Поскольку информационный ресурс, обеспечивающий эффективность функционирования фирм сферы информационного бизнеса, подвержен тенденции динамичного изменения структуры и содержания, то возникает проблема классификации информации, входящей в информационный ресурс.
Есть три области, требующие постоянного контроля со стороны предприятия:
1.Общее состояние рынка (номенклатура товара, количество производителей и продавцов, цены и объемы сделок по группам товаров, производителей и продавцов, тенденции изменения спроса, покупательская способность групп потребителей и т.д.).
2.Состояние дел у ближайших конкурентов (объем производства и реализации продукции в разбивке по временным периодам, наличие и широта дистрибьюторской сети, методы рекламных и маркетинговых компаний, рекламный бюджет, перспективные планы выпуска продукции, себестоимость продукции и т.д.). Большая часть такой информации является конфиденциальной и трудно доступной.
3. Внутрифирменное состояние и положение выпускаемого продукта на рынке (величина и структура себестоимости продукта, товарно-складские запасы, скорость и объем товарооборота, статистические данные по динамике реализации продукции и т.д.).
Однако для фирм сферы информационного бизнеса такая классификация, безусловно, требует дополнения с позиций:
1.Исследования информационной потребности потенциальных клиентов с позиций определения ее структуры и содержания с целью разработки оптимального набора средств ее удовлетворения.
2.Изучения возможностей ближайших конкурентов с позиций удовлетворения существующих на рынке информационных потребностей.
В современных условиях предприятиям приходится осваивать новый для них тип экономического поведения, приспосабливать свою деятельность к неопределенностям внешней среды и к меняющейся рыночной ситуации. В этих условиях целесообразно всю информацию, необходимую фирме для успешной организации коммерческой деятельности, структурировать по двум признакам: внешняя и внутренняя.
1. Внешняя информация включает:
1.1 Информацию о региональных особенностях и тенденциях развития данной сферы бизнеса.
1.2 Сведения о наукоемких технологиях, используемых в процессе производства информационных услуг.
1.3 Информацию о правовом обеспечении сферы информационного бизнеса, об изменениях в законодательстве и социальных процессах.
1.4 Результаты исследования информационных потребностей потенциальных клиентов.
1.5 Показатели основной деятельности фирм - ближайших конкурентов, удовлетворяющих информационные потребности клиентов в данном сегменте рынка информационных услуг и продуктов.
1.6 Показатели состояния и тенденций развития смежных и перспективных рынков (производителей и потребителей).
1.7 Результаты анализа потребительского спроса на информационные продукты, их рыночная стоимость.
1.8Прогнозы на изменения и совершенствование конъюнктуры рынка.
2. Внутренняя (внутрифирменная) информация включает:
2.1Показатели финансового состояния и финансовых результатов деятельности фирмы.
2.2Показатели, характеризующие состояние фирмы в текущем периоде.
2.3Показатели информационного, методического и технологического потенциала фирмы.
2.4Показатели, характеризующие перспективность развития фирмы.
2.5Информация о кадровом потенциале фирмы.
2.6Информационно-методическое обеспечение процесса предоставления услуг.
Организация, стремящаяся сохранить высокую конкурентоспособность, должна быть в достаточной степени открыта по отношению к внешнему окружению, следить за развитием рынка, интересоваться положением дел своих конкурентов и других фирм, стараться опередить их в научно-техническом развитии. Чтобы соответствующие мероприятия были достаточно эффективными, необходима строго разработанная методика управления информационными потоками, представляющими интерес для предприятия.
Успеха на рынке достигают прежде всего те компании, которые сумели вовремя выявить новые рыночные запросы и быстро удовлетворить их. Добиться же этого компания может, лишь обладая базой для сбора и обработки необходимой информации. Помимо использования результатов исследований службы маркетинга, которые помогают принимать различные рыночные решения, компания имеет возможность получать разнообразную внешнюю информацию, которая, как правило, носит стратегический характер.
Стратегическое управление информацией рассчитано на использование информационных потоков с целью достижения компанией конкурентных преимуществ. Внешняя информация может иметь стратегическое значение, если уделять ей должное внимание и извлекать из нее полезные для фирмы сведения.
Внутрифирменные потоки информации.
Обычно выделяют три типа информационных потоков, касающихся деятельности предприятия. Прежде всего это внутрифирменная информация - портфель заказов, состояние запасов, отчетная документация, управляющие процедуры и др.
Эта информация крайне важна для организации предприятия и должна постоянно обновляться. Однако она не достаточна для того, чтобы опередить конкурентов. Эта информация обычно ретроспективна, ориентирована на внутрифирменные дела, выражена количественно, но не оказывает влияния на стратегическое управление.
Далее идет информация, извлекаемая фирмой из вне (входные информационные потоки). Сюда относится широкая гамма сведений, касающихся заказов клиентуры, проектов конкурентов, рыночных исследований технологического направления, каталогов поставщиков, профессиональных салонов-выставок или сервис клубов. Наконец, информация, которая вольно или невольно исходит из самой компании. Среди источников информации можно выделить пять групп, которые в основном относятся к рынку и сфере долгосрочных договоров.
1) Клиент (фактический или потенциальный) и его стратегия. Фундаментальной является информация о деловых связях клиента, заказах, продажах и т.д., но эффективной является та информация, благодаря которой можно перехватить клиента до того, как он решил объявить о его потребностях.
2) Конкурент (фактический или потенциальный) и его стратегия. Основная информация содержится в данных о поставщиках, его деятельности, достигнутых результатах, средствах производства и т.д. Источники информации: годовые отчеты фирм, описания исследований, газетные и журнальные статьи, выступления руководителей.
3) Поставщики и субпоставщики. Услугами поставщиков пользуются множество клиентов, которые стремятся расширить свой рынок. Поэтому полезно знать, кто выдает поставщикам заказы и кто ведет с ними переговоры. Однако надо помнить о том, что поставщик расскажет вам все что нужно, при этом будьте уверены, что вашему конкуренту он тоже даст сведения о вас.
4) Исследовательские центры. Тщательное исследование информации государственных и частных научно-исследовательских центров называют на жаргоне "технологическим бдением". Предприятие прилагает усилия, вкладывает средства, проводит мероприятия для того чтобы быть в курсе технических и технологических новинок, которые касаются или затронут его в будущем.
5) Специальные ресурсы: долговременные отношения предприятия с территориальными организациями (государственные учреждения, ассоциации) и партнерами (договора, сделки), частные связи сотрудников предприятия, из которых фирма может извлечь выгоду.
Прямой эффект заключается в более полной мобилизации собственных ресурсов. При сборе внешней информации предприятие старается использовать возможность хотя бы от части переложить трудную, рискованную работу на других, используя их находки для создания новых рынков. Такая стратегия приумножения собственных ресурсов за счет внешних весьма продуктивно применялась многими фирмами дальневосточных стран, в первую очередь японскими и южнокорейскими, прошедшими путь от заимствования чужой продукции до создания своей.
Очевидно, что положительный эффект мобилизации ресурсов у одной фирмы влечет за собой отрицательные последствия для фирмы, которая потеряла информационные преимущества из-за утечки информации. Сама же информация остается во владении первоисточника, меняется лишь ситуация монополии на рынке.
Косвенный эффект заключается в том, что фирма получает возможность более точно определить цели в сложившейся хозяйственной обстановке. Поскольку персонал в основном занят решением краткосрочных задач, сбор и анализ стратегической информации позволяет фирме более достоверно определить свое положение на рынке.
Реализация системно-целостного подхода позволит, с одной стороны, выявить совокупность взаимосвязанных аспектов, показать их направленность на совершенствование коммерческой деятельности фирм, с другой стороны - определить средства разрешения проблем, связанных с совершенствованием коммерческой деятельности фирмы.
Системно-целостный подход реализуется в следующих аспектах:
- системно-элементном, отвечающем на вопрос, из чего (каких компонентов) образована система;
- системно-структурном, раскрывающем внутреннюю организацию системы, способ взаимодействия ее компонентов;
- системно-функциональном, показывающем какие функции выполняет система и образующие ее компоненты;
- системно-коммуникационном, раскрывающем взаимосвязь данной системы с другими как по горизонтали, так и по вертикали;
- системно-интегративном, показывающем механизмы, факторы сохранения, совершенствования и развития системы;
- системно-историческом, отвечающем на вопрос, как, каким образом возникла система, какие этапы в своем развитии проходила, каковы ее исторические перспективы.
Система определяется как совокупность информационных и материальных объектов, необходимых для решения проблем совершенствования коммерческой деятельности фирм сферы информационного бизнеса, а также средств и способов преобразования и использования информационных ресурсов и методов организации профессиональной деятельности специалистов в процессе удовлетворения информационных потребностей клиентов.
Таким образом, система маркетинговых исследований строится посредством:
1. Анализа рынка информационных услуг и продуктов с позиций:
a)изучения информационных потребностей потенциальных клиентов и возможностей конкурентов удовлетворить эти потребности;
b)определения направленности информационных потребностей клиентов и оптимальной системы средств удовлетворения этих потребностей.
2. Анализа внутренних возможностей фирмы с позиций:
a)средств реализации целей деятельности фирмы;
b)определения технологических особенностей предоставления информационных услуг, анализа адекватности информационно-методического обеспечения процесса предоставления информационно-аналитических услуг с позиций удовлетворения информационных потребностей клиентов.
Важно учитывать, что в современных условиях маркетинговая деятельность фирмы должна быть ориентирована на концепцию стратегического развития фирмы в рыночных условиях. Информационное обеспечение профессиональной деятельности специалиста фирмы должно помочь ему сориентироваться под проблему: во-первых, к каким финансовым последствиям приведет то или иное изменение в производственно-сбытовой деятельности, а во-вторых, спрогнозировать и спланировать долговременную программу деятельности фирмы, помочь выработать руководителю технико-экономическую политику фирмы. Таким образом, в условиях информационного взаимодействия с целью достижения преимуществ в бизнесе и обеспечения возможности быстрого бизнеса, необходимо чтобы специалисты были готовы использовать информацию на четырех уровнях:
- оперативный уровень (деловые операции): информация используется для поддержки оперативной деятельности (производства, управления);
- уровень принятия решений: использование информации для обоснования выбора оптимального варианта решения и минимизации риска;
- уровень стратегии бизнеса: информация используется для выработки и непосредственной поддержки избранной стратегии бизнеса;
- уровень развития бизнеса: информация используется для повышения потенциала бизнеса и его ускорения.
От степени понимания специалистом полноты, качества и своевременности информации во многом зависят успехи или неудачи фирмы на рынке, следовательно, возрастает роль аналитической составляющей в работе специалиста с информацией. Таким образом, информационное обеспечение фирмы выступает системообразующим элементом функционирования фирмы сферы информационного бизнеса, грамотное использование информации специалистом позволяет с минимальным риском быстро повысить качество предоставляемых информационных услуг и с минимальными издержками адаптироваться фирме к меняющимся требованиям рынка.
Организация коммерческой деятельности фирмы обеспечивается реализацией маркетинговой стратегии фирмы на рынке информационных услуг и продуктов. К основным этапам формирования маркетинговой стратегии деятельности фирмы относятся:
1. Определение региональных особенностей развития сфер производства и потребления с целью выявления проблем, связанных со становлением и совершенствованием бизнеса по причинам отсутствия:
o оперативного доступа к профессионально-значимой информации;
o технологий и средств преобразования информации;
o специалистов с необходимым уровнем информационной культуры;
o соответствующей инфраструктуры информационного бизнеса.
2. Исследование спроса и предложения на информационные услуги и продукты в разрезе регионального рынка с целью изучения его структуры, динамики и перспектив развития.
3. Анализ информационного, технологического, технического и интеллектуального обеспечения фирмы с позиций удовлетворения информационных потребностей потенциальных клиентов.
4. Позиционирование рынка.
5. Разработка и использование комплексной оценки качества предоставляемых фирмой информационных услуг и продуктов.
6. Планирование деятельности фирмы в области научных исследований, продвижения и распространения продукции, повышения конкурентоспособности информационных услуг и продуктов;
7. Формирование механизмов мониторинга и коррекции маркетинговых программ.
На схеме 1 представлена модель организации маркетинговой деятельности фирмы сферы информационного бизнеса.
Разработка маркетинговой стратегии фирмы является не единовременным, а итерационным процессом. Следовательно, в саму систему маркетинга должны быть заложены звенья, обеспечивающие ее корректировку на определенных этапах развития данной фирмы. Проведение маркетинговых исследований и использование их результатов в организации деятельности фирмы на рынке информационных услуг и продуктов должно осуществляться постоянно. Здесь следует добиваться того, чтобы научно-техническая и экономическая информация, значимая для разработки маркетинговой стратегии, отслеживалась непрерывно и на ее основе вносились коррективы, как в стратегические решения фирмы, так и в тактические средства достижения приоритетных целей.
Как показала практика реализации системно-целостного подхода к разработке маркетинговой программы деятельности фирмы, основной областью приложения методов системного анализа являются слабо структурированные проблемы, со смешанными количественными и качественными оценками. Метод системного анализа позволит структурировать и упорядочить постановку проблемы детализации информационных потребностей клиентов на основе анализа особенностей процесса принятия решений в условиях информационного взаимодействия.
В современных условиях рыночных отношений все большее значение в процессе успешного функционирования коммерческой организации приобретает внеценовая конкуренция. В таких условиях основной целью деятельности пресс-службы является создание и поддержание управляемого образа организации (товара, услуги, лидера).
Отличием деятельности пресс-службы в коммерческой организации от пресс-службы государственных органов или общественных организаций является цель, которую они ставят в процессе функционирования. Пресс-служба коммерческой организации при достижении формирования управляемого имиджа организации, товара или услуги конечной целью ставит увеличение прибыли организации, путем создания положительного отношения к товару (услуге), фирме, ее руководителю, путем увеличения количества потребителей. Пресс-служба государственного органа (общественной организации) главной целью ставит перед собой создание управляемого имиджа организации, лидера для возможности управления общественным сознанием, обоснования принимаемых решений, поддержке того или иного кандидата на выборах.
Всеобщее признание института связей с общественностью является ответной реакцией бизнеса на вызов времени, усложнение процессов общественной жизни. Внимание коммерческих структур к вопросам связей с общественностью свидетельствует об осознании того, что хорошие отношения с окружающей общественностью, внешним миром всегда полезны и выгодны.
Мотивация создания и более активного использования пресс-служб в структуре компаний имеет ряд оснований.
Во-первых, бизнес сегодня рассматривает связи с общественностью не как инструмент создания паблисити или односторонней коммуникации, а как процесс диалога и достижения компромисса с ключевыми для себя группами общества, как новый подход к налаживанию плодотворных отношений со стратегически важными группами общественности.
Во-вторых, распространенным стал прагматический подход к связям с общественностью, использования PR-инструментария как средства повышения эффективности бизнеса. Распространенным стало мнение, что связи с общественностью помогают корпорациям налаживать коммуникации, которые:
А) экономят средства, ранее шедшие на устранение конфликтов с государственными органами, судебные разбирательства и противостояния, преодоление различных форм давления;
Б) позволяют избегать потерь в прибылях вследствие натянутых отношений с общественностью, часто имеющие такие последствия как организованные массовые действия против компании;
В) помогают получить прибыль с помощью налаживания контактов с донорами, клиентами и законодателями.
Руководство коммерческих компаний на современном этапе ожидает от специалистов по связям с общественностью помощи в разработке стратегии взаимодействия с различными группами общественности, причем стратегии, базирующейся на научных исследованиях и двусторонней коммуникацией с ключевой общественностью.
Современные экономические условия предъявляют особые требования к качеству управления организацией. Поэтому сегодня актуальной задачей для любого предприятия является правильный выбор информационной политики, поскольку постоянно меняющиеся условия внешней среды превратили информацию в рыночный продукт, приобретающий все большее значение в управлении хозяйственных процессов. Желая повысить конкурентоспособность продукции и обеспечить рост доходов, российским предприятиям приходится осваивать новые информационные технологии, используя в повседневной работе компьютеры и специализированные программы. Более того, сегодня успешное ведение дел практически невозможно без всесторонней информационной и аналитической поддержки руководства предприятия, оказываемой на всех этапах его работы, - начиная с момента принятия управленческих решений и заканчивая анализом их результатов.
Однако развитию и совершенствованию информационных систем управления деятельностью предприятий с помощью соответствующих технологий пока отводится второстепенная роль. Хотя очевидно, что в условиях создаваемой информационной перегрузки руководителям различных уровней управления постоянно приходится решать острые и многоаспектные проблемы, что, в свою очередь, характеризуется невозможностью принятия взвешенных и рациональных решений. В то же время приобретение программного продукта, предназначенного для решения узкого круга учетных задач, как правило, не способствует реальному повышению качества ведения бизнеса на предприятии. Поэтому медленность внедрения напредприятий информационно-аналитических технологий заметно влияет на процесс управления и выработку решений в каждой конкретной предметной области, работа в которых сейчас немыслима без использования соответствующей аналитической и прогнозной информации. Для многих предприятий внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. При этом важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных мер. Кроме того, информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений. Причем содержание каждой конкретной информации определяется действительными потребностями управленческих звеньев, участвующих в подготовке соответствующих решений. Поэтому одной из главных задач любого предприятия в настоящее время является развитие и совершенствование внутрифирменной информационной системы, что позволит существенно повысить организацию и управление процесса производства, а также принятие управленческих решений для обеспечения эффективного функционирования предприятия в современных экономических условиях.
Заключение
На основании изложенного выше можно сделать следующие выводы:
для того, чтобы улучшить функционирование организации в области информационного обеспечения есть много способов, но и для выполнения этой задачи требуются определенные навыки.
Экономическая информация характеризуется большим объемом, многократным использованием, обновлением и преобразованием, многообразием ее источников и потребителей, большим числом логических операций и специфических математических расчетов для получения многих видов результатной информации.
Повышению эффективности и качества управления способствует создание автоматизированных информационных систем. Современный уровень информатизации общества предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных информационных системах экономических объектов.
Изучение экономической информации в различных аспектах дает возможность выявить состав информационных совокупностей и их структуру, закономерности преобразования, объемно-временные и качественные характеристики (полноту, достоверность, своевременность, точность), а также способы их получения, обработки, защиты и последующего использования.
Движение экономической информации от одного подразделения к другому приобретает вид информационного потока. Информационные потоки занимают важнейшее место в структуре управления, это ее связующая нить. Чтобы решить обозначенную выше проблему эффективного владения информацией, необходимо осуществлять мероприятия по оптимизации информационных потоков. При этом к информации предъявляется большое количество требований, а важнейшая роль отводится экономической информации.