Тема 2. Документальное оформление результатов анализа
Любые результаты аналитического исследования деятельности предприятия в целом или его подразделений должны быть оформлены в виде документов. Это может быть объяснительная записка, пояснительная записка, справка, акт, заключение.
Объяснительная записка обычно составляется при направлении результатов анализа в вышестоящую организацию. Если результаты анализа предназначены для внутрихозяйственного использования, они оформляются в виде справки или пояснительной записки. Заключение или акт пишутся, когда анализ проводится вышестоящими органами управления или сторонними организациями.
Отдельно следует остановиться на бестекстовой форме оформления результатов анализа. Она состоит из постоянного макета типовых аналитических таблиц, графиков, диаграмм и не содержит объяснительного текста. Аналитические таблицы, графики, диаграммы позволяют систематизировать, обобщить изучаемый материал и представить его в пригодной для восприятия форме. Формы таблиц и графиков могут быть самыми разнообразными. Они строятся в соответствии с требующимися для анализа данными. Показатели в аналитических таблицах необходимо размещать таким образом, чтобы они одновременно использовались в качестве аналитического и иллюстративного материала. Аналитические таблицы должны быть наглядными и простыми для использования.
Информационное обеспечение экономического анализа
Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к анализу, имеют определяющую роль в обеспечении действенности экономического анализа.
Экономическая информация – это информация о процессах производства, распределения, обмена и потребления благ. Содержание экономической информации может классифицироваться по: а) процессам воспроизводства: например, информация о производстве, обмене, об отдельных процессах на предприятии; б) факторам воспроизводства: например, по видам ресурсов, продукции и услуг, видам денежных средств; в) отображаемым структурным единицам: например, экономическим районам, предприятиям и организациям, по их структурным подразделениям и отдельным подсистемам.
По назначению в процессе управления экономическая информация делится на управляющую и осведомляющую. Назначение управляющей информации – доведение до исполнителей подлежащих выполнению решений. Назначение осведомляющей информации – реализация обратной связи в системе управления.
Все источники данных для экономического анализа делятся на плановые, учетные и внеучетные.
К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.
Источники информации учетного характера – это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.
Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования.
Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.
Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований.
С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, которые содержатся в оперативной памяти ПЭВМ, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм.
К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. Конкретно в их число входят следующие документы:
1. Официальные документы, которыми обязано пользоваться хозяйство в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей хозяйства.
2. Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.
3. Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов.
4. Материалы приобретенные из разных источников средств массовой информации (радио, телевидение, газеты и т.д.).
5. Техническая и технологическая документация.
6. Материалы специальных исследований и наблюдений состояния производства (хронометраж, фотография, опрос и т.п.).
7. Устная информация, которая получена во время встреч
с членами своего коллектива или представителями других предприятий.
В управлении различные функции связываются потоками информации, которые характеризуются направлением, составом, интенсивностью, временным режимом. По направлению различаются горизонтальные потоки информации, связывающие органы управления одного уровня, и вертикальные – восходящие и нисходящие, — связывающие разные уровни управления. В хозяйствующей системе выделяют внешние и внутренние потоки информации.
Единицей экономической информации является экономический показатель - характеристика свойств отображаемых объектов, явлений, процесса или их результата. От того, насколько показатели полно и точно отражают сущность изучаемых явлений, зависят результаты аналитического исследования.
Так как в анализе используется большое количество разнокачественных показателей, необходима их группировка и систематизация.
По содержанию показатели делятся на количественные и качественные. К количественным показателям относятся, например, объем изготовленной продукции, количество работников, площадь посевов, поголовье скота и т.д. Качественные показатели показывают существенные особенности и свойства изучаемых объектов. Примером качественных показателей являются производительность труда, себестоимость, рентабельность, урожайность культур и др.
Одни показатели используются при анализе деятельности всех отраслей национальной экономики, другие – только в отдельных отраслях. По этому признаку они делятсяна общие и специфические. К общим относятся показатели валовой продукции, производительности труда, прибыли, себестоимости и др. Примером специфических показателей для отдельных отраслей и предприятий могут быть калорийность каменного угля, влажность торфа, жирность молока, урожайность культур и т.д.
Показатели, используемые в экономическом анализе, по степени синтеза делятся также на обобщающие, частные и вспомогательные (косвенные). Первые из них применяются для обобщенной характеристики сложных экономических явлений. Частные показатели отражают отдельные стороны, элементы изучаемых явлений и процессов. Например, обобщающими показателями производительности труда являются среднегодовая, среднедневная, часовая выработка продукции одним работником. К частным показателям производительности труда относятся затраты рабочего времени на производство единицы продукции определенного вида или количество произведенной продукции за единицу рабочего времени. Вспомогательные (косвенные) показатели используются для более полной характеристики того или иного объекта анализа. Например, количество рабочего времени, затраченного на единицу выполненных работ.
Аналитические показатели делятся на абсолютные и относительные. Абсолютные показатели выражаются в денежных, натуральных измерителях или через трудоемкость. Относительные показатели показывают соотношения каких-либо двух абсолютных показателей. Определяются они в процентах или коэффициентах.
Абсолютные показатели в свою очередь подразделяются на натуральные и стоимостные. Натуральные показатели выражают величину явления в физических единицах измерения (масса, длина, объем и т.д.). Стоимостные показатели показывают величину сложных явлений в денежном измерении.
При изучении причинно-следственных отношений показатели делятся на факторные и результативные. Если тот или другой показатель рассматривается как результат воздействия одной или нескольких причин и выступает в качестве объекта исследования, то при изучении взаимосвязей он называется результативным. Показатели, которые определяют поведение результативного показателя и выступают в качестве причин изменения его величины, называются факторными.
По способу формирования различают показатели: нормативные (нормы расхода сырья, материалов, топлива, энергии, нормы амортизации, цены и др.); плановые (данные планов экономического и социального развития предприятия, хозрасчетные задания внутрихозяйственным подразделениям); учетные (данные бухгалтерского, статистического, оперативного учета); отчетные (данные бухгалтерской, статистической и оперативной отчетности); аналитические (оценочные), которые исчисляются в ходе самого анализа для оценки результатов и эффективности работы предприятия.
Под информационным обеспечением экономического анализа понимается система данных и способов их обработки, позволяющих изучать реальное состояние управляемого объекта, измерять влияние факторов, а также выявлять возможность осуществления управляющих воздействий.
Проверкаисходных данных - необходимый момент анализа, т. к. от достоверности и объективности первичной информации зависит качество и обоснованность выводов. Различают техническую проверку, проверку доброкачественности и встречную проверку.
Техническая проверка включает:
· правильность оформления документации (сроки, наличие необходимых реквизитов, соблюдение инструкций по заполнению таблиц);
· правильность арифметических расчетов;
· согласованность повторяющихся и производных показателей;
· правильность статей баланса и расчетов по платежам и т.п..
При проверке доброкачественности материала выясняется объективность отражения производственных процессов и хозяйственных явлений. Проверке подвергаются методики расчета показателей, сопоставимость.
Встречная проверка проводится для наиболее важных показателей, отраженных в отчетности (например, сумма прибыли, направленной в образованные фонды, должна равняться сумме прибыли, остающейся в распоряжении фирмы).
Предварительная обработка информации для анализа:
Пересчет абсолютных показателей в относительные величины (%, коэффициенты). Сводка и группировка показателей. Расчет средних величин.
Систематизация и обобщение данных (представление информации в удобной, наглядной, обозримой форме. Обычно используются различного рода аналитические таблицы, графики, диаграммы, схемы).