Цель: изучить особенности составления общего бланка документов.
Методические рекомендации:
Официальные документы, создаваемые юридическими или физическими лицами, должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке. При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленный заранее бланк. Бланк документа, по определению ГОСТ Р 6.30-2003, - это «набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа». Бланки документов могут быть отпечатаны в типографии или при помощи ПК, при этом необходимо учитывать требования, установленные ГОСТ Р 6.30-2003 к видам бланков. Бланки должны быть изготовлены на белой бумаге, размеры зон расположения реквизитов должны соответствовать приведенным на формуляре-образце.
На бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых переменных реквизитов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части бланка. Также уголками отмечают поля документа и места расположения реквизитов, наносимых в нижней части бланка.
Бланки документов могут изготавливаться на форматах А4 и А5 (бланк письма), с угловым и продольным вариантами расположения реквизитов. Организация сама выбирает, какое расположение реквизитов для нее удобнее. Поля: правое - не менее 10 мм, левое, верхнее и нижнее - не менее 20 мм.
Для организации устанавливаются следующие виды бланков: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа. Общий бланк используют для подготовки любых видов документов, кроме письма. На общем бланке в зависимости от учредительных документов организации могут быть нанесены следующие постоянные реквизиты: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 06 – наименование организации; 12 - место составления документа.
Наименование организации - автора (разработчика) документа должно указываться полностью, в точном соответствии с наименованием, закрепленным в ее учредительных документах. Уточним, что наименования организаций, относящихся к ведению субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) собственный государственный язык, должны указываться на обоих языках. Непосредственно над полным наименованием организации – автора (разработчика) указывается сокращенное либо, в отсутствие такового, полное наименование вышестоящей организации (органа управления (власти), при их наличии).
Сокращенное наименование организации - автора (разработчика) указывается в тех случаях, когда оно закреплено в ее учредительных документах.
Место составления документа указывается в том случае, если это не представляется возможным определить по реквизиту "Наименование организации" - например, если в наименовании организации не упоминается соответствующая информация.
Для переменных реквизитов на общий бланк наносятся ограничительные отметки в виде линий - для реквизитов: 09 - дата документа; 10 – регистрационный номер документа (для данного реквизита заранее также печатают знак.
В виде уголков различают места расположения следующих реквизитов: 14 - адресат (начало и конец реквизита, который одновременно указывает границу правого поля); 17 - заголовок к тексту документа; 18 - отметка о контроле; 28 - отметка о поступлении документа в организацию; 29 - идентификатор электронной копии документа.
Между реквизитом 04 «Код организации» и реквизитами 09 «Дата документа» и 10 «Регистрационный номер документа» оставляют место для нанесения реквизита 08 «Наименование вида документа». Когда в общий бланк вносят наименование вида документа, например, «приказ», «акт», «протокол», этот бланк становится бланком конкретного вида документа - бланк приказа, бланк акта, бланк протокола и т. д. Таким образом, бланк конкретного вида документа является разновидностью общего бланка, так как общий бланк без употребления наименования вида документа вообще не применяется при оформлении организационно-распорядительных документов.
Например,
Задание:
Используя образец и рекомендаций по оформлению, оформить общий бланк
организации ИП Маресев Н.М.