Тема: Слияние документов
Пожалуй, самой известной и типичной задачей является подготовка так называемых серийных писем, т е. писем со сходным содержанием, отличающихся друг от друга адресом, обращением и, возможно, некоторыми деталями, зависящими от конкретного адресата. Эта задача очень хорошо известна, но от этого она не становится менее актуальной — такую задачу приходится решать регулярно практически каждой фирме Обычно в исходной ситуации для этой задачи имеется заготовка серийного письма и некоторые сведения об адресатах. Суть решения состоит в том, чтобы размножить письмо в нужном количестве экземпляров и вставить в каждый экземпляр специфическую информацию об адресате.
Если заготовка письма подготовлена в Word, а база данных представляет собой таблицу Access, то решение достигается очень просто с помощью мастера слияния Word.
Мы воспользуемся средством Word, которое называется Слиянием.
Документ, который используется в качестве образца для тиражирования копий, называется основным документом. База данных, или документ, информация из которого используется для вставки в тиражируемые копии, называется источником данных. Место в основном документе, в которое должна попадать определенная информация из источника данных, называется полем слияния.
I.1.1. Создание основного документа
Воспользуемся средством Слияние. Область задач Слияние (Mail Merge) на втором этапе работы мастера слияния после определения типа документа и выбора документа, но до определения источника данных.
Сервис ► Письма и рассылки ► Слияние
{Этап 1. Выбор типа документа)
© Письма
^ Далее. Открытие документа
{Этап 2. Выбор документа}
© Текущий документ
Следующий этап работы мастера слияния — определение источника данных.
I.1.2. Создание источника данных
Для того чтобы задать источник, откройте диалоговое окно Слияние:
Щелкните на кнопке Диалоговое окно Слияние на панели инструментов Слияние.
Слияние ► Получить данные ► Создать источник данных.
Если вы хотите использовать уже существующий источник данных, вместо команды Создать источник данных выберите Открыть источник данных. Выберите Параметры заголовка, если ваш источник данных не предоставляет информацию о заголовке (имена полей данных). Удалите неиспользуемые поля:
Для того чтобы изменить имя поля, переместите его в поле Поле, где вы сможете отредактировать его. После того как вы измените имя, щелкните на кнопке Добавить поле для того, чтобы добавить введённое имя в список.
Имена в списке Поля в строке заголовка формируют запись о заголовке или ряд заголовков вашего источника данных. Они определяют столбцы текста для слияния.
Введите имя источника данных, а затем щелкните на кнопке Сохранить. Word выведет сообщение, которое позволит вам отредактировать либо источник, либо основной документ. Если ваш источник данных уже существует и не нуждается в правке, щелкните на кнопке Правка основного документа для возврата в основной документ
Щелкните на кнопке Правка источника данных. Word выведет диалоговое окно Форма данных, в котором вы введете данные для различных полей. Диалоговое окно Форма данных содержит одно поле данных для каждого имени поля, включенного вами в строку заголовка в диалоговом окне Создание источника данных:
Заполните одну форму данных для каждой записи данных. Запись данных — это вся информация, которая вам нужна для документа на бланке.
После заполнения формы данных щелкните на кнопке Добавить. Word выведет пустую форму данных для того, чтобы вы смогли добавить еще одну запись.
После создания источника данных вам может понадобиться добавить дополнительные поля для новых типов информации.
q кнопка Слияниена панели инструментов Слияние.В появившемся окне включите режим редактирования источника данных.
q кнопка Управление полями на панели инструментов Слияние выводит диалоговое окно Управление полями.
q В поле Имя поля введите имя поля, которое вы хотите добавить, затем нажмите кнопку Добавить.
q Закончите диалог с помощью кнопки ОК.
Для того, чтобы добавить данные в новые поля, проделайте следующие операции:
1 Нажмите кнопку Форма данных на панели инструментов Слияние
2 Начиная с записи 1, добавьте данные в новые поля. Нажмите кнопку Следующая запись для перехода к следующей записи.
3 Закончите диалог с помощью кнопки ОК
4 Проверьте результат слияния и просмотрите получившиеся письма.
I.1.3. Вставка полей слияния
Заготовка письма, взятого за основу, еще не содержит никаких полей слияния. Поэтому нам ничего не остается, как перейти к следующему этапу работы мастера слияния, на котором заготовка должна превратиться в серийный документ. Получить такой результат можно с помощью следующих шагов.
→ Слияние
Далее. Создание письма
{Этап 4. Создание письма}
^ Другие элементы...
Все готово для добавления полей слияния. Теперь нужно просто выбирать поля в списке Поля (Fields) диалогового окна Добавление поля слияния (Insert Merge Field)и вставлять их в основной документ на подходящее место. Мастер слияния предоставляет возможность вставлять целые блоки полей, например блок адреса или строку приветствия, предварительно выполнив их настройку. Но мы будем работать с каждым полем отдельно. После выполнения в нашем документе должен появиться целый набор полей слияния.
Для работы с серийными документами в Word имеется специальная панель инструментов Слияние (Mail Merge), которую можно отобразить с помощью команды Сервис ► Письма и рассылки ► Показать панель инструментов слияния. Кнопка Добавить поле слияния на панели инструментов Слияние, открывает диалоговое окно со списком полей источника данных для вставки информации источника данных в нужное место документа. Эта кнопка активно используется в программе.