Содержание
Ведение
§ 1 Особенности оформления бланков организационно-распорядительной документации организации в документационном обеспечении деятельности организации
§ 2 Оформление документов
Заключение
Список литературы
Ведение
Документационное обеспечение управления – это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.
Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. При составлении документов важную роль играют бланки документов. Бланк придает информации официальный характер. Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа, сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда. На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.
Бланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.
На бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты. Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом.
Особенности оформления бланков организационно-распорядительной документации организации рассматриваются в статье И.И. Куролесова.
Тема исследования: Особенности оформления бланков организационно-распорядительной документации организации.
Цель исследования: изучить особенности оформления бланков организационно-распорядительной документации организации.
Объект исследования: документационное обеспечение управления.
Предмет исследования: особенности оформления бланков организационно-распорядительной документации организации.
Задачи исследования:
1. Проанализировать литературу по теме исследования.
2. Изучить особенности оформления бланков организационно-распорядительной документации организации.
3. Оформить документы.
Методы исследования:
1) Теоретический (экспертный анализ, синтез, индукция, дедукция);
2) Эмпирические (метод документного исследования, метод проектирования документов, сравнение, изучение организации путем распределения по группам).
Особенности оформления бланков организационно-распорядительной документации организации в документационном обеспечении деятельности организации
Документационное обеспечение управления – вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния. Документационное обеспечение деятельности организации включает процессы документирования, документооборота, учета документов, регистрации документов, контроля исполнения.
Документационное обеспечение деятельности организации решает такие задачи, как:
– создание и оформление документов в соответствии с требованиями нормативно-правовых актов;
– обеспечение работы с документами с использованием информационно-коммуникационных технологий;
– использование систем электронного документооборота;
– организации единого порядка работы с документами;
– обеспечение контроля исполнения документов;
– хранение документов.
Нормативно–методическая база документационного обеспечения деятельности организации включает в себя:
– законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
– постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного попечения на федеральном уровне;
– правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.);
– правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Республики Башкортостан и органов местного самоуправления;
– государственные стандарты на документацию и общероссийские классификаторы технико–экономической и социальной информации;
– нормативные документы по организации архивного хранения документов;
– локальные акты организации по организации делопроизводства.
В управленческой деятельности организации образуются организационно–распорядительные документы, которые закрепляют функции, задачи, цели, а также права и обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных действий, необходимость которых возникает в операционной деятельности организации. Группы организационно-распорядительной документации: Организационные документы, распорядительные документы, справочно-информационная документация.
Организационные документы необходимы для регламентирования деятельности организации. Именно с их помощью фиксируются права и обязанности работников и работодателей, закрепляется их взаимная ответственность. Организационная документация — это уставы, штатные расписания, трудовые договоры, правила внутреннего распорядка, многие другие документы, создаваемые внутри компании на основании действующего законодательства. [12, c.116]
Распорядительные документы создаются при постановке конкретных задач внутри организации. В эту категорию входят распоряжения, решения, приказы, постановления и другие документы, издаваемые для решения тех или иных практических задач.
Справочно-информационные документы необходимы для информирования работников и работодателей об установленных правилах, произошедших событиях и их обстоятельствах, результатах принятых мер и другом. В эту категорию входят служебные письма, докладные записки, справки, прочие подобные документы.
Все организационно-распорядительные документы, образующиеся в деятельности организации, вступают в документооборот. Документооборот — это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.
В документообороте выделяют три документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы. Хотя они тесно связаны между собой, каждый из этих потоков имеет свои правила обработки и направления движения.
Для создания документов в организации особую роль играют бланки документов. Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. [2]
Электронный шаблон бланка – это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используется организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленным типографским способом.
Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации). Бланки документов хранятся в образовательной организации, как документы строгой отчетности и учитываются по специальному реестру. Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 августа 2013 г.
Использование бланков снижает затраты на изготовление документа, уменьшает количество возможных ошибок при его составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов. Кроме того, использование бланка облегчает восприятие документа, улучшает его внешний вид. Правильно оформленный бланк является своеобразной визитной карточкой организации. На бланках изготавливается только первая страница документа, для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги.
Для изготовления бланков документов согласно "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм. [1]
Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.
Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
Бланки документов оформляются в соответствии с приложением Б в "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".
На бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты. Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. Устанавливаются следующие виды бланков документов организации: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа.
Нормативными актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).
Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17. [1]
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица - реквизит 07.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица - реквизит 07.
Оформление документов
Изучив особенности оформления бланков организационно-распорядительной документации организации, были созданы следующие бланки организационно-распорядительной документации:
1. Продольный бланк конкретного вида документа;
2. Угловой бланк конкретного вида документа;
3. Продольный бланк письма;
4. Угловой бланк письма;
5. Общий бланк.
ПУБЛИЧНОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«ИНФОРМСВЯЗЬ»
(ПАО «ИНФОРМСВЯЗЬ»)
ПРИКАЗ
| __________ | № _________ |
г. Стерлитамак
| ПУБЛИЧНОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ИНФОРМСВЯЗЬ» (ПАО «ИНФОРМСВЯЗЬ») АКТ __________ № _______ г. Стерлитамак |
ПУБЛИЧНОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«ИНФОРМСВЯЗЬ»
(ПАО «ИНФОРМСВЯЗЬ»)
Свердлова ул., д.216, Стерлитамак, 453103, Республика Башкортостан
Тел./факс: (495) 868-76-54; e-mail: sviaznoi@mail.ru; http: // www.delrus.ru
ОКПО 02672708; ОГРН 1027700380795; ИНН/КПП 7708033140/771001001
___________ № __________
На № ________ от ________
| ПУБЛИЧНОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ИНФОРМСВЯЗЬ» (ПАО «ИНФОРМСВЯЗЬ») Свердлова ул., д.216, Стерлитамак, 453103, Республика Башкортостан Тел./факс: (495) 868-76-54; e-mail: sviaznoi@mail.ru; http: // www.delrus.ru ОКПО 02672708; ОГРН 1027700380795; ИНН/КПП 7708033140/771001001 ___________ № __________ На № _______ от _________ |
ПУБЛИЧНОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«ИНФОРМСВЯЗЬ»
(ПАО «ИНФОРМСВЯЗЬ»)
| __________ | № _________ |
г. Стерлитамак
Список литературы
1. "ГОСТ Р 7.0.97–2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно–распорядительная документация. Требования к оформлению документов"
2. "ГОСТ Р 7.0.8–2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
3. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97–2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно–распорядительная документация. Требования к оформлению документов"
4. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
5. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
6. Аксенова А.Т. Проблема влияния американской лингвокультуры на состояние русского языка в средствах массовой информации / А.Т. Аксенова, В.М. Мирзоева, Н.В. Михайлова // Вестник Тверского государственного университета. Ксер. Филология, – 2013 г. – № 19, выпуск 4. – с. 158-165.
7. Афанасьева Л.П. Информационные технологии в уче те архивных документов анализ программного обеспечения / Л.П. Афанасьева // Делопроизводство. – 2021 г. – № 1, – с. 71-76.
8. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учеб. Пособие –М.: Эксмо, 2007
9. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учеб. Пособие – Ростов н/Д.: Феникс, 2004
10. Басаков М.И. Документационное обеспечение управления (с основами архивоведенья): учебное пособие / М.И. Басаков. – 2-е изд., стер. – М.: Кнорус, 2016. – 216 с.
11. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство. – Ростов н/Д.: Феникс, 2004
12. Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления. Делопроизводство: учебное пособие / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина. – М.: ИнфорМ, 2020. – 304 с.
13. Васильева Л.М., Скворцова Р.Е., Шкатова Л.А. Документоведение. –Челябинск: Кн. Изд–во, 2000
14. Галахов В.В. Делопроизводство: Образцы, документы, организация и технология работы. –М.: ООО «ТК Велби», 2005
15. Демин Ю.М. Делопроизводство: Подготовка служебных документов. –СПб.: Питер,2004
16. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учебник для средних специальных учебных заведений. –М.: Издательство НОРМА, 1996
17. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. – СПб.: Бизнес–пресса, 2004
18. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Организация и технологии документационного обеспечения управления. –М.: Юнити–Дана, 2003
19. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Учебник. – Киев: Знания, 2003
20. Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция. – Ростов н/Д: МарТИЦ, 2002
21. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов – М: ИКЦ МарТ, 2004
22. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству – СПб.: Пмтер,2006
23. Спивак В.А. Делопроизводство. – СПб., 2003
24. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности: Делопроизводство – СПб.: Питер, 2005
25. Стенюков М.В. Делопроизводство: Конспект лекций. – М.: Приор, 2005