Данный вид контроляпроводится до совершенствования хозяйственных и финансовых операций. Он предшествует операции с материальными и денежными средствами и имеет целью предупредить незаконные действия должностных лиц, неправильное хранение и нецелесообразное расходование денежных средств и материальных ценностей, предотвратить нарушение законов, постановлений и распоряжений государственных органов.
Предварительный контроль осуществляется всеми органами государственного контроля. Он играет большую роль и является наиболее эффективной формой финансового контроля, так как лучше предупредить нарушения или недостатки, чем затем, с опозданием, после совершения нарушений, вскрывать их.
Предварительный контроль производится в процессе рассмотрения и утверждения планов, проектов смет и бюджетов, штатных нормативов, утверждения штатных расписаний и т.д.
Такой контроль осуществляют:
1) финансовые органы посредством рассмотрения проектов бюджетов, финансовых планов и смет, при регистрации штатных расписаний и смет административно-управленческих расходов бюджетных учреждений;
2) кредитные учреждения путем проверки платежных документов до их оплаты или исполнения (чеков, платежных требований, платежных поручений и т.п.);
3) министерства и ведомства, управления, отделы путем анализа проектов производственно-финансовых планов предприятий, индивидуальных и сводных смет.бюджетных учреждений:
4) ответственные должностные лица предприятий, организаций, учреждений в процессе принятия решений, разрешающих выполнять определенные работы, совершать хозяйственные операции, расходовать материальные и денежные средства. При этом рассматриваются законность, целесообразность, эффективность и реальность действий и хозяйственных операций.
Важную роль в предварительном контроле играют главные (старшие) бухгалтера. Указанные должностные лица осуществляют проверки правильности составления платежных документов, договоров, соглашений на приобретение и отпуск материальных ценностей, установления должностных окладов, соблюдения установленных норм расходов, тарифов и т.д.
Текущий контроль производится на предприятиях, в хозяйственных организациях, бюджетных учреждениях, в финансовых и кредитных органах, в министерствах, ведомствах, управлениях, отделах в процессе совершения хозяйственных и финансовых операций.
Эта форма контроля является неотъемлемым элементом оперативного управления хозяйственно-финансовой деятельностью.
Опираясь на данные первичных документов оперативного и бухгалтерского учета, инвентаризации и визуального наблюдения, должностные лица, пользующиеся данными текущего контроля, при необходимости регулируют быстроменяющиеся хозяйственные ситуации, приостанавливают незаконные или ошибочные действия, предотвращают потери, убытки.
Таким образом, текущий контроль позволяет выявлять положительные и отрицательные явления в процессе финансово-хозяйственной деятельности и немедленно принимать решения, стимулирующие положительные хозяйственные процессы и явления и предотвращающие, пресекающие отрицательные явления и отклонения.
Повышению действенности текущего контроля способствует использование вычислительной техники, позволяющей автоматически собирать и обрабатывать экономическую информацию.
В связи с этим большое значение имеет создание компьютерных данных, что позволяет организовывать текущий контроль за ходом хозяйственно-финансовой деятельности на оперативных началах и тем самым значительно повысить эффективность управления деятельностью предприятий, организаций, учреждении и их вышестоящих органов.
Последующий контроль осуществляется после совершения хозяйственно-финансовых операций. Проводится он путем исследования данных учета, отчетности, плановой, нормативной и технологической документации, а также изучения первичных документов, фактического наличия материальных ценностей и денежных средств за определенный прошедший период.
Последующий контроль позволяет выявить нарушения, которые не были установлены предварительным и текущим контролем. Он помогает более масштабно оценить положительные и отрицательные стороны в хозяйственной деятельности проверяемого объекта, выявить неправильные тенденции в его работе и их причины, объективно оценить наиболее неблагоприятные участки работы и пути их улучшения, всесторонне изучить положительные тенденции и их факторы, разработать эффективные меры по устранению недостатков и использованию положительных моментов в хозяйственно-финансовой деятельности.
Предварительный, текущий и последующий финансово-экономический контроль осуществляются различными методами. Основным методом предварительного и текущего контроля является визуальная проверка, направленная на немедленное пресечение незаконной операции или злоупотребления - до или во время их совершения. Как правило, такие проверки актами, справками не оформляются.
Все дело сводится к не подписанию ответственным контролирующим должностным лицом документа к отдаче распоряжения, приказа в письменной или устной форме о приостановлении или недопущении незаконной операции.
Последующий контроль осуществляется несколькими методами. К ним относятся: проверка; экономический анализ; ревизия. Материалы последующего контроля в обязательном порядке оформляются актом, справкой, докладной запиской или другим документом.
Проверка является существенным методом последующего контроля. Она в основном применяется для изучения определенного круга вопросов и отдельных сторон финансово-хозяйственной деятельности.
Проверки, в свою очередь, подразделяются на несколько видов. Главными их них являются счетные проверки отчетности и тематические проверки (обследования).
Под счетной проверкой отчетности понимается изучение круга вопросов, связанных с достоверностью бухгалтерских отчетов и балансов. Она осуществляется финансовыми органами, как правило, один раз в год.
Кроме этого, достоверность отчетных данных проверяется статистическими, банковскими органами, работниками учетного, финансового и контрольно-ревизионного аппарата вышестоящих органов хозяйственного управления при приемке отчетности, при ревизиях, тематических проверках, анализе финансово-хозяйственной деятельности.
Основными вопросами при счетных проверках отчетности являются:
достоверность отчетных данных о выполнении планов производства и реализации продукции;
прибыли;
производительности труда;
рентабельности и др.;
уровень затрат на производство и себестоимость продукции;
соотношение темпов роста производительности труда и средней заработной платы;
направление прибыли на образование фондов экономического стимулирования и на внутрихозяйственные нужды предприятия;
расчеты с бюджетом по платежам из прибыли.
Счетная проверка распадается на несколько этапов. К ним относятся: проверка правильности оформления отчетов; проверка правильности арифметических подсчетов; проверка согласования показателей различных форм отчетности; проверка преемственности показателей смежных периодов; сличение отдельных отчетных показателей с записью о регистрах бухгалтерского учета; проверка обоснованности учетных записей по данным первичных документов; проверка по существу вопроса, т.е. в соответствии с действующим законодательством произведены распределение прибыли, начисление фондов экономического стимулирования, списание недостач, оформление инвентаризации, расчеты с бюджетом, определение затрат на производство и т.п.
Под тематической проверкой (обследованием) понимается изучение на месте отдельных сторон и участков работы подконтрольного объекта.
Тематические проверки (обследования) проводят все органы финансового контроля.
Эти проверки проводятся в основном не регулярно и оформляются справками или докладными записками.
Круг вопросов, которые подвергаются тематической проверке, неограничен. Это может быть правильность начисления и выплаты заработной платы, сохранность товарно-материальных ценностей и денежных средств, использование и списание основных средств своевременная ликвидация дебиторской и кредиторская задолженности, эффективность применения тех или иных финансовых рычагов и стимулов.
Экономический анализ является важным методом последующего контроля. Основная цель экономического анализа - оценка на основе учетных и отчетных данных, материалов тематических проверок хозяйственной деятельности и финансового положения подконтрольных объектов и на этой основе выявление отстающих участков работы, причины такого положения, выявление и обоснование путей дальнейшего улучшения их деятельности.
Экономический анализ хозяйственно-финансовой деятельности применяется как в качестве самостоятельного метода последующего контроля, так и в качестве инструмента, сопряженного с другими методами последующего контроля, в частности во время тематических проверок, ревизий.
Экономический анализ осуществляется как самими предприятиями, организациями, учреждениями (для этого на ряде предприятий создаются бюро экономического анализа), так и внешними органами контроля - финансовыми, банковскими органами, вышестоящими ведомственными органами - министерствами, управлениями, объединениями.
Таким образом, экономический анализ фактически состоит из двух видов: внутрихозяйственного анализа финансово-хозяйственной деятельности, осуществляемого службами самого предприятия, организации, учреждения; внешнего анализа финансово-хозяйственной деятельности, осуществляемого государственным органом контроля.
Основным, комплексным методом последующего контроля является ревизия. Она представляет собой детальное изучение, глубокую проверку, анализ всей деятельности подконтрольного объекта и отдельных звеньев с целью установления эффективности, целесообразности и законности уже совершенных хозяйственных операций; проверки сохранности денежных средств и материальных ценностей; проверки правильности и достоверности учета и отчетности.
При ревизии широко используются первичные документы, данные первичного учета. Это даст возможность глубоко проанализировать качество всех участков работы подконтрольного объекта.
Современная ревизия представляет собой систему обязательных контрольных действий по фактической проверке законности, целесообразности и эффективности совершенных в проверяемом периоде хозяйственных и финансовых операций, а также законности и правильности действий и принимаемых решений.
Сегодня в ревизорской работе, которая никогда не была легкой, все более ощутимым становится такой критерий, как опасность для жизни, что обусловливает необходимость привлечения вооруженной охраны.
ЛИТЕРАТУРА
1. Балабанов И.В. Финансы и государство, Мн.: Экономика, 2007г., 320 с.
2. Сергеев А.С. Финансы и право, Мн: БГЭУ, 2008 г., 210с.
3. Пархачев А.Г., Е. Финансы государства, Мн.: Новое знание, 2007г. 190 с.