Урок 26-27. Тексты информационно-справочной документации
В общем делопроизводстве выделяют три группы документов:
- по личному составу, к которой относятся кадровые документы, сопровождающие и регламентирующие трудовую деятельность сотрудников организации;
- организационно-распорядительные, документирующие организационную и производственную деятельность предприятия;
- информационно-справочные документы, назначение которых – передача сведений, на основании которых принимаются управленческие решения для осуществления производственно-хозяйственной деятельности компании.
То, какие документы относятся к информационно-справочным, определяют двумя основными признаками:
- документ не требует обязательного исполнения;
- документ используют для передачи информации от вышестоящих органов и подразделений к нижестоящим.
Группа информационно-справочных документов имеет вспомогательный характер по отношению к двум другим группам — документации по личному составу и организационно-распорядительной.
Информационно-справочные документы их виды и назначение
Всю документацию информационно-справочного характера подразделяют на три блока:
- входящая, в том числе информационные письма и отчеты от вышестоящих, дочерних организаций и обособленных подразделений, документы от остальных организаций, заявления и предложения граждан;
- исходящая, в том числе отчеты о выполнении и ответы на запросы от внешних респондентов, инициативные и информационные документы, разработанные в организации;
- внутренняя, в том числе служебная переписка, а также акты, отчеты, протоколы, сопровождающие и подтверждающие деятельность предприятия.
Таблица
Виды информационно-справочных документов, входящие в документооборот предприятия, их назначение и особенности
Задание 1. Оформить таблицу полностью, используя приложение «Таблица видов ИСД».
Особенности оформления и обработки информационно-справочных документов
Порядок оформления, регистрации и обработки всех видов информационно-справочных документов устанавливает
Задание 2. Составьте таблицу «Особенности составления текстов информационно-справочных документов»
| Вид документа | Особенности составления текста документа |
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части – анализируется сложившаяся ситуация, даются возможные варианты ее решения, в третьей делаются выводы и перечисляются конкретные действия, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит обоснование и выводы (предложения, просьбы, рекомендации) составителя.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей – обоснования причин ее составления и второй части – предложения, просьбы и т.п.
ПРЕДЛОЖЕНИЕ
Текст документа содержит две части: краткое обоснование (объяснение, на основании чего или в связи с чем составлено предложение) и заключение – перечень конкретных предложений по определенному вопросу.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Текст объяснительной записки во втором значении, как правило, состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, действия, происшествия.
СПРАВКА
Текст справки состоит из одной-двух частей. В первой части, как правило, излагается предыстория вопроса – факты, события, документы, послужившие основанием или поводом для составления справки, во второй части приводятся конкретные сведения, отражающие суть сложившейся ситуации. Справка может состоять только из одной (второй) части. Тексты аналитических справок, как правило, состоят из трех частей: основание составления справки, анализ ситуации или вопроса, выводы и предложения.
СВОДКА
В сводке концентрируется информация из различных источников по определенной теме. В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.
АКТ
Текст акта состоит из двух частей: вводной; констатирующей.
В вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.
Констатирующая часть текста акта содержит описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта.
Текст акта может быть разделен на пункты, составленные в виде таблицы. Если есть приложения, то отметка о их наличии проставляется после текста.
ПРОТОКОЛ
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная - слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали". Пишутся от начала левого поля. Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших. Пишется от второго положения табулятора.
Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) - по каждому вопросу отдельно. От левого поля без знаков препинания. Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже. Затем печатают содержание доклада, сообщения. После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.
Завершающая часть текста протокола - постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие - исполнитель - срок.
Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа.
СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА
Текст письма строят по схеме:
§ введение (здесь приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма);
§ доказательства (здесь излагают обоснование вопроса, изложенного в письме);
§ заключение (перечисление выводов, просьбы, требования, предложения).
Нередко в практике документирования применяются письма, которые содержат одну заключительную часть текста без пояснений.
По своему объему текст письма, как правило, не должен превышать одну страницу.
Цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам, отсюда вытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения. Практика переписки выработала несколько общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении и оформлении писем.
Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по их обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы.
Текст письма, как правило» излагается от третьего лица единственного числа, например: «Школа не имеет возможности...», «В ближайший год школа не предполагает...» и т.д.
Текст чаше всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например: «В связи с тем, что при получении груза 26.01.06 по накладной
№ 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя... была установлена недостача... штук изделий на сумму... (коммерческий акт от 26.01.06 № 247)...». Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например: «На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет».
Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма. В письмах используют следующие формы изложения:
§ от первого лица множественного числа («направляем на согласование», «просим рассмотреть»);
§ от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым»);
§ от третьего лица единственного числа («банк не может согласиться», «компания не возражает»).