Тема 11. Регулирование и контроль в управлении

Понятие, принципы и функции контроля. Виды управленческого контроля: традиционный контроль, опережающий контроль, предпринимательский контроль, предварительный контроль, стратегический контроль, оперативный (административный) контроль. Этапы процесса контроля. Внешний и внутренний контроль. Контроль и оперативное управление. Характеристики эффективного контроля.

Лекция к теме 11.

Контроль как основная функция менеджмента – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Он представляет собой систему наблюдения и проверки соответствия процесса функционирования управляемой подсистемой принятым решениям, а также выработки определенных действий.

Функция контроля может быть определена как процесс, при помощи которого руководство получает информацию о действительном состоянии дел по выполнению плана и о ходе решения задач, направленных на достижение целей организации. Реализация контроля включает также оценку отклонений от плана, определение их причин, и принятие управленческих решений.

Термин «контроль» практически всегда вызывает, прежде всего, отрицательные эмоции, связанные с ограничением самостоятельности, принуждением и другими эмоциональными восприятиями, которые входят в противоречия с индивидуальным представлением о свободе личности. Однако основной задачей контроля является своевременное принятие корректирующих действий для обеспечения достижения организацией своих целей. И именно эта деятельность является главной в содержании функции контроля.

Контроль как функция менеджмента представляет собой вид управленческой деятельности, обеспечивающий возможность удержание организации на выбранном (запланированном) пути достижения целей путем периодической оценки, сопоставления текущих результатов деятельности организации с установленными планами (стандартами) и принятия необходимых корректирующих действий.

Для обеспечения этой функции на всех предприятиях создаются соответствующие системы контроля с целью организации оперативной обратной связи между реальными показателями деятельности предприятия и его планами. Чем точнее и оперативнее такие системы, тем большая вероятность достижения желаемого результата за счет своевременной корректировки как предпринимаемых усилий для достижения целей, так и самих целей с учетом изменения реальной ситуации во внешней и внутренней среде организации. Критерием эффективности любой системы контроля служит ее способность обеспечивать возможность для принятия своевременных управленческих воздействий по достижению целей организации.

Все системы контроля, несмотря на их огромное разнообразие, базируются на единой идее обратной связи и на единых элементах функции контроля.

Этапы процесса контроля (как основные элементы контроля) включают:

- Установление показателей деятельности предприятия, которые должны оцениваться в процессе контроля.

- Изменение фактически достигнутых результатов и определение отклонений от установленных величин (стандартов).

- Проведение корректировок в случае, когда достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Необходимость контроля обусловлена следующим.

1. Контроль уменьшает неопределенность, характерную для изменчивой внешней среды организации. Планы и организационные структуры — это лишь картины того, каким хотелось бы видеть будущее руководству. Множество разнообразных обстоятельств может воспрепятствовать реализации целей организации. Изменения законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и других переменных величин окружающей среды могут превратить планы, вполне реальные в момент их формирования, через некоторое время в нечто совершенно недостижимое. Для того чтобы подготовиться и отреагировать должным образом на изменения среды, организациям нужен эффективный механизм оценки воздействия на них возможных перемен, которым и является контроль.

2. Контроль предупреждает о возникновении кризисных ситуаций. Ошибки и проблемы, возникающие при анализе ситуации внутри организации, переплетаются, если их вовремя не исправить, с ошибками в оценке будущих условий окружающей среды и поведения людей. Вероятность такого переплетения ошибок в организации весьма велика из-за высокой степени взаимозависимости видов деятельности.

В настоящее время в отечественной экономике распростра­ненной является ситуация, при которой организация не гибнет, а существует, но постоянно переходит из одного кризиса в дру­гой. При этом большинство достаточно опытных менеджеров считает, что в их бизнесе такое состояние неизбежно. Действи­тельно, некая случайная ситуация может развиваться слишком быстро, чтобы организация сразу могла зафиксировать ее и вы­работать линию поведения, однако в большинстве случаев нет никакой необходимости постоянно прибегать к методам анти­кризисного управления.

Контроль позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти про­блемы перерастут в кризис. Одна из важнейших причин необхо­димости осуществления контроля состоит в том, что любая организация, обязана обладать способностью вовремя фиксировать ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

3. Контроль поддерживает сильные стороны организации. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, т.е. отвечая на вопрос «Насколько мы продвинулись к поставленным целям?», руководство организации получает возможность определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению ее общих целей. Определяя успехи, неудачи и их причины, менеджеры получают возможность достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды и
обеспечить, тем самым, наибольшие темпы продвижения к приоритетным целям организации.

Контроль - важная и сложная функция менеджмента. Одна из важнейших его особенностей, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Контроль не может оставаться прерогативой ис­ключительно менеджера, назначенного "контролером", и его помощников. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть сво­их должностных обязанностей, даже если никто ему специально это не поручал.