АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
Предоставления государственной услуги
«Оказание информационных услуг на основе архивных документов, относящихся к государственной собственности Республики Крым, хранящихся в архивном отделе (муниципальном архиве) администрации города Армянска Республики Крым (выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий по запросам социально-правового и имущественного характера»
Общие положения
1.1. Настоящий административный регламент по предоставлению государственной услуги «Оказание информационных услуг на основе архивных документов, относящихся к государственной собственности Республики Крым, хранящихся в архивном отделе (муниципальном архиве) администрации города Армянска Республики Крым (выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий по запросам социально-правового и имущественного характера» по использованию архивных документов по запросам юридических и физических лиц (далее – административный регламент) разработан архивным отделом (муниципальным архивом) администрации города Армянска Республики Крым (далее Администрация города) и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по выдаче архивных выписок, архивных справок, копий документов, находящихся на архивном хранении в архивном отделе (муниципальном архиве) Администрации города.
1.2. Предметом регулирования административного регламента: являются отношения, возникшие по использованию архивных документов по запросам юридических и физических лиц с целью выдачи архивных выписок, архивных справок, копий архивных документов.
1.3. Пользователями государственной услуги являются: юридические и физические лица, обращающиеся на законных основаниях в архивный отдел (муниципальный архив) для получения информации (далее - заявители).
1.4. Администрация города Армянска Республики Крым, в структуру которой входит архивный отдел (муниципальный архив), находится по адресу: 296012, Республика Крым, г.Армянск, ул. Симферопольская, д.7.
Контактные телефоны: (365-67) 3-38-33, 3-39-01.
1.5. Местонахождение и почтовый адрес архивного отдела (муниципального архива): 296012, г.Армянск, Республика Крым, мкр. им. генерала Корявко, д.12. Адрес электронной почты e-mail: arhivarm@gmail.com. Режим работы архивного отдела (муниципального архива): понедельник-пятница с 800 до 1700, суббота, воскресенье - выходные, санитарный день - последняя пятница квартала.
Приемные дни: вторник, четверг с 800 до 1200. Телефоны: (365-67) 3-36-23, 2-04-30, факс: (365-67) 3-36-23.
1.6. Информация о предоставлении государственной услуги размещена в информациионно-коммуникационной сети Интернет на официальном сайте города Армянска: armgov.ru, а также на информационных стендах Администрации города и архивного отдела (муниципального архива).
1.7. На стендах размещается следующая информация: о порядке оказания государственной услуги, адрес и режим работы архивного отдела (муниципального архива), бланки заявлений, образцы заполнения заявлений.
1.8. Информация о порядке оказания государственной услуги предоставляется:
- по письменным обращениям заявителей;
- при личном обращении граждан;
- по телефону (при консультировании в телефонном режиме специалист называет свою фамилию, имя, отчество, должность, а затем в вежливой и корректной форме четко и подробно информирует заявителя по интересующим вопросам);
- по электронной почте.
1.9. При подаче заявления и документов, необходимых для предоставления государственной услуги, заявитель дает согласие на обработку своих персональных данных в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных».
2. Стандарт предоставления государственной услуги:
2.1. Наименование государственной услуги:
2.1.1. Оказание информационных услуг на основе архивных документов (выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий по запросам социально-правового и имущественного характера).
2.2. Наименование органа, предоставляющего государственную услугу:
2.2.1. Архивный отдел (муниципальный архив) администрации города Армянска Республики Крым.
2.3. Конечным результатом оказания государственной услуги являются:
- архивные копии документов;
- архивные выписки из документов;
- архивные справки по документам, находящимся на архивном хранении;
- уведомление о возможном местонахождении запрашиваемых документов;
- уведомление об отсутствии запрашиваемых сведений, либо о необнаружении документов (отрицательный ответ).
2.4. Правовые основания для предоставления государственной услуги:
- Конституция Российской Федерации;
- Конституция Республики Крым;
- Федеральный закон от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;
- Федеральный закон от 27.07.2010 №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
- Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных»;
- Федеральный закон от 21.07.1997 №122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» (абз.4 п.2 ст.25.2);
- Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Федеральный закон от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
- Закон Республики Крым от 21.08.2014 № 54-ЗРК «Об основах местного самоуправления в Республике Крым»;
- Закон Республики Крым от 14.08.2014 №50-ЗРК «Об архивном деле в Республике Крым»;
- Закон Республики Крым от 09.12.2014 №28-ЗРК «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым отдельными государственными полномочиями Республики Крым в сфере архивного дела»;
- Постановление Правительства Российской Федерации от 27.09.2011 №797 «О взаимодействии между многофункциональными центрами предоставления государственных и муниципальных услуг и федеральными органами исполнительной власти, органами государственных внебюджетных фондов, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления»;
- Постановление Правительства Российской Федерации от 16.05.2011 №373 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг»;
- Постановление Совета министров Республики Крым от 07.10.2014 №369 «О разработке и утверждении административных регламентов предоставления государственных услуг исполнительными органами государственной власти Республики Крым»;
- Положение «О Федеральном архивном агентстве», утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 №290;
- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 №19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;
- Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера, утвержденные Росархивом;
- Устав муниципального образования городской округ Армянск;
- Постановление Администрации города от 18.12.2014 №29 «О разработке и утверждении административных регламентов предоставления муниципальных услуг».
2.5. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги:
- письменное заявление (анкета) в адрес архивного отдела (муниципального архива) (приложение 1,2,3,4,5,6), согласно приложению 3 Методических рекомендаций по исполнению запросов социально-правового характера (п.2.6.2,), утвержденных Росархивом;
- паспорт гражданина Российской Федерации (иметь при себе);
- документ, подтверждающий право собственности на земельный участок (при необходимости;
- документ, подтверждающий право собственности на жилье (при необходимости).
Прием граждан осуществляется специалистами архивного отдела (муниципального архива). Специалист, ведущий прием, должен корректно и внимательно относиться к заявителям (представителям заявителя), обязан носить бейдж с указанием фамилии, имени, отчества и должности.
Основание для оказания государственной услуги:
В запросе должны быть указаны сведения, необходимые для его исполнения:
- фамилия, имя, отчество заявителя (наименование организации);
- адрес заявителя (для юридических лиц - юридический и почтовый адрес, для физических лиц - адрес фактического проживания), контактный телефон, а также фамилия, имя, отчество исполнителя (для юридических лиц);
- изложение существа запроса, обращения;
- хронологические рамки запрашиваемой информации;
- о стаже работы и заработной плате - название, ведомственная подчиненность организации, время работы, должность, копия трудовой книжки (кроме случаев утраты трудовой книжки);
- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса;
- дата подачи запроса, подпись заявителя.
Для получения сведений, содержащих конфиденциальную информацию, персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации (доверенность, справка о вступлении в наследство, свидетельство о смерти, свидетельство о рождении и др.).
2.6. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги:
2.6.1. Обращение неправомочного лица;
2.6.2. Предоставление документов, не соответствующих перечню, указанному в пункте 2.5 настоящего административного регламента;
2.6.3. Нарушение требований к оформлению документов.
2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги:
- отсутствие документов в муниципальном архиве по запрашиваемой тематике;
- неудовлетворительное физическое состояние документов;
- отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию;
- в случае если текст запроса не поддается прочтению;
- отсутствие в обращении (запросе) необходимых сведений для проведения поисковой работы.
Не подлежат рассмотрению запросы, не содержащие фамилии (наименования организации) и почтового адреса заявителя.
2.8. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении государственной услуги:
Все запросы выполняются на бесплатной основе.
2.9. Срок предоставления государственной услуги:
По запросам, поступившим в архив, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 5 рабочих дней со дня их регистрации направляется ответ с просьбой указать недостающие или уточняющие сведения.
По письменным обращениям ответ направляется в сроки, предусмотренные пунктами 2.9.1-2.9.3 настоящего Регламента.
2.9.1. Если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то окончанием срока исполнения считается следующий за ним рабочий день.
2.9.2. Срок исполнения социально-правовых и тематических запросов составляет не более 30 календарных дней со дня их регистрации в архиве. В исключительных случаях руководство архива вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 15 дней с обязательным письменным уведомлением заявителя. В частности, основанием для перенесения срока исполнения запроса могут быть дополнительные сведения, полученные архивом от заявителя, большой объем просматриваемой информации, недостаточно развернутый научно-справочный аппарат.
В ускоренном порядке рассматриваются социально-правовые запросы:
- граждан, достигших 80-летнего возраста;
- участников Великой Отечественной войны и региональных военных конфликтов;
- граждан, удостоенных звания Герой Советского Союза, Герой России, Герой Социалистического труда и лиц, приравненных к ним;
- граждан, принимавших участие в ликвидации последствий Чернобыльской аварии;
- по медицинским показателям;
- в связи с потерей кормильца;
- для оформления инвалидности при досрочном выходе на пенсию.
Если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то окончанием срока исполнения считается следующий за ним рабочий день.
2.9.3. Запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы), поступившие из органов государственной власти Российской Федерации и Республики Крым, органов местного самоуправления Республики Крым, рассматриваются архивным отделом (муниципальным архивом) на безвозмездной основе в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки.
2.9.4. Запрос, по которому в архиве отсутствуют документы (непрофильный запрос), направляется в соответствии с п.3.4.6 настоящего Регламента по принадлежности в соответствующую организацию, где могут храниться необходимые документы, не позднее чем в 5-дневный срок со дня регистрации запроса с уведомлением заявителя о переадресации запроса.
2.10. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга:
Место ожидания заявителей в архиве оборудовано стульями и столами для оформления письменных заявлений (запросов), информационными стендами.
2.11. Показатели доступности и качества государственной услуги:
- транспортная доступность к местам предоставления государственной услуги;
- обеспечение возможности направления запроса по электронной почте;
- размещение информации о порядке предоставления государственной услуги на официальном сайте.
- упорядочение административных процедур и административных действий;
- устранение избыточных административных процедур и административных действий;
- сокращение количества документов, представляемых заявителями;
- сокращение срока предоставления государственной услуги.
2.12. Особенности предоставления государственной услуги через многофункциональный центр:
1. Заявитель вправе обратиться для получения государственной услуги в многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (далее – МФЦ).
2. Предоставление государственной услуги через МФЦ осуществляется по принципу «одного окна» после однократного обращения заявителя с соответствующим запросом непосредственно в МФЦ.
3. Взаимодействие с архивным отделом (муниципальный архив), предоставляющим государственную услугу, осуществляется сотрудниками МФЦ без участия заявителя в соответствии с нормативными правовыми актами и соглашением о взаимодействии Администрации города с МФЦ Республики Крым.
4. При поступлении документов из МФЦ на получение государственной услуги, процедуры осуществляются в соответствии с настоящим регламентом. Результат муниципальной услуги направляется в МФЦ.
5. Архивный отдел (муниципальный архив) обеспечивает доступ МФЦ к информационным системам, содержащим необходимые для предоставления государственной услуги сведения, а также предоставление необходимых сведений на основании межведомственных запросов.
6. МФЦ находится по адресу: 296012, Республика Крым, г.Армянск, микр. им. ген. Корявко, 21, цокольный этаж. Контактный телефон: (06567) 2-06-22.
Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их исполнения.
3.1. Описание последовательности административных действий при оказании государственной услуги.
3.1.1. Оказание государственной услуги включает в себя следующие административные действия:
- прием и первичная обработка запросов;
- регистрация запросов;
- исполнение запросов;
- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения запроса;
- выдача копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на архивном хранении в муниципальном архиве, отрицательных ответов;
- контроль всех административных действий.
Блок - схема оказания государственной услуги приведена в приложении 1 к настоящему административному регламенту.
3.2. Прием и первичная обработка запросов.
3.2.1. Доставка в архив запросов осуществляется следующими способами:
- через почтовое отделение;
- курьером;
- лично гражданами;
- по электронной почте.
3.2.2. Прием корреспонденции в архивном отделе (муниципальном архиве) производится специалистами архива.
При приеме запросов от курьера на копии документа заявителя ставятся штамп, дата и подпись сотрудника архивного отдела (муниципального архива), принявшего документ.
При приеме запросов от физических лиц на копии запроса, при ее наличии, по просьбе физического лица ставятся штамп, дата и подпись специалиста архивного отдела (муниципального архива), принявшего документ, а также уточняется способ получения ответа (по почте или при личном визите).
При поступлении интернет-обращения (запроса) с указанием адреса электронной почты и почтового адреса заявителю направляется уведомление о приеме обращения к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое обращение (запрос) распечатывается и дальнейшая работа с ним ведется в установленном порядке.
3.3. Регистрация запросов.
3.3.1. Поступившие в архивный отдел (муниципальный архив) запросы регистрируются в день поступления. Каждому запросу присваивается индивидуальный регистрационный номер. Регистрация запроса в муниципальном архиве является основанием для начала действий по оказанию муниципальной услуги.
3.3.2. Регистрация запросов ведется в журнале.
3.4. Исполнение запросов.
3.4.1. Исполнение запросов осуществляется по научно-справочному аппарату и документам, находящимся на архивном хранении. Исполнение запросов производится специалистами архивного отдела (муниципального архива) согласно должностным инструкциям.
3.4.2. Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа «Архивная справка», «Архивная выписка».
3.4.3. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы прошиваются, пронумеровываются и скрепляются печатью архивного отдела (муниципального архива).
Архивная справка подписывается руководителем архивного отдела (муниципального архива), исполнителем и заверяется печатью архивного отдела (муниципального архива).
При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
3.4.4. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечании к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие поврежденного текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в документе», «Так в тексте оригинала». После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя архивного отдела (муниципального архив) и печатью архива.
3.4.5. На обороте листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа, удостоверяются подписью руководителя и печатью архивного отдела (муниципального архива).
В архивной копии, объем которой превышает один лист, листы прошиваются, пронумеровываются, скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью архива и подписью руководителя архивного отдела (муниципального архива).
3.4.6. Если в архиве отсутствуют документы и сведения по теме запроса, но известно местонахождение документов, специалист пересылает запрос в соответствующую организацию, архивное учреждение, где хранятся документы. Заявителю направляется уведомление о переадресации запроса.
Если в архиве отсутствуют документы, сведения по теме запроса, и неизвестно местонахождение документов, заявителю направляется отказ в оказании государственной услуги.
Если в запросе отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю направляется письмо с просьбой уточнить необходимые для выполнения запроса данные. После получения ответа с уточненными данными прием и первичная обработка документов осуществляются на общих основаниях.
3.5. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения запроса.
Справочная информация предоставляется специалистами архивного отдела (муниципального архива) по следующим вопросам:
- о получении запроса и присвоении ему регистрационного номера;
- о сроках исполнения запроса;
- о результатах рассмотрения запроса (положительный / отрицательный ответ).
3.5.1. Возможность ознакомления заявителя с оригиналами документов в специальном помещении для работы с архивными документами остается на усмотрение руководителя архива.
3.6. Выдача копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на архивном хранении в архивном отделе (муниципальном архиве).
3.6.1. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ на запрос высылаются заявителю по почте простым письмом через почтовое отделение:
3.6.2. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ на запрос по желанию заявителя, в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в архивный отдел (муниципальный архив), выдаются под роспись заявителю при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
3.6.3. Доверенному лицу заявителя при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и доверенности, оформленной в установленном законом порядке.
Получатель архивной справки, архивной выписки, архивной копии и ответа на запрос расписывается в журнале регистрации запросов, указывая дату получения документа.