Тип информационной системы зависит от того, чьи интересы она обслуживает и на каком уровне управления. На рис. 3.7 показан один из возможных вариантов классификации информационных систем по функциональному признаку с учетом уровней управления и уровней квалификации персонала.
Рисунок 3.7 — Типы ИС в зависимости от функционального признака и уровня управления
Очевидно, что чем выше по значимости уровень управления, тем меньше объем работ, выполняемых специалистом и менеджером с помощью ИС. Однако при этом возрастают сложность и интеллектуальные возможности ИС и ее роль в принятии менеджером решений. Любой уровень управления нуждается в информации из всех функциональных систем, но в разных объемах и с разной степенью обобщения. Основание пирамиды составляют ИС, с помощью которых сотрудники-исполнители занимаются операционной обработкой данных, а менеджеры низшего звена — оперативным управлением. Наверху пирамиды на уровне стратегического управления информационные системы изменяют свою роль и становятся стратегическими, поддерживающими деятельность менеджеров высшего звена по принятию решений в условиях плохой структурированности поставленных задач.
Выделяют ИС следующих уровней.
1. Информационные системы оперативного (операционного) уровня поддерживают специалистов-исполнителей, обрабатывая данные о сделках и событиях. Назначение ИС— отвечать на запросы о текущем состоянии, что соответствует оперативному управлению. Чтобы с этим справляться, информационная система должна быть легкодоступной, непрерывно действующей и предоставлять точную информацию.
Задачи, цели и источники информации на операционном уровне заранее определены и в высокой степени структурированы. Решение запрограммировано в соответствии с заданным алгоритмом.
Информационная система оперативного уровня является связующим звеном между организацией и внешней средой. Если система работает плохо, то организация либо не получает информации извне, либо не выдает информацию. Кроме того, система — это основной поставщик информации для остальных типов информационных систем в организации, так как содержит и оперативную, и архивную информацию.
Отключение этой ИС привело бы к необратимым негативным последствиям.
2. Информационные системы специалистов помогают специалистам, работающим с данными, повышают продуктивность и производительность работы инженеров и проектировщиков. Задача подобных информационных систем — интеграция новых сведений в организацию и помощь в обработке бумажных документов.
В этом классе информационных систем можно выделить две группы:
А. Информационные системы офисной автоматизации. Вследствие своей простоты и многопрофильности активно используются работниками любого организационного уровня. Наиболее часто их применяют работники средней квалификации. Основная цель — обработка данных, повышение эффективности их работы и упрощение канцелярского труда. Эти системы выполняют следующие функции:
· обработка текстов на компьютерах с помощью различных текстовых процессоров;
· производство высококачественной печатной продукции;
· архивация документов;
· электронные календари и записные книжки для ведения деловой информации;
· электронная и аудиопочта;
· видео- и телеконференции.
Б. Информационные системы обработки знаний, в том числе и экспертные системы, вбирают в себя знания, необходимые специалистам. Их работа заключается в создании новой информации и нового знания.
3. Информационные системы для менеджеров среднего звена используются работниками среднего управленческого звена для мониторинга, контроля, принятия решений и администрирования. Основные функции этих информационных систем:
· сравнение текущих показателей с прошлыми;
· составление периодических отчетов за определенное время, а не выдача отчетов по текущим событиям, как на оперативном уровне;
· обеспечение доступа к архивной информации и т.д.
На этом уровне можно выделить два типа информационных систем.
Управленческие ИС имеют крайне небольшие аналитические возможности. Они обслуживают управленцев, которые нуждаются в ежедневной, еженедельной информации о состоянии дел. Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных операций в фирме и периодическом формировании строго структурированных сводных типовых отчетов. Информация поступает из информационной системы операционного уровня. Характеристики управленческих информационных систем:
· используются для поддержки принятия решений структурированных и частично структурированных задач на уровне контроля за операциями;
· ориентированы на контроль, отчетность и принятие решений по оперативной обстановке;
· опираются на существующие данные и их потоки внутри организации;
· имеют малые аналитические возможности и негибкую структуру.
Системы поддержки принятия решений обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. Они имеют более мощный аналитический аппарат с несколькими моделями. Информацию получают из управленческих и операционных информационных систем. Используют эти системы все, кому необходимо принимать решение: менеджеры, специалисты, аналитики и пр. Характеристики систем поддержки принятия решений:
· обеспечивают решение проблем, развитие которых трудно прогнозировать;
· оснащены сложными инструментальными средствами моделирования и анализа;
· позволяют легко менять постановки решаемых задач и входные данные;
· отличаются гибкостью и легко адаптируются к изменению условий по несколько разв день;
· имеют технологию, максимально ориентированную на пользователя.
4. Стратегическая информационная система — компьютерная информационная система, обеспечивающая поддержку принятия решений по реализации стратегических перспективных целей развития организации.
Информационные системы стратегического уровня помогают высшему звену управленцев решать неструктурированные задачи, подобные описанным выше, осуществлять долгосрочное планирование. Основная задача — сравнение происходящих во внешнем окружении изменений с существующим потенциалом фирмы. Они призваны создать общую среду компьютерной и телекоммуникационной поддержки решений в неожиданно возникающих ситуациях. Эти системы способны в любой момент предоставить информацию из многих источников. Для некоторых стратегических систем характерны ограниченные аналитические возможности.
На данном организационном уровне ИС играют вспомогательную роль и используются как средство оперативного предоставления менеджеру необходимой информации для принятия решений.
В настоящее время еще не выработана общая концепция построения стратегических информационных систем вследствие многоплановости их использования не только по целям, но и по функциям. Существуют две точки зрения: одна базируется на мнении, что сначала необходимо сформулировать свои цели и стратегии их достижения, а только затем приспосабливать информационную систему к имеющейся стратегии; вторая — на том, что организация использует стратегическую ИС при формулировании целей и стратегическом планировании. По-видимому, рациональным подходом к разработке стратегических информационных систем будет методология синтеза этих двух точек зрения.