Организация специальных событий.

Введение

Связи с общественностью обладают богатым репертуаром коммуникативных приемов, методов, технологий. А, как известно, чем шире репертуар, тем богаче возможности взаимодействия с общественностью, тем выше эффективность отношений.

Когда повседневная жизнь организации не создает достаточного количества новой информации, ее инициируют путем организацией специальных событий. Не будучи случайными, они планируются, устраиваются или инициируются. Они устраиваются ради того, чтобы о них сообщили, поэтому в сам план закладывается такое качество, как способность быть новостью. Вопрос `настоящее ли событие?` менее важен по сравнению с вопросом `заслуживает ли оно того, чтобы быть новостью?`. К специальным событиям можно отнести: презентации, церемонии открытия, закладки первого камня; фестивали, ярмарки, торговые шоу; встречи, круглые столы, конференции, симпозиумы; годовщины, юбилеи; дни открытых дверей, экскурсии по предприятию и т.п.

Организация специальных событий.

Идея создания события в целях привлечения массового интереса появилась тысячелетия назад - еще римские правители обнаружили два важнейших рычага управления: хлеб и зрелища («Panem et circenses!»). Новое историческое время изменило объект воздействия: стало необходимым не только прислушиваться к мнению общества, но и соответствовать его требованиям, разумно влиять на его мнения, адаптировать свои планы к его потребностям. А технологический прием, называемый «организованное событие», обладающий сильным эмоциональным воздействием на целевую аудиторию, сохранил свою актуальность и естественно вошел в арсенал PR-технологий.

В истории немало примеров того, как технология событийной коммуникации служила политическим целям. Можно вспомнить событие, происшедшее в Новом свете в конце 18 века. Оно стало достоянием широкой гласности благодаря его организатору – блестящему публицисту Сэмюэлю Адамсу или, как его называли, «пресс-агенту американской революции». 16 декабря 1773 года на британское судно, стоящее в бостонском порту, пробралась группа патриотов в боевой индейской раскраске и перьях. Возглавлял их С.Адамс. Активисты борьбы за независимость сбросили за борт груз чая, выражая свой протест против беспошлинной продажи товаров Англии колониям. Происшествие получило название «бостонское чаепитие». Это классический пример специально организованного события, призванного служить продвижению в обществе определенных идей или ценностей при участии печатных СМИ. В современной PR-практике специальные события стали частью корпоративных коммуникаций. Европейские эксперты признают, что в третьем тысячелетии создание события станет отдельной профессией, подчиненной своим требованиям, законам и критериям.

Специальные события (special events) – это мероприятия, проводимые организацией в целях привлечения внимания общественности к самой организации, ее деятельности и продуктам. «Спецсобытия» призваны нарушать рутинный и привычный ход жизни в организации и окружающей ее среде, стать событием для целевых групп общественности. Проведение спецсобытия предпологает некую объективную причину или повод – начало или завершение строительства социально значимого объекта, график вывод нового продукта на рынок, юбилей. Однако, при отсутствии явного повода его можно создать и сделать из повода событие.

Успешное спецусобытие требует подготовки более серьезной, чем это обычно предпологается зрителями, читателями и приглашенными. Начать следует с четкого определения цели спецсобытия, согласования ее со всеми заинтересованными сторонами. Цель нужно довести до сведения всех участников подготовки мероприятия. Это помогает избежать разнонаправленности действий и достич принципиальной скоординированности усилий. Цель может быть конкретизирована перечнем задач.

Прежде всего, событийная коммуникация обязана способствовать корпоративной идентичности, то есть отражать корпоративные цели и ценности. Поэтому необходимо правильно выбрать вид деятельности, к которой будет относиться событие. Необходимо также учитывать характер производимой продукции и специфику целевой аудитории. Организованное событие должно быть, прежде всего, оригинально по замыслу и исполнению; отвечать ожиданиям, интересам и предпочтениям публики и. разумеется, соответствовать образу компании.

Цели и задачи спецсобытия определяют круг участников и их роли, состав приглашенных. Далее разрабатывается специальная программа и сценарий, расписанный по минутам. Все возможные варианты отклонений от сценария необходимо предусмотреть заранее. События не должны выходить из-под контроля.

Постепенно превращаясь в самостоятельную сферу PR-деятельности, событийная коммуникация немыслима без участия СМИ. Поэтому планирование любого события обязательно должно освещаться в средствах массовой информации. Прагматично, но очень реалистично звучит высказывание, сделанное Томасом Кейном, вице-президентом компании «Филип Моррис»: «Я гораздо более заинтересован в информационном освещении, которое способно принести мне специально организованное событие, чем в нем как таковом".

Важно подготовить необходимые условия для работы журналистов: стулья, розетки для аппаратуры, средства связи – иногда пресс офисы с телефоном, факсом, компьютером, напитки и закуски. Отсутствие условий для работы на объекте журналисты воспринимают как пренебрежение конкретными СМИ, общественным мнением и потому освещение события может получить негативный оттенокю

Церемонии открытия

Церемонии открытия знаменуют собой начало нового бизнеса, становление новой услугт компании, - а именно открытие новой страниц в жизни компании.

Церемония открытия нового корпуса производственных мощностей, нового завода направлена на укрепления имиджа, улучшения репутации компании среди инвесторов, акционеров, дистрибьюторов, потребителей. Демонстрация современного оборудования и последних технологий косвенно свидетельствует о возможностях обеспечения высокого качества продуктов. Демонстрация хороших условий работы помогает привлечь лучшие кадры. Кроме того, церемония открытия способствует укреплению корпоративного духа и лояльности занятых. Улучшаются отношения с местной общественностью, поскольку в районе создаются новые рабочие места. Официальное открытие нового магазина направлено на привлечение новых покупателей и партнеров.

Необходимость в паблисити, ил позитивной известности, делает участие в церемонии открытия значимым не только для бизнеса, но и для политиков, государственных должностных лиц и неприбыльных организаций. Открывая новый корпус университета, делового центра, новую школу, больницу, политик или представитель администрации города усиливает позитивные стороны своего имиджа, что обеспечиват ему дополнительную поддержку на выборах. Представители открываемых школ или больниц могут быть заинтересованы в церемонии открытия с участием представителей городской администрации, поскольку она создает им новые возможности известить общественность о своих достижениях или нуждах. Официальное открытие медицинского или образовательного учреждения часто обнародует серьезную общественную проблему и служит стартом для развертывания фандрайзинговой деятельности – сбора средств на решение социально-значимой проблемы или задачи.

Церемония открытия может быть полезной не только для заводов, магазинов, ресторанов, отелей, мостов, но и для определенных типов офисных помещений, скаладов, транспортных станций. Аналогом мероприятия открытия служит церемония закладки судна или спуск его на воду, торжественный полет, вояж или автопробег по новому маршруту.

Выбор персоны, лично открывающей объект, предполагает несколько альтернатив. Это может быть мэр города, министр или представитель городской администрации, представитель ведомства, курирующего сферу деятельности объекта, парламентарий, известный спортсмен, артист, общественный деятель. Критериями выбора служат – масштаб события и общественная значимость официальной персоны, ее доступность и заинтересованность. Для артистов или спортсменов критерием служит цена, если спецсобытие не благотворительная акция. Общественный статус персоны прямо пропорционально влияет на интерес СМИ к церемонии. Участие в церемонии мэра может обеспечить больше шансов для широкого и подробного освещения события СМИ, чем участие менее известного депутата. Чем выше статус приглашенных лиц, тем выше интерес СМИ к церемонии, тем более широко она будет освещена. Однако, чем выше статус персоны, тем больше необходимость обеспечить ей замену на случай занятости. И чем более высокопоставленна персона и прочие приглашенные, тем выше затраиы на проведение мероприятия – потому что растут затраты на обслуживание охраны и сопровождающих – на размещение, питание и перевозки.

Если со стороны официальных лиц не ожидается заинтересованности в участии в церемонии, следует ориентироваться на хорошо известных людей из спорта или индустрии развлечений. Для церемонии открытия нового магазина такие персоны весьма уместны, их участие способно обеспечить событие в местных газетах. В небольших городах и поселках участие прессы в таком случае более вероятно, если вообще возможно.

В отличае от официальных лиц люди из спорта и сферы развлечений ожидают оплаты своего участия. Персона может появиться на церемонии, провозгласить открытие объекта и сразу исчезнуть.

Другие персоны, не обязательно более дорогостоящие, способны при этом провести день на объекте среди гостей и потребителей, раздавая автографы и беседуя с сотрудниками.

Нередко официальное открытие состоится уже после фактического открытия объекта. Интересы бизнеса могут требовать начала функционирования объекта до того, как торжественная церемония открытия с участием почетных гостей и официальных лиц может быть проведена. В таком случае объявляются две даты – дата фактического открытия с небольшой церемонией и официальное открытие с визитом или общественным мероприятием.

Для проведения церемонии составляется программа и сценарий. Готовятся пресс-релизы и бэкграундеры – фоновая информация для медиа – история компании, профили главных управляющих. В материалах для прессы дается характеристика открываемого объекта – нового подразделения, продукта, услуги, товара, магазина. В крайнем случае обилие интересной «фоновой» информации может «вытянуть» слабый информационный повод.
Обеспечивается присутствие фотографа – на случай, если фотограф из СМИ не придет или упустит интересный кадр.

Извещение-приглашение в СМИ следует сделать как для журналиста или редактора отдела новостей, так и для фоторепортера. Нередко случается так, что приглашения журналистам организаторы начинают высылать за месяц или, наоборот, за несколько часов до начала. По мнению некоторых специалистов по связям с общественностью, оптимальный срок для оповещения прессы - за 10 - 14 дней, а за несколько дней до акции желательно перезвонить приглашенному и подтвердить его участие. Другие эксперты считают, что лучше приглашать журналистов за 3 - 4 дня до события. Нужно учитывать ритм жизни. Если высылать приглашения раньше, информация может затеряться и все придется повторять заново.
Важно определить специальные места для журналистов и создать им условия для работы.

Фуршет или кофе-брейк являются неотъемлемой частью практически каждого мероприятия, и поэтому им также следует уделить особое внимание. Работа с журналистами во время кофе-брейка или фуршета, тоже важна. В это время стоит обменяться контактами, узнать, нужна ли дополнительная информация.
Это делается не для того, чтобы обязать журналистов что-то написать про компанию. Это скорее знак внимания к журналистам. Чаще всего наиболее нужную информацию получают именно во время неформального общения.