Оформляем расчеты с дебиторами и кредиторами
Содержание Тома 2 "Первичные документы"
Поисковый регистр Тома 2 "Первичные документы"
Единый поисковый регистр электронных версий бераторов
Все расчеты между предприятиями по оплате товаров (работ, услуг) оформляют соответствующими документами.
Так, продавая товары (работы, услуги), вы должны выставить покупателю (заказчику) счет на оплату. Если же вы оплачиваете счет иностранного поставщика, то для перечисления денег нужно оформить паспорт импортной сделки.
При передаче товаров покупателю выписывают товарную накладную (форма N ТОРГ-12) и счет-фактуру.
Если товар до покупателя доставляет ваша организация, выписывают товарно-транспортную накладную (форма N 1-Т). Если при этом используется собственный грузовой транспорт, дополнительно оформляют путевой лист (формы N 4-С и 4-П).
Счет
Как правило, счет оформляют для предварительной оплаты товаров (работ, услуг). Типовой бланк счета (форма N 868) был разработан еще в советское время и во многом устарел. Поэтому большинство организаций использует собственные бланки.
В счете указывают банковские реквизиты поставщика, цену единицы товара, общую стоимость партии, а также сумму налогов, включенных в стоимость товаров (акциз, НДС).
Счет выписывают в 2 экземплярах:
- первый экземпляр передают покупателю (заказчику) для оплаты;
- второй экземпляр - в бухгалтерию.
Оформляет счет бухгалтер или другой работник организации, уполномоченный на это руководителем (например, менеджер). Счет подписывают главный бухгалтер и руководитель (уполномоченный им работник).
Выставленные счета подшивают в хронологическом порядке и хранят в архиве организации 5 лет.
|
|
Вот образец счета:
Поставщик: ИНН 7730221040/КПП 773001001 ЗАО "Актив"
┌─────────────────────────────────────────┬───────┬────────────────────────┐
│Получатель ИНН 7730221040/КПП 773001001 │ Сч. N │ 40702810138260101812 │
│ ЗАО "Актив" │ │ │
├─────────────────────────────────────────┼───────┼────────────────────────┤
│Банк получателя ООО КБ "Коммерческий" │ БИК │ 044525342 │
│ ├───────┼────────────────────────┤
│ │ Сч. N │ 30101810600000000342 │
└─────────────────────────────────────────┴───────┴────────────────────────┘
Счет N 15
от "28" августа 2011 г.
──── ───────── ──
Плательщик: ИНН 7729083775/КПП 772901001 ООО "Пассив"
┌───┬──────────────────────┬───────────┬─────────┬─────────┬───────────────┐
|
|
│ N │ Товар │ Цена │ Кол-во │ Ед. │ Сумма │
├───┼──────────────────────┼───────────┼─────────┼─────────┼───────────────┤
│ 1 │ Принтеры HP-DJ 920C │ 3 751-00 │ 5 │ шт. │ 18 755-00 │
└───┴──────────────────────┴───────────┴─────────┴─────────┴───────────────┘
НДС - 18% 3 375-90
────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Итого: 22 130-90
────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
|
|
в т.ч. НДС: 3375-90
────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Сумма: Двадцать две тысячи сто тридцать руб. 90 коп.
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
Руководитель директор Яковлев К.Б. Яковлев
────────────────── ──────────────── ─────────────────────
должность подпись расшифровка подписи
Главный бухгалтер Михайлова О.Н. Михайлова
──────────────── ───────────────────────
подпись расшифровка подписи
Паспорт импортной сделки
Предприятия, оплачивающие товары (работы, услуги) иностранному поставщику, должны оформлять паспорт сделки (ПС). Для этого документа предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена инструкцией Банка России от 15 июня 2004 г. N 117-И.
Обратите внимание: ПС (форма N 1) следует оформлять и в том случае, когда договор с иностранцем предусматривает расчеты в рублях.
На каждый импортный контракт оформляют отдельный паспорт. Однако если сумма договора составляет менее 50 000 долларов США, то паспорт сделки оформлять не нужно.
Если договор составлен в какой-то другой валюте, то сумму договора нужно сначала пересчитать в рубли по официальному курсу этой валюты, а затем в доллары по официальному курсу доллара.
Расчет производят по тем курсам, которые действовали на дату подписания договора.
Паспорт заполняют в двух экземплярах:
- первый экземпляр передают в банк;
- второй экземпляр (с отметками банка) - в бухгалтерию.
Строку "Паспорт сделки от "__" _____ 20__ года N" не заполняйте - номер и дату паспорту присваивает сам банк.
В разделе "Сведения о резиденте" укажите реквизиты вашего предприятия:
- полное наименование;
- адрес по учредительным документам (юридический адрес);
- ОГРН и дату внесения в государственный реестр (эти показатели можно взять из свидетельства о госрегистрации фирмы);
- ИНН и КПП.
В графе 1 раздела "Реквизиты иностранного контрагента" указывают наименование иностранного поставщика - по-русски или на иностранном языке в соответствии с контрактом.
В графах 2 и 3 указывают название и цифровой код страны, в которой он зарегистрирован.
Коды страны можете найти в Общероссийском классификаторе стран мира ОК 025-2001 (утвержден постановлением Госстандарта России от 14 декабря 2001 г. N 529-ст).
В раздел "Общие сведения о контракте" впишите номер и дату подписания контракта (графы 1 и 2).
В графах 3 и 4 этого раздела укажите название и цифровой код валюты цены контракта. Сюда вписывают именно ту валюту, в которой в договоре указана стоимость импортируемых товаров. К примеру, если платежи по контракту осуществляют в долларах, но цена товаров выражена в евро - в графе 3 пишут "евро".
Перечень официальных наименований валют и их цифровых кодов вы найдете в Общероссийском классификаторе валют ОК (утвержден постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2000 г. N 405-ст).
В графу 5 занесите общую сумму контракта в валюте, указанной в предыдущих графах.
В графе 6 нужно записать дату, к которой будут исполнены все обязательства по договору. Впишите сюда наиболее позднюю из двух дат - дату последнего платежа по контракту или дату ввоза последней партии товара.
Если точная дата в договоре не указана, то ее нужно рассчитать самостоятельно исходя из условий договора.
В раздел "Информация о разрешениях" нужно вписать данные обо всех разрешениях, которые фирма получила для осуществления валютной сделки (номер, дату и срок окончания действия разрешения).
Последний раздел - "Информация о закрытии паспорта сделки". Его заполнит сам банк, когда все операции по импортному контракту будут завершены.
На заполненном ПС нужно поставить печать фирмы и подписи ее руководителя и главбуха. Вот пример заполнения паспорта сделки:
Приложение 4
к Инструкции Банка России от 15 июня 2004 г. N 117-И
"О порядке представления резидентами и нерезидентами
уполномоченным банкам документов и информации
при осуществлении валютных операций,
порядке учета уполномоченными банками валютных операций
и оформления паспортов сделок"
(в ред. Указания ЦБ РФ от 08.08.2006 N 1713-У)
Код формы по ОКУД N 0406005
Форма 1
(оформляется по контракту)
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ КБ "Коммерческий" (ЗАО) г. Москва │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
наименование уполномоченного банка
Паспорт сделки от ┌─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┐
"___" __________ 20__г. N │ │ │ │ │ │ │ │ │/│ │ │ │ │/│ │ │ │ │/│ │/│ │
└─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┘
1. Сведения о резиденте
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
1.1. Наименование │ ООО "Импортер" │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌────────────────────────────────────────┐
1.2. Адрес: Субъект Российской Федерации │ Москва │
├────────────────────────────────────────┤
Район │ │
├────────────────────────────────────────┤
Город │ Москва │
├────────────────────────────────────────┤
Населенный пункт │ │
├────────────────────────────────────────┤
Улица (проспект, переулок и т.д.) │ Большая Почтовая ул. │
┌─────────┼───────────┬────────┬──────────┬────────┤
Номер дома (владение) │ 34 │ Корпус │ │ Офис │ │
│ │(строение) │ │(квартира)│ │
└─────────┘ └────────┘ └────────┘
┌─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┐
1.3. Основной государственный регистрационный номер │1│0│2│7│7│0│0│5│3│2│2│1│9│ │ │
└─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┘
┌─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┐
1.4. Дата внесения записи в государственный реестр │1│7│.│0│3│.│2│0│0│3│
└─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┘
┌─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┐
1.5. ИНН/КПП │7│7│0│1│2│1│8│9│5│1│ │ │/│7│7│0│1│0│1│0│0│1│
└─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┘
2. Реквизиты иностранного контрагента
| Наименование | Страна | |
| наименование | код | |
| Kraus GmbH | Германия |
3. Общие сведения о контракте
| Номер | Дата подписания | Валюта цены | Сумма | Дата завершения исполнения обязательств по контракту | Особые условия | ||||
| наименование | код | зачисление на счета за рубежом | валютная оговорка | ввоз/вывоз товаров, указанных в разделах XVI, XVII и XIX Товарной номенклатуры внешнеэкономической деятельности | проведение строительных и подрядных работ за пределами территории Российской Федерации | ||||
| 01-112 | 06.12.2010 | Евро | 40000-00 | 09.06.2011 |
4. Информация о разрешениях
| Номер | Дата | Сумма | Срок окончания действия разрешения |
5. Справочная информация
Номер паспорта сделки, оформленного до 18 июня 2004 ┌─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┐
года │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┤
Номер паспорта сделки, оформленного в другом │ │ │ │ │ │ │ │ │/│ │ │ │ │/│ │ │ │ │/│ │/│ │
уполномоченном банке └─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┘
┌─┬─┐ ┌─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┐
Номер и дата переоформления паспорта сделки N│ │ │ Дата│ │ │/│ │ │/│ │ │ │ │
└─┴─┘ └─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┘
----------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------
Генеральный директор ООО "Импортер" Петров /Петров А.В./
────────
Главный бухгалтер Борисова /Борисова С.И./
──────────
М.П.
Информация о закрытии паспорта сделки
| Дата | Основание |
Транспортная накладная
Если организация-продавец должна доставить товары до склада покупателя, оформляют транспортную накладную. Ее форма утверждена постановлением Правительства России от 15 апреля 2011 года N 272. Ее нужно заполнять в случае, когда товар транспортирует перевозчик, а не стороы договора. Если же товар доставляет один из контрагентов, то можно использовать формы N 1-Т и ТОРГ-12 (письмо Минтранса РФ от 20 июля 2011 г. N 03-01/08-1980ис).
Форма новой транспортной накладной содержит 17 пунктов, в которых указывается информация о грузоотправителе, грузополучателе, наименовании груза, сопроводительных документах, условиях перевозки.
Транспортную накладную должен выписать грузоотправитель. Это правило установлено статьей 8 Федерального закона от 8 ноября 2007 года N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта". В свою очередь форму и порядок заполнения транспортной накладной регламентируют правила перевозок грузов, которые утверждены постановлением Правительства России от 15 апреля 2011 года N 272.
Накладную составляют на одну или несколько партий груза, перевозимых на одном транспортном средстве. Если для перевозки используется несколько автомобилей, то транспортные накладные составляют в соответствии с количеством автомобилей.
Транспортную накладную оформляют в трех экземплярах:
- первый остается у грузоотправителя;
- второй предназначен для грузополучателя;
- третий экземпляр передают автотранспортной организации - перевозчику.
На каждой из трех экземпляров накладной необходима расшифровка подписи грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика или их уполномоченных лиц.
Перед отправкой груза грузоотправитель передает водителю автотранспортной фирмы второй и третий экземпляры накладной.
Доставив груз, второй и третий экземпляры накладной водитель передает грузополучателю. Их подписывает работник, принявший товары. Подпись необходимо расшифровать, а вот заверять печатью больше не нужно.
После этого третий экземпляр транспортной накладной возвращают водителю, а он сдает его в бухгалтерию автотранспортной организации.
Обратим внимание на заполнение некоторых пунктов транспортной накладной. В пункте 5 грузоотправитель должен указать объявленную стоимость (ценность) груза. При этом она не может превышать действительной стоимости груза.
Если перевозчик руководствуется условиями перевозки грузов, предусмотренными Федеральным законом от 8 ноября 2007 года N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта", а также правилами перевозок грузов автомобильным транспортом (утв. постановлением Правительства России от 15 апреля 2011 г. N 272), строки в пункте 8 "Условия перевозки" обычно не заполняют.
При оформлении транспортной накладной фирма-грузоотправитель заполняет все пункты, за исключением пунктов 8-13, 15 и 16. В них она указывает дату доставки груза, наименование грузополучателя и перевозчика, пункты погрузки и разгрузки, перечень товаросопроводительных документов (например, товарная накладная, сертификат качества), вид и способ упаковки товаров и т.д.
Организация-перевозчик заполняет пункты 8-13, 15 и 16 транспортной накладной. Так, после завершения погрузки водитель подписывает транспортную накладную и в случае необходимости указывает в пункте 12 "Оговорки и замечания перевозчика" свои замечания при приеме груза.
В пункте 15 "Стоимость услуг перевозчика и порядок расчета провозной платы" бухгалтер транспортной организации указывает стоимость перевозки одной тонны груза, километраж пробега автомобиля, стоимость одного тонно-километра пути и т.д. Исходя из этих показателей, бухгалтер рассчитывает провозную плату и общую стоимость транспортных услуг.
Также в этом пункте отражают расходы перевозчика в пути, которые он предъявляет грузоотправителю (например, за проезд по платным автомобильным дорогам или за выполнение погрузочно-разгрузочных работ).
Пример
ЗАО "Актив" (грузоотправитель) отгрузило ООО "Пассив" 2500 банок тушеной говядины (100 картонных коробок). Вес товара без учета тары (вес нетто) - 1700 кг, вес с учетом тары (вес брутто) - 1820 кг.
Стоимость одной банки тушенки - 40 руб. Общая стоимость партии - 100 000 руб. (40 руб. х 2500 шт.).
Доставку грузов осуществляет ООО "Автомир".
Транспортная накладная будет заполнена так:
Приложение N 4
к Правилам перевозок грузов
автомобильным транспортом
Форма
Транспортная накладная
│
│ Заказ (заявка)
│ │
Экземпляр N 1 │Дата 30 июля 2011 года │N 298
──────────────────────────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┴──────────────────
1. Грузоотправитель │ 2. Грузополучатель
- │ -
─────────────────────────────────────────────────── │ ─────────────────────────────────────────────────
(фамилия, имя, отчество, адрес места жительства, │ (фамилия, имя, отчество, адрес места жительства,
данные о средствах связи - для физического лица, │ данные о средствах связи - для физического лица,
ЗАО "Актив", г. Москва, ул. Садовая, 151 │ ООО "Пассив", г. Москва, ул. Лесная, 125, стр. 3
─────────────────────────────────────────────────── │ ─────────────────────────────────────────────────
полное наименование, адрес места нахождения - для │ полное наименование, адрес места нахождения - для
юридического лица) │ юридического лица)
Иванов Петр Сергеевич, тел. 8(963) 668-50-45 │ Сомов Денис Павлович, тел. 8(926) 554-20-15
─────────────────────────────────────────────────── │ ─────────────────────────────────────────────────
(фамилия, имя, отчество, данные о средствах связи │ (фамилия, имя, отчество, данные о средствах связи
лица, ответственного за перевозку) │ лица, ответственного за перевозку)
│
3. Наименование груза
Говядина тушеная в жестяной банке
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
(отгрузочное наименование груза
(для опасных грузов - в соответствии с ДОПОГ, для скоропортящихся грузов - в соответствии с СПС),
его состояние и другая необходимая информация о грузе))
Количество грузовых мест - 100, маркировка: 100NX28, вид тары - коробка картонная, ручная упаковка
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
(количество грузовых мест, маркировка, вид тары и способ упаковки)
Масса грузового места: нетто - 17 кг. (брутто - 18,2 кг.), размер - 0,35 х 0,4 х 0,5 м; объем - 0,07 куб.
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
метров
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
(масса нетто (брутто) грузовых мест в килограммах, размеры (высота, ширина и длина) в метрах, объем грузовых
мест в кубических метрах)
-
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
(в случае перевозки опасного груза - информация по каждому опасному веществу, материалу или изделию в
соответствии с пунктом 5.4.1. ДОПОГ)
4. Сопроводительные документы на груз
-
────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
(перечень прилагаемых к транспортной накладной документов, предусмотренных ДОПОГ, санитарными, таможенными,
карантинными, иными правилами в соответствии с законодательством Российской Федерации)
Товарная накладная N 618 от 30.07.2011 г., сертификат ТН 3225 от 27.07.2011 г.
────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
(перечень прилагаемых к грузу сертификатов, паспортов качества, удостоверений, разрешений, инструкций,
товарораспорядительных и других документов, наличие которых установлено законодательством Российской
Федерации)
5. Указания грузоотправителя
Автомобиль ГАЗ-3307, грузоподъемность 4,5 т, вместимость 13,5 куб. метров
────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
(параметры транспортного средства, необходимые для перевозки груза (тип, марка, грузоподъемность,
вместимость и др.))
-
────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
(указания, необходимые для выполнения фитосанитарных, санитарных, карантинных, таможенных
и прочих требований, установленных законодательством Российской Федерации)
-
────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
(рекомендации о предельных сроках и температурном режиме перевозки, сведения о запорно-пломбировочных
устройствах (в случае их предоставления грузоотправителем)
Объявленная стоимость груза - 100 000 руб.
────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
(объявленная стоимость (ценность) груза, запрещение перегрузки груза)
6. Прием груза │ 7. Сдача груза
│
г. Москва, ул. Садовая, 151 │ г. Москва, ул. Лесная, 125, стр. 3
──────────────────────────────────────────────────────│───────────────────────────────────────────────────────
(адрес места погрузки) │ (адрес места выгрузки)
30 июля 2011 г., 8 ч. 00 мин. │ 30 июля 2011 г., 11 ч. 00 мин.
──────────────────────────────────────────────────────│───────────────────────────────────────────────────────
(дата и время подачи транспортного средства под │ (дата и время подачи транспортного средства под
погрузку) │ выгрузку)
30 июля 2011 г., 8 ч. 00 мин. │ 30 июля 2011 г., 10 ч. 45 мин.
──────────────────────────────────────────────────────│───────────────────────────────────────────────────────
(фактические дата и время прибытия) │ (фактические дата и время прибытия)
Груз с исправной пломбой, тарой и упаковкой │ Груз с исправной пломбой, тарой и упаковкой
──────────────────────────────────────────────────────│───────────────────────────────────────────────────────
(фактическое состояние груза, тары, упаковки, │ (фактическое состояние груза, тары, упаковки,
маркировки и опломбирования) │ маркировки и опломбирования)
Масса груза (брутто) 1820 кг, грузовых мест 100 шт. │ Масса груза (брутто) 1820 кг, грузовых мест 100 шт.
──────────────────────────────────────────────────────│───────────────────────────────────────────────────────
(масса груза, количество грузовых мест) │ (масса груза, количество грузовых мест)
Сдал: кладовщик Иванов; принял: водитель Петров │ Принял: кладовщик Сомов; сдал: водитель Петров
──────────────────────────────────────────────────────│───────────────────────────────────────────────────────
(подпись и оттиск печати грузоотправителя (при │(подпись и оттиск печати грузополучателя (при наличии)
наличии) подпись водителя, принявшего груз) │ подпись водителя, сдавшего груз)
│
8. Условия перевозки
В соответствии с Федеральным законом "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
транспорта" от 8 ноября 2007 года N 259-ФЗ