Образовательное учреждение
СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«Казанская банковская школа (колледж)
Центрального банка Российской федерации»
Электронный офис (понятие, аппаратно-программные средства)
Индивидуальная работа
По дисциплине: «ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ»
ВЫПОЛНИЛ студент
Группы № 132
Сабиров Данил
ПРОВЕРИЛ
преподаватель Титова Г.Н
Казань – 2013
Электронный офис (понятие, аппаратно-программные средства).
Электронный офис играет огромную роль в функционировании любого предприятия. Он обеспечивает жизненный цикл каждого документа – создание, передачу на исполнение, обработку, группировку и отправку в архив на хранение. Когда-то документ полностью ассоциировался со своим бумажным носителем, и под документооборотом понимались распечатка, подписание, передача, сортировка большого количества бумаг. Архивы на крупных предприятиях могли занимать огромные помещения, забитые бумагами, отсортированными по какому-либо признаку. Это не только приводило к крупным затратам на бумагу и печать, перемещение документов и содержание специальных помещений, но и значительно усложняло поиск необходимой бумаги в архиве.
Электронный офис (ЭО) – это система из программных и аппаратных средств, сотрудников предприятия, обеспечивающих работу с документами в современном офисе.
Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективности деятельности персонала офиса считается концепция электронного (автоматизированного) офиса. Речь идет о комплексном использовании современных технических средств для автоматизации процедур и функций управления (таких как обработка текстов, их редактирование, хранение и поиск, передача информации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса, некоторые аспекты процесса подготовки и принятия решения и т. д.), средств программной поддержки, подходов к проектированию помещений офиса, охраны труда персонала. Внедрение в разных сферах электронных офисов оказалось возможно прежде всего благодаря повсеместному распространению персональных компьютеров с открытой архитектурой, позволяющей конфигурировать машины с ориентацией на выполнение конкретных работ, разнообразных проблемно-ориентированных программных продуктов (в частности, Microsoft Office), а также всевозможных высокоэффективных средств оргтехники
Электронный офис является инструментальным средством локальной вычислительной сети, организованной за счет объединения отдельных АРМ специалистов для организации электронного документооборота.
К офисным относятся следующие задачи:
1.делопроизводство;
2.создание отчетов;
3.поиск, ввод и обновление информации;
4.составление расписаний;
5.обмен информацией между отделами офиса, между офисами одной фирмы и между различными фирмами и т.д.
Для выполнения этих задач в условиях организации электронного офиса должна быть скоординирована работа между специалистами предприятия, документооборот фирмы должен быть оптимизирован таким образом, чтобы формирование документа можно было осуществлять специалистами смежных отделов, вносящих каждый свою информацию в соответствующие позиции документа.
Для реализации поставленных целей электронный офис должен быть укомплектован необходимым набором программных и аппаратных средств.
В настоящее время существует множество различных продуктов с широкими возможностями, и основной задачей становится выбор наиболее подходящей системы для конкретной компании, исходя из ее размеров, финансовых и кадровых возможностей, уже внедренного программного обеспечения.
Электронный офис позволяет не только сэкономить на бумаге, тонере и необходимых для печати устройств. Дело в том, что бумажный документооборот предусматривает ручной ввод информации. При этом так же может применяться компьютерная техника, но она выступает всего лишь в качестве вспомогательного элемента для набора или проверки данных. Это требует времени и часто приводит к ошибкам, неточностям, задержкам. Кроме того, использование бумажного носителя затрудняет контроль доступа к информации.
Электронный офис лишен этих недостатков. Авторизованный клиент или сотрудник компании может подключиться к системе и получить доступ к любому разрешенному документу. В распоряжении пользователя удобный поиск по различным параметрам. При необходимости он может внести изменения в документ и адресовать его другим участникам. Получение информации происходит практически мгновенно благодаря применению современных средств коммуникации. Внедрение электронного документооборота является одним из этапов автоматизации предприятия.
Система электронного документооборота обеспечивает удобство работы с информацией, возможность создания новых типов документов и форм, генерации электронной подписи.
Сведения о документах и пользователях с правами доступа, как правило, хранятся в специальной базе данных. Таким образом, подход к созданию баз данных играет большую роль в быстродействии и защищенности документооборота.
Важное место при внедрении электронного оборота документов имеет работа с кадрами. Персоналу нужно объяснить главные преимущества перехода на электронные носители и, при необходимости, обучить работе с новыми технологиями.
Основными функциями электронного офиса является формирование электронного документа и организация электронного документооборота в фирме.