Руководителю сельскохозяйственного предприятия приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты производственно-финансовой деятельности, иметь в распоряжении большое количество документов, содержащих разнородную информацию.
Исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный менеджер тратит на систематизацию и анализ информации, на ее обсуждение с экспертами в той или иной области, критическое осмысление возможных последствий принятия того или иного управленческого решения.
Движение информации от отправителя к получателю проходит в несколько этапов. На первом происходит ее отбор, который может быть случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным, произвольным или основывающимся на определенных критериях и т. п. На втором этапе отобранная информация кодируется и формализуется, то есть облекается в ту форму, в какой она будет доступна и понятна получателю, например, письменную, табличную, графическую, звуковую, символьную и т.п., и, соответственно этому, подбирается рациональный способ ее передачи (устный, письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов, условных знаков и др.). На третьем этапе происходит передача информации потребителю, а на четвертом - ее получение (восприятие) потребителем и осмысление.
Отправитель информации должен видеть, что получатель каким-то образом на нее реагирует, то есть между получателем и отправителем информации имеется обратная связь. В общем случае, под обратной связью понимается сигнал, направляемый получателем информации отправителю, которым подтверждается факт получения сообщения и характеризуется степень понимания (или непонимания) содержащейся в нем информации. Устойчивая обратная связь позволяет существенноповыситьнадежность обмена информацией и хотя бычастично избежать еепотерь и помех, искажающих смысл информации.
Обмен письменной информацией осуществляется в рамках предприятия путем издания и распространения различного рода документов. В соответствии с целью создания документы могут быть распорядительными (приказ, распоряжение и др.); организационными (положение, устав, организационная структура, штатное расписание, инструкция, протокол и др.); информационно-справочными (справка, докладная или объяснительная записка, акт, служебное письмо, телеграмма, факсограмма, командировочное удостоверение и др.); учетными (счета-фактуры, бухгалтерские балансы, путевые листы и т.д.), плановыми (сметы доходов и расходов, оперативные, текущие, перспективные планы и др.), статистическими (статистическая отчетность), персональными (автобиография, заявление, доверенность) и т.д.
Важным требованием к документу является четкое определение его содержания и объема. Объем документа обычно связан с характером и интерпретацией содержащихся в нем сведений. Это могут быть отобранные и классифицированные по тому или иному принципу факты; обоснованные суждения; выводы и рекомендации, побуждающие людей (исполнителей и руководителей) к необходимым действиям.
Еще одно требование к документу - определенность в отношении получателя, то есть адресата. Необходимо хорошо представлять себе, какой информацией он располагает по содержащимся в документе вопросам и каково отношение к ним и к отправителю (согласие, доверие, поддержка, непредвзятость, безразличие, сомнение, предубеждение, сопротивление и т. п.). Все это позволит правильно отобрать информацию, включаемую в документ, и соответствующим образом расставить акценты в ней, а также сформулировать соразмерные возможностям получателя задачи.
Содержание документа должно излагаться по заранее предусмотренной схеме понятным, лаконичным языком, исключающим двойственное толкование его смысла.
Информация, помещаемая в документе, состоит из отдельных элементов, называемых реквизитами. Часть реквизитов является обязательными, и на их основе происходит идентификация документов. К обязательным реквизитам относится, например название документа, подпись, печать, адрес, информация об исполнителе (организации или физического лица) и т.п.
На сельскохозяйственных предприятиях сведения, получаемые руководством предприятия для контроля и принятия решений, базируются на двух основных видах отчетности: внешней и внутренней. Первый из них это, бухгалтерская, налоговая, статистическая и прочая отчетность, ведение которой требуется от всех предприятий по закону. Эти формы отчетности четко регламентированы и имеют единообразный вид для всех предприятий. Но, зачастую, представляемые в этой отчетности сведения служат специфическим целям и не отвечают потребностям людей, которые управляют работой предприятия. Второй вид отчетности - это внутренняя отчетность предприятия. Этот вид отчетности не определяется законодательно и предприятия обладают полной свободой в ее ведении.
Для принятия управленческого решения используют количественную и качественную информацию о состоянии, как самой системы, так и внешней среды функционирования. Вся информация, независимо от источника получения, может быть как количественной (т.е. иметь численное выражение), так и качественной (т.е. представляться в виде мнений, суждений, экспертных оценок).
Количественная информация делится на учетную и неучетную.
К учетным источникам исходной информации относятся:
- бухгалтерский учет и отчетность;
- статистический учет и отчетность;
- управленческий учет и отчетность и др.;
К неучетным источникам исходной информации относятся:
- результаты внешнего и внутреннего аудита;
- результаты проверок налоговой службы;
- материалы собраний и производственных совещаний;
- законодательные и нормоустанавливающие акты и документы
- материалы печати и других СМИ;
- служебные и докладные записки,
- переписка с учреждениями и организациями, формирующими внешнюю среду функционирования;
- материалы, получаемые в результате личных контактов с исполнителями и др.
К исходной информации для принятия решения относятся нормативно-справочные материалы и информация об уже запланированных параметрах развития системы.
К основным характеристикам управленческой информации относятся:
- краткость (информация должна быть четкой, не содержать ничего лишнего и не концентрировать внимание ее потребителя на несущественных или не относящихся к делу сведениях);
- точность (пользователь должен быть уверен, что информация не содержит ошибок или пропусков, а также намеренного искажения);
- оперативность (информация должна предоставляться в сроки, дающие возможность сориентироваться и вовремя принять эффективное управленческое решение, в противном случае она малопригодна для целей управления);
- сопоставимость (информация, полученная в разное время и по различным отделам/подразделениям, должна быть сопоставима);
- целесообразность (информация должна соответствовать той цели, для которой она подготовлена, и обеспечивать решение конкретных управленческих задач);
- рентабельность (затраты на сбор и подготовку информации не должны превышать экономический эффект от ее использования);
- объективность (информация должна быть непредвзятой и беспристрастной, позволяющей дать объективную оценку ситуации);
- адресность (информация должна отвечать требованиям конкретного пользователя и соответствовать уровню его подготовленности и компетентности);
- аналитичность (информация должна обеспечивать возможность получения новых знаний и новой информации)
- конфиденциальность (управленческая информация, как правило, носит конфиденциальный характер и требует защиты);
- правовая корректность.
Чтобы соответствовать указанным характеристикам, необходимо:
- упорядочение системы делопроизводства в соответствии с современными моделями организации документооборота;
- повышение удельного веса аналитической и творческой работы в аппарате управления, в том числе за счет высвобождения времени высококвалифицированных работников при использовании современных информационных технологий;
- организация автоматизированных рабочих мест (АРМ) и повышение обеспеченности техническими средствами для решения трудоемких расчетных и информационных задач.
Вопросы для самоконтроля
1. Что понимается под управленческой информацией?
2. Раскройте особенности управленческой информацией?
3. Назовите основные признаки, по которым классифицируется управленческая информация.
4. Что такое информационный поток, документ?
5. Раскройте этапы движение информации от отправителя информации к ее получателю. Что понимается под обратной связью между отправителем информации и ее получателем?
6. Как можно классифицировать управленческие документы?
7. Какие требования предъявляются к управленческим документам?
8. Что относится к учетным источникам информации?
9. Что относится к неучетным источникам информации?
10. Назовите основные характеристики управленческой информации.