Практическая работа
Тема: Служебная переписка. Письмо.
Цель: формирование умения составлять и оформлять деловое письмо
Задание: Составьте и оформите деловые письма различного вида и назначения
Руководство по выполнению задания для студентов
1.Подготовьте общий бланк письма.
2.Составьте текст документа на черновике (проект документа).
3. Помните, что текст – основной реквизит делового письма. Текст должен быть точным, информативным, корректным.
4. Документ подписывает автор. Если в письме затронуты финансовые вопросы, то его должен подписать и главный бухгалтер.
5. Составьте проект документа в соответствии с ситуационной задачей.
6. Для успешного выполнения работы пользуйтесь образцом текста документа в презентации.
8. Оформите окончательный вариант документа с учетом внесенных изменений. Помните, что окончательный вариант документа должен быть оформлен грамотно, без помарок и исправлений.
В помощь студенту:
Сопроводительное письмо – служебное письмо, используемое для отправки документов. Начинается со слов:
Представляем Вам……
Направляем Вам………
Высылаем Вам………..
Текст может содержать разъяснения, просьбы, пояснения, связанные с высылаемым документом. Обязателен реквизит «Отметка о наличии приложения.
Письмо-просьба – служебное письмо, цель которого – получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору.
Текст состоит из двух частей:
- обоснование просьбы
- просьба, которая выражается при помощи глагола «просить».
Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.
Текст состоит из:
- обоснования (ссылка на законодательные или нормативные акты)
- изложение запроса.
Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос.
В данном случае используется принцип языкового параллелизма: в ответе употребляются те же языковые обороты и лексика, что использовал автор. В письме не пишется фраза «На Ваше письмо от……..». Для этого существует реквизит «Ссылка на номер и дату инициативного письма».
Отрицательный ответ должен быть обоснован и начинается со слов: «В связи….» Рекомендуется дать информацию о том, на каких условиях возможен положительный ответ.
Письмо-сообщение – служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.
Обычно небольшое по объему и состоит из 1-2 предложений. Начинается со слов:
Сообщаем Вам, что……
Доводим до Вашего сведения, что…….
Считаем необходимым поставить Вас в известность о том, что…….
Письмо-подтверждение – служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов.
Ключевая фраза: «Подтверждаем получение документов (предварительную договоренность, согласие на……)»
Может заканчиваться просьбой или пожеланием.
Информационное письмо – служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Данные письма часто носят типовой характер и рассылаются органами управления подведомственным организациям. В них могут дословно приводиться положения законодательных и нормативных актов, могут содержаться рекомендации и приложения. Часто имеют достаточно большой объем.
Гарантийное письмо – служебное письмо, содержащее обязательства или подтверждение.
Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды и т.п. Обязательная юридически значимая формула: «Оплату (предоставление) гарантируем.»
Письмо-извещение – служебное письмо, информирующее о проведении публичных мероприятий. В тексте может быть следующая информация:
- сообщение о мероприятии, месте и времени проведения;
- приглашение к участию;
- условия участия и другая дополнительная информация.
Письмо-приглашение – разновидность письма-извещения. Может оформляться не на бланке, быть любой формы и цвета, иметь рисунок. Адресуется конкретному лицу, а значит, имеет обращение.
Письмо-предложение – служебное письмо, направленное потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве. Если письмо отправляется впервые, оно начинается с краткой информацией об авторе, а затем излагается собственно суть предложения. Обязательно использование заключительной формы вежливости: «Надеемся на плодотворное сотрудничество».
Письмо-напоминание – служебное письмо, используемое в тех случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства.
Текст состоит из двух частей:
1. Ссылка на документ, фиксирующий обязательства сторон (договор).
2. Просьба выполнить те или иные действия.
Ключевые слова:
Напоминаем Вам………
Обращаем Ваше внимание на то, что…………
Ставим Вас в известность, что………….
Письмо может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация-автор, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства.
Ключевая фраза:
В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции………….
Письмо-требование – служебное письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения договоренностей.
Структура текста:
1. Суть договоренностей со ссылкой на документ.
2. Существо сложившейся ситуации.
3. Требование.
4. Угрозы в адрес корреспондента.
Ключевые фразы:
Требуем выполнить взятые на себя обязательства.
Срочно требуем…….
Требуем незамедлительно………..
В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд.
В противном случае к Вам будут предъявлены штрафные санкции.
В противном случае мы не несем ответственности за последствия.
Письмо-благодарность – служебное письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия. Составляется в свободной форме и на любых бланках.
Ключевые фразы:
Благодарим за…….
Выражаем Вам свою благодарность………
Позвольте Вас поблагодарить……
Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за……….
Письмо-поздравление – служебное письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в жизни организации или должностного лица.
Составляется в свободной форме. Может состоять из 1-2 предложений, но может быть и развернутым, если в нем излагаются основные этапы жизни и деятельности лица, которому адресовано письмо, или достижения организации. Оформляется на бланках любого цвета и формы.
Ключевые фразы:
Поздравляем Вас в связи с……..
Искренне поздравляем Вас с………
Примите наши искренние поздравления в связи с ……….
Сердечно поздравляем Вас с……….
1 Ситуационная задача: В Вашу организацию пришел запрос на документацию, отражающую анализ сбыта выпускаемой продукции, для проведения маркетинговых исследований из Центра исследования рынка. Вы отказываетесь предоставить данную информацию, так как она является конфиденциальной (составляет коммерческую тайну).
Составьте письмо – запрос и письмо-ответ, указав недостающие реквизиты.
2 Ситуационная задача: Ваша фирма проводит презентацию новых товаров (или услуг).Составьте письмо-извещение в АО «СтройИнвест» о презентации, цель которой – ознакомление партнеров и клиентов с новым товаром, укажите дату проведения презентации и попросите подтвердить участие в ней. Составьте ответ на ваш адрес из АО «СтройИнвест» с подтверждением участия в вашей презентации и письмо-приглашение в АО «СтройИнвест» с сообщением о том, что презентация состоится 00.00.2021 года, в 13.00 по адресу: Москва, ул. Красная Пресня, дом 34. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
3 Ситуационная задача: ООО «Стройтрест» в своем письме напоминает директору Тихорецкого завода железобетонных изделий о том, что 11 января 2020 года был заключен договор поставки железобетонных изделий за № 8/17, в котором завод взял на себя обязательство поставить продукцию в течение года. Но в декабре 2020 года в адрес ООО «Стройтрест» отгрузка не была осуществлена. Конечная дата отгрузки – 26 декабря 2020 года. Если отгрузка не будет осуществлена в срок, штраф составит 0,01% от общей стоимости договора за каждый день задержки.
Составьте письмо – напоминание и письмо-требование, указав недостающие реквизиты.
4 Ситуационная задача: Ваша организация успешно сотрудничает с фирмой «Гарант», которая регулярно и своевременно поставляет Вам тару для Вашей продукции. Отправьте в адрес директора фирмы благодарность за соблюдение договора о партнерстве. В другом письме поздравьте главного бухгалтера фирмы «Гарант» Петрову Анну Константиновну с 50-летием со дня рождения. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.