Тема: Документ, его функции.
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.
Основной материальный носитель – бумага.
Функции документа:
· Информационная – важнейшая функция документа, в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.
· Организационная – с помощью документа обеспечивается воздействие на группу людей для организации и координации их действий.
· Коммуникативная – данная функция обеспечивает внешние связи предприятий и организаций.
· Юридическая – содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами деловых отношений.
· Воспитательная – документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих фактов, повышает престиж организации в глазах деловых партнёров.
Различные формы управленческой деятельности реализуются по средствам определенной совокупности документов. Например, учёт – в виде составления и обработки бухгалтерской и статистической документации; контроль – путём сбора сведений с целью проверки соответствия чего-либо.
Система документаций – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению.
Унифицированная система документаций (УСД) – система документаций, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для применения в определенной сфере деятельности.
Документ – (от лат.) свидетельство, способ доказательства.
Рекомендации для современного российского предпринимателя: В деловой жизни бизнес часто соседствует с обманом. Не верьте обещаниям. Только грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки.
Тема: История становления делопроизводства в России.
Делопроизводство – вершение дел.
Письменные документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в XX веке в Древнерусском государстве была определенная культура подготовки документов (договоры с Византией, купчие грамоты).
К началу XVII века в России сложилось приказное делопроизводство.
При Петре I было введено коллежское делопроизводство. Коллегии – центральные учреждение, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. Сложилась журнальная форма.
В начале XIX века коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. В данный период сложилось исполнительное или министерское делопроизводство. Появились бланки служебных документов, создавались архивы.
В годы Советской власти сложилось централизованное делопроизводство. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов, установлен типовой состав информационных элементов документов.
В настоящее время сложившаяся система делопроизводства в России развивается с учётом рыночных отношений и массовой компьютеризации управления.
02.03.13
Лекция
Тема: Делопроизводство и его структура.
Делопроизводство – сфера деятельности человека по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учёта и хранения.
Документирование – часть делопроизводства, непосредственно связанная с записью информации на определенном носителе с соблюдением установленных правил.
Документооборот – это движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятие решения, осуществлять учет и контроль исполнения.
Деятельность по организации хранения документов, обладающих значимостью для общества и имеющих ценность для собственника, относят к архивному делу.
Совокупность правил работы с документами в организации, подкрепленных соответствующими нормативно-правовым, материальным и кадровым обеспечением, составляет систему документационного обеспечения управления данной организации (или систему делопроизводства).
Задачи службы ДОУ:
· Внедрение на предприятии единого порядка работы с документами
· Осуществление методического руководства организацией работы с документами
· Обеспечение действующего контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами
· Совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами