МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Пермский государственный университет»
Кафедра менеджмента
«Основы менеджмента»
Лекция № 1
Тема :
ВВЕДЕНИЕ. ОБЩАЯ ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫУПРАВЛЕНИЯ СИСТЕМАМИ
Вопросы лекции:
1. Управление как процесс упорядочивания функционирующих и развивающихся систем.
2. Система управления и ее составляющие.
Вопрос 1. Управление как процесс упорядочивания функционирующих и развивающихся систем.
Управление - это функция биологических, социальных, технических организационных систем, которая обеспечивает сохранение их структуры, поддерживает определенный режим деятельности.
Из данного определения видно, что существует три класса управления:
· в неживой природе (технических системах);
· в организмах (биологических системах);
· в обществе (социальных системах).
Управление в технических системах — это управление производственно-техническими процессами, механизмами, системами машин.
Управление процессами, протекающими в живой природе и связанными с жизнедеятельностью организмов, относится к управлению биологическими системами. Их изучением занимаются преимущественно естественные науки.
Управление в социальных системах — это управление людьми. Оно охватывает воздействие на деятельность людей, объединенных в группы, коллективы с их различными интересами. Это наиболее сложная область управления. Она является объектом изучения социальных (общественных) наук. В процессе производства, распределения и потребления материальных благ люди объединяются в различные организационные формы, т. е. социально-экономические системы.
Социальное управление - процесс, присущий только человеческому обществу. Оно осуществляется в целях упорядочения общества, сохранения его качественной специфики, совершенствования и развития и обусловлено общественным характером труда, а также необходимостью общения людей в процессе труда и жизни. Возникновение управления как особого вида общественной деятельности связано прежде всего с появлением и развитием разделения труда.
Совместная работа многих людей в одном или связанных между собой процессах производства составила одну из форм общественного разделения труда - кооперацию. При этом снял, и единство общего процесса работы обеспечиваются одной управляющей функцией, которая оказывает воздействие на весь коллектив. Поэтому управление присуще всякому общественному труду. Причем чем больше масштабы, тем в большей степени возрастает роль управления.
Таким образом, управление в социальных системах можно рассматривать в широком смысле как управление в любой организации людей независимо от целей их деятельности: управление государством, регионом, армией, церковью, библиотекой, больницей, национальной безопасностью, непредпринимательской корпорацией и предпринимательской корпорацией и др. Во всех названных организациях управление может рассматриваться как целенаправленная деятельность, позволяющая выполнять им конкретные функции.
Однако в этой общей массе имеются организации, конкретные функции которых направлены на получение прибыли. Это промышленные организации, банки, страховые и трастовые компании, инвестиционные структуры, туристические агентства, гостиницы, транспортные компании и т. п. Управление в этих организациях носит название менеджмента. Это особый вид управленческой деятельности, который будет рассмотрен ниже.
С ростом масштабов производства и развитием экономических связей в обществе управление непрерывно усложнялось. Однако до периода развития рыночных отношений функции управления оставались более или менее универсальными. Управление производством осуществлялось самим владельцем средств производства и небольшой группой его особо доверенного окружения. Но в процессе концентрации капитала возникают новые организационные формы общественного производства в виде крупных предприятий, трестов, концернов.
Это привело к расширению и дифференциации функций управления на отдельные виды управленческого труда. Появились сотни и тысячи людей, выполняющих управленческие функции. С развитием рыночных отношений управление становилось деятельностью, в сферу которой вошли как материальное производство, так и духовная жизнь. Благодаря такой эффективно функционирующей системе рыночная экономика проявляет гибкость и способна удовлетворять многообразные потребности человека, обеспечивая эффективное ведение хозяйства.
В качестве объекта управления выступают различные организационные формы общественного производства: отрасли, объединения, акционерные общества, предприятия, индивидуальная трудовая деятельность или организации, целью деятельности которых является выполнение определенных функций.
В условиях развитой экономики возникает необходимость распределения общественного труда в определенных пропорциях. Каждая сфера или отрасль производства, являясь составной частью единого народного хозяйства, одновременно представляет собой самостоятельный комплекс, поэтому управление производством - это сознательная, планомерная деятельность по организации функционирования различных сфер, отраслей и предприятий общественного производства.
Каждое предприятие и отрасль имеют свои специфические особенности внутренних экономических отношений, их необходимо учитывать, но в основу управления должны быть положены общие закономерности, отражающие сущность рыночной экономики, где производство подчиняется запросам и интересам потребителей.
Управление общественными процессами осуществляется через отношения людей. Отношения управления выражают собой связи людей по организации совместной деятельности и выступают как составная часть одной из форм производственных отношении. Однако если производственные отношения опосредуются движением сырья, материалов, топлива, полуфабрикатов, энергии и т. д., т. е. всего того, что является составной частью продукта, то управленческие отношения опосредуются на всех уровнях информацией и основаны на выработке и реализации управленческих решений - логико-мыслительных, эмоционально-психологических и организационно-правовых актов воздействия на управляемый объект.
Посредством этих актов координируются совместные действия кооперированных тружеников и согласуются общественные и индивидуальные интересы. Содержание, характер и масштабы управленческих отношений определяются производственными отношениями. В свою очередь, являясь составной частью производственных отношений, управленческие отношения воздействуют на развитие производительных сил.
В отношения управления общественным производством входит сложный комплекс взаимосвязей и взаимных действий людей в процессе подготовки и реализации управленческого решения. Связи непосредственных производителей материальных благ и оказывающих услуги составляют содержание производственных отношений. Содержание отношений управления - это связи, отражающие организацию совместной деятельности участников производства путем согласования общественных, коллективных и индивидуальных интересов. В отличие от главной формы связи, как между основными производственными звеньями, так и внутри них, носящей вещную форму (предметы труда, готовая продукция), управленческие отношения не могут реализовываться в такой форме. Управленческое решение (результат деятельности по управлению) не представляет собой материального продукта.
Управленческие отношения исторически возникли позже производственных отношений на определенном этапе развития производительных сил и их содержание, характер и масштабы распространения обусловливаются производственными отношениями. В настоящее время управленческие отношения как бы «сопровождают» развитие производительных сил, оказывая на них непосредственное влияние ив сфере производственных, и в сфере надстроечных отношений. Поэтому отношения управления носят базисно-надстроечный характер.
В любой сфере человеческой деятельности существует управление. Все сферы представляют собой единое народное хозяйство. Сферы взаимодействуют друг с другом, поэтому отношения управления производством связаны с экономическими, социальными, политическими и другими общественными отношениями.
Изучать отношения управления как единое целое позволяет системный анализ, который дает возможность связывать теоретические выводы с реальной системой производства. Применяя системный анализ, теория управления исследует виды отношений на всех уровнях иерархии. При изучении отношений управления производством к ним подходят как к конкретным социальным явлениям.
Как вид человеческих отношений и человеческой производственной деятельности управление воздействует на свой объект в зависимости от формы его развития и степени влияния на него людей. Эффективность воздействия определяется степенью его отражения в сознании людей.
Управление в социальных системах отличается от управления в технических и биологических системах тем, что любой вид хозяйственной деятельности субъекта управления (управляющей подсистемы) на объект управления (управляемую подсистему) осуществляется сознательно.
Различают следующие виды отношений: между управляющей и управляемой подсистемами; внутри управляющей подсистемы; между руководителями и подчиненными в каждом звене управления; между руководителями; между подчиненными. Различают также отраслевые, территориальные, межотраслевые, межрегиональные, территориально-отраслевые отношения. Взаимоотношения каждой системы с окружающей средой опосредуются внешними отношениями. Собственная природа и механизм функционирования данной системы раскрываются через внутренние отношения.
Если отношения управления производством выражаются в отношениях людей, они носят личностный характер. Поскольку управление производством имеет дело с определенными экономическими системами, то возникают межсистемные отношения. Отношения между системой и личностью или группой людей носят название системных.
В условиях рыночной экономики радикально меняется социальная природа и цели развития экономики, что приводит к возникновению качественно нового механизма управления. Управление является функцией непосредственно общественного труда, но его содержание зависит от модели рыночной экономики. Управление в условиях социально ориентированной модели рыночной экономики в большей степени предполагает участие государства в согласовании кооперированного труда в рамках общества.
В настоящее время производство ведется в невиданных ранее масштабах, что расширяет сферу непосредственно общественного труда и связи между производителями. Поэтому создаются условия для организации управления воспроизводством с наиболее рациональным использованием ресурсов.
Основа системы управления состоит из политического, государственного управления и управления экономикой. Непосредственное управление обществом осуществляет государство. Оно направляет процесс перехода к рыночным отношениям. В многообразной деятельности государства на первый план выступает хозяйственно-организаторская функция. Ее сущность заключается в том, что государство с помощью концепций и программ направляет развитие страны, координирует отношения между предприятиями различных форм собственности. В своей деятельности оно использует различные методы управления (экономические, административные, социально-психологические), а также способы принуждения в интересах развития всего общества.
Система хозяйственного руководства может быть представлена как управление экономикой, важнейшее место в которой отводится управлению материальным производством. Рыночные отношения, выражающие наиболее существенные, устойчивые, причинно-обусловленные связи и отношения между явлениями и процессами экономической жизни общества, определяют содержание процессов управления, регулирования производства, обмена, потребления материальных благ. Эффективность управления определяется степенью взаимодействия сознательной управленческой деятельности с законами рыночной экономики.
В сущности, задача управления сводится к тому, чтобы согласовывать субъективную деятельность людей по управлению с требованиями рынка и определяемыми им прогрессивными тенденциями, что позволяет правильно оценить реальную обстановку и направление ее развития, условия функционирования рыночных отношений.
Для научного управления при выработке решений требуется использование методологии и приемов научного анализа, а также широкое и комплексное применение технических средств управления. Все это дает возможность оперативно и эффективно воздействовать на процесс производства.
Вопрос 2. Система управления и ее составляющие.
Совокупность средств производства и производственных процессов по преобразованию предметов труда в готовую продукцию представляет собой физическую (вещественную), или производственную, систему. Особенностью производственной системы в условиях рынка является то, что в нее входят и нематериальные элементы: постоянные деловые связи, положение на рынке, приобретенная репутация, клиентура.
Система управления делится на две подсистемы: управляющую и управляемую. Для осуществления функций управления управляющая подсистема должна располагать необходимыми ресурсами (материальными, трудовыми, финансовыми), обеспечивающими реализацию управленческих воздействий.
Управляющая подсистема выполняет функции управления производством. Она включает в себя аппарат управления со всеми работниками и техническими средствами: устройства связи, сигнализации, счетную технику и т. д. В первую очередь это линейное управление: президент АО, директор предприятия, его заместители, начальники цехов, мастера. Сюда также входят и функциональные, или штабные, организации: служба заводоуправления и цехов. В каждом хозяйственном звене управление решается по-разному, т. е. количество ступеней и количество управляющих органов на каждой ступени определяется целями, задачами и функциями управления.
Каждая организация, объединение, отрасль и народное хозяйство в целом управляется только определенным органом. Этот орган наделен полнотой прав и имущественной самостоятельностью, требуемыми для управления. Для оперативного решения вопросов необходим минимум инстанций управления. При этом требуется четкое разграничение ответственности отдельных ступеней управления и их функций.
В свою очередь управляющая подсистема состоит из двух частей: управляющая производством и управляющая процессами дальнейшего совершенствования как производства, так и самой управляющей подсистемы.
В управляющей подсистеме выделяются следующие элементы: планирующий (определяет перспективу развития и будущее состояние системы производства); регулирующий (направлен на поддержание и совершенствование установленного режима работы предприятия); маркетинг; учетный и контрольный (получение информации о состоянии управляющей подсистемы). Необходимость наличия этих элементов в системе основана на сущности управления и потребности выполнения соответствующих функций.
Управляемая подсистема осуществляет многообразные процессы производства. В нее входят участки в составе определенных групп рабочих мест, цехи в составе производственных и вспомогательных участков, предприятия в составе основных и вспомогательных цехов, отрасли в составе предприятий и т. д. Их функционирование взаимосвязано и взаимообусловлено.
Управляющая и управляемая подсистемы образуют систему управления хозяйством.
Управляющая подсистема непрерывно посылает в управляемую подсистему информацию в виде управленческих решений. Основой для выработки управленческих решений является информация управляемой подсистемы и информация, поступающая из внешней среды. Под влиянием решений осуществляется взаимодействие между элементами системы.
Каждая из подсистем самоуправляющаяся, однако постоянно находящаяся под воздействием систем более высокого уровня. Они характеризуются наличием структуры, уровнем организации, способностью воспринимать воздействие от внешней среды и в свою очередь воздействовать на нее.
Под структурой понимают соотношение подразделений системы, их взаимосвязь и соподчиненность, под организацией - создание подразделений, обеспечение их взаимодействия, функционирования и развития системы.
Сложность народного хозяйства предполагает необходимость системного подхода к формированию и решению задач управления. При системном подходе, во-первых, каждый объект управления рассматривается как система, состоящая из множества подсистем; во-вторых, четко определяются цели системы и ее подсистем; в-третьих, эффективно обеспечивается достижение этих целей. Важной чертой системного подхода является то, что не задачи приспосабливаются к сложившейся организации, а организация строится исходя из характера задач и методов их реализации.
Управление выступает как свойство системы, которая постоянно стремится сохранить свою структуру, развивать внутренние связи и на этой основе совершенствоваться.
Система управления отвечает ряду требований.
· Во-первых, между элементами (подразделениями) существуют причинно-следственные связи, которые должны быть установлены между управляющей и управляемой подсистемами. Эти подсистемы реагируют на изменения, возникающие в одной из них, что возможно лишь при наличии обратной связи. При ее отсутствии эффективность управления сводится к минимуму.
· Во-вторых, система управления является динамичной, т. е. обладает способностью изменять качественное состояние.
· В-третьих, управление осуществляется лишь при наличии в системе параметра, в случае воздействия на который можно изменить течение процесса.
Система управления носит целостный характер. В ней созданы условия для передачи, накопления и преобразования управляющей информации.
По функциональному признаку управляемая система подразделяется на ряд подсистем: техническую, технологическую, организационную, экономическую, социальную.
Техническая подсистема представляет собой взаимосвязанный, взаимообусловленный комплекс машин и оборудования, с помощью которых могут решаться конкретные задачи. Для этого необходимо, чтобы отдельные их виды были расположены определенным образом на производственных площадях и сочетались друг с другом по мощности. Непосредственно на предприятии техническая подсистема - это производственные мощности. По сравнению с другими техническая подсистема менее подвижна. Подвижность ее определяется физическим и моральным износом, техническим прогрессом, средствами, выделяемыми на реновацию.
Технологическая подсистема - это ряд последовательно протекающих по определенным правилам и нормам процессов и стадий производства. Ее элементами являются предметы труда, отдельные операции и процессы. По сравнению с технической технологическая подсистема под воздействием научно-технического прогресса изменяется быстрее, что позволяет более рационально и эффективно использовать оборудование, заводские площади и труд людей.
Современное производство многообразно, сложно, оно требует соответствующего обеспечения и обслуживания. Поэтому важнейшее место занимает организационная подсистема, которая заключается и единстве технических и экономических процессов и выражается в упорядочении всех процессов. Целью организации является обеспечение наивысшего производственного эффекта с наименьшими затратами труда.
Экономическую подсистему нужно рассматривать в широком и узком смысле. В широком смысле ее представляют как подсистему общественного производства, т. е. совокупность производительных сил и производственных отношений. Основу ее составляет тип производственных отношений, который определяет характер связей между отдельными элементами подсистемы. Сами связи выступают в виде процессов производства, обмена, распределения и потребления. В узком смысле под экономической подсистемой подразумеваются производственные отношения, которые соответствуют данному способу производства.
В экономическую подсистему входят природные, трудовые, материально-вещественные, информационные ресурсы и экономико-управляюшие преобразователи. В результате функционирования экономической подсистемы народное хозяйство страны получает различные блага, предназначенные для потребления населением, обороны страны, накопления, возмещения и экспорта.
Экономическая подсистема всегда целенаправленна, выступает как единый целостный организм. Создается она по сложной иерархической структуре, которая предусматривает сочетание централизованного управления с самостоятельностью отдельных элементов и наличие вертикальных связей по иерархии и горизонтальных связей между элементами одного уровня. Экономическая подсистема, как и вся система производства, непрерывно претерпевает изменения, переходит из одного качества в другое. При этом каждое изменение одного элемента приводит к изменению целого ряда элементов, связанных с ним.
Постоянно воздействуя на другие подсистемы, экономическая подсистема одновременно находится под влиянием этих подсистем. Управляемая (производственная) подсистема может рассматриваться как трудовой коллектив бригады, участка, предприятия. Единство социальных отношений составляет социальную подсистему. Цели производства определяются социальной и экономической подсистемами, которые отражают социально-экономическую сторону управления производством.
Наличие технической, технологической, организационной, экономической и социальной подсистем предполагает их совместное функционирование, что позволяет создать систему в ее законченном виде. Каждая из функциональных подсистем анализируется в рамках иерархической ступени производства, что обеспечивает связь между иерархической и функциональной структурами производства.
Система управления строится на основе двух ведущих принципов: иерархичности и обратной связи.
Принцип иерархичности заключается в создании многоступенчатой системы управления, при которой первичные производственные звенья управляются органами, находящимися под контролем органов следующего уровня. Те в свою очередь подчиняются и контролируются органами следующего уровня и т. д.
Цели перед низовыми звеньями ставятся органами более высокого по иерархии органа управления. Однако орган, ставящий задачи, не регламентирует действии нижестоящего звена на путях достижения цели. Искусство управления заключается в том, чтобы максимально воздействовать на внутренние силы системы, которые работали бы с максимальной отдачей или добивались перевода системы в новое состояние с наибольшим эффектом. Управленческое воздействие должно охватывать все подсистемы данного звена, а также внутренние связи и зависимости.
При формировании и совершенствовании систем управления исходят из того, чтобы они максимально соответствовали целям функционирования. Производственная система должна соответствовать всем пяти классам целей: технические, технологические, организационные, экономические, социальные. Во времени цели могут меняться. Поэтому при создании определенной организационной структуры это необходимо учитывать. Она должна быть подвижной, легко реагировать на изменения.
При проектировании структур используются методы организационного и экономического моделирования, которые дают возможность изучить систему и оптимизировать их развитие.
Постоянный контроль за деятельностью системы осуществляется при помощи принципа обратной связи. Обратная связь - это сигналы, выражающие реакцию объекта на управляющее воздействие. По каналам обратной связи информация о работе управляемой подсистемы непрерывно поступает в управляющую подсистему, которая благодаря этому имеет возможность проверить реакцию объекта управления на команды и корректировать их. В случае несоответствия между фактическим и заданным состоянием системы принимаются меры для ликвидации этого несоответствия. Обратная связь осуществляется через отчетные данные о производительности труда, запасах сырья, незавершенном производстве, производственных резервах.
Необходимо, чтобы формы обратной связи на уровне народного хозяйства носили обобщающий характер и были взаимосвязаны с такими же формами обратной связи на других иерархических ступенях. Кроме того, при управлении требуется автоматическое реагирование на обратную связь.
Народное хозяйство страны представляет собой наиболее сложную систему. Количество действующих в нем связей, целей, звеньев и элементов огромно. Каждое из звеньев народного хозяйства можно считать системой другого уровня, также состоящей из звеньев и элементов. Необходимо постоянно поддерживать условия, при которых система работала бы наиболее эффективно.
Функционирование народного хозяйства как системы подчинено объективным экономическим законам. Сумма проявлений каждого экономического закона на управленческом уровне отражается в функции обратной связи. Но поскольку законы в экономических процессах действуют одновременно, то и обратная связь существует между всеми экономическими законами. Проявление экономических законов опосредуется стоимостью, которая и выступает в функции обратной связи.
Таким образом, различные формы стоимости в экономических системах выступают как средство обратной связи. При нарушении обратной связи между экономическими законами могут произойти отрицательные явления в экономике страны.
Административно-командная система ставила перед управлением производством следующие задачи: наращивание производства и снижение издержек выпуска продукции по строго регламентированной номенклатуре. Системы управления не были ориентированы на перспективу. Естественно, что с такими критериями работы управляющая подсистема не соответствует требованиям рыночной экономики.
Перестройка системы управления требует целеустремленности, настойчивости и длительного времени для налаживания новых связей и отношений, так как каждая система сохраняет свое состояние неизменным, пока сохраняются ее внутренние и внешние связи. В первую очередь это касается задач управления.
При существовавшем ранее традиционном подходе предприятие рассматривалось как «закрытая система», считалось, что его успех определяется внутренней рациональной организацией, снижением издержек производства, выявлением внутрипроизводственных резервов. Цели и задачи предприятия задавались на длительный период времени. Стратегия при таком подходе заключалась в углублении специализации производства, совершенствовании функционального управления, а под механизмом управления понималось наличие четко расписанных функций иерархичности и контроля.
В условиях рыночных отношений при рассмотрении деятельности предприятия используется ситуационный подход, согласно которому внутрифирменное строение системы управления есть результат действия факторов как в самой организации (внутренние переменные), так и в окружающей среде (внешние переменные).
Не исключая важности влияния внутренних факторов при ситуационном подходе, организацию рассматривают как открытую систему. Главные факторы эффективности ее деятельности усматриваются во внешнем окружении. Успех зависит от того, насколько предприятие сумеет приспособиться к воздействию внешних причин: экономических, научно-технических, социальных. Конкуренция, рынки сбыта продукции, цены, взаимодействие с другими системами, риск и целый ряд других факторов определяют положение системы.
Применение различных методов управления при ситуационном подходе зависит от ситуации. На систему оказывает влияние множество факторов в самой организации и во внешней среде, поэтому самым эффективным окажется тот метод, который более всего будет соответствовать данной ситуации. Ситуационная теория нашла широкое применение в практике управления, так как поставила его в зависимость от складывающихся ситуаций и условий. В практике управления менеджеры рассматривают только те факторы, которые оказывают влияние на производство в каждой конкретной ситуации.
В менеджменте для характеристики системы управления применяются новые понятия и критерии: приростной и предпринимательский типы организационного поведения, стратегическое и оперативное управление, типы реакций предприятий на изменения внешней среды.
При приростном типе организационного поведения осуществляется ориентация на стабильность, т. е. контроль за максимумом отклонений как внутри организации, так и в отношениях с внешней средой. Для предпринимательского типа, наоборот, характерны стремление к изменениям, способность к сознательному риску, альтернативный выбор при принятии решений.
Выделяются текущие и стратегические программы. Выполнение текущих программ обеспечивается оперативными подразделениями и оперативным управлением. Это дает возможность добиться выполнения заложенных в программе показателей текущей рентабельности предприятия. Параллельно разрабатываются стратегические программы, предусматривающие новые виды деятельности на перспективу и обеспечивающие их новые связи.
Стратегическое управление позволяет накопить потенциал для достижения перспективных задач и в будущем обеспечить более высокую рентабельность. Немаловажным в стратегическом управлении является также приведение системы в состояние высокой чувствительности к внешней среде.
Успех стратегии во внешней среде в первую очередь зависит от уровня внутренних организационных возможностей. Эти возможности включают в себя множества слагаемых: квалификация и кругозор ведущих управленцев; культура отношений; структура власти - уровень централизации и децентрализации; методы управления и организационная структура; умение управленческого персонала вести организационную работу.
При плановом производстве и постоянной номенклатуре в административно-командной системе усилия управленца сосредоточивались внутри предприятия. В условиях же рынка деятельность управленческих структур разветвляется. С одной стороны, они обязаны обеспечить высокий уровень производства и качества выпускаемой продукции, а с другой - удовлетворять интересы предприятия за его пределами (сбыт продукции, удовлетворение спроса потребителей, обеспечение сроков поставок, поддержание конкурентоспособности и забота о репутации своего предприятия).