Исполненных документов в отделе документационного обеспечения накапливается много. Чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела, т.е. раскладывают в отдельные папки.
Формированием дел называется «группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой и систематизация документов внутри дела».
Дела в таможне формируются децентрализованно, а именно в структурных подразделениях. Распределение документов в дела проводятся в соответствии с номенклатурой. Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивает не только возможность быстрого поиска документов, но и его сохранность, исключая его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел, изложенные в Инструкции по делопроизводству.
Итак, исполненные документы в 15-дневный срок сдаются исполнителем в ОДО или ответственному за делопроизводство структурного подразделения для контроль за правильностью формированием их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой.
При формировании дел сотрудником соблюдаются все основные правила, прописанные в Инструкции по делопроизводству. Однако существуют маленькие расхождения, связанные с спецификой работы в ОДО.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:
-положения, инструкции, утвержденные в качестве самостоятельного документа, группируют в отдельные дела. Однако было замечено, что в месте с ними хранятся и старые недействительные варианты этих документов, приводящие к беспорядку и противоречащие правилам. Если сохранность таких документов важна, предлагается создать отдельную папку и хранить ее не с общим объемом документов;
-приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. В связи с большим объемом приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности таможни (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), предлагается группировать в отдельные дела;
Дела таможенного органа подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка его к хранению и включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится должностными лицами ОДО и ответственными за делопроизводство структурных подразделений.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются простым карандашом арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем правом углу листа. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Следует заметить, что в случаях обнаружения ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация, путем простого стирания. Это противоречит правилам работы с документами. В соответствии с Инструкцией по делопроизводству при перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый. Старый лист-заверитель, который располагается в конце дела, не выбрасывается, а зачеркивается и сохраняется в деле после составленного нового лист-заверитель.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется так же по установленной форме.
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Однако все чаще стали применять картонные папки с прозрачными файлами. Отношение к ним является двухсторонним, потому что с одной стороны это позволяет сохранить документ в первоначальной форме, с другой - документ в любой момент можно без труда изъять или он может сам выпасть и затеряться. Автор предлагает применять такие папки в случае сохранности каких-либо рабочих материалов, но не документов имеющих организационное значение.
2.6 Организация оперативного хранения документов
Хранение документов до экспертизы их ценности и передачи на архивное хранение в российской практике работы с документами называется оперативным. Оперативное хранение подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение уже исполненных документов.
С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и ответственные за делопроизводство этих подразделений обеспечивают сохранность документов и дел.
В ОДО часть дел располагается не в вертикальном положении корешками наружу, а в горизонтальном в запираемых шкафах(сейфе), обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих от пыли и воздействия солнечного света. Это действие неошибочно, так как оно адаптировано к условиям работы ОДО. Это объясняется маленьким объемом дел хранящихся непосредственно в ОДО и соблюдение правил выглядело бы нелепым.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив.
Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения начальника ОДО. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения; предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование должностным лицам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Начальника таможни по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Начальника таможни с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
2.8 Порядок передачи документов на хранение в архив
Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве - обработка дел для последующего их хранения и использования.
Обработка дел для хранения включает:
· проведение экспертизы ценности документов;
· оформление дел;
· составление описей;
· актов о выделении к уничтожению документов и дел.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу ОДО и ответственных за делопроизводство структурных подразделений.
В Костромской таможне существует свой архив, куда в целях своевременного приема от структурных подразделений и хранения документов Государственной части Архивного фонда РФ (документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу), обеспечения их учета, упорядочения, сохранности, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение сдаются дела. Существование архива предусматривает и существованием соответствующего Положением об архиве таможни (предложения о его усовершенствовании автором было выдвинуто выше).