1.2.2 | 10 документов | 0,80 | 852,0 | ||
| Контроль исполнения документов | 3.1.3 | 10 документов | 0,70 | 10,5 | ||
| Передача дела в архив организации из структурного подразделения | 3.1.5.7 | 10 дел | 3,20 | 3,20 | ||
| Итого | 7377,4 |
Тн -трудоемкость работ, рассчитанная по приведенным в сборнике нормативам времени с учетом коэффициента К = 1,1 учитывающие затраты времени организационно- техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы и личные потребности) -8115.1чел.-ч.
Т нн - трудоемкость работ, непредусмотренных сборником - 114,2 чел.-ч. (определена экспертным путем).
Ф n - полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч.,(принимается в среднем равным 1910 ч.).
Приведем еще один пример расчета численности работников службы делопроизводства, данный в Межотраслевых укрупненных нормативах времени на работу по документационному обеспечению управления:
Расчет численности работников службы ДОУ (канцелярии произведен исходя из фактической трудоемкости работ, выполненных в истекшем году.
Т н - трудоемкость работ, рассчитанная по приведенным в сборнике нормативам времени с учетом коэффициента К=1,1 учитывающие затраты времени на организационно- техническое обслуживание рабочего места, отдыха (включая физкультурные паузы и личные потребности) - 11698,5 чел.-ч.
Т нн - трудоемкость работы, не предусмотренных сборником- 98,8 чел. -ч. (определена экспертным путем).
Ф n - Полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч., (принимается в среднем равным 2006 ч.).
И, наконец, возьмем примеры, данные в последних нормативах времени 2002 г.
Расчет нормативной численности работников службы документации, обеспечивающих комплекс задач "Учет и регистрация документов"
| Наименование работы | Единица измерения | Годовой объем работы | Норма времени, ч.. | № таблицы | Нормативная трудоемкость, ч. |
| 1.Ведение контрольной картотеки | Одна РКК | 0,15 | |||
| 2. Запись в книге учета отправляемых документов | Одна запись | 0,04 | |||
| 3. Опись входящих документов | Одна опись | 0,23 | 27,6 | ||
| 4. Заполнение реестра | Один реестр | 0,19 | 709,27 | ||
| 5. Обработка телеграмма | Одна телеграмма | 0,11 | 71,5 | ||
| 6. Рассылка документов | Один адресат | 0,023 | |||
| 7. Регистрация получаемых документов коллегиального органа | 2 л. | 0,03 | |||
| 8. Регистрация внутренних приказов | 2 л. | 0,08 | 4,8 | ||
| 9. Учет приказов коллегиального органа | Один документ | 0,07 | 8,4 | ||
| 10. Учет решений (постановлений) коллегиального органа | Один документ | ||||
| 11. Учет телеграмм коллегиального органа | Одна телеграмма | 0,05 | 7,5 | ||
| 12. Учет сводок коллегиального органа | Одна сводка | 0,48 | 28,8 | ||
| 13. Учет описи документов коллегиального органа | Одна опись | 0,12 | 50,4 | ||
| 14. Учет писем-извещений коллегиального органа | Одно письмо | 0,05 | |||
| 15. Учет постановлений коллегиального органа | Один документ | 0,08 | 9,6 | ||
| Итого: | 3002,87 |
Регистрационная карточка (РКК) - регистрационно-контрольная карточка, имеющая специально разработанную форму для записи и служащая для учета и контроля поступающих документов, объемом не более 1500 знаков.
Л - лист (л.) - единица измерения объема машинописного текста на листе бумаги, размером 210х297 мм (формат А4) напечатанного с одной стороны, на котором размещается 38 - 41 строка (2450 знаков) через 1.5 интервала с количеством 60 - 64 печатных знаков в строке (в автоматизированных условиях - 2 Кбайта).
Т н - затраты времени, рассчитанные по нормам времени- 3002,87 ч.
Ф n - норма рабочего времени на одного работника за год - условно принимается равной 2000 ч.
Т нн - 438,9 - затраты времени,не предусмотренные нормами, носящие разовый характер (определены экспертным путем);
Т об = 3002,87+ 438,9 = 3441,77 ч.
Пример расчета 2
Расчет численности основного персонала работников службы документации
| Наименование работы | Единица измерения | Годовой объем работы | Норма времени, ч. | № таблицы | Нормативная трудоёмкость |
| 1.Автоматизированный учет объема документооборота учреждения | 100 документов | 0,1 | |||
| 2.Автоматизированная регистрация поступающих документов | 10 документов | 0,40 | |||
| 3. Автоматизированный учет количества поступающих документов | 100 документов | 0,05 | 3,25 | ||
| 4. Автоматизированный контроль исполнения поступающих документов | 10 документов | 0,7 | |||
| - | - | - | - | - | - |
| 10. Автоматизированный учет количества отправляемых внутренних документов | 100 документов | 0,04 | |||
| Итого: |
Т н - затраты времени, рассчитанные по нормам времени, - 10545 ч.
Т нн - затраты времени, не предусмотренные нормами, носящие разовый характер, - 1096,8 ч. (определены экспертным путем);
Ф n - нормы рабочего времени одного работника за год, ч. - условно принимается равной 2000 ч.
Как видим из приведенных примеров методика рассчитана одинакова, но нормативы времени вы берете из того сборника, которым вы пользуетесь, а ненормируемые виды работ рассчитываете путем экспертных оценок сами.
Кроме работников, входящих непосредственно в штат службы делопроизводства, в каждом структурном подразделении может быть секретарь, ведущий делопроизводство в отделе. При отсутствии такого руководителя подразделения должен назначить одного из сотрудников отдела ответственным за ведение делопроизводства.
Таким образом, общая численность работников, занимающихся делопроизводственным обслуживанием в организации, будет складываться из штатной численности работников службы делопроизводства и всех работников других подразделений, на которых возложены делопроизводственные функции.
Заключение
Исследуя материал по теме курсовой работы можно сделать следующие выводы:
В соответствии с требованиями Государственной системы ДОУ документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой - службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ). Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия.
Основными задачами службы ДОУ являются:
• внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;
• осуществление методического руководства организацией работы с документами в структурных подразделениях предприятия;
• обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;
• совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.
Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.
Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
Список использованных источников и литературы
Источники
. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения. - М: Изд-во стандартов, 1998.
. ДР-191-98. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. - М.: ВНИКДАД, 1998.
. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000г. № 68). - М., 2001.
. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г.
Литература
. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учеб. Пособие.- М.: Эксмо,2007
. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учеб пособие.- Ростов н/Д.: Феникс, 2004
. Галахов В.В. Делопроизводство: Образцы, докуметы, организация и технология работы. - М.: ООО "ТК Велби", 2005
. Демин Ю.М. Делопроизводство: Подготовка служебных документов. - СПб.: Питер, 2004
. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. - СПб.: Бизнес-пресса, 2004
. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Организация и технологии до-кументационного обеспечения управления. - М.: Юнити-Дана, 2003
. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: МЦФЭР, 2006.
. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству.- СПб.: Пмтер,2006
. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности: Делопроизводство - СПб.: Питер, 2005
. Стенюков М.В. Делопроизводство: Конспект лекций. - М.: Приор, 2005
. Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. - М.: МЦФЭР, 2004.
. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда Российской Федерации от 21 августа 1998 г. № 37. - Общие положения.
Приложение 1
Квалификационные характеристики должностей сотрудников службы документационного обеспечения управления
| Категория сотрудника по характеру труда | Наименование должности | Квалификационная характеристика должности |
| руководители | заведующий архивом | должностные обязанности: · возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации; · обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов; · руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов; · оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов; · инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив; · контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством; · обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения; · руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли; · осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов; · организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива; · составляет установленную отчетность; · принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела. должен знать: · постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов; · Единую государственную систему делопроизводства; · порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации; · структуру предприятия, учреждения, организации; · основы организации производства, труда и управления; · законодательство о труде; · правила внутреннего трудового распорядка; · правила и нормы охраны труда. требования к квалификации: · среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет. |
| заведующий канцелярией | должностные обязанности: · организует работу канцелярии; · обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению; · осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением; · организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства (в том числе приказов и распоряжений руководства), по формированию дел и их сдаче на хранение; · разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение; · принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда; · осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов; · обеспечивает печатание и размножение служебных документов; · участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку; · руководит работниками канцелярии. должен знать: · постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; · Единую государственную систему делопроизводства; · стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; · структуру предприятия, учреждения, организации; · организацию делопроизводства; · схемы документооборота; · порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; · сроки и порядок сдачи дел в архив; · системы организации контроля за исполнением документов; · оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; · основы экономики, организации производства, труда и управления; · законодательство о труде; · правила внутреннего трудового распорядка; · правила и нормы охраны труда. требования к квалификации: · среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет. | |
| заведующий копировально-множительным бюро | должностные обязанности: · обеспечивает своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ, в том числе микрофильмирование технической документации для всех структурных подразделений предприятия, учреждения, организации; · организует прием технической и служебной документации для копирования, размножения, учет поступления материалов от подразделений; · определяет расход материалов и выдачу готовой продукции заказчикам; · составляет графики выполнения копировальных и множительных работ; · распределяет работу между исполнителями в соответствии с их специальностью и квалификацией и инструктирует работников; · определяет потребность бюро в оборудовании, материалах и обеспечивает составление заявок на их получение; · осуществляет контроль за сроками и качеством выполнения копировальных и множительных работ, а также комплектностью сдаваемого заказчикам материала; · принимает участие в разработке инструкций, правил и других нормативных документов по технике выполнения копировальных и множительных работ; · принимает меры по совершенствованию организации труда работников бюро, внедрению передовых приемов и методов работы с целью снижения затрат, расхода материалов, улучшения использования оборудования и повышения производительности труда; · обеспечивает сохранность принятой в работу документации; · контролирует состояние рабочих мест, оборудования и его своевременный ремонт, соблюдение правил эксплуатации оборудования и охраны труда при выполнении копировальных и множительных работ; · изучает причины, вызывающие брак при выполнении копировальных и множительных работ, и принимает меры по их предупреждению. должен знать: · постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся выполнения копировальных и множительных работ; · методы и средства выполнения копировальных и множительных работ; · конструкцию, принципы работы, правила монтажа и эксплуатации копировального и множительного оборудования; · виды материалов, используемых при копировальных и множительных работах, их свойства и технические характеристики; · стандарты, инструкции и другие руководящие документы по оформлению технической документации; · нормы и расценки на выполнение копировальных и множительных работ; · передовой отечественный и зарубежный опыт выполнения копировальных и множительных работ; · основы организации труда; · законодательство о труде; · правила внутреннего трудового распорядка; · правила и нормы охраны труда. требования к квалификации: · среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет. | |
| заведующая машинописным бюро | должностные обязанности: · осуществляет руководство работой машинописного бюро; · принимает материал для печатания, распределяет его между машинистками, ведет учет выработки, сдает выполненную работу; · обеспечивает контроль за сроками и качеством выполнения машинописных работ, сохранность принимаемых документов и фонограмм; · обеспечивает машинисток необходимыми для работы техническими средствами и материалами; · следит за состоянием пишущих машинок, диктофонов и принимает меры по устранению их неисправностей; · в свободное от перечисленных обязанностей время выполняет машинописные работы. должен знать: · постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся ведения делопроизводства; · основные положения Единой государственной системы делопроизводства; · машинопись; · порядок учета машинописных работ; · правила орфографии и пунктуации; · порядок расположения материала при печатании различных документов; · стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; · правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов; · основы организации труда; · законодательство о труде; · правила внутреннего трудового распорядка; · правила и нормы охраны труда. требования к квалификации: · среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет. | |
| заведующая экспедицией | должностные обязанности: · осуществляет руководство работой экспедиции; · организует работу по приему, обработке, отправлению по назначению поступающих грузов, документов и корреспонденции, обеспечению их сохранности и своевременной доставки адресатам; · составляет инструкции по сопровождению грузов и документов, проходящих через экспедицию; · участвует в проверке сохранности упаковки (тары) и наличия вложений в соответствии с сопроводительными документами, в необходимых случаях - в составлении актов на обнаруженную недостачу или порчу; · принимает меры по обеспечению работников экспедиции средствами механизации труда, инвентарем, специальным оборудованием, следит за их правильной эксплуатацией и технически исправным состоянием; · осуществляет контроль за наличием необходимых видов транспорта, организацией правильной транспортировки, проведением погрузочно-разгрузочных работ, размещением и укладкой грузов, документов и корреспонденции, правильностью оформления приемо-сдаточной документации; · организует работу по ведению учета, составлению установленной отчетности, подготовке справок о соблюдении сроков доставки; · обеспечивает необходимый режим хранения и сохранность грузов, документов и корреспонденции при их транспортировке. должен знать: · постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; · структуру предприятия, учреждения, организации; · приемы и методы обработки корреспонденции; · организацию делопроизводства; · организацию погрузочно-разгрузочных работ; · порядок приема и сдачи грузов; адреса основных поставщиков грузов, их складов; · формы документов на прием и отправку грузов и правила их оформления; · порядок составления требований на транспорт, особенности транспортировки, складирования и хранения экспедируемых материалов; · порядок регистрации отправителей и получателей грузов, документов и корреспонденции, организацию контроля за их доставкой; · установленную отчетность; · средства механизации труда; · специальное оборудование и инвентарь; · основы экономики, организации труда и управления; · законодательство о труде; · правила внутреннего трудового распорядка; · правила и нормы охраны труда. требования к квалификации: · начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и стаж работы в должности экспедитора не менее 1 года. | |
| специалисты | документовед | должностные обязанности: · разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа); · принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства; · подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления; · разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации; · организует внедрение систем ведения документации; · принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков; · участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов; · принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных; · изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения; · принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления. должен знать: · законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления; · порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; · методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем; · порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов; · организацию архивного дела; · нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования; · методы проектирования и актуализации баз и банков данных; · основы эргономики, социальной психологии, социологии; · документообразование; · отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления; · основы экономики, организации труда и управления; · законодательство о труде; · правила внутреннего трудового распорядка; · правила и нормы охраны труда. требования к квалификации: · документовед I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет. · документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет. · документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы. |
| инспектор по контролю за исполнением поручений | должностные обязанности: · осуществляет контроль за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя предприятия; · проверяет соответствие подготавливаемых на предприятии проектов приказов и распоряжений документам вышестоящих организаций, на основе которых они издаются; · заполняет контрольные карточки и ведет картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением; · ведет оперативный учет прохождения документов; · определяет причины несвоевременного выполнения поручений; · информирует руководителя предприятия о состоянии их исполнения; · принимает участие в подготовке предложений по совершенствованию делопроизводства на предприятии, разработке мероприятий по рационализации документооборота. должен знать: · постановления, распоряжения, приказы, методические и нормативные материалы по организации делопроизводства на предприятии; · формы и методы контроля исполнения документов; · структуру предприятия и его подразделений; · стандарты унифицированной системы делопроизводства, организационно-распорядительную документацию; · основы трудового законодательства; · основы экономики, организации труда и управления; · средства вычислительной техники, коммуникаций и связи; · правила и нормы охраны труда. требования к квалификации: · среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальная подготовка по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года. |
Приложение 2
Примерный квалификационный и численный состав службы ДОУ предприятия с численностью работников до 1000 человек
| №п/п | Наименование профессии (специальности) | Штатная категория | Кол-во штатных ед. | Примечание |
| I | Административная группа - управление службы ДОУ | |||
| Начальник службы | Руководитель | |||
| Заместитель начальника службы | Руководитель | Может не вводиться | ||
| Инспектор по контролю исполнения поручений | Специалист | |||
| Документовед | Специалист | |||
| Секретарь-машинистка | Техн. исполн. | Может не вводиться | ||
| №п/п | Наименование профессии (специальности) | Штатная категория | Кол-во штатных ед. | Примечание |
| II | Группа технической подготовки и тиражирования документов | |||
| Начальник группы | Руководитель | Может не вводиться | ||
| Старшая машинистка - оператор ПК | Техн. исполн. | |||
| Машинистка оператор ПК | Техн. исполн. | 2-5 и более | Зависит от объема работы | |
| III | Группа делопроизводства | |||
| 1, | Начальник группы | Руководитель | Может не вводиться | |
| Ст. делопроизводитель | Техн. исполн. | |||
| Делопроизводитель | Техн. исполн. | 2-5 и более | Зависит от объема работы | |
| IV | Группа хранения документов | |||
| Начальник группы | Руководитель | Может не вводиться | ||
| Старший архивариус | Техн. исполн. | |||
| Архивариус | Техн. исполн. | 2-5 и более | Зависит от объема работы | |
| V | Группа обеспечения | |||
| Начальник группы | Руководитель | Может не вводиться | ||
| Секретарь-стенографист | Техн. исполн. | 1-2 | ||
| Экспедитор-курьер | Техн. исполн. | 1-2 | ||
| ИТОГО: | В целом по службе ДОУ | По категориям | ||
| Руководитель | Специалист | Техн. исполн. | ||
| 15-26 | 1-6 | 12-20 и более |
Приложение 3
Примерное положения о службе ДОУ
. Общие положения
. Документационное обеспечение управлени