Лабораторная работа 6
Word. Работа с большими документами
Теоретические сведения и рекомендации
Под термином «большой документ» следует понимать документ, который по количеству страниц превышает какое-то значение, например 100 страниц. Создание таких документов, их редактирование и использование зависит от умения пользователя обрабатывать информацию при помощи таких элементов редактора, как способы просмотра, изменения и коррекции структуры документа, расстановка заголовков и установление их уровней, создание таких обобщающих элементов документа, как содержание, предметный указатель и др.
Работа в режиме структуры документа
В режиме структуры отображается структура документа. Технологично для создания большого документа нужна в определенном понимании его схема. Такой схемой может быть последовательность заголовков и подзаголовков. Упорядочение заголовков характеризуется их уровнем. Таким образом, сначала необходимо создать заголовки разных уровней в необходимой последовательности. Результатом этой работы становится возможность автоматического создания содержания документа. Структурировать документ удобнее всего в режиме структуры.
Для перехода в режим структуры необходимо нажать кнопку Режим структуры на горизонтальной полосе прокрутки или выполнить команду Вид/Структура. После этого также открывается панель инструментов Структура.
Режим структуры упрощает процесс редактирования структуры документа. В этом режиме слева от каждого заголовка и абзаца изображается соответствующий значок ڤ, который напоминает маркер списка. Все специальные символы документа, которые имеются в режиме структуры, не отображаются в обычном режиме просмотра документа и не печатаются.
В режиме структуры очень удобно перемещать текст и заголовки вверх и вниз по документу, изменяя порядок их размещения в нем. Кроме этого, можно изменять уровень заголовков и текста (увеличивая или уменьшая).
Для перемещения текста в документе или изменения его уровня необходимо перетянуть значок уровня заголовка ڤ в нужном направлении:
ü вверх или вниз – для изменения порядка размещения;
ü влево или вправо – для изменения уровня.
По мере накопления информации в документе, возникает потребность просмотра плана документа в виде заголовков. Такая возможность реализуется в режиме Показать только первую строку, который можно включить (или выключить) нажатием кнопки Показать только первую строку на панели инструментов Структура или комбинации клавиш <Alt+Shift+L>. При этом осуществляется переключение из режима просмотра текста в режим заголовков, когда в абзацах отображается только первая его строчка.
Альтернативой является работа в режиме Схема документа, который вызывается командой Схема документа из пункта меню Вид или нажатием кнопки Схема документа панели инструментов Стандартная. Этот режим можно комбинировать с любым режимом отображения документа (Обычный, Разметка страницы, Структура, и т.д.) и использовать для быстрого перемещения по документу и определения текущего положения в нем. Например, чтобы перейти в другой раздел документа, достаточно выбрать заголовок этого раздела на схеме документа и нажать на него кнопкой мыши.
Кроме построения нового документа путем создания заголовков для его частей существуют еще два способа построения структуры документа:
ü присвоить отдельным абзацам уровни структуры;
ü оформить заголовки нумерованными стилями.
Для создания нового документа в режиме структуры необходимо:
ü в новом документе установить режим структуры;
ü ввести заголовки, нажимая клавишу <Enter> после каждого заголовка, и отформатировать при помощи встроенного стиля Заголовок 1.
Чтобы присвоить заголовку другой уровень и придать ему необходимый стиль форматирования, следует соответствующим образом переместить символ заголовка в структуре документа. Для уменьшения уровня заголовка необходимо переместить символ ڤ вправо. Для увеличения уровня заголовка следует переместить символ ڤ влево. Для размещения заголовка на новом месте, следует переместить символ ڤ вверх или вниз (при этом основной текст заголовка переместится вместе с ним).
После завершения работы с документом следует установить обычный режим отображения документа (Обычный или Разметка страницы), чтобы можно было вводить в документ текст, таблицы, рисунки и другие элементы.
Создание содержания
Содержание – это список заголовков документа всех уровней с соответствующими номерами страниц. Самый простой способ создания содержания – использование стандартных стилей заголовков. После этого остается только выбрать место для автоматического создания содержания и выполнить соответствующие команды из меню редактора.
Чтобы вставить содержание в существующий документ, необходимо:
ü выбрать команду меню Вставка/Оглавление и указатели;
ü выбрать вкладку Оглавление, установить при необходимости переключатели Показать номера страниц и Номера страниц по правому краю в месте расположения номеров страниц, выбрать количество уровней, которые будут использованы в содержании (например, два из трех возможных по тексту), и выбрать заполнитель строки между названием заголовка и номером страницы;
ü нажать клавишу <Enter>.
После автоматического создания содержания документ можно редактировать.
Для адекватной замены содержания не нужно снова создавать его. Достаточно выделить этот объект и обновить его, нажав клавишу <F9>.
Очень удобно перемещаться по документу при помощи содержания. Необходимо лишь дважды щелкнуть кнопкой мыши на соответствующем номере страницы.