8.1.Время (период) проведения собрания в очно-заочной форме.
Время проведения общего собрания в очно-заочной форме включает в себя три параметра: - дату проведения очной части собрания;
-даты начала заочного голосования;
-даты окончания заочного голосования.
При любой дате проведения очной части общего собрания: ранее начала заочного голосования, внутри заочной части или после даты окончания заочного голосования, временной период проведения собрания будет определяться по двум датам: первой дате начала голосования в заочной форме или дате очного голосования в зависимости от того, какая дата наступила раньше, а окончание собрания по последней дате окончания заочного голосования.
8.2.Дата оформления протокола собрания и его регистрационный номер.
Датой оформления протокола должна быть дата, которая наступила не позже 10 дней после даты окончания заочной части общего собрания. 10 дней необходимы, чтобы все почтовые отправления дошли до организатора собрания и были учтены в результатах принимаемых решений по вопросам повестки дня.
Регистрационный номер протокола общего собрания считается по очередному порядковому номеру протокола собрания, начиная с 1 января текущего года. Однако, исходя из того, что общие собрания членов Товарищества бывают не чаще 1 раза в год, то целесообразно протоколы общих собраний учитывать в одном деле с протоколами заседаний правления. В этом случае очередной порядковый номер протокола собрания будет зависеть от порядкового номера протокола правления или собрания, который последним был учтён в деле.
8.3.Место проведения собрания в очно-заочной форме.
В протоколе отражается два места проведения собрания:
- место проведения очной части общего собрания;
- адрес, куда участники собрания, выбравшие заочную форму, должны направить свои решения по вопросам повестки дня в письменной форме.
При этом адрес может не совпадать с адресом места расположения правления (коллегиального исполнительного органа), если собрание организует и проводит не правление, а ревизионная комиссия или инициативная группа в количестве 1/5 от общего числа членов Товарищества.
8.4.Отсутствие кворума для принятия решения.
В случае если кворум после проведения очной и заочной частей общего собрания для принятия решений не набрался, то протокол оформляется со всеми реквизитами, установленными правилами, но с некоторыми отличиями. Вводная часть протокола должна содержать запись: "Кворум для принятия решения отсутствует". Содержательная часть вместо вопросов повестки дня и их обсуждения должна содержать запись: "Решения по вопросам повестки дня не приняты".
8.5.Оформление вопросов повестки дня собрания.
Каждый вопрос повестки дня общего собрания в очной форме подчинён единому правилу оформления, который включает в себя три составные части: часть 1 - "Слушали", часть 2 - "Выступили", часть 3 - "Решили" или "Постановили". После строки "РЕШИЛИ" и отражения результатов голосования по вопросу добавляется строка с результатами заочного голосования членов Товарищества. Третьей строкой записываются итоговые результаты голосования по очной, заочной части в сумме.
Результаты голосования не членов Товарищества отражаются отдельно от результатов членов Товарищества, исключая итоговую строку, где всё суммируется в общие итоги и вывод о принятом решении.
8.6. Подписи лиц под протоколом собрания.
Если общее собрание организует и проводит правление товарищества, то протокол собрания подписывает председатель собрания и секретарь, а также лица, назначенные для подсчёта голосов (последние выбираются при необходимости).
Для очной части собрания - это будут одни лица, а для заочной части – вероятней всего другие. В этом случае свои подписи лица, осуществлявшие подсчёт голосов, ставят, разделяя их пометкой для очной части собрания и для заочной. По данной ситуации в протоколе делается отметка без принятия собранием решения и голосования.
Во всех других случаях, когда общее собрание избирает председателя собрания, секретаря и лиц для подсчёта голосов, то проводится стандартная процедура выборов с отражением её результатов в протоколе собрания.
Если члены Товарищества с выбором организатора собрания не согласятся, то выразить своё несогласие и предложить другие кандидатуры возможно только при проведении очной части. При проведении заочной части участники собрания, выбравшие заочный способ для принятия решения, не имеют возможности выбирать председателя, секретаря и лиц, осуществляющих подсчёт голосов (п. 26 ст.17 ФЗ-217 от 29.07.2017 г.).
8.7. Копия реестра членов Товарищества и лиц, имеющих участки в границах садоводства, без участия в Товарищества.
Копия реестра членов Товарищества и лиц без участия в товариществе по состоянию на момент открытия собрания обязательно должны быть приложены к протоколу общего собрания в виде приложения. Делается это с целью правильности определения кворума для проведения собрания и проверки законности принятых решений, в т.ч. по вопросам, где решения принимаются с учётом голосования лиц без участия в Товарищества и при голосовании квалифицированного большинства участников общего собрания.
В случае включения в повестку дня вопроса о приёме в члены Товарищества такой вопрос при общем собрании, проводимом в очно-заочной форме, считается рассмотренным и решение принятым только после окончания собрания, т.е., после завершения очной и заочной части. Таким образом вступающие лица не могут принять участие в принятии решений по вопросам повестки дня данного собрания. При этом следует учитывать то, что принять отрицательное решение, при условии выполнения кандидатом всех требований к вступающему, собрание принять не имеет право (ст. 12. Основания и порядок принятия в члены товарищества ФЗ-217 от 29.07.17 г.)
8.8. Копия уведомления об общем собрании в очно-заочной форме.
Включение уведомления в отдельное приложение к протоколу необходимо чтобы показать законность принятого организатором собрания решения об организации и последующем проведении собрания в очно-заочной форме после несостоявшегося собрания в очной форме из-за отсутствия кворума. Уведомление также показывает то, что повестка дня несостоявшегося собрания является идентичной повестке дня определённой для собрания в очно-заочной форме.
8.9. Реестр (др. документы) о вручении уведомлений членам Товарищества:
Реестр вручения уведомлений также является одним из приложений к протоколу собрания. Это требование связано с тем, что организатор должен предъявить документ, подтверждающий выполненную обязанность по надлежащему уведомлению членов Товарищества о дате, повестке дня, месте проведения и высланных в адрес участников бюллетенях для заочного голосования всем лицам (членам и не членам Товарищества), в соответствии с требованиями ч. 13, ст. 17 "Компетенция общего собрания членов товарищества". Реестр должен содержать подпись члена СНТ о вручённом ему уведомлении либо отметку ответственного лица, производившего действия по отправке уведомления данному лицу посредством почтового отправления или на адрес электронной почты.
8.10. Письменные решения (бюллетени) членов Товарищества с принятым решением по вопросам повестки дня.
Подписанные бюллетени с решениями членов Товарищества, принявшими участие в заочной части общего собрания, являются обязательным приложением к протоколу общего собрания в очно-заочной форме. К ним могут быть добавлены бюллетени членов Товарищества, принявших участие в очной части собрания, при условии принятия его участниками решения о закрытом голосовании по вопросам повестки дня.
8.11. Сдача протокола на хранение в правление Товарищества.
Согласно требованиям, ст. 21 "Ведение делопроизводства в товариществе" ФЗ-217 от 29.07.17 г. предусмотрены все действия организатора, исключающие факт подделки или исчезновения протоколов собрания в последующем. Исходя из возможных итогов, целесообразно председателю и секретарю собрания, организатору собрания (при необходимости) при возникновении определённых опасений в сохранности и защите протокола от подделок, иметь копии протокола, оформленные по тем же правилам что и оригинал, но под другими порядковыми номерами (имеется ввиду порядкового номера копии). На подлиннике протокола следует делать соответствующую запись об отпечатанных экземплярах и лицах, кому направлены (переданы) копии для хранения. По истечению актуальности или надобности в мерах предосторожности копии протокола могут быть переданы в правление и подшиты в дело или уничтожены.