Стенд рекомендуется расположить в месте проведения общих совещаний.
Зачастую это актовый или конференц-зал. На стенах необходимо предусмотреть места для крепления материалов.
Это могут быть и деревянные рейки, и пробковые покрытия, на которые можно легко крепить и, при необходимости, снимать материалы по проекту.
Наличие информации в свободном доступе позволит организовать своего рода соревнование между рабочими группами, четко понять, на каком этапе находится проект и какая оперативная помощь нужна со стороны руководителя.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1.
АНКЕТА ДЛЯ СОТРУДНИКОВ
Уважаемый сотрудник!
Цель опроса: определить приоритетные направления улучшений.
При заполнении анкеты ориентируйтесь только на личное мнение и постарайтесь избежать консультаций с Вашим руководством.
Направления улучшений, описываемых Вами, могут касаться любого аспекта деятельности медицинского учреждения. По возможности, указывайте не только проблему, но и направление улучшений.
| Опишите три наиболее актуальных направления, по которым необходимы улучшения в работе: | ||||
| 1. | 1. | |||
| 2. | 2. | |||
| 3. | 3. | |||
| Какие три аспекта деятельности Вашего подразделения более всего нуждаются в улучшении: | ||||
| 1. | ||||
| 2. | ||||
| 3. | ||||
| С какими тремя наиболее существенными проблемами Вам приходится сталкиваться при взаимодействии с другими подразделениями: | ||||
| 1. | ||||
| 2. | ||||
| 3. | ||||
| Какие три элемента организации Вашего рабочего места требуют улучшения: | ||||
| 1. | ||||
| 2. | ||||
| 3. | ||||
| Влияние каких трех внешних факторов наиболее существенно сказывается на работе поликлиники в целом: | ||||
| 1. | ||||
| 2. | ||||
| 3. | ||||
Приложение 2.
Анкета для руководителей
| Назовите пять наиболее проблемных процессов в Ваших структурных подразделениях? Укажите количество задействованных сотрудников. | ||
| а | ||
| б | ||
| в | ||
| г | ||
| д | ||
| Для комментариев | ||
| Назовите пять наиболее продолжительных по времени процессов в Ваших структурных подразделениях? Укажите приблизительную продолжительность процессов. | ||
| а | ||
| б | ||
| в | ||
| г | ||
| д | ||
| Для комментариев | ||
| Назовите пять процессов, которые занимают большую часть Вашего рабочего времени. | ||
| а | ||
| б | ||
| в | ||
| г | ||
| д | ||
| Для комментариев | ||
| Назовите пять процессов, в которых (при работе с какими документами) Вы чаще всего сталкиваетесь с ошибками сотрудников или другими проблемами. | ||
| а | ||
| б | ||
| в | ||
| г | ||
| д | ||
| Для комментариев | ||
| Назовите пять процессов, в которых возникают наиболее оживленные споры, столкновение интересов, конфликты и т.д. | ||
| а | ||
| б | ||
| в | ||
| г | ||
| д | ||
| Для комментариев | ||
| Назовите пять процессов, в которых Вы чаще всего сталкиваетесь с несвоевременностью исполнения или с необходимостью лично вмешиваться в процесс для его ускорения. | ||
| а | ||
| б | ||
| в | ||
| г | ||
| д | ||
| Для комментариев | ||
| Назовите пять наиболее запомнившихся Вам сложностей, сопровождавших процесс. В каких процессах это было? | ||
| а | ||
| б | ||
| в | ||
| г | ||
| д | ||
| Для комментариев | ||
| Назовите пять наиболее запомнившихся Вам серьезных ошибок в документах. В каких процессах это было? | ||
| а | ||
| б | ||
| в | ||
| г | ||
| д | ||
| Назовите пять процессов, в которых Вы чувствуете сопротивление сотрудников (предложения по корректировке задач, по изменению сроков исполнения и т.д.) | ||
| а | ||
| б | ||
| в | ||
| г | ||
| д | ||
| Для комментариев | ||
| Назовите пять неподконтрольных Вам процессов, завершения которых Вы вынуждены наиболее долго ждать для начала/продолжения своей работы (пять процессов, которые останавливают Вашу работу или откладывают на долгое время завершение процесса). | ||
| а | ||
| б | ||
| в | ||
| г | ||
| д | ||
| Для комментариев | ||
| Назовите пять участков (направлений, процессов), где наблюдается наибольшая текучесть кадров. Укажите количество сменившихся на участке\ отделении сотрудников за последние 2 года. | ||
| а | ||
| б | ||
| в | ||
| г | ||
| д | ||
| Для комментариев | ||
| Назовите пять процессов, в которых вовлеченные в них сотрудники перерабатывают? Укажите примерное количество часов в месяц. | ||
| а | ||
| б | ||
| в | ||
| г | ||
| д | ||
| Для комментариев | ||
| Во взаимоотношениях с какими внешними органами управления здравоохранения Вы и Ваши сотрудники наиболее часто сталкиваетесь с низкой оперативностью; низким качеством услуг, документов и т.п.; с низким уровнем корпоративной культуры и т.д. | ||
| а | ||
| б | ||
| в | ||
| г | ||
| д | ||
| Для комментариев | ||
| Назовите пять самых затратных процессов? Укажите примерный уровень финансовых затрат. | ||
| а | ||
| б | ||
| в | ||
| г | ||
| д | ||
| Для комментариев | ||
| Ваши дополнительные комментарии по повышению эффективности работы | ||
ПРИЛОЖЕНИЕ 3.
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ УПРАВЛЯЮЩЕМ СОВЕТЕ
Основные положения
1.1 Работа по проекту ведется по направлениям:
· - сокращение потерь времени и материалов,
· - повышение эффективности,
· - повышение качества, повышение безопасности труда,
· - повышение удобства рабочих мест,
· - прочие показатели.
1.2 Управление проектом осуществляется - Управляющим Советом (УС).
Цель структуры - сокращение времени на рассмотрение и реализацию мероприятий по улучшениям.
Рабочая группа
3.1. Рабочая группа создается для достижения конкретных целей по совершенствованию, либо для постоянного (непрерывного) поиска путей совершенствования административного или иного процесса.
3.2. Задача группы по улучшениям: выработка улучшений (сокращение времени, сокращение затрат, улучшение качества, повышение безопасности, улучшение условий труда) бизнес-процесса или технологического процесса/операции, с учетом влияния смежных областей (влияния на смежные области).
3.3. Функции руководителя группы:
· Оперативное управление работой группы;
· Определение и согласование целевых показателей работы группы;
· Определение регламента работы группы;
· Разработка плана по улучшениям;
· Учет работы группы, подготовка отчетности;
· Подготовка презентаций работы группы для УС;
· Ведение протокола собраний группы, контроль исполнения поручений;
· Анализ планов и подготовка сводного отчета о ходе работ;
· Анализ информации на стендах, контроль наличия и корректности информации;
· Организация наполнения стенда.
3.4. Функции группы:
· Сбор данных и изучение проблемной области или области улучшения;
· Разработка основных проектных решений по определенной области улучшений;
· Внедрение улучшений;
· Анализ эффективности решений.
Работа группы
4.1. Группа проводит исследование проблемы или способы достижения цели. При этом группа самостоятельно:
· Проводит обследование рабочего места, участка, отдела, процесса;
· Собирает необходимые статистические данные;
· Проводит анализ статистических данных для выявления факторов, оказывающих наибольшее влияние на целевой показатель;
· Разрабатывает направления по улучшениям и детальный план достижения цели. План включает в себя технические, организационные и прочие мероприятия, сроки исполнения и ответственных. При необходимости выделения дополнительных ресурсов, руководитель группы утверждает план на заседании УС.
4.2. Внедрение улучшений происходит по утвержденному плану. Все проблемы, связанные с внедрением, руководитель или куратор группы выносят на заседание УС. Если проблема требует срочного решения, то она доводится до УС, не дожидаясь очередного заседания. Группа согласовывает с ним все вопросы, связанные с текущей работой.
4.3. После завершения внедрения группа проводит мониторинг показателей и определяет, достигнуты ли запланированные результаты. Мониторинг производится по показателям, в которых была поставлена цель работы группы.
По итогам мониторинга группа принимает решение:
· Если результаты не достигнуты: продолжение работы по анализу проблемы и выработке других путей решения задачи;
· Если результаты нестабильны: выявление причин и их устранение;
· Если результаты достигнуты: стандартизация работы, подготовка информации о внедренных улучшениях и результатах их мониторинга.
4.4. Результаты работы группы руководитель или куратор докладывают на заседании УС, который принимает решение о дальнейшей работе. Эффективность работы группы измеряется в процентах как соотношение «достигнутый результат / поставленная цель». Через два месяца после завершения работы группы решением УС проводится повторный мониторинг показателей с целью определения стабильности внедренных улучшений.
Приложение 4.
Опросный лист
| |||
| |||
Опросный лист