ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
Маслова Людмила Тандриевна
Кафедра – 325
07.02.2012 – цифровой способ написания даты
НАЗНАЧЕНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ. ИСТОЧНИКИ И ЛИТЕРАТУРА
Учебник Кудряева
Журнал Секретарь офис менеджера, делопроизводство и документационный оборот предприятия
Крамцовская Наталья – аналитик
Информационно документационное обеспечение – это главная обслуживающая функция управления, это основа для значения доу.
14 ноября 1876 – Екатерина 2 издала указ о назначении комиссии
ГОСТ Р 51 141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения !!!!!К 1 семинару!!!!!
Делопроизводство (до 90-х годов в сфере администрации) -> ДОУ (компьютеры) 1. Процесс документирования 2. Процесс организации работы с документами -> ИДОУ (компьютеры + базы данных)
Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Правила – это требования и норма устанавливающие порядок документирования
Организация работы с документами – организация документооборота, - текущее хранение, - использование документов в текущей деятельности, - документы создают руководители, заместители, менеджеры, специалисты
Служба ДОУ – это структурное подразделение федерального органа исполнительной власти ФОИВ на которого возложены функции по ведению делопроизводства, а так же лица ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях ФОИВ.
Управление делами – администрация президента, правительство, служба ДОУ – крупные предприятия и организации, Общие отделы – МО, секретариат – коллегиальный орган, секретарь – в маленьких организациях.
Нормативная база по делопроизводству представляется 3 блоками:
|
|
Федеральный уровень Нормативные и нормативно-методические документы ведомств Локальный уровень
документы организации – уставы, инструкции
I. Министерство культуры
II. Архивное агентство
III. ВНИИДАД
Нормативная база.
Представляется нормативная база в ДОУ по 3 блокам:
1. Федеральный уровень.
2. Ведомственный уровень (нормативный, нормативно-методические документы ведомств).
3. Локальный уровень (документы организации).
Мин.культуры – архив.агенство – ВНИИДАД (Возглавляет Ларин).
1. ФЗ «О информации, информационных технологиях и защите информации».
2. ПКЗ «О государственном гербе РФ».
3. ФЗ «О техническом регулировании».
4. ФЗ «Об электронной подписи». ФЗ «Об электронно-цифровой подписи».
5. Трудовой кодекс РФ.
6. Гражданский кодекс РФ, Гражданско-правовой договор и доверенность.
7. ФЗ «О государственной и гражданской службе».
8. ФЗ «О муниципальной службе».
9. ФЗ «О государственном языке РФ».
10. ФЗ «О государственной тайне».
11. ФЗ «об архивном деле».
12. Гост-р6.30-2003 Унифицированная система документации (УСД). УСОРД. Требования к оформлениям документов.
13. ГОСТР 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Лекция № 2 09.02.2012
История развития делопроизводства.
«Управление документацией» Ларин.
Периоды:
1. Древнерусское государство.
2. Приказное делопроизводство.
3. Коллежское делопроизводство (генеральный регламент).
4. Исполнительское (министерское) делопроизводство «общее учреждение министерств 1811г».
5. Административное делопроизводство – зародились нормативные документы «ЕГСД», 1990 год - «ГСДОУ».
|
|
6. Современный период ДОУ, развитие законодательства.
Изучить самостоятельно!!!
Понятие о документе.
Понятие информация, признаки, ее классификация.
Развитие документа, способы документирования.
Категории документов.
1)
Информация – это сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.
Информационный процесс – это сложное сочетание объекта, субъекта и информации.
Этапы, входящие в информационный процесс:
1. Производство (социальное знание).
2. Обращение – обработка, преобразование, хранение, поиск, распространение, передача, доведение до потребителей.
3. Потребление (получение, восприятие и использование) информации.
Информация является основой управления и с ее помощью реализуются связи между управляющей и управляемой подсистемами, между отдельными звеньями организации.
Существует классификация для сохранения информации на в ресурсах.
Информация делится по срокам службы: Постоянную – остается стабильной в длительный период (НПА) и Переменную – цены, задания.
Первичные – изначальные данные. и производные – статистическая документация, планы.
Систематизированная и не систематизированная – не регламентирована полностью или частично, поступает эпизодически.
По форме представления: графическая, письменная, цифровая и т.д.
По форме направления движения: входная (входящая) и выходная (исходящая).
Качество, степень полноты информационных ресурсов.
Информационные ресурсы – это отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и др. информационных системах).
|
|
Документ является материальной, первичной основой информационных ресурсов.
Документирование информации наполняет основную часть документопотоков и информационных ресурсов организации.
Документирование информации является фундаментальной основой любого ресурса, и именно эта информации в основном используется в управлении.
Документирование информации позволят зафиксировать ее на определенном носители, придать ей необходимую информационную форму, удостоверить подлинность и юридическую силу, снабдить необходимыми реквизитами для ее идентификации в целях поиска и использования, а также осуществить полноценное информационное поддержание информационных процессов и накопить информационный ресурс в целях развития организации и сохранения индивидуальной памяти о ней во времени и пространстве.
Документоведение – наука о развитии документа выделяет 3 основных составляющих при раскрытие термина «документ»:
1. Документ – как материальный объект.
2. Документ - как носитель информации.
3. Документ – как документированная информация.
Говоря документоведческим языком, управленческая документация – это система документации, обеспечивающая управленческие процессы.
Потребности управления формируют комплексы документов.
Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Управленческие документы отличаются стабильностью формальных признаков и взаимосвязанностью различных видов документов, которые определяются факторами:
1. Природой управления (иерархичность и соподчиненность учреждений и должностных лиц, разделение компетенций и обязанностей).
2. Цикличность процесса управления (непрерывность, периодичность, повторяемость управленческих действий).
Практическое значение управленческого акты требует образования документа строго определенного вида и соответствующего содержания, что закрепляется унификацией и стандартизацией документов.
Функции документов:
1. Общие функции – информационная, социальная, коммуникативная, культурные.
2. Специфические функции – управленческая, правовая, учетные функции, функции исторического источника.
Классификация документов – деление документов по определенным признакам их сходства или различия.
По способу фиксации или документирования различают: письменные документы, графические документы, фотодокументы, электронные документы.
По содержанию: Документы личного характера (вне работы, черновики, мемуары), официальные документы.
По месту составления: внешние и внутренние исходящие.
По сложности содержания документа: простые и сложные.
От назначения и стадий создания документов: черновики, подлинники, копии (свободные, факсимильные).
По форме: индивидуальные, типовые, трафаретные.
По критерию гласности: секретные для служебного пользования, не секретные.
По срокам исполнения: резолюции, нормативные документы.
По срокам хранения: долговременные, кротко временные, постоянные.
С точки зрения юридической силы: подлинные – действительные и не действительные; и подложные.
Требования к управленческой документации: адресность, достоверность, фиксированность,
ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД УСОРД требования к оформлению документов» -Четвертый раздел посвящен требованиям к бланкам документов(3 вида бланков). Кроме того в госте имеются приложения.
Заголовочная часть
Основная часть
Оформляющая часть
В формуляре в образце имеется служебная площадь – для закрепления документа и нанесения технических отметок.
01 Реквизит – государственный герб РФ. Есть закон «О гос. гербе РФ». Данная символика помещается на верхнем поле, располагается только на гос. документах, и нельзя размещать при помощи компьютера, не может применяться общественными организациями
02 – герб субъектов РФ. 83 субъекта.
03 – эмблема организации или товарный знак. «О товарных знаках, знаков обслуживания»
08 – наименование организации – автор документа: структура, сама организация, должностное лицо. «Закон о гос. языке» Сначала полное наименование а внизу в скобках короткое
09 – Справочные данные об организации. Комплекс сведений, включающий почтовый адрес, номер телефона и др. сведения
Правила оказания почтовой связи – сначала улица, номер дома, название населенного пункта, название района, республики края, области, индекс. – присутствует на бланках писем, взаимоисключающий
04 – код организации, 8 знаков на всех документах
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Мелким шрифтом
07 – код формы документа, проставляется по всероссийскому классификатору
10 – Наименование вида документа, взаимоисключающий с 09, на этом месте на бланке документа пишем ПРИКАЗ, должен соответствовать зафиксированному положению, праве его составления. Значение – отражается правовой статус документа, его обязанность, как с ним работать, сроки исполнения, порядок подписания, структура текста
11 – даты документа – все действия которые совершаются с ним: утверждение, дата заседания, дата подписания…
Дата оформляется 2 способами – цифровой 15.02.2012, словестно-цифровой 15_февраля_2012_г. (год) – нормативно-правовые акты, финансовые, заявления при поступлении на гос. службу – только словестно-цифровой – за основу взяли срок хранения.
12 – регистрационный номер, на одном уровне с датой, структура реквизита зависит от вида документа, от типа действующего в организации делопроизводства, от наличия классификаторов информации или ориентации на общероссийские классификаторы в конкретных видах документа идет порядковая классификация (приказ № 1, начиная с января) № 01(номер структурного подразделения)-15(номер файла)/30
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа, данный реквизит проставляется в ответных письмах, унифицирован
14 – место издания или место составления документа, взаимоислючающий
15 – адресат. Реквизиты углового штампа оформляются 2 способами: угловым и продольным. Примеры: для внутренних документов реквизит адресат оформляется сокращенно. Адресат оформляется обобщенно, при переписки с одноразовым корреспондентом указывается почтовый адрес. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. На документе допускается не более 4 адресатов.
16 - гриф утверждения документа - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Оформляется в правом верхнем углу, руководителем или через составление распорядительного документа.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО "Ростекстиль"
Личная подпись _______В.А.Степанов
Дата
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверж-дения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫили УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания
акционеров от 05.04.2003 N 14
17 – резолюция - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Состоит из 3 элементов: текст, подпись и дата. Текст бывает оплатить, уволить – конкретные действия или кому, что сделать и когда. На документе может быть только одна резолюция.
Морозовой Н.В.
Федосеевой Н.А.
Прошу подготовить проект
договора с Консалтинговой группой
"ТЕРМИКА" к 05.10.2003
Личная подпись
Дата
18 - заголовок к тексту; Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, например: Приказ о создании аттестационной комиссии; чего (кого)?, например: Должностная инструкция ведущего эксперта. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. Заголовок относится к основной части.
| Вопрос | Название вида документов | Пример |
| О ком | Приказ | О Юневой Л.Ю. |
| О чем | Положение | Об аттестации |
| Кого | Должностная инструкция | инспектора отдела кадров |
| Чего | Протокол | Заседания Саратовской областной думы |
| К чему | Пояснительная записка | К годовому отчету |
19 - отметка о контроле – проставляется в служебной части – наверху сверху справа КОНТРОЛЬ или К
20 - текст документа – информация зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающей в себе всю или основную часть речевой информации документа.
Текст: вводная часть, основная, заключительная. Если большой текст, то его можно поделить на разделы: 1. … 1.1 … 1.1.1 …
Представляется в виде анкеты, трафарета, таблицы, сплошного текста, комбинированного текста. Переписка ведется только на гос. языке.
21 - отметка о наличии приложения. Бывает двух типов
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение № 2
к приказу Росархива
от 05.06.2003 № 319
или
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к приказу Минздрава России
от 05.06.2003 N 251
Оформляющая часть
22 – подпись состоит из 3 элементов – наименование должности, личная подпись, ИО Фамилия
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бывает: общий, бланк письма, бланк конкретного вида документов.
К семинару: Цели задачи дисциплины, источники литературы, Основные термины и определения, Документационное обеспечение как главная обслуживающая функция управления, Приказное делопроизводство, Коллежское делопроизводство, министерское делопроизводство, 20 век, Историческая преемственность процессов документирования и организации делопроизводства. Литература – 1, 7, 16-18, 21,29, 30, 73 – в списке литературы, 22, 23, 27, 30, 36, 37, 55,56, 66, 73 – по истории. antonymon@mail.ru
Документы являются частью системы документов. Система документов делится на два типа:
К функциональным системам относятся комплексы управления по выполнению общих функции (система плановой документации, система первичной учетной документации, отчетно-статитистическая документация по труда, система бугалтерской документации, система статистической и ведомственной отчетности)
Корпоративная система документации представляет собой систему документов предназначенную для организации управленческих функций в определенной сфере, а так же в рамках отдельной корпорации.
Для систем документации характерна не только взаимосвязь и взаимообусловленность но и не редко взаимное проникновение друг в друга поскольку в обществе и государстве взаимообусловлены все сферы жизнидеятельности и прежде всего процессы управления обслуживаемые этими системами.
В настоящее время развитие систем документации идет по двум направлениям – происходит дальнейшая дифференциация систем документации и отделение, развитие новых самостоятельных систем документации (предпринимательская, налоговая). А многие старые системы претерпели существенные изменения (банковская). От сюда – чем больше развито общество тем больше может выдано этих группировок.
В условиях внедрения новых информационных технологий идет процесс интеграции различных видов документов (административный регламент).
Унификация в широком смысле слова представляет собой это приведение элементов заданного множества к единообразия по установленным признакам или сокращение числа элементов заданного множества.
В делепроизводстве унификация осуществляется по нескольким направлениям – по элемента, по формуле, по тексту, по терминологии.
Под унификацией документов понимается выбор рациональных структур построения систем унификации приведение к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения.
Цель уинификации документов это создание стабильных комплексов документов которые содержат необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач управления.
Объект унификации – документы на любых носителях.
Унификация может быть как самостоятельным направлениям совершенствования документов. Унификация может составлять одну из стадий технологического процесса стандартизации, т.е. стандартизация является нормативным закреплением унификации.
3 уровня унификации и стандартизации: Международный, Региональный, Национальный.
Нормативной базой для стандартизации является – ГСДОУ – секретарское дело №4 2001, Межгосударственные и государственные стандарты на УСД, Основные положения единой классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации в РФ ПР5-733-93, общероссийские классификаторы технико экономической и социальной инфирмации их более 30, ГОСТы входящие в стандартную систему стандартизации, ФЗ «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 №184-ФЗ.
Унифицированные систему документации - УСД: Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности
УСД способствует сокращению затрат ручного труда в информационных процессах, широкому использованию электронно-вычислительной техники, упорядочиванию информационных потоков, сокращению количества документов, дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационных систем.
Унифицированная форма документа; УФД: Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации
Унифицированная система внешнеторговой документации - 0100000, система организационно-распорядительной документации 0200000, унифицировпанная система банковской документации 0400000, ус первичной учетной документации – 03 00000, унифицированная… учетной бугалтерской документации бюджетных …учреждений 0500000, унифицированная система отчетно статитстической документации – 0600000, учетной и отчетной бугалтерской документации – 0700000 (Минфин РФ), по труду – 0800000 (Минздрав соц развития), Пенсионного фонда РФ – 0900000
Общероссийсские классификаторы – нормативные документы.
Д->СД ->УСД->УФ->ОК->ОКУД-72
· ОК информации по соц. защите населения;
· информация по описанию организации экономики, ОК Объектов территориального деления, ОК органов гос власти и управления, ОК ПО Предприятий и организаций,
· информация о продукции и деятельности оказываемых услуг, видов экономической деятельности,
· информация о природных и трудовых ресурсах – ОКИН информации о населении, ОК специальностей по образованию СПО,
· информация о кредитной сфере, ОК валют,
· Информация об управленческой документации,
· информации и единицах измерения,
· информация о стандартах и технологических процессах,
· прочие виды
понедельник, 20 февраля 2012 г.
……………………………………………………………………………………………………..
ПРИКАЗ – правовой акт издаваемый руководителем единолично в целях разрешения основных или оперативных задач стоящих перед данной организацией. Различают приказы по:
· основной деятельности
o постоянный срок хранения
· административно-хозяйственному вопросу
· личному составу:
o 1 категория – назначение о приеме, переводе на должности, освобождении (увольнении), изменение фамилии, изменение тарифных ставок, зарплат, награждение орденами, медалями, по уходу за ребенком, длительные командировки, утверждение графиков отпуска, хранение 75 лет
o 2 категория – временное замещение, отпуск, командировки по РФ, утверждение графиков, хранение 5 лет
Приказы по основной деятельности - создаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации организации, при утверждении организационной структуре и штатному расписанию, введение организационно методических, плановых, отчетных документов, финансирование. Издаются во исполнение каких-либо документов, в целях осуществления собственной исполнительно распорядительно деятельности.
Процедура издания приказа включает инициирование решения, сбор и анализ информации по вопросу, согласование проекта документа, внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение, визирование, подписание, доведение до исполнителей.
Приказ по основной деятельности отличается от приказа по личному составу тем что они оформляются на бланках конкретного вида документа. контроль за исполнением приказа возлагается.
В приказах по личному составу отличие в буквенной индексации, в тексте отсутствует констатирующая часть начинается с принять, назначить, поощрить и т.д.
Простой документ на – одной части, сложный на нескольких частях.
Приказ – это правовой акт, является поводом для издания других учетных документов.
Приказы по административно – хозяйственному вопросу регламентирую в частности нормы расходных материалов, порядок проведения инвентаризации, режим доступа в здание и отдельные части организации, оказание работникам организации материальной помощи, выполнение ремонтных работ в помещении.
Самостоятельно – документирование деятельности в органах субъекта федерации, законодательное регулирование, посмотреть формуляры этих документов, разобрать каждый вид, знать определения! Инструкции по делопроизводсву саратовской области.
ОРАГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫС ДОКУМЕНТАМИ
Организация работы с документами - это вторая функция делопроизводства.
Служба доу – впервые определение было узаконено в правилах по делопроизводству, это отдельное структурное подразделение в организации которое…
При создании службы доу решаются следующие вопросы:
1. определяется структура функции и задачи делопроизводства
2. Организационная форма делопроизводства
3. Должностной численный состав
4. Квалификационные требования предъявляемые к работникам
служба доу может быть представлена - отдел, концелярия, секретариат, секретарь
Цель службы доу – осуществление в полной мере всех действия по документационному обеспечению деятельности организации: руководство, координация, реализация.
Первое структурное подразделение – управление делами предоставляет секретариат (приемная министра, секретариат министра, секретариаты заместителя министра)
Функции секретариата: подготовка документов, докладов и организация работы с документами поступающими на имя руководства.
Функции инспекции при министре: осуществление контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти и приказов министров.
Функции секретариата коллегии – осуществляет подготовку заседаний коллегии, их техническое и документационное обслуживание
Канцелярия состоит из экспедиции (в нее входит группа контроля, телетальпная группа), бюро правительственной переписки (машино письменное бюро, отдел писем), Бюро отчета и регистрации (копировально-множественное бюро, центральный архив)
Общий отдел – это служба по работе с документами создается в МСУ и в ней же имеются те же участки что и в канцелярии, но отличительными чертами структуры общего отдела является наличие протокольного отдела, группы писем и приемные.
Функции протокольного отдела – подготовка проектов нормативно распорядительных документов органов МСУ, организация проведения заседания органа управления.
Функции группы (бюро жалоб, отдел обращений населения) писем – прием и учет предложение, заявлений, жалоб граждан, подготовка к обращению, контроль за сроками подготовки отдельных документов, извещение заявителя о результатах поданных ими обращений, формирование и хранение дел по обращению, анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения, организация приема граждан.
Задачи службы ДОУ:
1. Совершенствование форм и методов работы с документами
2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документа, постановление единой поисковой системы (ЕПС) и подготовке документов передачи в архив в соответствии с действующими нормативами
3. Сокращение документооборота
4. Унификация форм документов
5. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию ДОУ в организации и ее структурных подразделениях
6. Внедрение новейший информационных технологий в работу с документами
Функции ДОУ:
1. технологические – осуществление первоначальной (экспозиционной) обработки, регистрация документов, ведение информационно справочной работы по документам организации, машино письменное изготовление документов, копирование, тиражирование и оперативное размножение документов, разработка и проектирование бланковых документов, подготовка документов к отправке
2. организационные – подготовка к докладу руководству о поступающих документов, организация своевременного рассмотрения документов руководством, регулирование хода исполнения документов, прохождение и исполнение документов в установленный срок, организация хранения документов в структурных подразделениях, организация работы архива в соответствии с правилами инструкциями и методическими рекомендациями, повышение квалификации работника делопроизводственной службы и архива, организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе труда работников службы, организация делопроизводства обращения граждан, разработка соответствующими подразделениями мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.
3. методические – разработка номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов закрепляющих систему делопроизводства организации, проведение экспертизы научной и практической ценности документа, проведение совещаний, семинаров и консультирования по вопросам относящихся к компетенции делопроизводственной службы.
4. контрольные – контроль за правильностью оформления документов представляемых на подпись руководителю, контроль за сроками исполнения документов, осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел организации дел подлежащие сдачи в архив, организация контроля для работы с документами структурными подразделениями, обобщение сведений о ходе и результатов исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
Должностной численный состав службы ДОУ: Руководители, специалисты и технические исполнители.
Руководители - управляющий делами, заведующий канцелярии, заведующий общим отделом, протокольным отделом, начальник секретариата, заведующий экспедии, центором подготовки документов, копировательно-множественным бюро, машино-письменным бюро. Функции руководства – планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности службы в целом и ее подразделений, контроль за работой.
Специалисты – документовед, помощник руководителя, инспектор по контролю за исполнением поручений, редактор, археограф, инспектор, секретарь коллегии, корректор – их функции выполнение и технических задач, творческих операций по анализу и обобщению информацию разработка нормативно методической базы и подготовка проектов документов.
Тех. исполнители – экспедитор, делопроизводитель, стенографисты, технический секретарь, курьер, оператор организационной техники, архивариус, секретарь – машинисты, наименование старший если работник наряду с выполнением обязанностей осуществляет еще и руководство подчиненными, ведущий – если работник назначается руководителем и ответственным исполнителе по одному из направления деятельности организации или обязанности по координации и методическому руководству группами исполнителей.
Нормативные документы по регламентации должностного состава – рекомендационный справочник должностей, руководителей и других работников, общероссийский классификатор профессий рабочих должностей служащих и тарифных …, общероссийский классификатор по образованию.
Определение оптимального количественного состава определяется по межотраслевому укрупненному нормативу времени на работы по ДОУ, нормы времени на работу по ДОУ управленческих структур ФОИВ.
Документооборот движение документов с момента создания до завершения или отправки.
Главное правило организации делопроизводства – движение документа по максимально короткому пути с минимальными затратами времени и труда.
Интеграция и документация на различных носителях – объединение различных источников в единую сеть, организация документов на различных носителях на основе общей классификационной схемы, устранение дублирования информационных и документационных потоков, унификация приемов работы с документами.
Причины – влияние научно-технического процесса, субъективные причины – увеличение количества проверяющих инстанций, контролирующих органов, ущемление и игнорирование прав граждан, неквалифицированное документирование управленческой деятельности, незнание или несоблюдение работниками управленческих структур законодательства нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов, несвоевременное некачественное выполнение заданий, поручений, договорных обязательств что порождает потоки документов, отсутствие у подчиненных организации или структурных подразделений права решать задачи входящие в их компетенцию, что требует постоянного обращения к вышестоящей организации, некомпетентность управленческого персонала в решение производственник, экономических задач, отсутствие в аппарате управления регламентации документирования, что приводит к использования значительного количества видов и форм документов, широкое распространение копировальной техники и ее бесконтрольное использование, использование компьютерных технологий при подготовке документов значительно уменьшило и сократило объем операций, что привели к увеличению количества документов.
Качественные характеристики документооборота:
1. Характеристики документаоборота в зависимости от используемой системы ДОУ: автоматизированное, традиционное, смешанное.
2. Разделение документооборота на документо потоки и характеристики состава и содержания документов, включенных в документопотоки
3. Направленное движение документов и их периодичность
Основные характеристики:
Маршруты движения – нахождение кратчайшего пути для каждого документа за счет исключения тех инстанций прохождения и технологических операций по обработке документов, которые не обусловлены деловой необходимостью, в том числе дублирующих и повторных операций. Максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработк основных категорий документов. Исходя их того что каждое перемещение документа должно быть оправдано. исключение или максимальное ограничение возвратных перемещений документов. разработка табеля унифицированных форм документа. Построение схем движения документа в потоке. Разработка оперограма движения документов.
Объем документооборота – это количество документов поступивших в организацию и созданную в ней за определенный период. Объем = сумма всех потоков входящих и внутренних\количество копий. Учет осуществляется службой делопроизводства что позволяет определить загрузку организации, структурных подразделений а так де рассчитать численность службы делопроизводства.
Однократность учета каждого документа.
Организационные формы ведения делопроизводства: Центролизованная, децентрализованная
Этапы – первичная обработка, предварительная разметка и обработка, регистрация, рассмотрение руководством, направление на исполнение, исполнение и контроль, подготовка в дело.
Предварительный этап рассмотрения выделяет группы:
· документы поступившие на рассмотрение руководства, в данную группу документа попадают по степени важности.
· направляемые структурным подразделениям и требующие резолюции руководителя
· обращения граждан