Создание экспертной комиссии организации документально оформляется изданием приказа по основной деятельности. В приказе указывается причина создания комиссии, организация ее работы, состав, председатель, секретарь. (Приложение № 4)
Приказ имеет следующий формуляр:
¾ название организации – автора;
¾ вид документа (приказ);
¾ место издания;
¾ дата;
¾ регистрационный индекс;
¾ заголовок к тексту;
¾ текст;
¾ подпись.
Экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих отрасль, а также заведующего канцелярией, заведующего ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. В небольших учреждениях. Фирмах в состав экспертной комиссии входят секретарь и бухгалтер. Обычно экспертная комиссия состоит из нечетного числа членов: трех – пяти человек.
Председатель экспертной комиссии – один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива, то есть один из заместителей руководителя. Секретарь, как правило, - сотрудник делопроизводственной службы или архива.
Решения экспертной комиссии принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК.
Заседания экспертной комиссии проводятся по мере необходимости (но не реже двух раз в год) и оформляются протоколами. (Приложение № 5)
В формуляр протокола входят:
1. наименование учреждения – автора;
2. указание вида документа (протокол);
3. дата заседания;
4. номер заседания;
5. место заседания;
6. заголовок;
7. текст;
8. подписи.
В состав ЦЭК обязательно входит представитель государственного архива (архивного органа), курирующего данную организацию.
|
|
Опись дел структурного подразделения – учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.
Опись дел структурного подразделения включает следующие элементы описания дела:
¾ порядковый номер дела (тома, части);
¾ индекс дела (тома, части);
¾ заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий заголовку на обложке дела;
¾ даты дела (тома, части);
¾ срок хранения дела.
В конце описи составляется итоговая запись, где указывается (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи, а также фиксируются особенности нумерации дел в описи: наличие литерных и пропущенных номеров. (Приложение № 6)
Опись дел структурного подразделения подписывает составитель, затем она согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в подразделении ЭК опись должна быть согласована с ней.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Таким образом, в результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Значительная часть документов несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение не целесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.
|
|
Поэтому необходима четкая система определения ценности информации и на этой основе принятие решений об установлении сроков ее хранения. После этого информация может быть уничтожена или определена на временное (до 10 лет) либо постоянное (свыше 10 лет) хранение в зависимости от необходимости ее практического использования. Собственно в этом и состоит задача экспертизы ценности документов.
Экспертиза ценности документов играет важную роль для деятельности любой организации. Так как изучает состав и содержание документов организации на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.
Работа по подготовки документов к последующему хранению и использованию, отбору документов на постоянное хранение является завершающим этапом процесса делопроизводства и включает: экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описи дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в ведомственных архив.
Экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.
В данной курсовой работе раскрыта тема «Экспертиза ценности документов». Все поставленные задачи выполнены: рассмотрены критерии и принципы экспертизы, система экспертных органов, порядок проведения и оформления экспертизы ценности документов.