Каждое деловое письмо может содержать один или несколько аспектов - содержательных фрагментов, включающих речевое действие. Отсюда письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Изложение каждого аспекта содержания в сложном письме обычно начинается с нового абзаца. Композиция, или структура, текста официального письма - это последовательность расположения его составных частей - аспектов. Причем в качестве самостоятельных аспектов рассматриваются речевые фрагменты с однотипными речевыми действиями - просьбами, сообщениями, предложениями. Структура письма в этом случае может выглядеть следующим образом:
I. Просим...
II. Также просим...
III. А также просим...
I. Сообщаем...
II. Одновременно сообщаем...
Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.
Структура аспекта отличается жесткостью и однозначностью. Она определяется как двухчастная: первая часть содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть в аспекте модальности ирреальна, декларативна, она называет желаемые, предполагаемые события, выраженные при помощи речевых действий (просьбы, предложения, требования т.п.): Настаиваю на немедленном погашении долга, т.е. композиция служебного письма, содержащего запрос, будет такой:
1. обоснование актуальности запроса;
2. содержание запроса;
3. ожидаемый результат, если запрос будет удовлетворен;
4. формулирование гарантии
Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.
Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:
Во-первых...
Прежде всего...
Во-вторых...
Затем...
В-третьих...
В заключение...
Переходя к следующему вопросу...
Что касается вопроса о...
Учитывая все вышесказанное...
Исходя из вышесказанного...
В связи с необходимостью вернуться к вопросу о...
Подводя итоги, необходимо подчеркнуть...
В заключение выражаем надежду на...
В заключение хотим напомнить Вам о...
Объем абзаца колеблется в деловых письмах весьма существенно - от одного предложения до страницы и более.
Абзацное членение может быть проведено в пределах текста одноаспектного письма, представляющего идеальный вариант композиции, а также в пределах одной композиционной части письма, совпадающей с аспектом. Красной строкой выделяется новая мысль, тема или новый поворот темы письма.
Стандартизация и унификация, требующие единообразия в построении текста, обусловили строгую композиционную соотносимость и закрепленность частей делового письма.
Несоблюдение этих правил затрудняет процесс восприятия текстовой информации. Письма, в которых не соблюдаются правила абзацного членения и выделения аспектов содержания, приходится читать и перечитывать по нескольку раз, что резко снижает их эффективность.
Языковой стандарт делового письма
Своеобразным итогом стандартизации языка делового письма стали тексты-аналоги, или типовые тексты, и трафаретные письма.
Образец
ОАО "ЭКСПО-ВОЛГА"
443125, г. Самара, Московское шоссе, 264
Тел.: (8462) 53-45-83, 53-46-96 Per. N__
Тел./факс: (8462) 53-46-67, 56-16-03
Заявка на участие в выставке
Товары и предприятия г. Чапаевска (название выставки)
Полное название предприятия Учебно-производственное предприятие Всероссийского общества слепых
Сокращенное название предприятия (для надписи на фризе):
| У | П | П | В | О | С | ||||
Примечание. Вписать название фирмы печатными буквами, в одной клетке - один знак.
Адрес предприятия:
Индекс 446115 Республика_______Область Самарская
Район_________Населенный пункт___________
Улица Ленина Дом 99 Офис___________________
Телефон (указать код города) 3-34-47 Телефакс_______
Ф.И.О. руководителя Фирсалов Иван Викторович______
Должность руководителя директор
Количество участников 2 Ф.И.О. ответственного лица__
Количество арендуемой выставочной площади:
а) закрытая выставочная площадь 4 кв.м.
б) открытая (вне выставочного павильона)______кв. м.
Стандартный выставочный стенд 4, 6, 8, 10, 12 кв. м. и т. д.
Забронировать места в гостинице с_____ по _____ на___ человек
Форма участия (очная, заочная)________________
Информация для размещения в каталоге (не более 50 слов, возможно приложение на отд. листе):
электропитание (220В, 380В) Мощность
Расчетный счет N 043657619 в Чапаевском отделении Сбербанка 4259_______
БИК 043657619 кор/счет 600164719 ИНН 6335000194 Код по ОКОНХ 17380, код по ОКПО 02831722 Дополнительные услуги (вписать в таблицу):
| N | Наименование услуги | Цена за единицу | Количество | Сумма |
Общая стоимость услуг, предоставленных ОАО "ЭКСПО-ВОЛГА":_______________
Настоящим подтверждаем наше участие в выставке "Реклама. Печатный двор. Дизайн" и выражаем свое согласие с правилами и положениями условий участия.
| Участник _____ Руководитель_____ Гл. бухгалтер _____ | Организатор _____ Руководитель _____ Гл. бухгалтер_____ |
Появление трафаретных писем было связано с необходимостью решения однотипных проблемных ситуаций в производстве, на транспорте, в торговле.
Типовой текст строится на основе не только клишированных фраз, но и клишированных предложений:
В ответ на Вашу просьбу высылаем Вам интересующую Вас информацию.
Настоящим подтверждаем свое участие в выставке.
Считаем необходимым выразить свое несогласие с Вашими замечаниями по качеству выполнения работ.
Трафаретных текстов сегодня становится меньше, потому что увеличивается количество нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке. Однако контракты, письма-заявки и другие виды писем, необходимых для предприятия в большом количестве, чаще всего представляют собой трафаретные тексты.
Фразы-клише в остальных регламентированных текстах могут представлять собой
1. мотивацию речевого действия
| В соответствии с | Протоколом о взаимных поставках предварительной договоренностью решением арбитража подзаконным актом о... |
| На основании | Протокола о взаимных поставках прейскуранта |
| В связи с | открытием новой линии выходом из строя агрегата |
2. устойчивую речевую формулу ввода информации
Ставлю Вас в известность...
Требуем принять решение о...
Просим принять приглашение на...
3. устойчивые этикетные формулы обращения, приветствия, прощания, поздравления и т.п.
Уважаемые господа!
Имеем честь предложить Вам...
Выражаем надежду на дальнейшее сотрудничество. Всегда к Вашим услугам.
Все эти стандартные аспекты делового письма используются в тексте исходя из практической необходимости, определенной таким понятием, как речевая ситуация.
Заключение
Деловая переписка требует соблюдения твердо закрепившихся в деловой практике норм и правил письменной речи, т.е. того, что принято называть ее речевым этикетом. Нормы такого этикета как бы предполагают общественную договоренность о том, что считать принятым в деловой переписке, а что непринятым.
Деловое общение - это самый массовый вид социального общения. Оно представляет сферу коммерческих и административно-правовых отношений, экономико-правовых и дипломатических отношений.
Универсальным принципом использования этикетных средств является принцип вежливости, который выражается в рекомендациях, данных читателям в одном старом русском письмовнике и не утративших актуальности по сей день: "Первая обязанность пишущего — помнить свое собственное положение, знать положение лица, которому мы пишем, и представлять себе последнего так ясно, как будто мы стоим перед ним и разговариваем". Это особенно важно сегодня, когда официальная переписка начинает носить более личный и динамичный характер.
Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно составить текст документа, умение работать с документами – важнейшие составляющие профессиональной культуры человека, принимающего решения.
Низкая речевая культура напрямую связана с низкой эффективностью совещаний, переговоров.
Культура речи является экономической категорией. Высокая речевая культура и развитая экономика в передовых странах неотделимы друг от друга, взаимосвязаны. И наоборот, низкая речевая культура общества определяет соответствующий уровень развития и эффективность экономики.
Список используемой литературы
1. Акиншина А.А., Формановская Н.П. Русский речевой этикет. – М.: Русский язык, 1978
2. Гольдин В.Е. Речь и этикет. – М.: Просвещение, 1993
3. Снелл Ф. Искусство делового общения. – М., Прогресс, 1990
4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: ИПК Издательство стандартов, 2003.
5. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – 5-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002. – 320 с.
6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство – Москва: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 г.
7. Кузнецова Т.В. Составление и оформление служебных документов – Москва: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 г.
8. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.
9. Печникова Т.В., А.В. Печникова Практика работы с документами в организации. Учебное пособие. М.: «ЭКСМОС», 1999.-320 с.
10. Положение о Государственном гербе, утвержденном Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050
11. Колтунова М.В Язык и деловое общение. М.: Экономическая литература. -2002
12. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядит: издательство: Проспект. год издания: 2005