В соответствии с п. 8 ч. II плана работы Контрольно-счетного органа Дергачевского муниципального района на 2019 год, приказом Контрольно-счетного органа Дергачевского муниципального района №8 от 29 августа 2019 года комиссией в составе: Балякина А. В. – председателя, Зотовой Л. В. – инспектора контрольно-счётного органа Дергачевского муниципального района проведена плановая проверка финансово-хозяйственной деятельности Управления образования администрации Дергачевского муниципального района (далее – Управление).
Срок проведения проверки: с 3 сентября по 30 сентября 2019 года.
Проверяемый период: с 1 января 2018 года по 31 декабря 2018 года.
В проверяемый период лицами ответственными за ведение финансово-хозяйственной деятельности были:
начальник Управления - Саламаткина Наталья Федоровна;
руководитель Централизованной бухгалтерии – Водолагина Надежда Владимировна, с 27 июня 2018 года – Косенкова Ольга Павловна.
Управление осуществляет свою деятельность на основании «Положения об Управлении образования администрации Дергачевского муниципального района» утвержденного администрацией Дергачевского муниципального района №20/1р от 19 января 2012 года, является казенным учреждением в соответствии с Федеральным законом от 8 мая 2010 года №83-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений", имеет свой баланс, гербовую печать и бланки установленной формы с собственной символикой.
Юридический и фактический адрес: 413440 Саратовская область, р. п. Дергачи пл. М. Горького д. 5. ИНН 6410003292, КПП 641001001.
Источником финансирования деятельности являются средства федерального, областного и районного бюджетов, средства от предпринимательской деятельности.
Бюджетный учет в Централизованной бухгалтерии осуществляется в соответствии с приказом «Об учетной политике МУ «Централизованной бухгалтерии управления образования администрации Дергачевского муниципального района Саратовской области» (далее – Учетная политика) руководителя Централизованной бухгалтерии №60-л от 29 декабря 2017 года.
В ходе проверки установлено:
Учетная политика на 2018 год в части ведения бюджетного учета не соответствует действующему законодательству, отдельные нормы указанные в учетной политике отменены. В нарушение ст. 8 Федерального закона от 6 декабря 2011 года №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – 402-ФЗ) в учетной политике отсутствуют: состав и формы отчетности, мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег, план счетов бюджетного учета. График документооборота и прочие приложения к приказу об Учетной политике требуют переработки, так как не отражают всего массива счетов и регистров учета предусмотренных действующим законодательством и используемых для ведения бюджетного учета в Централизованной бухгалтерии. Должностные обязанности сотрудников централизованной бухгалтерии разработаны и утверждены установленным порядком, отдельные должностные инструкции на момент проведения проверки сотрудниками не были подписаны (например: ведущего бухгалтера отдела по питанию).
В соответствии с п. 2 «Положения об управлении образования администрации Дергачевского муниципального района Саратовской области» утвержденного решением Собрания Дергачевского муниципального района от 15 июля 2015 года №216-2778 Управление осуществляет контроль за деятельностью подведомственных учреждений; всего в систему образования Дергачевского муниципального района входит юридических лиц – 37, в том числе с организационно-правовой формой казенное учреждение – 10, бюджетное учреждение - 27.
Решением Собрания Дергачевского муниципального района от 25 декабря 2017 года №23-125 «О бюджете Дергачевского муниципального района на 2018 год» утверждены сметные назначения Управления в сумме 214012,4 тысяч рублей, с учетом изменений вносимых в течении отчетного периода сумма сметных назначений на конец периода составила 260852,5 тысячи рублей. Кассовое исполнение за 2018 год составило 259662,2 тысяч рублей.
Плановые назначения от приносящей доход деятельности установлены в сумме 19288,7 тысяч рублей, с учетом изменений вносимых в течении отчетного периода 19288,7 тысяч рублей, кассовое исполнение за 2018 год составило 15973,8 тысяч рублей. В нарушение требований действующего законодательства в течении отчетного периода должностными лицами ответственными за ведение учета поступление и расход денежных средств от приносящей доход деятельности отражался по коду вида финансового обеспечения – 4 (субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания).
Выборочной проверкой правильности ведения кассовых операций, сохранности, полноты оприходования, наличия и достоверности документов, являющихся основанием для списания расходов установлено: учет ведется в журнале операций №1 по счету «Касса», движение наличных денежных средств отражается в Кассовой книге установленной формы, в соответствии с Указанием Банка России от 11 марта 2014 года №3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее – Указание Банка России).
В нарушение требований Указания Банка России кассовая книга за 2018 год не прошнурована, печатью и подписью главного бухгалтера не скреплена, сформирована в хронологическом порядке в двух томах за весь 2018 год.
Лимит кассы на 2018 год установлен приказом руководителя Централизованной бухгалтерии от 9 января 2018 года №17-л/1 в сумме 21,7 тысяч рублей. В проверяемом периоде нарушений лимита кассы не выявлено.
Договора о полной материальной ответственности с лицами ответственными за получение и выдачу наличных денежных средств заключены установленным порядком.
Внезапные проверки фактического наличия денежных средств в кассе Централизованной бухгалтерии проводились только на конец отчетного периода и при смене руководителя Централизованной бухгалтерии.
Движение наличных денежных средств в кассе Централизованной бухгалтерии проводилось уполномоченными лицами по приходным и расходным кассовым ордерам установленной формы.
В нарушение ст. 345 Приказа №157н ценные подарки Централизованной бухгалтерией на забалансовых счетах не учитывались, соответствующие регистры учета не заводились; ценные подарки списывались с составлением актов списания, без указания основания, прямым расходом. В нарушение требований Указания Банка России прием наличных денежных средств поступающих в счет родительской платы, добровольных пожертвований осуществлялся лицами, не уполномоченными вести кассовые операции, с последующей сдачей в кассу Централизованной бухгалтерии. В нарушение требований Указания Банка России в расходных кассовых ордерах реквизиты документов удостоверяющих личность получателя не указывались.
Выборочной проверкой правильности ведения учета расчетов по операциям с безналичными денежными средствами установлено: учет расчетов ведется с использованием журнала операций №2 «Журнал операций с безналичными денежными средствами», выписки из лицевого счета соответствуют приложенным к ним платежным поручениям и заявкам на получение наличных денежных средств. В нарушение требований действующего законодательства большая часть регистров учета «Журнал операций с безналичными денежными средствами» на бумажном носителе не сформированы. В нарушение требований ст. 11 Приказа №157н, ст. 9 402-ФЗ первичные учетные документы – реестры на перечисление заработной платы сотрудникам к регистру учета не прилагались.
Выборочной проверкой правильности учета расчетов с подотчетными лицами установлено: учет расчетов с подотчетными лицами ведется с использованием журнала операций №3 «Расчеты с подотчетными лицами».
В нарушение требований 402-ФЗ, Приказа №173н в авансовых отчетах отсутствуют данные об оправдательном документе; кому, за что, и по какому документу уплачено; в отдельных авансовых отчетах отсутствовали подписи подотчетных лиц, должностных лиц.
В нарушение требований 402-ФЗ в ведомостях на выдачу заработной платы сотрудникам через подотчет подпись подотчетного лица (раздатчика денежных средств) не проставлялась.
В нарушение требований ст. 11 Приказа №157н по истечении каждого отчетного периода (месяца) первичные (сводные) учетные документы относящиеся к регистру учета №3 хронологически не подбирались и не сброшюровывались; регистр учета №3 сформирован на бумажном носителе не за каждый отчетный период (месяц) а за весь 2018 год.
В нарушение требований действующего законодательства журнал операций №3 в течении отчетного периода велся небрежно, так к отдельным авансовым отчетам прилагались копии оправдательных документов (чеки, ведомости на выдачу заработной платы и иных выплат); к отдельным авансовым отчетам оправдательные документы и вовсе не прилагались (авансовый отчет №118 от 21.02.2018 на 7000 рублей, №290 от 26.06.2018 на 1020 рублей, №208 от 16.02.2018 на 3000 рублей, №304 от 05.07.2018 на 3000 рублей, №319 от 01.06.2018 на 2024,21 рубля, №244 от 14.08.2018 на 17026 рублей, №321 от 25.01.2018 на 1020 рублей, №305 от 08.02.2018 на 2580 рублей, №320 от 11.05.2018 на 728,49 рублей, №322 от 20.05.2018 на 2958,8 рублей, №323 от 09.06.2018 на 5991 рубль, №20 от 23.03.2018 на 3100 рублей).
В нарушение требований действующего законодательства авансовым отчетом №42 от 23.04.2018 на 1040 рублей подотчетному лицу – Бабошкиной И.Н. возмещены расходы на проезд в служебную командировку, однако суточные за время пребывания в служебной командировке в сумме 600 рублей начислены и выплачены подотчетному лицу не были; аналогично и по авансовому отчету №149 от 27.12.2018 на 1040 рублей подотчетному лицу – Мамедовой Т.В. не начислены и не выплачены суточные за время пребывания в служебной командировке в сумме 200 рублей.
Выборочной проверкой правильности учета расчетов с поставщиками и подрядчиками установлено: учет ведется с использованием журнала операций №4 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Выборочной проверкой контрольных цифр регистра учета и первичных документов установлено: в журнале операций №4 отдельные первичные и оправдательные документы (полученные счета, счет-фактуры) не отражались, отдельные первичные и оправдательные документы отраженные в журнале операций №4 к регистру учета не подложены; дебиторская, кредиторская задолженность на начало и конец отчетного периода в журнале операций №4 не отражалась. Отдельные оправдательные документы - договора, счета, накладные и прочие представлены к проверке в виде ксерокопий. Акты сверок с контрагентами, представленные к проверке, должным образом не оформлены, графы необходимые к заполнению не заполнены.
В нарушение требований ст. 11 Приказа №157н по истечении каждого отчетного периода (месяца) первичные (сводные) учетные документы относящиеся к регистру учета №4 хронологически не подбирались и не сброшюровывались; отдельные регистры учета №4 сформированы на бумажном носителе не за каждый отчетный период (месяц) а за весь 2018 год.
По договору №27 от 14.12.2017 года между МОУ СОШ п. Орошаемый и ООО «Дергачевское АТП» на техническое обслуживание транспортных средств платежным поручением №943 от 5.02.2018 года в пользу ООО «Дергачевское АТП» перечислены денежные средства в сумме 1500 рублей за «заключение договора сроком на 1 год».
Выборочной проверкой правильности учета расчетов по оплате труда установлено: учет ведется с использованием журнала операций №6 «Расчеты по оплате труда».
Выборочной проверкой порядка начисления и выплаты заработной платы и компенсационных выплат сотрудникам установлено следующее: штатные расписания разработаны и утверждены установленным порядком; фонд оплаты труда по всем учреждениям Управления на 2018 год не разработан.
В нарушение требований Приказа №173н в случаях если деньги выдавались не кассиром, а иным лицом - раздатчиком денег, на расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) не делалась надпись «Деньги по ведомости выдал - должность, подпись, расшифровка подписи».
В нарушение Приказа №173н карточки-справки (ф. 0504417) применяемые для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения, в которой, помимо общих сведений о работнике, ежемесячно отражаются по всем источникам финансового обеспечения (деятельности) суммы начисленной заработной платы (оплаты труда) по видам выплат, суммы удержаний (по видам удержаний), сумма к выдаче, в Централизованной бухгалтерии не велись.
В нарушение Приказа №173н «Книга аналитического учета депонированной оплаты труда, денежного довольствия и стипендий» (код формы 0504048), Реестр депонированных сумм (код формы 0504047), в Централизованной бухгалтерии не велись.
В нарушение Приказа №173н табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. 0504421) применяемый для учета использования рабочего времени и начисления заработной платы в разрезе структурных подразделений не велся.
В нарушение ст. 91 «Трудового Кодекса Российской Федерации» от 30.12.2001 №197-ФЗ (далее – ТК РФ) продолжительность рабочей недели по должностям оператор котельной за 2018 год составляла больше 40 часов.
В нарушение требований ст. 57 ТК РФ в отдельных трудовых договорах, например в трудовом договоре с директором МОУ СОШ п. Октябрьский, не отражены надбавки за исполнение директором обязанностей учителя; аналогично и по МОУ СОШ с. Демьяс, МОУ СОШ №1 п. Дергачи.
Выборочной проверкой правильности учета операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов установлено: журнал операций №7 «Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов» на момент проведения проверки полностью на бумажном носителе сформирован не был.
В нарушение ст. 6 Постановления Правительства РФ от 28 сентября 2000 года №731 "Об утверждении Правил учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней и продукции из них, а также ведения соответствующей отчетности" учет драгоценных металлов входящих в состав покупных комплектующих деталей, изделий и приборов, в Централизованной бухгалтерии организован не был.
В нарушение требований действующего законодательства учет основных средств в Централизованной бухгалтерии организован не был, движение основных средств в регистре учета №7 в течении отчетного периода не отражалось (за 2018 год учреждениями Управления Образования осуществлены расходы на приобретение основных средств в сумме 2375,8 тысяч рублей).
В нарушение требований действующего законодательства в инвентарных карточках сведения о суммах начисляемой амортизации, краткая индивидуальная характеристика объекта, о содержании драгоценных металлов не проставлялись, реестр инвентарных карточек не формировался.
В нарушение п. 373 Приказа 157н основные средства стоимостью до 3000 (10000) рублей на забалансовых счетах не учитывались.
В нарушение п. 11 Приказа №157н, Приказа №173н акты о списании материальных запасов (код формы 0504230), копии распоряжений о списании и прочие первичные учетные документы к регистру учета – журналу операций №7 не прилагались.
В нарушение Приказа №173н ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (код формы 0504210), оборотные ведомости по нефинансовым активам (код формы 0504035) в Централизованной бухгалтерии не составлялись.
В нарушение требований установленных Общероссийским классификатором основных фондов ОК 013-94 (далее - ОКОФ) (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 года №359) отдельные объекты основных средств принимались к учету как материальные запасы с последующим списанием прямым расходом, например в отчетном периоде приобретены и списаны: флэш-карты (накопители информации), компьютеры, учебники, огнетушители, мебель и прочие, вышеуказанные объекты следовало отнести на счет 101 «Основные средства».
В нарушение ст. 131 ГК РФ, ст. 4 122-ФЗ от 21 июля 1997 года право хозяйственного ведения (оперативного управления) оформлено не на все объекты недвижимого имущества учреждений Управления (к проверке не представлены документы по зданиям котельных и иным хозяйственным объектам, за исключением: МОУ СОШ п. Новоросляевка, Мирный; МДОУ «Сказка» п. Дергачи).
В нарушение п. 1.5 Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 №49
"Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" (далее – Приказ №49) обязательная инвентаризация материальных запасов, финансовых обязательств перед составлением годовой отчетности не проводилась, итоги инвентаризации не подводились, черновые записи к проверке не представлены. Выборочной проверкой правильности оформления результатов инвентаризации в 2018 году установлено: инвентаризация основных средств за 2018 год проведена формально, так фактическое наличие основных средств в инвентаризационных ведомостях членами комиссии не проставлялись, инвентаризационные ведомости членами комиссии не подписывались, черновые записи членами комиссии не велись.
Выборочной проверкой выполнения муниципальных программ установлено: муниципальными программами на 2018 год по Управлению предусмотрено выделение финансирования, в том числе по программам: «Развитие образования Дергачевского муниципального района на 2018-2020 годы» - 49480,6 тысяч рублей; «Обеспечение мер пожарной безопасности в муниципальных образовательных организациях ДМР на 2018-2019 год» - 1319,5 тысяч рублей; «Улучшение условий и охрана труда на территории ДМР на 2017-2019 год» - 707,2 тысяч рублей; «Организация отдыха детей и подростков летом 2018 года» - 554,4 тысячи рублей; «Профилактика терроризма и экстремизма в ДМР на 2017-2019 год» - 2 тысячи рублей.
Решением Собрания Дергачевского муниципального района от 25 декабря 2017 года №23-125 «О бюджете Дергачевского муниципального района на 2018 год» фактически выделено бюджетных назначений в том числе на реализацию следующих муниципальных программ (с учетом вносимых изменений в течении отчетного периода): «Развитие образования Дергачевского муниципального района на 2018-2020 годы» - 43039,3 тысяч рублей; «Обеспечение мер пожарной безопасности в муниципальных образовательных организациях ДМР на 2018-2019 год» - 200 тысяч рублей; «Улучшение условий и охрана труда на территории ДМР на 2017-2019 год» - 100 тысяч рублей; «Организация отдыха детей и подростков летом 2018 года» - 554,4 тысячи рублей; «Профилактика терроризма и экстремизма в ДМР на 2017-2019 год» - 2 тысячи рублей.
В ходе проверки установлено: бюджетные назначения выделенные в целях реализации муниципальных программ: «Развитие образования Дергачевского муниципального района на 2018-2020 годы», «Обеспечение мер пожарной безопасности в муниципальных образовательных организациях ДМР на 2018-2019 год» на 2018 год в полном объеме не освоены, в том числе по программе «Развитие образования Дергачевского муниципального района на 2018-2020 годы» на 684,1 тысячи рублей, «Обеспечение мер пожарной безопасности в муниципальных образовательных организациях ДМР на 2018-2019 год» на 5 тысяч рублей.
В нарушение п. 3 ст. 179 Бюджетного кодекса РФ решения о необходимости прекращения или об изменении муниципальных программ (в том числе необходимости изменения объема бюджетных ассигнований на финансовое обеспечение программ) не принимались, ежегодная оценка эффективности реализации программ не проводилась.
Состояние бюджетного учета и отчетности: бюджетный учет в Централизованной бухгалтерии ведется с значительными нарушениями действующего законодательства, так в нарушение ст. 11 Приказа №157н – регистры учета за 2018 год своевременно на бумажном носителе не формировались; числовые показатели регистров учета не соответствуют аналогичным показателям Главной книги; учет бланков строгой отчетности, ценностей на забалансовых счетах в Централизованной бухгалтерии организован не был.
Безопасные условия для хранения документов бюджетного учета в Централизованной бухгалтерии не созданы, регистры учета, представленные к проверке не оформлены в соответствии с требованиями ст.11 Приказа №157н, так бухгалтерские документы подписью Руководителя ЦБ не скреплялись, нумерация подобранных документов не производилась.
В нарушение ст. 9 402-ФЗ на всех первичных учетных документах отсутствовали бухгалтерские проводки, отражающие факт хозяйственной операции.
Учет и отчетность ведется с использованием программных продуктов: АИС «Корона», «1С-Предприятие», «Налогоплательщик», «СУФД».
Выполнение предложений по предыдущим актам проверок финансово-хозяйственной деятельности: проверкой выполнения предложений по Актам плановой проверки финансово-хозяйственной деятельности Управления образования администрации Дергачевского муниципального образования установлено: нарушения указанные в Актах проверки не устранены в части: организации учета основных средств, материалов, бланков строгой отчетности, денежных документов (фондовой кассы), ценностей на забалансовых счетах; авансовой дисциплины, ведения регистров учета и общего документооборота.
Настоящий акт составлен в 2 (двух) экземплярах.
Председатель Контрольно-счетного органа А. В. Балякин
Инспектор Контрольно-счетного органа Л. В. Зотова
Начальник Управления образования Н. Ф. Саламаткина
Главный бухгалтер О. П. Косенкова