Четкая организация расчетов между предприятиями (поставщиками и покупателями) оказывает непосредственное влияние на ускорение оборачиваемости оборотных средств и своевременное поступление денежных средств. Этим самым денежные расчеты выступают важнейшим фактором обеспечения кругооборота средств, а их своевременное завершение служит необходимым условием непрерывного процесса производства. Поэтому правильный учет и своевременный контроль денежных средств предприятия приобретают особо важное значение в современных условиях деятельности предприятий.
Денежные средства предприятий представлены денежными средствами в кассе (лимитированными наличными денежными средствами) и денежными средствами на счетах в банке (нелимитированными).
Основными задачами учета денежных средств являются:
Ø Своевременное и точное отражение наличия и движения денежных средств в кассе, на текущем, валютном и других счетах в банке;
Ø Контроль соблюдения лимита наличных денег в кассе, обеспечение сохранности и рационального использования денежных средств;
Ø Контроль за законностью осуществления операций с денежными средствами как в национальной, так и иностранной валюте;
Ø Организация синтетического и аналитического учета денежных средств предприятия.
Расчеты совершаются в двух формах: путем безналичных перечислений через систему банка (безналичные расчеты) и в виде платежей наличными деньгами (наличные расчеты).
Предприятия и индивидуальные предприниматели имеют право осуществлять расчеты между собой, а также с физическими лицами – гражданами как в наличной, так и в безналичной форме (ранее расчеты наличными деньгами между предприятиями были запрещены).
Все наличные расчеты предприятий и индивидуальных предпринимателей между собой, а также с гражданами производятся как за счет средств, полученных в кассе банка, так и за счет выручки, полученной от реализации товаров, работ, услуг, кроме выплат, связанных с оплатой труда.
Расчеты наличностью предприятий всех форм собственности, а также индивидуальных предпринимателей с гражданами должны производиться с оформлением налоговых накладных, приходных и расходных кассовых ордеров, кассового или товарного чека, квитанции, договора купли-продажи, актов закупки или других документов, удостоверяющих факт покупки товаров, выполнения работ, оказания услуг.
Безналичные расчеты производятся путем перечисления денежных средств со счета плательщика на счет получателя с помощью различных банковских операций (кредитных и расчетных), заменяющих наличные деньги в обороте. При этом посредником при расчетах между предприятиями и организациями выступают соответствующие учреждения банков.
Для хранения денежных средств и производства безналичных расчетов каждому предприятию в районе его нахождения открываются текущие и другие необходимые счета. Правоотношения, возникающие при открытии клиентам банков счетов, регулирует "Инструкция об открытии банками счетов в национальной и иностранной валюте", утвержденная постановлением Правления НБУ от 18.12.98 г. № 527.
Банки открывают счета зарегистрированным в установленном действующим законодательством порядке юридическим и физическим лицам – субъектам предпринимательской деятельности и другим хозяйствующим субъектам на условиях, изложенных в данной Инструкции и в договоре между учреждением банка и владельцем счета.
Предприятиям могут быть открыты счета:
Ø текущие счета в национальной валюте открываются юридическим лицам в учреждениях банков для хранения свободных денежных средств и ведения безналичных расчетов в национальной валюте;
Ø текущие счета в иностранной валюте, предназначенные для хранения свободных денежных средств и осуществления безналичных расчетов в иностранной валюте;
Ø специальные счета для безналичных расчетов с контрагентами (счет аккредитива, счет лимитированной чековой книжки);
Ø специальные счета для бюджетного финансирования и целевых поступлений (бюджетные счета для целевых мероприятий);
Ø заемные счета, открываемые для учета займов путем оплаты расчетных документов или перечисления на текущий, валютный, аккредитивный или другой счет заемных средств в соответствии с условиями кредитного соглашения;
Ø депозитные счета открываются на определенный срок для хранения свободных денежных средств, которые перечисляются с текущего или валютного счетов на счет депозита, а после окончания срока хранения согласно депозитному договору возвращаются на тот же счет с процентами по депозитным вкладам.
Договор на открытие и обслуживание банковского счета оформляется в произвольной форме и должен содержать реквизиты сторон, номера и виды счетов, условия открытия и закрытия счетов, виды услуг, предоставляемых банком, обязательства сторон, ответственность за невыполнение обязательств, другие положения, определяемые по договоренности сторон, и условия, при которых договор может быть расторгнут.
Для открытия текущих счетов и текущих бюджетных счетов предприятия представляют в банк следующие документы:
1. заявление на открытие счета установленного образца, подписанное руководителем и главным бухгалтером предприятия;
2. копию свидетельства о государственной регистрации в органе государственной исполнительной власти или другом органе, уполномоченным осуществлять государственную регистрацию, заверенную нотариально или органом, который выдал свидетельство о государственной регистрации;
3. копию зарегистрированного устава (положения), заверенную нотариально или регистрирующим органом;
4. копию документа, подтверждающего взятие предприятия на налоговый учет, заверенную налоговым органом, нотариально или уполномоченным работником банка;
5. карточку с образцами подписей лиц, которым, в соответствии с действующим законодательством или учредительными документами, предоставлено право распоряжаться счетом, заверенную нотариально или вышестоящей организацией в установленном порядке. В карточку включается также образец оттиска печати предприятия;
6. справку о регистрации в органах Пенсионного фонда Украины.
Физическим лицам – субъектам предпринимательской деятельности, осуществляющим свою деятельность без создания юридического лица, текущий и другие счета открываются на их имя при условии представления паспорта или другого документа, удостоверяющего личность.
Прием, выдачу и перечисления денег банк выполняет на основании документов специальной формы. Из них наиболее распространенными являются: объявление на взнос наличными, чек (денежный и расчетный), платежное поручение, платежное требование-поручение, аккредитив, вексель, инкассовое поручение (распоряжение).
Расчетные документы, представляемые клиентами в банк в бумажной форме, должны отвечать установленным требованиям и содержать, в зависимости от их формы, следующие реквизиты: название документа, номер документа, число, месяц, год его выписки (число и месяц указывается цифрами, месяц – буквами), название плательщика и получателя средств и их идентификационные коды, названия банков плательщика и получателя, условные номера МФО (код банка), сумму платежа цифрами и буквами, назначение платежа, ссылка на документ, на основании которого осуществляется операция, оттиск печати и подписи ответственных лиц плательщика (на первом экземпляре), сумму налога на добавленную стоимость или надпись "без налога на добавленную стоимость".
В случае, если хотя бы один из реквизитов не заполнен или заполнен неправильно, банк такой документ не примет к исполнению. При открытии текущего счета в банке открывается лицевой счет предприятия с присвоением номера. Лицевые счета банком ведутся в двух экземплярах: I-й – для банка, II-й – выдается предприятию как выписка со счета с приложением соответствующих первичных документов, на основании которых банк произвел расчетные операции (платежные поручения, требования-поручения, объявление на взнос наличными и пр.). Выписка банка является регистром аналитического учета и служит основанием для бухгалтерских записей в учете предприятия. В ней обязательно показывается входящий остаток денежных средств на счете предприятия на начало операционного дня, поступления и перечисления средств за день по каждому факту платежа и исходящий остаток. По каждому факту платежа имеется следующая информация: на основании какого номера документа он произведен, МФО и номер счета контрагента. Синтетический учет операций по счету предприятия в банке ведется на счете 31 "Счета в банках", который предназначен для учета наличия и движения денежных средств, находящихся на счетах в банке, предназначенных к использованию для текущих операций.
Счет 31 имеет следующие субсчета:
311 "Текущие счета в национальной валюте";
312 "Текущие счета в иностранной валюте";
313 "Другие счета в банке в национальной валюте";
314 "Другие счета в банке в иностранной валюте".
По дебету счета 31 "Счета в банках" отражается поступление денежных средств, по кредиту – их использование (перечисление) (см. структуру счета 31 "Счета в банках" субсчета 311 "Текущие счета в национальной валюте").
Операции по счетам в банке в иностранной валюте отражаются в двух денежных единицах: в иностранной валюте и в национальной, сумма которой получается путем перевода иностранной валюты по курсу, установленному Национальным банком на дату совершения операции.
Каждое предприятие для осуществления расчетов наличными деньгами и для хранения наличных денег должно иметь кассу. Кассой называется специально оборудованное и изолированное помещение, имеющее сигнализацию, устройства, препятствующие проникновению посторонних лиц, несгораемые металлические шкафы для хранения денег и ценных бумаг.
Учет кассовых операций осуществляется в соответствии с Постановлением Правления НБУ от 19.02.2001 г. № 72 "Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине". Максимальная сумма, которая может находиться в кассе на конец рабочего дня определяется лимитом остатка наличности, который устанавливается банком каждому предприятию индивидуально на основе заявки-расчета ежегодно в течение первого квартала (до установления лимита кассы на текущий год продолжает действовать лимит предыдущего года). Сверх установленного лимита предприятие имеет право хранить в кассе наличные деньги, полученные в банке для выплаты заработной платы, стипендий и т.д. в течение 3-х дней, включая день получения наличности в банке. После окончания этих сроков вся оставшаяся наличность, не использованная по назначению, сдается в банк и выдается в последующем на эти же цели.
Структура субсчета 311 "Текущие счета в национальной валюте"
| Кт корр | Счет 311 | Дт корр | |
| счетов | Дебет | Кредит | счетов |
| Зачисление на текущий счет сумм: | Списание с текущего счета сумм: | ||
| 1) наличных денег, поступивших из кассы | 1) наличных денег, выданных банком в кассу | ||
| 36, 377 | 2) полученных от покупателей и заказчиков в оплату за отгруженную продукцию, сданные работы и оказанные услуги | 2) согласно платежным требованиям-поручениям и платежным поручениям за полученные ТМЦ, выполненные работы и оказанные услуги | |
| 3) плановых платежей, поступивших от покупателей | 3) в порядке предоплаты | ||
| 4) полной или частичной предоплаты | 4) налогов в бюджет и обязательных платежей | 641, 642 | |
| 5) по претензиям, предъявленным поставщикам, подрядчикам и другим организациям | 5) по полученным претензиям | ||
| 6) штрафов, пени, неустоек, взысканных без предъявления претензий | 6) экономических санкций, уплаченных предприятиям и организациям | ||
| 501, 601 | 7) краткосрочных и долгосрочных кредитов банка | 7) в погашение задолженности по ссудам | 501, 601 |
| 8) процентов банка за использованием денежных средств в обороте | 8) банку за расчетно-кассовое обслуживание | ||
| 9) финансирования из бюджета в оборотные средства и государственных дотаций | 9) отчислений на страхование и внебюджетных платежей | 65, 642 | |
| 10) полученных от реализации иностранной валюты | 10) для покупки иностранной валюты | ||
| 11) неиспользованных остатков по аккредитивам, по счетам лимитированных чековых книжек | 11) при выставлении аккредитива, выдаче лимитированной чековой книжки | ||
| 12) поступивших в счет будущих периодов | 12) разных расходов, которые относятся к расходам будущих периодов | ||
| 13) поступивших от учредителей в счет взносов в Уставный капитал (ранее подписавшиеся на акции) | 13) оплаты разных расходов по капитальным вложениям | ||
| 14) полученных сумм целевого финансирования | 14) ошибочно зачисленных банком сумм | ||
| 15) в оплату задолженности по векселям | |||
| 16) начисленных дивидендов участникам |
В случае, если лимит остатка наличности по кассе предприятия вообще не установлен, вся имеющаяся наличность в его кассе на конец дня должна сдаваться в банк, так как она будет считаться сверхлимитной.
В большинстве случаев наличные деньги поступают в кассу со счета в банке через кассира, который получает их по денежным чекам. Кассир в соответствии с действующим законодательством несет полную материальную ответственность за сохранение всех принятых им ценностей. При приеме его на работу одновременно с приказом о назначении с ним заключается договор о полной материальной ответственности.
В кассу предприятия наличные деньги могут поступать и из других источников (от работников за проданные материалы за наличный расчет, за реализацию продукции, неиспользованные командировочные и т.д.).
Наиболее важными требованиями правильного оформления и отражения в учете кассовых операций являются:
Ø немедленное занесение в кассовую книгу каждой кассовой операции, ежедневное определение итогов в кассовой книге и сдача кассиром кассового отчета;
Ø выписка бухгалтерией на каждую кассовую операцию приходных и расходных кассовых ордеров с обязательной их регистрацией;
Ø погашение кассиром специальным штампом кассовых документов в целях предотвращения злоупотреблений путем их повторного использования.
Кассовые операции оформляются документами, типовые формы которых утверждены Минстатом Украины и должны применяться на всех предприятиях без изменения. Основными документами по кассе являются:
- приходные кассовые ордера;
- расходные кассовые ордера;
- платежная ведомость.
Все приходные и расходные документы подлежат предварительной регистрации в книгах регистрации приходных и расходных кассовых документов. Порядок оформления и требования к документам изложены в Порядке ведения кассовых операций. На основании приходно-расходных документов ведется кассовая книга по каждой валюте отдельно. В нее в хронологическом порядке заносятся все операции по кассе по каждому документу в отдельности. Книга должна быть пронумерована, прошита и скреплена печатью предприятия и подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. В конце рабочего дня кассир составляет кассовый отчет и выводит остаток денег по кассе на следующее число. Подчистки в кассовой книге запрещаются, а исправления в ней можно делать только с заверяющей подписью кассира и главного бухгалтера. Первый экземпляр отчета остается в кассовой книге, а второй вместе с прилагаемыми документами передается в бухгалтерию для дальнейшей обработки и составления учетного регистра по кассе – журнала-ордера № 1.
Синтетический учет кассовый операций ведется на счете 30 "Касса", который имеет субсчета: 301 "Касса в национальной валюте"; 302 "Касса в иностранной валюте". По дебету счета 30 "Касса" отражается поступление наличных денежных средств в кассу предприятия, по кредиту – выплата денежных средств из кассы (см. структуру субсчета 301 "Касса в национальной валюте"). Операции по кассе в иностранной валюте ведутся в двух денежных единицах: в иностранной валюте и в национальной, переведенной по обменному курсу Национального банка Украины на дату совершения операции. Счет 33 "Другие денежные средства" предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных документов (в национальной и иностранной валюте), которые находятся в кассе предприятия (почтовых марок, марок гербового сбора, оплаченных проездных документов, оплаченных путевок в санатории, пансионаты, дома отдыха и др.), и о денежных средствах в дороге, то есть денежных суммах, внесенных в кассы банков, сберегательные кассы или почтовые отделения для дальнейшего их зачисления на текущие счета предприятия.
Для обеспечения сохранности денежных средств в кассе бухгалтерия должна проводить внезапные проверки не менее одного раза в квартал с пересчетом всех ценностей, которые находятся в кассе, с составлением соответствующего акта о проведенной инвентаризации.
Выявленные проверками излишки наличных денежных средств оприходуются по кассе и подлежат перечислению в бюджет, а недостача погашается кассиром.
Структура субсчета 301 "Касса в национальной валюте"
| Кт корр | Счет 301 | Дт корр | |
| счетов | Дебет | Кредит | счетов |
| 311, 312 | 1) Поступление в кассу наличных денежных средств из соответствующих счетов в банке на выплату заработной платы, премий, помощи и т.д. | 1) Внесение денег на текущий счет в банке | |
| 2) Поступление выручки от реализации продукции (работ, услуг), основных средств и прочих активов от отечественных покупателей | 2) выдача работникам заработной платы, иных поощрительных и компенсационных выплат, пособий по временной нетрудоспособности | ||
| 377, 361, | 3) Погашение дебиторской задолженности наличными | 3) Выдача из кассы единоразовых выплат (материальной помощи, денежных средств к юбилеям и праздникам за счет чистой прибыли отчетного или прошлых лет) | |
| 4) Поступление в кассу наличных от работников предприятия за товары, проданные в кредит, за форменную одежду и пр. | 4) Выплата пособий за счет средств фонда социального страхования | ||
| 5) Возврат неиспользованного остатка подотчетной суммы | 5) Выдача депонированной заработной платы | ||
| 6) Внесение учредителями наличными в кассу взносов в счет Уставного капитала | 6) Выдача подотчетных сумм или в возмещение перерасхода по авансовым отчетам | ||
| 7) Возврат в кассу излишне начисленной и выплаченной заработной платы | 7) Оплата из кассы мелких хозяйственных расходов, за канцелярские принадлежности, материалов и пр., приобретенных за наличный расчет | 20,22, 91,92 | |
| 8) Взносы платежей в погашение задолженности по возмещению материального ущерба | 8) Отражение суммы недостачи денежных средств в кассе, выявленной при инвентаризации | ||
| 9) Взносы платежей за коммунальные услуги, квартирная плата, взносы родителей в возмещение расходов по содержанию детей в детских дошкольных учреждениях и пр. | 9) Выплачены из кассы насчитанные дивиденды | ||
| 10) Возврат в кассу ранее выданных авансов | 10) Выплата сумм по регрессным искам (нетрудоспособности по вине предприятия) | ||
| 11) Оприходование излишков денежных средств в кассе, выявленных при инвентаризации | 11) Списание сумм целевых средств, выплаченных из кассы |
ЛИТЕРАТУРА
1. Национальные стандарты бухгалтерского учета (все в одном номере) / Все о бухгалтерском учете. – 2009. - № 14 (802) (спецвыпуск 94). – 13 февраля.- 80 с.
2. Порядок представления финансовой отчетности. Постановление Кабинета Министров Украины от 28.02.2009.г. № 419. / Баланс. –2000. - № 10. – с.5.
3. Инструкция о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций / Приказ Минфина Украины от 30.11.2009 г. № 291.
4. Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов, расчетов и других статей баланса, утвержденная приказом Главного управления Государственного казначейства Украины и Министерства финансов Украины от 30.10.09 г7 № 90.