Лекция 8
(особенности подготовки презентационных материалов) – 2 часа
Презентация как средство демонстрации жизнедеятельности проекта.
Алгоритм процесса подготовки презентации. Подготовка демонстрационных материалов.
Презентация в проектном цикле занимает особое место, ее предназначение состоит в донесении целей проекта, его составляющих и показателей для заказчиков, инвесторов, непосредственной целевой аудитории с целью привлечения внимания, а так же принятия решения о финансировании.
Презентация – наглядная демонстрация жизнедеятельности Вашего проекта. Поэтому представление проекта инвестору (спонсору) в виде презентации – едва ли не главная составляющая его успеха.
Презентация – способ представления информации.
Эффективная презентация – это запоминающееся информационное шоу, способное эффективно воздействовать на аудиторию и мотивировать ее к определенным дальнейшим действиям. (Сергей Ребрик)
Итог презентации зависит от многих условий, а именно от:
· Собственного настроя
· Слаженной работы команды
· Хорошо подготовленных демонстрационных материалов
· Аудитории
· Ораторских умений
Причины провала презентации (© О. Азарова. «Искусство презентации)
| Причины, почему Вы плохо подготовили презентацию | Чему нас научил этот случай? |
| Нехватка времени | Подготовка презентации требует определенных временных затрат |
| Несерьезное, попустительское отношение к презентации | Презентация – это работа, которая требует к себе уважения |
| Неправильная оценка аудитории | Один из важнейших аспектов подготовки презентации – правильно определить, кто Ваши слушатели, какие аргументы будут для них решающими |
| Неумение совладать с паническим страхом | Помимо подготовки текста и визуализации презентации, необходимо морально подготовится самому докладчику, несколько раз прорепетировать, придти в аудиторию заранее, чтобы освоиться, если есть такая возможность |
| Неправильное распределение времени в частях презентации | Создание стратегии, учет специфики аудитории |
Золотое правило: «Если Вы провалили подготовку, Вы подготовились к провалу.
Алгоритм процесса подготовки презентации (по материалам Кузнецова Г.Д., Максименкова М.В., Симакова Е.С. Деловые коммуникации лидера молодежной организации)
1. Определение цели презентации проекта
2. Определение специфики аудитории
3. Разработка содержания и структуры презентации
4. Подготовка к ответам на вопросы
5. Визуализация презентации
6. Репетиция
1. Определение цели презентации проекта
Цель – это то, чего Вы хотите добиться в данном конкретном случае, сделав презентацию.В общем и целом Ваша цель – убедить аудиторию в Вашей правоте и вызвать желаемое действие. В частности в том, что Ваш продукт самый лучший на рынке и его стоит купить, Ваше предложение – самое выгодное для партнеров, и его стоит принять.
А сам автор презентации – самый лучший сотрудник компании, поскольку именно ему доверено выступить с таким ответственным предложением, и ему можно доверять. Поскольку Вы сами определили цель, Вы просто обязаны свято в нее верить.
Здесь нет места сомнениям, разногласиям, распрям внутри команды. Все вопросы, связанные с определением цели, должны быть решены заранее и коллективно, если Вы делаете презентацию от лица компании, отдела. Только тогда Вы сможете подготовить гармоничную презентацию. Если же Вы сами не верите в то, что делаете, у Вас нет никакого шанса убедить в этом свою аудиторию.
Золотое правило: «Если я верю во что-то, то обязательно продам это. И продам хорошо». Эсти Лаудер
Лаконично и конкретно сформулируйте цель презентации Вашего проекта!
2. Определение специфики аудитории
Социально-психологический портрет аудитории. Ответьте на следующие вопросы:
· Кто мои слушатели?
· Каковы их интересы?
· Каковы их возраст, социальный статус, пол?
· Есть ли у собравшихся опыт в рассматриваемой сфере?
· Какие преимущества получат люди, если поддержат мою проектную идею?
Если вы хорошо представляете себе интересы слушающих Вас людей, значит, Вы сбалансировано и обоснованно сможете использовать основные инструменты эффективной презентации:
· Содержание проекта, излагаемое с учетом потребностей и выгод потенциального заказчика
· Эмоциональное воздействие, вызывающее впечатление, которое останется надолго и в не меньшей степени, чем содержание, сформирует отношение заказчика к проекту
· Грамотно оформленный визуальный ряд, иллюстрирующий содержание
3. Разработка содержания и структуры презентации
В содержании презентации необходимо отразить следующие моменты:
· Краткая общая информация о проекте (название, краткое изложение идеи проекта)
· Обоснование необходимости проекта (анализ проблемной ситуации)
· Формулировка целей и задач проекта
· Методы реализации проекта, основные промежуточные результаты
· Общая стоимость проекта
· Ожидаемые результаты и эффект проекта в долгосрочной перспективе
Тщательно продуманное содержание презентации проекта должно подчеркиваться ее четкой структурой. В структуре презентации выделяется четыре функциональные части, у каждой из которых свои задачи и средства
 |
Вступительная и заключительная части занимают от 10 до 30% общей длительности вашего выступления, однако общее впечатление от презентации проекта на 80% определяется ими.
Вступление и заключение – самые яркие моменты презентации, в них должно быть продуманно и взвешено каждое слово
Обратим ваше внимание на «ударные» части презентации – заключение и вступление. Да, именно в такой последовательности: при подготовке сначала пишется заключительная и только затем – вступительная часть. Почему? Потому что завершение – важнейшая часть презентации, которая больше всего должна запомниться слушателям. Содержание всей презентации должно быть нацелено именно на удачное завершение. Почти всегда люди принимают окончательное решение в момент завершения презентации. Поэтому в заключительной части еще раз напомните основную мысль, заострите внимание на ключевых деталях, подчеркните плюсы вашего предложения.
4. Подготовка к ответам на вопросы
Весь секрет умения отвечать на вопросы во время проведения презентации проекта состоит в том, чтобы предвидеть их и быть к ним готовым!
Несколько полезных советов:
· При помощи метода «мозгового штурма» составьте список возможных вопросов. Из практики, не менее 70% вопросов, которые будут Вам заданы, вы сможете предвидеть
· Во время ответа постарайтесь найти «мостик» между ответом и основной мыслью. По максимуму используйте любую возможность продвижения основной идеи. Этот прием называется «привязкой ответа к выступлению»
· Не превращайте ответ на вопрос в еще одну презентацию, вспомните афоризм А.Чехова: «Краткость – сестра таланта»
5. Специфика визуального ряда презентации
Знаете ли вы о том, что зрительный нерв в 50 раз толще слухового? Это значит, что огромный поток информации мы воспринимаем визуально, глазами. Поэтому делайте презентацию зрелищной. Для создания визуального ряда используйте рисунки, таблицы, иллюстрации, слайды. Визуальные средства делают презентацию более привлекательной, красноречивой, убедительной и достоверной.
Итак, визуальный ряд презентации – это удачный образ. Разумеется, такой образ легко создать при помощи анимации и слайдов. Поэтому после того, как в 1984 Боб Гаскинс придумал для выступлений программу PowerPoint, огромное количество людей на планете занято созданием ppt-слайдов для своих презентаций.
Парадоксально, но иногда слайды «убивают» саму презентацию, превращая ее в «учебный показ с громкой читкой». Знакомая картина, не правда ли?
Самое главное – представьте себя на месте человека, который сидит в зале и смотрит на то, что вы показываете. Если сядете в конце зала, то наверняка заметите, что с экрана монитора сложнее читать, чем с обычного листа, да и небольшой размер экрана накладывает ограничения при показе материала. Отсюда правило: на слайде не должно быть больше 4-5 строк текста. Для слайда выбирайте не дробный фон, а простой – шрифт Аrial (без насечек), поскольку шрифты с насечками типа Times New Roman плохо воспринимаются глазом с экрана.
Для раскрытия всего потенциала слайдовой презентации можно использовать следующие приемы:
· Слайд должен акцентировать только ключевые идеи.«Меньше – значит больше» Слайд не должен показывать все - его задача акцентировать только самое главное. Самого главного, как вы понимаете, не может быть много.
· Главная идея слайда должна «схватываться» мгновенно. Слайдов не просто должно быть мало – они должны быть такими, чтобы слушатель мог мгновенно «сфотографировать» их глазами, понять суть и тут же вернуться к главному – к выступающему человеку.
· Слайд не должен конкурировать с вами в борьбе за внимание аудитории. З апомните: ключевая фигура презентации – выступающий, а картинки только помогают его главной идее добраться до умов аудитории.
В статье «Как провести красивую и успешную презентацию»Сергей Борзов советует применять для презентаций правило популярного на Западе блогера Гая Кавасаки. Правило гласит: 10 слайдов на 20 минут с 30 шрифтом. 10 слайдов – то количество, которое могут полноценно «усвоить» слушатели. Большее число слайдов говорит о том, что вы не сумели выделить главные тезисы. Задумайтесь, отбросьте все лишнее и отобразите на слайдах действительно самое главное. 20минут – это время, отведенное для непосредственно рассказа. Даже если вам на проведение презентации предоставили час, учтите, что в отведенный час вам еще придется настроить технику, а потом ответить на вопросы слушателей. 30 размер шрифта – оптимальный выбор для написания текста на слайдах. Такой текст будет легко восприниматься аудиторией, которая, мгновенно «схватив» его глазами, будет концентрировать все свое внимание именно на вашем рассказе. Ничто не помешает вам поддерживать зрительный контакт с аудиторией во время выступления.
6. Репетиция, репетиция, репетиция!
Во время репетиции хотя бы один раз нужно обязательно задействовать всю технику, которая понадобится для демонстрации презентации. Тогда вы наверняка не попадете в глупую ситуацию, когда уже во время выступления проектор вдруг не включается (просто надо подольше кнопочку держать), о, ужас! – нет видеосигнала (на ноутбуке нужно было перейти в режим работы с внешним монитором), на экране все изображение «плывет» (фокус не настроили), да мало ли что еще…
Презентация – премьерный спектакль, играемый зачастую единожды. Утешением может послужить следующая мысль: готовя одну презентацию, вы одновременно готовите и все последующие, поскольку совершенствуете свои навыки. Таким образом, каждая подготовка – вклад в собственный профессионализм и, соответственно, в свой успех.