Классификация документов – одна из наиболее давних и до сих пор окончательно не решенных проблем. Начальные этапы ее связаны с организацией и систематизацией собраний, созданием перечней единиц хранения, т.е. функционированием первых библиотек и архивов, в частности древнеегипетских и ассирийских.
Исторически первым практическим способом деления документов в логической последовательности являются классификации, базирующиеся на признаках содержания документов, в частности, его тематике (библиотеки средневековой Европы IXв., стран Арабского Халифата).
Комплексный подход к классификации документов, учитывающий особенности его содержания и формы, берет начало в XXв. Одновременно с введением в научный оборот понятий «документ» и «документация».
Активно проблема классификации документов начинает разрабатываться лишь в конце 1960-х – начале 1970-х годов в рамках информатики, книго- и архивоведения, а в конце 1980-ч – библиотеко- и библиографоведами.
Лишь в последние годы удалось создать многоаспектную классификацию, базирующуюся на учете информационной и материальной составляющих документа.
Основные признаки классификации по информационной составляющей документа – содержание документа (по смыслу документа); степень обобщения информации (первичные и вторичные); тип знаков, использованных для записи информации (текстовые и нетекстовые – карта, ноты, чертеж документы); предназначенность для восприятия информации человеком (человекочитаемые – книга, журнал и т.д. и машиночитаемые - магнитная лента, грампластинка, микрофильм, диск и т.д.); канал восприятия знаков, использованных для записи содержания (визуальный, аудиальный, аудиовизуальный); степень распространенности информации (опубликованный, неопубликованный и непубликуемый); способ записи информации (рукописный, печатный, механический, магнитный, фотографический, оптический, лазерный, электронный) и др.
К классификации по физической (материальной) составляющей документа относятся следующие признаки: по материалу носителя информации (бумажный, пленочный, пластиковый и т.д.); по материальной конструкции или форме носителя (листовой, кодексовый, карточный, ленточный, дисковый, комбинированы) и т.д.
Как известно, типология документа – это отнесение его к определенному типу по совокупности признаков. Типологический критерий также может быть положен в основу организации классификационных рядов документов.
Наиболее существенные типообразующие признаки для классификации документов – это целевое назначение документа, читательский адрес, характер информации или стиль изложения и др.
Целевое назначение документа – это обусловленность его потребностями той или иной сферы общественной деятельности: науки, производства, образования, управления и т.д. Рассмотрим классификацию деловых документов.
Классификация деловых документов. Все документы обращаются на предприятиях и классифицируются по следующим признакам:
1. по видам деятельности или назначению (научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, управленческие (организационно-распорядительные), по личному составу, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, по бухгалтерскому учету, по торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению и др.
2. по наименованию существует множество разновидностей документов (научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т.д.)
3. по способу фиксации информации различают письменные, графические, фото- и кинодокументы. К письменным относят все рукописные, машинописные, изготовленные типографским способом, на множительных аппаратах и электронные документы.
4. по месту составления документы делятся на используемые для решения внешних (входящая, исходящая корреспонденция) и внутренних вопросов.
5. по степени сложности документы классифицируют на простые, в которых рассматривается один вопрос и сложные, в которых рассматривается несколько вопросов.
6. по степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.) и документы для служебного пользования (ДПС), конфиденциальные документы.
7. по юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.
8. по срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».
9. по стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Черновик – документ, подготовленный для дальнейшего оформления. Подлинник (беловой документ) – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями. С подлинника могут быть изготовлены копии, отпуск, выписка из документа и дубликат подлинника. Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Отпуск – копия документа, остающаяся в делах предприятия, как правило отпуск не заверяется подписью. Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника. Дубликат – второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.
10. по происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.
11. по срокам хранения документы делят на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
12. по степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организации, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.
13. по характеру содержания документы подразделяют на первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.
14. по степени унификации различаю документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкет и таблиц.
Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.
Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т.д.
Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.
Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.
Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Анкетным методом смоделированы, например, приказы по приему, переводу и увольнению персонала и др. документы.
Таблица — форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и боковике (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.
В хозяйственной деятельности предприятий и организаций кроме того используются различные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (договоры поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения и т. п.