Положение
1. Общие положения
1.1 Настоящее Положение устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности садового некоммерческого товариществе собственников недвижимости “Любитель” (далее – Товарищество) документов. Требования являются обязательными для всех членов Товарищества, участвующих в документообороте.
1.2. В Положении используются следующие основные понятия:
· “ документирование” – фиксация информации на материальных носителях (бумажные, электронных и т.д.) в установленном порядке;
· “ документ” – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, физическим или юридическим лицом, в том числе Товарищество, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Товарищества;
· “ документ электронный ” – документ на электронном носителе, заверенный электронной цифровой подписью;
· “ электронная цифровая подпись” – реквизит, полученный в результате криптографического преобразования с использованием ключа электронной цифровой подписи, позволяющей идентифицировать владельца сертификата ключа подписи
· “ документооборот” – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело (архив) и/или отправки;
· “ делопроизводство” – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
· “ архив” – совокупность документов Товарищества и входящих документов от физических и юридических лиц, в том числе государственных органов и органов местного самоуправления, укомплектованных и хранящихся в Товарищество с целью их использования в деятельности Товарищества;
· “ реквизит документа” – обязательный элемент оформления документа;
· “ подлинник документа” – первый или единственный экземпляр документа;
· “ копия документа” – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
· “ регистрация документа” – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
· журнал регистрации входящей и исходящей документации ” – журнал на бумажном и электронном носителях, отражающих факт регистрации входящей и исходящей документации
· “ номенклатура дел” – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Товарищества, с указанием сроков их хранения;
· “ дело” – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу.
1.3. Настоящее Положение составлено с использованием ГОСТ Р 7.0.8. -2013 «Делопроизводство и архивное дело – Термины и определения».
1.4. Требования Положения распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с применением информационных технологий.
1.5. Организация делопроизводства в Товарищества осуществляется традиционным способом на бумажных носителях с возможностью использования электронных носителей и системы электронного документооборота.
1.6. Порядок обращения с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную информацию ограниченного распространения или иную тайну, персональные данные), осуществляется в соответствии с законодательством РФ.
1.7. Настоящее Положение не распространяется на организацию работы с документами и другими носителями информации, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.8. К финансовой, бухгалтерской и к другой специальной документации Положение распространяется лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.9. Право изменять, дополнять, пересматривать, приостанавливать или отменять данное Положение принадлежит исключительно общему собранию членов Товарищества и их представителей по доверенности.
2. Правила организации делопроизводства.
2.1. Делопроизводство в Товарищества организуется на основе требований к делопроизводству в некоммерческой организации в соответствии с:
· Федерального закона от 27.07.1018 г. №217-ФЗ ст. 21 "О ведении гражданами садоводства и огородничества для собственных нужд», и
· Устава Товарищества
· Федерального закона от 22.10.2004 г. №125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”
· Федерального закона от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и защите информации”
· Федерального закона от 27.07.2006г. ‘О персональных данных’
· Федерального закона от 10.01.2002г. “Об электронной цифровой подписи”
2.2. Ответственность за состояние делопроизводства, за соблюдение установленного Положением порядка работы с документами и за их сохранность возлагается на председателя правления Товарищества.
2.3. После избрания общим собранием Председателя, прежний Председатель Товарищества обязан в течение 10 рабочих дней передать по акту все дела по делопроизводству. В случае затягивания процесса передачи дел Товарищества более чем на 10 дней, ревизионная комиссия (вновь выбранная на общем собрании) вправе обжаловать действия виновного Председателя в суде.
2.4. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляется Правлением Товарищества.
Правление обязано:
· обеспечивать тщательную подготовку документов, достоверность информации, содержащейся в них, а также правильное их оформление;
· принимать меры к сокращению документооборота и случаев требования предоставления избыточной информации (отчетов);
· обеспечивать сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащихся в них служебной информации.
· обеспечивать ознакомление членов Товарищества по их заявлению и за плату, размер которой устанавливается решением общего собрания членов товарищества, заверенные в порядке, установленном Уставом Товарищества и ст. 21 ФЗ-2017 от 29.07.2017 г, копии:
2.4.1. устава Товарищества, документа, подтверждающего факт внесения записи в единый государственный реестр юридических лиц;
2.4.2. бухгалтерской (финансовой) отчетности Товарищества, приходно-расходных смет Товарищества, отчетов об исполнении таких смет, аудиторских заключений (в случае проведения аудиторских проверок);
2.4.3. заключения ревизионной комиссии (ревизора) Товарищества;
2.4.4. документов, подтверждающих права Товарищества на имущество, отражаемое на его балансе;
2.4.5. протокола собрания об учреждении Товарищества, протоколов общих собраний членов Товарищества, заседаний правления Товарищества и ревизионной комиссии Товарищества;
2.4.6. финансово-экономического обоснования размера взносов;
2.4.7. иных внутренних документов Товарищества.
Расходы по изготовлению копий возлагаются на лицо, подавшее заявление о предоставлении копий.
2.5. Подлинники документов выдаются членам Товарищества для ознакомления на месте. Из помещения правления (архива) выносить подлинники документов запрещается за исключением случаев, определённых законодательством и только лицами ответственными за их хранение и сбережение.
2.6. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения Председателя правления Товарищества и на основании письменных запросов.
2.7. Использование сведений, содержащихся в документах Товарищества, для опубликования в печати, распространения в передачах радио и телевидения, электронных средствах массовой информации допускается с письменного разрешения Председателя правления Товарищества.
2.8. Непосредственное ведение делопроизводства в Товарищества осуществляется назначенным для этого членом, работником Товарищества, ответственным за делопроизводство и передачу дел на архивное хранение, назначенным распоряжением Председателя правления Товарищества.
2.9. При увольнении лица, ответственного за делопроизводство, передача документов и дел осуществляется по акту.
3. Создание документов в Товариществе
3.1 Документы в Товариществе оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм), либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
3.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10 мм – правое, 10 мм – верхнее и 10 мм – нижнее.
3.3. Образец бланков, электронные шаблоны бланков Товарищества утверждаются Правлением Товарищества.
3.4. Реквизитами документов Товарищества являются:
· наименование Товарищества;
· должность лица – автора документа;
· подпись должностного лица;
· вид документа;
· место составления документа;
· адресат;
· дата документа;
· регистрационный номер документа;
· текст документа;
· ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (если имеются);
· отметка о наличии приложений;
· оттиск печати;
· отметка о заверении копии.
3.5. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
3.6. В Товарищества выделяются три вида документов:
· внутренняя документация
· входящая документация (поступающая),
· исходящая документация (отправляемая).
3.7. К внутренней документации Товарищества отнесены следующие виды документов:
· Протоколы с решениями органов управления Товарищества (протоколы Общих собраний членов Товарищества и собственников, не являющихся членами Товарищества, протоколы Правления Товарищества);
· Постановления Правления Товарищества (принимаются в соответствии с решениями Общих собраний членов Товарищества);
· Предписания Правления Товарищества (принимаются в рамках компетенции Товарищества);
· Реестр членов Товарищества и собственников, не являющихся членами Товарищества;
· журнал регистрации заседаний Правления Товарищества;
· журнал регистрации Общих собраний членов Товарищества и собственников, не являющихся членами Товарищества
3.8. Конкретную форму документов, указанных в п.3.7. разрабатывает и утверждает Правление Товарищества.
3.9. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации входящих документов на бумажном и электронном носителе, индекс и дата ставятся в верхнем правом углу поступившего документа.
Вид регистрационного номера – Например: вх. 001/01-“____” ________ 20 ___ г.
где 001 – порядковый регистрационный номер; 01 – номер дела, в котором этот документ будет подшит; “____” ________ 20 ___ г. – дата поступления.
На рассмотрение документа, в том числе обращения (жалобы) члена Товарищества, отводится до 30 календарных дней.
3.10. Регистрация исходящих документов на бумажном и электронном носителе осуществляется в день в день подписания или отправки адресату, путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации исходящих документов.
3.11. Порядок оформления и отправления исходящей корреспонденции:
· перед текстом письма обязательно указывается, на какой исходящий номер даётся ответ.
· Исходящие документы подписываются Председателем правления.
Финансовые документы подписываются Председателем правления и Главным бухгалтером Товарищества
· Отправляемая корреспонденция печатается в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй остается в товариществе и подшивается в соответствующее дело.
3.12. Из образующихся в процессе деятельности Товарищества документов формируется документальный фонд Товарищества.
Формирование документального фонда Товарищества осуществляется путем составления номенклатуры документов, обеспечения их сохранности, учета и включения в архив Товарищества.
3.13. Книги, журналы, дела и др. документы бухгалтерского и кадрового учёта вносятся в общую номенклатуру Товарищества.
Бухгалтерский учёт ведётся бухгалтером (кассиром) Товарищества отдельно в соответствии с требованиями законодательства к бухгалтерскому учёту.
3.14. Документы кадрового учета ведутся отдельно и хранятся председателем правления в соответствии с Трудовым Кодексом и др. нормативными документами.
4. Ведение Архива
4.1. Архивные документы Товарищества хранятся в сейфе или закрытом шкафу в помещении правления Товарищества.
4.2. Уничтожение документов Товарищества производится в соответствии с правилами настоящего Положения.
4.3. Малозначительные документы Товарищества могут быть уничтожены по истечении 6 лет с момента их создания или получения Товарищества.
4.4. В течение 49 лет не подлежат уничтожению:
· учредительные документы;
· уставы во всех редакциях;
· внутренние регламентирующие документы во всех редакциях;
· заявления на членство в Товарищества
· договоры на пользование инфраструктурой с садоводами – индивидуумами;
· приходно-расходные сметы Товарищества;
· ведомости приёма взносов и платежей;
· документы (в том числе приложения к ним) общих собраний, заседаний правления, комиссий;
· отчёты ревизионной комиссии или внешних аудиторов;
· сопроводительные документы на имущество общего пользования;
· судебные решения по делам с участием Товарищества;
· акты уничтожения документов.
4.5. Уничтожение документов проводится по решению правления Товарищества с обязательным участием бухгалтера(кассира) и члена Правления
4.6. Факт уничтожения документов фиксируется актом об уничтожении, в котором обязательно указываются:
· номер протокола заседания правления;
· наименование, дата регистрации, номера уничтоженных документов;
· лица, осуществившие уничтожение документов.
4.7. После уничтожения документов в соответствующих делах, номенклатуре делаются отметки об уничтожении для каждого документа (дела) с указанием даты и номера акта об уничтожении. Акты об уничтожении хранятся в отдельном деле Товарищества постоянно.
5. Заключительные положения
5.1.Настоящее Положение принимается на общем собрании членов Товарищества простым большинством голосов на правах внутреннего документа Товарищества.