Одна из ячеек таблицы всегда является активной. Активная ячейка выделяется рамкой. Чтобы сделать ячейку активной, необходимо клавишами управления курсором подвести рамку к этой ячейке или щелкнуть в ней мышью.
Для выделения нескольких смежных ячеек необходимо установить указатель мыши в одну из ячеек, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, растянуть выделение на всю область. Для выделения нескольких несмежных групп ячеек следует выделить одну группу, нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, выделить другие ячейки.
Чтобы выделить целый столбец или строку таблицы, необходимо щелкнуть мышью на его имени. Для выделения нескольких столбцов или строк следует щелкнуть на имени первого столбца или строки и растянуть выделение на всю область.
Для выделения нескольких листов необходимо нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкать на ярлыках листов.
4. Представление данных в электронных таблицах.
Данные в Excel выводятся на экран в определенном формате. По умолчанию информация выводится в формате Общий. Можно изменить формат представления информации в выделенных ячейках с помощью команды Формат\Ячейки, при выполнении которой появится диалоговое окно Формат ячеек. Числа в Excel отображаются в таких категориях форматов, как Числовой, Экспоненциальный, Финансовый, Денежный, Процентный и Пробный.
В левой части окна диалога Формат ячеек в списке Числовые форматы приведены названия всех используемых в Excel форматов, а в правой его части выводится подробное описание выбранного формата. Возможны такие основные формы представления числа: целое, действительное, с экспонентой, дробное. Для целого числа допустимо использование знаков + и - (например, 125; -324). Действительное число дополнительно включает запятую, которая разделяет целую и дробную части (например, 365,98). Число с экспонентом состоит из мантиссы и порядка, разделенных буквой Е (например, 3.5Е4). Мантисса — целое или действительное число, порядок — целое. Число с экспонентой трактуется как мантисса, умноженная на 10 в степени, равной порядку. Для ввода дробного числа необходимо ввести целую часть числа, затем пробел, затем числитель, символ / и знаменатель (например, 3/4). Если целая часть отсутствует, необходимо поставить на ее место 0.
Формат Финансовый применяется для интерпретации денежных сумм. Например, чтобы число 123456,789 представить в финансовом формате, на вкладке Число в окне диалога Формат ячеек следует выбрать строку Финансовый. В правой части окна диалога нужно установить число десятичных знаков равным 4 и обозначение денежной единицы-грн. (обозначение денежной единицы соответствует текущим установкам среды Windows). После нажатия кнопки ОК на экране отобразится число в следующем виде: 123 456,7890 грн.
Дата вводится в формате ДД/ММ/ГПТ (21/01/2000), а время — в формате ЧЧ-ММ-СС (12-55-21). При индикации чисел в поле ячейки форма их представления зависит от ширины столбца. В стандартном формате в клетке размещается 8 символов. Если представление числа содержит более 8 символов, то оно округляется.
Текст представляет собой последовательность букв или сочетание букв и цифр. Любая последовательность введенных в ячейку символов, которая не может быть интерпретирована приложением Excel как число, формула, дата, время дня, логическое значение или значение ошибки, интерпретируется как текст. После этого введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю.
Чтобы ввести текст, нужно выделить ячейку, после чего набрать текст с помощью клавиатуры. В ячейку может быть введено до 255 символов. Можно форматировать как отдельные символы, так и фрагменты текста в ячейке.
В некоторых случаях требуется ввести некоторые числа как текст. Допустим, необходимо ввести список телефонов. Для этого нужно выделить ячейки, а затем выбрать команду Формат | Ячейки. Затем следует открыть вкладку Число и в появившемся списке форматов выбрать пункт Текстовый.
Если данные вводятся не в формате чисел, то Excel воспринимает их как текст. Если введенный в ячейку текст длиннее, чем ширина ячейки, то он распределится на соседние ячейки, если они пустые. Если соседние справа ячейки не пустые, то текст на экране урезается, однако, в памяти компьютера этот текст сохраняется полностью при установлении флажка Переносить по словам вкладыша Выравнивание окна диалога Формат ячеек (это окно открывается командой Формат/ячейки), текст будет переноситься, занимая в ячейке несколько строк.
Форматирование ячеек
Текст можно расположить в ячейке в направлении снизу вверх или сверху вниз, выровнять по правому, левому, нижнему или верхнему ее краю. Можно также переносить слова текста, задавать произвольный шрифт, размер и стиль. Общее правило форматирования выглядит следующим образом: перед началом форматирования необходимо выделить требуемую ячейку(ячейки).
На стандартной панели управления имеется кнопка Объединить и поместить в центре, которая центрирует текст самой левой ячейки в горизонтальном направлении в пределах всех выделенных ячеек, находящихся справа.
Обрамление ячеек предполагает выбор рамок, так как при печати таблиц на бумаге рамки являются совершенно необходимым атрибутом их внешнего вида. При отсутствии рамок их рать будут выполнять линии сетки таблицы, а это далеко не всегда упрощает восприятие. Вкладка Граница диалогового окна Формат ячеек позволяет задавать любые границы, для которых может быть задан любой цвет или тип линий.
В Excel функцию установки рамок для выделения ячеек выполняет кнопка Границы, расположенная на панели Форматирование. При нажатии левой кнопки мыши на стрелке, расположенной на этой кнопке, выводится палитра стилей рамок, которые можно использовать для обрамления ячеек.
После того как выбран стиль рамок, его изображение появляется на левой части кнопки и становится активным. После нажатия кнопки изображенный на ней стиль рамки применяется для выделенной в данный момент области. Самый первый вариант рамки в списке стилей убирает все обрамленияв выделенной области.