У руководства появляется возможность обнаружить собственные ошибки и ошибки персонала, а также определить, достигнуты ли поставленные цели благодаря выполнению одной из важных функций управления – контроля.
Контроль - это вид управленческой деятельности. Процесс, который позволяет определить качество выполняемой работы, выяснить, как организация продвигается к намеченной цели, установить степень отклонений и выбрать соответствующие действия или альтернативный курс.
Контроль является всеобъемлющим. Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, для того что бы организация функционировала успешно. Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация, безусловно, обязана обладать способностью, вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они перерастут в кризис. Благодаря контролю организация имеет возможность устранять помехи на пути выполнения плановых заданий, поэтому контроль можно определить как процесс, при помощи которого организация обеспечивает достижение своих целей.
Контроль есть фундаментальный элемент процесса управления. Это критически важная и сложная функция управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в компании.
Контроль выполняет важнейшую роль, и в общем виде означает процесс соизмерения и сопоставления фактически достигнутых результатов с запланированными.
Контроль необходим для устранения неопределенности и ошибок в деятельности компании.
Контроль помогает предвидеть кризисные ситуации. С помощью контроля можно фиксировать ошибки и исправлять их до того как они повредят достижению целей организации.
Контроль выявляет не только ошибки, но и успехи. Он помогает определить, какие именно направления деятельности наиболее эффективны.
Различают объект, предмет и субъект контроля.
Объект контроля – предприятия, организации. Внутри организации контролю подвергаются происходящие в них бизнес-процессы и отдельные элементы системы.
Предмет контроля – состояние и поведение объектов управления. Предметом контроля таких объектов, как объединения, предприятия и организации, а так же их структурные подразделения служит их деятельность в соответствии с установленными законами, нормами. Т.е. определенное состояние объекта контроля на определенную дату.
Субъект контроля – контролирующее звено. Человек, группа людей или организация в целом. Так же субъектом контроля могут выступать как государственные, ведомственные или частные органы.
Контроль можно классифицировать по следующим признакам:
– по принадлежности субъекта контроля к предприятию (внутренний, внешний);
– по основанию для обязанности (добровольный, по уставу, договорной, по закону);
– по объекту контроля (за объектом, за решениями, за результатами);
- по регулярности (регулярный, нерегулярный, специальный).
Главной задачей контроля является своевременное выявление и устранение ошибок в процессе работы, до того, как они смогут стать слишком серьезными и в дальнейшем повредить достижению целей предприятия, с помощью установления стандартов, которыми следует руководствоваться при выполнении заданий.
Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен.
2. Требования, предъявляемые к эффективности контроля:
1. Стратегическая направленность – является одним из главных условий его эффективности. Контролироваться должны результаты деятельности организации по стратегическим направлениям на основе количественных оценок.
2. Ориентация на результаты – конечная цель контроля, стоящая перед организацией. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. В итоге контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечивают ее выживание в будущем.
3. Ориентация на вид деятельности – для того, что бы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Неподходящий механизм контроля может маскировать, а не выявлять важную проблему.
4. Своевременность контроля – для того чтобы быть эффективным, контроль должен быть своевременным. Своевременность контроля заключается во временном интервале между проведением измерений или оценок, которые соответствует контролируемому явлению. Это связано с важнейшей целью контроля – необходимостью устранять отклонения, прежде чем они примут масштабный характер.
5. Гибкость контроля – необходима для приспособления к происходящим изменениям.
6. Простота контроля – как правило, наиболее эффективный контроль – это простейший контроль. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Но самое важное состоит в том, что, если система контроля слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней не понимают и не поддерживают ее, — такая система контроля не может быть эффективной. Избыточная сложность ведет к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.
Совершенствование контроля, увеличение затрат на его проведение оправданно до тех пор пока это приводит к увеличению преимуществ и доходов организации, превышающих рост затрат на контроль.
В итоге контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечат ее выживание в будущем.
Виды контроля.
Существуют 3 основных вида контроля: предварительным, текущим и заключительным. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.
А. Предварительный контроль
Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ.
Задача предварительного контроля является проверка готовности организации к началу работы.
Он включает введение в практику определенных правил, процедур, линий поведения. Они вырабатываются для обеспечения выполнения планов, их строгое соблюдение позволяет убедиться в том, что работа развивается в заданном направлении. Поэтому необходимо писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать кадры, имеющую их обязанностям квалификацию.
Прежде всего, он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам.
Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счёт тщательного анализа деловых и профессиональных знаний и навыков, необходимых для выполнения должностных обязанностей или отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. В ходе подбора необходимо установить допустимый уровень образования или опыт работы, проверять рекомендации, проводить психологические тесты и многочисленные собеседования с работниками. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения.
Контроль материальных ресурсов осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов на уровне достаточном для того, чтобы избежать дефицита.
Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсо в является бюджет (текущий финансовый план). Бюджет дает уверенность в том, что денежные средства когда потребуются, всегда будут у организации. Бюджеты устанавливают пределы затрат и не позволяют исчерпать средства, не достигнув поставленных целей.
Б. Текущий контроль
Как это собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Текущий контроль обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволяют не отклоняться от намеченных планов и инструкций. Текущий контроль основывается на измерении фактических результатов работы, направленной на достижение поставленной цели. Задача текущего контроля – оперативное выявление и своевременное пресечение нарушений и отклонений, возникающих в процессе работы.
В. Заключительный контроль
Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время. Хотя заключительный контроль и осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль даёт информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности.
Тест по «Основам менеджмента» Тема КОНТРОЛЬ
1. Как осуществляется текущий контроль в организации?
1. Путем заслушивания работников организации на производственных совещаниях;
2. Путем наблюдения за работой работников;
3. С помощью системы обратной связи между руководящей и руководимой системами;
4. Путем докладов на сборах и совещаниях;
5. Вышестоящей структурой.
2. Кто должен осуществлять контроль за выполнением поставленных задач перед коллективом?
1. Специалисты;
2. Работники;
3. Руководители;
4. Отдельные руководители;
5. Министерства.
3. Контроль - это:
1. Вид управленческой деятельности по обеспечению выполнения определенных задач и достижения целей организации;
2. Вид человеческой деятельности;
3. Наблюдение за работой персонала организации;
4. Наблюдение за выполнением персоналом отдельных заданий;
5. Постоянная проверка того, как организация осуществляет свои цели и корректирует свои действия.
4. Для сокращения потребности в контроле целесообразно:
1. Создавать организационные и социально-психологические условия для персонала;
2. Создавать соответствующие социальные условия для персонала;
3. Создавать соответствующие организационные условия для персонала;
4. Постоянно совершенствовать систему стимулирования труда персонала;
5. Постоянно повышать квалификацию персонала.
5. Контроль должен быть:
1. Объективным и гласным;
2. Гласным и действенным;
3. Объективным, деловым, эффективным, систематическим и гласным.
4. Эффективным;
5. Текущим.