Система управления базами данных Access
Цель работы: освоить технологию работы с СУБД на примере Microsoft Access. Разработка информационной модели базы данных; создание объектов базы данных. Разработка организации связей между таблицами в Access. Научиться самостоятельно осваивать возможности системы управления базами данных Microsoft Access, не получившие отражения в данной работе.
Программа работы:
1) Создать однотабличную базу данных, содержащую сведения о студентах.
2) Осуществить поиск по заданному признаку.
3) Изменить структуру базы данных, добавив новое поле. Создать запрос на выборку.
4) Создать форму и с ее помощью добавить новые записи.
5) Создать отчет с помощью мастера отчетов по указанным полям.
6) Выполнить передачу данных из Access в Word двумя способами: «Слияние с MS Word» и «Публикация в MS Word».
Методические указания
База данных ─ это реализованная с помощью компьютера информационная модель, отражающая состояние объектов и их отношения. Информационной моделью (или структурой данных) называют совокупность взаимосвязанных данных. Базы данных (БД) делят на три класса соответственно типам информационных структур: табличные (реляционные), сетевые, иерархические.
С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных (СУБД). СУБД ─ это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, ее наполнения содержимым, редактирования содержимого, отбора отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, упорядочения, оформления и последующей выдачи на устройства вывода или передачи по каналам связи.
БД, созданная в СУБД Access, является реляционной базой данных, основным объектом которой служат взаимосвязанные двухмерные таблицы, состоящие из однотипных строк-записей. Каждая строка, в свою очередь, составлена из полей и называется записью. Если записей в таблице нет, то это значит, что структура БД образована только набором полей. Изменив состав полей базовой БД, мы изменяем структуру БД и соответственно получаем новую БД.
Связи между таблицами БД дают возможность совместно использовать данные из разных таблиц.
В СУБД Access процесс создания реляционной БД включает создание схемы данных. Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними и обеспечивает использование связей при обработке данных. В схеме данных устанавливаются параметры обеспечения связной целостности в БД.
Основные свойства полей таблиц баз данных СУБД Microsoft Access:
Имя поля ─ определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).
Тип поля ─ определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.
Размер поля ─ определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.
Формат поля ─ определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих к полю.
Маска ввода ─ определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных).
Подпись ─ определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).
Значение по умолчанию ─ значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).
Условие назначения ─ ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных.
Сообщение об ошибке ─ текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных.
Кнопки выбора режима
работы с объектами
 |
Рис 1 Окно СУБД Microsoft Access.
Обязательное поле ─ свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.
Пустые строки ─ свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (в основном это касается текстовых данных).
Индексированное поле ─ если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. По этому полю также проверяются значение записей на наличие повторов.
Свойства полей различаются в зависимости от типа данных. Базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных:
текстовый ─ тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов);
поле Мемо ─ специальный тип для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически в поле хранится лишь указатель на то место БД, где хранится непосредственно текст, но для пользователя такое разделение незаметно;
числовой ─ тип данных для хранения действительных чисел;
дата/время ─ тип данных для хранения календарной даты и текущего времени;
денежный ─ тип данных для хранения денежных сумм;
счетчик ─ специальный тип данных для хранения уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием;
логический ─ тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например да или нет);
поле объекта OLE ─ специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE, например мультимедийных;
гиперссылка ─ специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Internet.
Перед созданием БД должна быть определена логическая структура базы ─ состав таблицы, их структура и межтабличные связи.
Объектами БД, помимо таблиц, являются запросы, формы, отчеты, макросы и модули, создание которых существенно упрощает работу пользователя с массивами данных.
Запросы обеспечивают быстрый и эффективный доступ к данным из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является таблица, которая может быть использована наряду с другими таблицами БД при обработке данных. При работе с запросами данные можно упорядочивать, фильтровать, объединять и производить с ними итоговые вычисления.
Формы служат для организации внесения информации в таблицы различными пользователями, их применение позволяет легко автоматизировать ввод данных и исключить ошибки ввода. Формы можно также использовать для просмотра запросов и таблиц на экране.
Отчет формируется для создания бумажного документа, т.е. для распечатки данных.
В окне БД Access наряду со списком объектов представлены ярлыки для быстрого запуска Мастеров или Конструкторов создания нового объекта.
Мастера Access позволяют автоматизировать процесс создания таблиц базы данных, форм, запросов, отчетов и страниц доступа к данным.
Задание 1
Создание объектов базы данных