ОТЧЕТ ПО УЧЕБНОЙ ПРАКТИКЕ
Характеристика места практики
Объектом прохождения практики являлся ГАПОУ МО «ПЭК» с 05 апреля 2021 по 09 апреля 2021.
Полное наименование учреждения: Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение Мурманской области «Полярнозоринский энергетический колледж». Сокращенное наименование: ГАПОУ МО «ПЭК».
Цель деятельности учреждения образовательная. Министерство образования и науки Мурманской области является исполнительным органом государственной власти Мурманской области, осуществляющим управление в сфере образования на территории Мурманской области, функции по реализации государственной политики, формированию региональной политики в сфере образования и науки, воспитания, опеки и попечительства над несовершеннолетними, функции по контролю и надзору в сфере образования, социальной поддержке и социальной защите обучающихся и воспитанников образовательных организаций Мурманской области.
Колледж государственным заданием оказывает обязательные услуги по предоставлению основных профессиональных образовательных программ среднего профессионального образования:
1. Программы подготовки квалифицированных рабочих служащих.
2. Программы подготовки среднего звена.
Форма самоуправления колледжем определенна уставом «Полярнозоринского энергетического колледжа».
Структура управления колледжем состоит из трёх уровней в соответствии с принципами иерархии, механизмами связи и отношениями взаимодействия между управленческими компонентами.
Управление деятельностью Колледжа осуществляется на основе оптимального сочетания принципа единоначалия с демократической структурой распределения полномочий.
Колледжем руководит директор Шевченко Даниил Викторович, осуществляющий правомочия руководителя Колледжа на основании контракта, заключенного с ним Министерством науки и образования Мурманской области. Директор действует на основе принципа единоначалия.
Характеристика работ, выполняемых на практике
В первый день практики я ознакомилась с организацией документационного обеспечения деятельности образовательного учреждения. В ГАПОУ МО «ПЭК» этим занимается документовед Голубева Ирина Алексеевна. Колледж является источником комплектования архивного отдела Администрации г. Полярные зори.
Изучила как составляется, редактируется и оформляется организационно-распорядительная документация.
Группа распорядительных документов включает:
- постановления;
- решения;
- приказы;
- распоряжения.
Каждый вид распорядительного документа предназначен для документирования деятельности учреждений и организаций разных уровней управления или власти, предприятий, организаций негосударственных организационно-правовых форм. Выбор конкретного вида для документирования распорядительной деятельности зависит от статуса и компетенции должностного лица, от порядка принятия управленческого решения. Подготовка распорядительных документов может быть поручена одному или нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным подразделениям).
Также ознакомилась с нормативно-правовой и методический базами, регламентирующими организацию архивного хранения документов:
- «Основы законодательства РФ об АФ РФ и архивах» 1993г.;
- Указ президента РФ от 17 марта 1994г. № 552 «Об утверждении положения об Архивном фонде Российской Федерации и положения о Государственной архивной службе России»;
- Федеральный закон Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 28.12.2017);
- «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
Во второй день практики я изучила порядок классификации и систематизации архивных документов.
Классификация проводится с целью систематизации, организации хранения и поиска документов по следующим признакам:
1. По формам собственности:
- архивные фонды и архивные документы государственной части АФ РФ;
- архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ;
- архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ.
2. По видам носителей, способам и технике закрепления информации:
- архивные письменные и графические документы на бумажных носителях;
- кино-, фото-, фонодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные) документы.
3. По срокам хранения:
- архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранение в архивах;
- архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранение в течение установленных сроков в ведомственных архивах;
- архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых фондах;
- архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ, находящихся на временном и депозитарном хранении в государственных архивах.
Научилась составлять номенклатуру дел организации (Приложение 1).
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
Различают три вида номенклатуры дел:
- типовую;
- примерную;
- индивидуальную.
Типовая номенклатура дел организации — это обязательный перечень дел, которые заводятся в однотипных компаниях. Как правило, типовую номенклатуру разрабатывают в учреждениях, которые имеют широкую сеть подведомственных организаций.
Примерная номенклатура дел сходна по назначению с типовой. Ее также разрабатывают для однотипных организаций, но она имеет рекомендательный характер. Это значит, что подведомственные предприятия могут самим решать, принимать этот документ в качестве образца или разрабатывать свою схему делопроизводства.
В каждой организации утверждают индивидуальную номенклатуру дел. При этом заголовки дел и сроки хранения документов полностью переносят в нее из типовой или примерной номенклатуры. Если у организации нет типовой или примерной номенклатуры дел, индивидуальную номенклатуру она разрабатывает самостоятельно.
Основной текст номенклатуры представляет собой таблицу, которая состоит из нескольких граф, в которых описывается: индекс дела; заголовок дела; срок хранения и номер статьи по перечню; примечание. Также заносятся разделы, каждый из которых соответствует одному конкретному структурному подразделению. Первый раздел соответствует подразделению, который отвечает за организацию работы с документами — службе ДОУ. Далее идут разделы, которые соответствует основным руководящим подразделениями компании: отделу корпоративного управления, плановому, финансовому, юридическому. Третья группа — основные производственные отделы: отдел сбыта, транспортный отдел.
Схема расположения разделов номенклатуры — своего рода классификатор структурных подразделений организации. Каждому подразделению присваивают код, например - 01, 02, 03. При сложной внутренней структуре организации коды могут быть трехзначными. Лучше, когда порядок расположения разделов в номенклатуре соответствует порядку, закрепленному локальными нормативными актами организации (утвержденная структура отделов, штатная численность и структура). Наименованием разделов данного номенклатуры служит код подразделения и его официальное название. Например, «01. Отдел документационного обеспечения управления (ДОУ)».
В третий и четвертый дни изучала и производила комплектование и использование документов архива. Составила обложку дела (Приложение 2), лист-заверитель (Приложение 3).
Формирование обложки дела – это последний и очень важный этап формирования дела.
На обложке дел постоянного и долговременного хранения в соответствии с государственным стандартом должно быть указано:
- наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело;
- наименование структурного подразделения или направления деятельности, в зависимости от структуры описи дел;
- делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел;
- номер дела по годовому разделу описи;
- заголовок дела;
- дата или крайние даты первого и последнего документов дела;
- количество листов в деле;
- срок хранения дела или запись «хранить постоянно»;
- архивный шифр дела.
Лист-заверитель дела составляется для учета количества листов в деле по установленной форме на отдельном листе (формата А4, А5) на оборотной стороне последнего чистого листа. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела.
В нем указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов и отдельно, через знак «+» количество листов внутренней описи. Отмечаются особенности нумерации листов, физического состояния документов и оформления дела:
- наличие литерных номеров листов;
- наличие пропущенных листов;
- номеров листов с наклеенными фотографиями;
- номеров крупноформатных листов;
- номеров конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов;
- номеров поврежденных листов;
- наличие в деле типографических экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель подписывается его составителем, учитывается его должность, расшифровка подписи, дата составления.
Все последующие изменения в составе дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Заключение
В результате прохождения практики я научилась применять научно-методические основы архивоведения во всех процессах работы с архивными документами, принципами и методами отбора документов, подлежащих архивному хранению; способами и условиями хранения, обеспечивающими полную сохранность документов; процессом создания системы информации о содержании документов.
В период практики я получила практический опыт:
- организовывать деятельность архива с учетом статуса и профиля организации;
- применять архивоведческие нормы на стадии документационного обеспечения управления в архиве организации;
- самостоятельно работать с различными источниками;
- работать в системах электронного документооборота;
- использовать в деятельности архива современные компьютерные технологии.
А также узнала:
- систему архивного управления в Российской Федерации и организацию Архивного фонда Российской Федерации, систему хранения и обработки документов;
- программное обеспечение архива;
- нормативно правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы, регламентирующие организацию архивного хранения документов в учреждении.