Этап 2 «Формирование организационной структуры управления. Управление деятельностью руководителя (самоменеджмент)»
Цель: Сформировать эффективную ОСУ. Оптимизировать деятельность руководителя.
Задачи:
1. Определить количество и наименование всех подразделений, входящих в ОСУ предприятия.
2. Разработать и закрепить основные функции для каждого подразделения.
3. Определить количество должностных единиц по подразделениям и на основе этого разработать штатное расписание.
4. На основе имеющейся информации разработать общую организационную структуру предприятия.
5. Спланировать и организовывать деятельность руководителя.
Краткое содержание разделов
Формирование оргструктуры осуществляется на основе дерева целей. При этом сначала формируются горизонтальные звенья низового уровня управления, затем – функциональные и обеспечивающие звенья среднего уровня управления, затем формируется высший уровень управления предприятием.
Количество должностных единиц определяется исходя из того, что один сотрудник должен работать не более 40 часов в неделю. При этом должностные обязанности сотрудников не должны дублироваться.
Разработка штатного расписания осуществляется в табличной форме (см. приложение А).
Управление деятельностью руководителя
1. Анализ, оценка и модернизация рабочего места директор предприятия
Генеральный директор имеет рабочее место со следующими характеристиками:
помещение – отдельный кабинет площадью 20 кв. м. Со сторонами 8 х 2,5 м. Имеется одно окно размером 1,20 х 1, 20 м. Высота потолка – 2,80 м. Приточно-вытяжной вентиляции в помещении нет. Влажность воздуха – в пределах нормы. Уровень шума – в среднем до 50 децибел, повышается в дневное время из-за того, что окно кабинета обращено к центральной транспортной магистрали. Искусственное освещение обеспечивается лампами накаливания, в том числе настольного типа;
мебель – рабочий стол размером 1,20 х 0,8- м и высотой 0,72 м. (При росте руководителя 1,82 м).
К рабочему столу приставлен вспомогательный стол с размещенным на нем компьютером.
Для хранения документов в кабинете установлен сейф и книжные шкафы.
Для приема посетителей имеется журнальный стол и стулья;
средства оргтехники – персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс, микрокалькулятор, рабочий инвентарь, канцелярские принадлежности;
средства психологической разгрузки - радио, телевизор, музыкальный центр, телефон (для личных разговоров).
Проведите оценку соответствия рабочего места генерального директора по рекомендуемым нормам, приведенным в таблице 1.
Разработайте рекомендации по улучшению действующего рабочего места директора.
Таблица 1 - Характеристика рабочего места директора
| Показатели рабочего места | Нормативные (рекомендуемые) требования | Фактическое состояние рабочего места | Отметка о соответствии нормам |
| 1. Пространственная планировка рабочего места 1.1.площадь кабинета 1.2. форма кабинета 1.3. Высота потолка 1.4. Соотношение площади окон и площади пола 2. Санитарные требования 2.1. средняя температура воздуха 2.2. кратность обмена воздуха 2.3.влажность воздуха 2.4.уровень шума 2.5. искусственное освещение 3. Офисная мебель 3.1.рабочий стол 3.2.вспомогательный стол для установки персонального компьютера и средств связи 3.3. кресла и стулья 3.4. шкафы для хранения документов 3.5. средства оргтехники 4. Средства психологической разгрузки | 24 кв.м. (по СниП) прямоугольная с соотношением сторон 1:1,5 или 1:2 2,80 1:10 - для служебных помещений согл. СниП 18 градусов приток 1,5 вытяжка 1,5 70 % 50 дб 200 лк – для люминесцентных ламп, 75 лк – для ламп накаливания Требования: простота конструкции удобство пользования, хорошее эстетическое оформление, соответствие размеров антропометрическим данным руководителя высота при среднем росте человека – 720 мм, при высоком –750 мм - “ - “ в соответствии с антропометрическими данными и дизайном специальные, в том числе сейфового типа телефон многофункциональный; персональный компьютер; диктофонная техника; средства обработки документов; средства для вычислительных операций кабинетный тренажер для физических упражнений; функциональная музыка; телевидение, радио; решение личных задач в краткосрочные перерывы от работы |
2. Оценка затрат рабочего времени руководителя
В результате проведенной фотографии рабочего дня директора были получены следующие данные [время наблюдения: март месяц: 2(пн), 5(пн), 6(вт), 14 (ср), 20(вт), 21(ср), 23(пн), 26(пн), 27(вт),30(пн)].
Таблица 2 - Результаты фотографии рабочего дня директора
| Виды работ | Затраты времени в минутах | |||||||||
| 2/03 | 5/03 | 6/03 | 14/ | 20/ | 21/ | 23/ | 26/ | 27/ | 30/ | |
| 1.Выполнение представительских функций в том числе: -посещение подчиненных объектов и партнеров по хозяйственным связям участие в производственных совещаниях – приемы сотрудников по производственным вопросам – представительство в ведомственных и общественных организациях – телефонные разговоры служебного характера – прием работников по личным вопросам 2. Сбор внутренней и внешней информации для принятия решения в том числе: - ознакомление с ходом работ на предприятии – участие в работе с клиентами (покупателями, заказчиками, агентами) – работа с корреспонденцией – разбор заявлений, жалоб 3.Планово-органи-зационная работа – установление целей, рассмотрение проектов планов и их утверждение – аналитическая работа и корректировка решений - работа по организации трудового процесса на предприятии – организационная работа по управлению товарными запасами – проведение различных организационно-технических мероприятий 4. Повышение своей квалификации в том числе: - чтение экономической, законодательной, технической, специальной, ведомственной литературы в служебное время –подготовка к совещаниям – повышение квалификации вне предприятия (посещение занятий на курсах, семинарах, по обмену опытом и др.) 5. Выполнение общественных поручений и воспитательных функций | - - - - - | - - - - | - - - - | - | - - - | - - - - | - - - | - - - | - - - - - - | - - - - |
| Итого минут | ||||||||||
| Фактическая продолжительность рабочего дня |
По результатам фотографии оцените:
- средние затраты времени на каждую группу или вид выполняемых функций и их долю в общей сумме затрат рабочего времени;
- среднюю продолжительность рабочего дня директора;
- выявите виды работ, по которым затраты времени можно нормировать или рационализировать;
- выявите виды работ, выполнение которых можно делегировать подчиненным;
- пользуясь приведенными ниже рекомендациями и своими собственными знаниями разработайте предложения по улучшению использования рабочего времени директора;
- разработайте план-график использования рабочего времени директора на месяц.
Рекомендации по эффективному использованию отдельных элементов затрат рабочего времени руководителя:
- нормирование видов совещаний: оперативные – 20 минут, информационные – 30 минут, по принятию решений – 1 час;
- делегирование полномочий подчиненным по отдельным видам работ;
- использование рекомендуемой структуры телефонной беседы: взаимное представление – 20 + -5 сек; введение собеседника в курс дела 40 +- 15 сек; обсуждение ситуации 10 +- 15 сек; заключительное слово 20 +- 5 сек.
Приложение А