Чтобы решить вышеперечисленные проблемы и сделать рабочий день более организованным не только у самого руководителя, но и у компании в целом, было принято решение упорядочить работу в социальной сети для компаний «Битрикс 24». В чем же заключается его уникальность?
Во-первых, концепция социального интернета не делает пользование им труднее, чем пользование любой социальной сетью. Живая лента хранит информацию о всех событиях в одном месте, а также с ее помощью можно оповестить коллег какой-либо новостью и прикрепить к сообщению документ, фотографию или видеосообщение. Система «мгновенных сообщений» позволяет обмениваться новостями и мнениями в один клик. Оповещения в программе своевременно напомнят о важных встречах и невыполненных задачах, а мобильное приложение поможет все время быть в курсе событий фирмы.
Во-вторых, портал «Битрикс 24» помогает эффективно управлять задачами. Их может установить, как сотрудник для себя, так и руководитель. Все задачи может просмотреть руководитель, и по диаграмме Гранта определить, насколько загружены его подчиненные. В конце рабочего дня сотрудники отправляют отчет о проделанной работе руководителю. Программа может сформировать отчет за любой отрезок времени: квартал, год и т.д. Руководитель может объединить подчиненных в группы и поручить выполнение поставленной задачи в коллективе, обсуждать проекты.
В-третьих, «Битрикс 24» помогает систематизировать работу с документацией. Все загруженные документы мгновенно становятся видны в живой ленте, сотрудники могут скачать его или же задать вопрос. Также, сотрудники могут может загружать свои файлы и настраивать права доступа. Документы редактируются онлайн, таким образом, можно работать группой над одним документом.
|
|
В-четвертых, на портале работает CRM-система (клиентская база). Возможность обработки лидов дает возможность добавлять, экспортировать и импортировать данные о клиентах. В графе «воронка продаж» удобно отслеживать качество работы с клиентами на всех этапах процесса продажи.
В-пятых, «Битрикс 24» берет под контроль процесс планирования времени. С помощью специальных календарей можно составить план своих действий на любой отрезок времени. Также существует система учета рабочего времени- она показывает, какой объем рабочего времени был потрачен на конкретную задачу. График отсутствий показывает реальную картину отработанного времени. А через меню «планерки» сотрудники мгновенно получают сообщения о предстоящих собраниях [19].
На рисунке 2.1 представлен интерфейс программы. [7]
Рисунок 2.1 Интерфейс «Битрикс 24»
В Битрикс24 все инструменты собраны в одном месте. Здесь сотрудники могут ставить друг другу задачи, обмениваться календарями, назначать встречи, планировать, управлять рабочим временем и многое другое. Сервис легко принимается сотрудниками и, главное, он не воспринимается как элемент контроля.
Битрикс24 также считает, сколько времени сотрудник потратил на выполнение той или иной задачи. Для руководителей это способ оценить, какие задачи занимают больше всего времени, а для сотрудников, это возможность грамотно распланировать свое время и расставить приоритеты (рисунок 2.2).
Рисунок 2.2 Затраченное время
|
|
Это удобно как для самих сотрудников, так и для руководителя. Первые в течение дня видят, сколько задач находится в работе, какие из них просрочены (или скоро выйдет срок), или во сколько у них назначено совещание. Для вторых, это возможность следить, чем занимаются сотрудники и не нужно ли им в чем-то помочь.
Тайм-менеджмент онлайн (рисунок 2.3).
Рисунок 2.3 Тайм-менеджмент онлайн
Битрикс24 – это облачный сервис, доступный из любого места, где есть Интернет. Поэтому сотрудники могут управлять своим временем, даже если они не работают в офисе. Все инструменты для планирования, учета времени, календари и т.п. доступны в мобильном приложении [20].
Так руководители смогут оценивать работу удаленных сотрудников и тех, кто работает «в полях».
Таким образом можно сделать вывод, что возможности современных технологий способствуют увеличению полезности рабочего времени.
Такие программы как «Битрикс 24» помогают спланировать и упорядочить рабочий день не только у главного менеджера и его подчиненных, но и всей организации в целом.
Заключение
Тема работы «Тайм-менеджмент». В ней рассматривались основы тайм- менеджмента, выяснялись основные воры времени делового человека.
Все поставленные цели и задачи достигнуты. Рассмотрены основные методы тайм-менеджмента, выявлены причины дефицита времени и приведены варианты решения некоторых проблем.
На примере ООО «Биоквант» наглядно показана организация рабочего процесса главного менеджера и всей компании. Как видно из работы, система
«Битрикс 24» легко рационализирует работу компании, помогает руководителю отслеживать загруженность своих подчиненных и налаживает обмен информации между сотрудниками.
|
|
Таким образом, можно сделать вывод, что даже при самой большой загруженности можно рационализировать свою деятельность, тем более, что в помощь приходят современные инструменты.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Лидерство и управление командой: учебное пособие / сост. В.Н. Фадеева; Томский политехнический университет. – Томск: изд-во Томского политехнического университета, 2014. – 188 с.
2. Лидерство: конспект лекций / сост. Н.Ю. Томский политехнический университет. – Томск: изд-во Томского политехнического университета, 2013. – 47 с.
3. Основы менеджмента: учеб. пособие / сост. Л.А. Шиканов; Томский политехнический университет. – Томск: изд-во Томского политехнического университета, 2012. – 105 с.
4. Виханский О.С. Менеджмент: учебник / О.С. Виханский, А.И. Наумов. — 4-е изд., перераб. и доп. — М.: Экономистъ, 2006. — 670 с.
5. Как стать эффективным руководителем / пер. с англ. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2005. – 160с.
6. Кричевский Р.Л. Психология лидерства: учеб. пособие. – М.: Статут, 2007. – 542с.
7. Левин К. Теория поля в социальных науках: пер. с англ. — СПб.: Сенсор 2000. – 368 с.
8. Столяренко Л.Д. Психология управления: учеб. пособие. – 4-е изд. – Ростов н/Д: Феникс, 2007. – 507 с.
9. Урбанович А.А. Психология управления: учеб. пособие. – Минск: Харвест, 2007. – 640 с.
10. Шапарь В.Б. Этика и психология менеджмента: учеб. пособие / В.Б. Шапарь, В.Н. Мирошниченко / под ред. Ю.Л. Неймера. – Ростов н/Д: «Феникс», 2002. – 384с.
11. Википедия. Свободная энциклопедия // [Электронный ресурс] // URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/%D3%EF%F0%E0%E2%EB%E5%ED%E8%E5
12. _%E2%F0%E5%EC%E5%ED%E5%EC (Дата обращения 17.05.2016)
13. Библифонд. Электронная библиотека студента// [Электронный ресурс] // URL: https://bibliofond.ru/view.aspx?id=90014 (Дата обращения 17.05.2016)
14. Джулия Моргенстерн «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью» // [Электронный ресурс] // URL:https://e-libra.ru/read/231830-tajn-menedzhment.-iskusstvo-lanirovaniya- i-upravleniya-svoim-vremenem-i-svoej-zhiznyu.htm (Дата обращения 10.05.2016)
15. 4BRAIN // [Электронный ресурс] // URL: https://4brain.ru/time/osnovy.php (Дата обращения 19.05.2016)
16. Википедия. Свободная энциклопедия // [Электронный ресурс] // URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/%C4%E5%EB%E5%E3%E8%F0%EE%E2%E0.
17. %ED%E8%E5_%EF%EE%EB%ED%EE%EC%EE%F7%E8%E9
18. (Дата обращения 10.05.2016).
19. Битрикс 24 // [Электронный ресурс] // URL: https://www.bitrix24.ru/ (Дата обращения 20.05.2016).
20. Управление временем: как без насилия научить сотрудников планировать// [Электронный ресурс] // URL: https://www.bitrix24.ru/articles/time_management.php.
ПРИЛОЖЕНИЕ №1
Система организационной структуры ООО "Биоквант"
